Pri práci s obchodnými dokumentmi musíte často hárky ukladať do jednotlivých denníkov. Ak je zložka organizovaná týmto spôsobom a je certifikovaná pečaťou, chráni to formuláre, ktoré sú v nej obsiahnuté, pred nahradením alebo stratou. Systematizácia dokumentov sa vykonáva podľa pravidiel kancelárskej práce. Predpisujú poradie číslovania listov a ich zaraďovanie do denníka. Na upevnenie švu je potrebné prilepiť špeciálnu značku. Na konci článku si môžete stiahnuť ukážky slov „Prešité a očíslované“.

Po očíslovaní a zošití všetkých listov časopisu sa na uzol nite pripevní nálepka. Ide o malý papierový obdĺžnik, ktorého rozmery sú približne 4x6 cm.Odporúča sa pripraviť a vytlačiť si niekoľko kópií vopred, aby boli vždy po ruke.

Vzorová nálepka obsahuje nasledujúce polia, ktoré je potrebné vyplniť:

1. Počet hárkov čipkovaných, očíslovaných a zapečatených. Uvádza sa najskôr číslami, potom slovami v zátvorkách.
2. Pozícia povereného zamestnanca.
3. Podpis s prepisom.

Znenie sa môže v rôznych vzorkách líšiť. Nálepka spravidla odráža iba informácie o počte listov a pozícii zamestnanca zodpovedného za časopis. Na konci je jeho podpis.

Dôležité! Nálepku je možné doplniť dátumom vytvorenia denníka a odtlačkom pečiatky organizácie (ak existuje).

Pri pripevňovaní sa musíte uistiť, že uzol nite je v strede nálepky. Hroty presahujú čiaru papiera.

Príprava dokumentov pre firmvér

Prvým krokom je číslovanie. Skôr ako začnete blikať dokumenty, mali by ste čísla umiestniť do pravého horného rohu. Toto usporiadanie čísel je diktované pravidlami kancelárskej práce.

Potom sú pripravené otvory pre stehy. Obchodné dokumenty majú pomerne široké okraje. Pred zošitím sa približne v strede týchto polí urobia tri vpichy. Prechádzajú striktne vertikálne pozdĺž vertikálneho stredu listov. Krok je najmenej 3 cm.

Všetky listy by mali byť dierované na rovnakej úrovni. Na vytvorenie otvorov použite:

• dierkovač;
• šidlo;
• iglu

Vďaka zachovaniu vzdialenosti od hraníc poľa po blikaní nedochádza k nepríjemnostiam pri čítaní textu. Tiež nie je ťažké nájsť požadovanú stránku.

Ako je nainštalovaný firmvér

Ďalšou otázkou je, ako správne zošiť dokumenty s pripravenými otvormi? Ako nástroj sa používa šijacia ihla.

Pre odolný šev budete potrebovať nasledujúci materiál:

• bankový špagát;
• šijacie nite LSh-210.

Ak nie sú k dispozícii špecializované materiály na spájanie strán, môžete ich nahradiť akoukoľvek silnou niťou. Ako príklad poslúži nylon. Môžete tiež vziať jednoduchú šijaciu niť a niekoľkokrát ju zložiť.

Aby bol šev pevný a odolný, odporúča sa stehy opakovať dvakrát. Netreba však niť príliš uťahovať. Pevný šev sťaží listovanie v časopise a nájdenie požadovanej formy.

Po dokončení šitia sa hroty uvoľnia cez stredný otvor posledného listu. Na zaistenie je niť zviazaná na uzol. V tomto prípade by malo zostať približne 5 cm koncov. Aby sa zabezpečila celistvosť dokumentov, je na uzle pripevnená nálepka, ktorá potvrdzuje, že časopis bol zašnurovaný.

Poslednou fázou je pripevnenie nálepky

Je dôležité chrániť dokumenty zhromaždené v priečinku pred zabavením alebo stratou. Preto používajú nálepku „Prešité a očíslované“. Lepidlo sa nanáša na zadnú stranu listu. Potom sa papier zafixuje tak, aby stred obdĺžnika padol priamo na uzol. Niektoré vlákna budú skryté pod nálepkou. Konce by mali voľne visieť.

Ďalej musíte počkať, kým lepidlo zaschne. Riadok na to určený označuje počet dokumentov zahrnutých v tomto denníku. Vyplnený formulár potvrdzuje vedúci organizácie alebo poverený zamestnanec. Nálepka odráža postavenie zamestnanca, jeho podpis a dátum certifikácie. Ak je k dispozícii, je pripevnená pečať spoločnosti.

Hlavnou funkciou nálepky je potvrdiť integritu denníka a dokumentov v ňom obsiahnutých. Na ten istý účel je uzol naplnený lepidlom. Pečať organizácie je pripevnená k samotnej značke aj k dokumentom.

1. Prítomnosť zreteľného, ​​ľahko rozlíšiteľného podpisu.
2. Prítomnosť rovnakého odtlačku pečate ako na dokumentoch organizácie.
3. Umiestnenie štítku priamo na uzol nite pre zaistenie integrity dokumentov.

Ak chcete rovnomerne zošiť všetky listy, mali by ste odstrániť všetky cudzie predmety. Ak je stoh veľký, odporúča sa odoberať papiere v malých dávkach. Ak potrebujete usporiadať niekoľko rôznych dokumentov do jedného denníka, sú usporiadané podľa dátumu podpisu.

V akých prípadoch sa vyžadujú zviazané dokumenty?

Vo väčšine prípadov je potrebný firmvér pre správy podávané daňovému úradu. V tomto prípade podpisuje iba vedúci organizácie a jeho pečať je umiestnená na nálepke. Ide o povinnú požiadavku daňovej služby.

Pokiaľ ide o individuálnych podnikateľov, pre nich je mať pečať vecou voľby. Na nahliadnutie postačí osobný podpis podnikateľa. Po dokončení overovania sa k formulárom pripojí úradná pečať.

Dôležité! Na overenie kópie viacstranového dokumentu sa na každý list umiestni pečiatka „Kópia je správna“.

Ako už bolo uvedené, podpis a pečiatka musia byť čitateľné. Dizajn pečiatky závisí od právnej formy. Štátne podniky môžu používať pečate s erbom. Pre LLC a individuálnych podnikateľov zákon stanovuje ďalšie požiadavky.

Zhrnúť. Nálepka „Prešitá a očíslovaná“ je vyrobená vo forme papierového obdĺžnika. Po dokončení šitia sa nalepí na zostavu švu. Nite sú pokryté lepidlom a na vrchu je aplikovaná značka. Keď lepidlo zaschne, na hárku sa urobia potrebné poznámky.

​

Najprv sa uvedie počet hárkov uložených v denníku. Ďalej je uvedený podpis konateľa, jeho celé meno a podpis. V niektorých prípadoch to môže byť pridelené inému zodpovednému zamestnancovi. Na nálepke je umiestnená aj pečiatka organizácie. Pri predkladaní dokumentov daňovému úradu je to pre LLC povinná požiadavka. V prípade individuálnych podnikateľov stačí vlastnoručný podpis. Ďalej si môžete stiahnuť bezplatnú vzorovú nálepku.

Zobrazenia príspevku: 10 313

Niekoľko týždňov som čítal Fórum a študoval materiály na stránke a potom som uvidel vaše knihy v predaji a rozhodol som sa ich objednať. Právne normy Nie všetci ľudia vedia, prečo potrebujú flashovať dokumenty. Niekedy je šnurovanie spôsobené zákonnými požiadavkami. Konečná daň 3 000 rub. Za krátke obdobie spolupráce pracovníci časopisu potvrdili svoj vysoký profesionálny status a kompetenciu. Robili to, akoby to bolo pre seba. Snažíme sa sledovať aktualizácie na vašom webe, t.j. Potvrdenia o prijímaní súťažnej aukčnej dokumentácie - 4. Keď som sa prvýkrát dozvedel o tomto balíčku, okamžite som sa rozhodol pre kúpu, t.j.

Daň znižujeme len o 3000,- V balíku dokumentov predkladaných na štátnu registráciu môžu byť tieto niekoľkostranové dokumenty: žiadosť o registráciu, zakladateľská listina, rozhodnutie, protokol, dohoda o založení ak je predložená a v prípade potreby žiadosť o zjednodušenie daňový systém. Ako číslovať hárky v programe Word. Vzorový dizajn obálky s aplikáciou - 9. Špeciálne poďakovanie patrí manažérke kníh a časopisov Natalii za promptné vyriešenie všetkých problémov a pomoc!

Je tiež dobré, že požadovaný dokument môžete okamžite otvoriť v pokynoch: žiadosť, objednávka, dodatočná zmluva atď. Aké hlásenia a informácie tam zadávate? Určite sa vám pokúsime pomôcť. Vzorový list na vrátenie zmluvnej zábezpeky - 32. Po prvé, o vzhľade: obálka časopisu nie je len biely kartónový list, na ktorom je napísaný vzhľad časopisu. A na predkladanie dokumentov do štátnych archívov sa používajú obaly vyrobené z kartónu bez obsahu kyselín.

Zošívané a očíslované vzorové slovo na stiahnutie

Zvýšia ho však až v roku 2017. Dierovačom prepichnem jeden otvor a do dierovača vložím stoh hárkov tak, aby mi hárky padali len pod jeden kolík dierovačky na správnom mieste v ľavom hornom rohu dokumentu. Na mieste šnurovania by nemalo dochádzať k mechanickému zaťaženiu, inak sa obliečky postupne rozstrapkajú a trhajú. Deje sa tak arabskými číslicami, ktoré sú umiestnené v pravom hornom rohu každého listu. Vážený návštevník, na stránku ste vstúpili ako neregistrovaný užívateľ. Vzor pečiatky je čipkovaný a zapečatený.

Ďakujeme za vašu profesionalitu. Je veľmi pohodlné, že si môžete prečítať a vytlačiť užitočné informácie pre seba.

Nechajte si poradiť:
Serebryaniki, Visimo-Utkinsk,
Side, Gagino, Dushatino,

Objednávka: v Syzrane Zošitá a očíslovaná ukážka slova na stiahnutie Mestá: Tolyatti
Mestské časti: Tolyatti Okresy: Chelno-Vershinsky
Spolupracujeme aj s mestami:

Serpukhov, Krasnoe, Knyazevo, Cherga,
Khurai-Khobok, Petrovskoe,

Môžete si u nás objednať aj:

1. Pomôžte mi prosím odbornou radou. Ako zostaviť a kto podpisuje štítok „zošitý, očíslovaný“? 1. Ak je to kópia dokumentu, tak to zošijeme, nalepíme pečiatku na zadnú stranu dokumentu, dáme pečiatku, chytíme za okraj pečiatky, ale kto by sa mal podpísať - oprávnená osoba (ktorá má právo podpisovať dokumenty vo firme) alebo môže podpisovať aj referent? Ide len o to, že ide zrejme o to, že ak máme na mysli overenie kópie dokumentu, potom ho podpíšeme oprávnenou osobou, a ak dokument jednoducho ochránime pred falšovaním a opravíme počet listov, potom podpisujeme to s úradníčkou. Faktom však je, že GOST a metóda. odporúčania z roku 2009 stanovujú podrobnosti a pravidlá osvedčovania dokumentov... a nie škvŕn. 2. Ak sa spája pôvodný dokument (napríklad dohoda). Koho je to podpis a je potrebná pečať?
2. V tejto sekcii nájdete pohľadnice od formátu euro až po a4, stiahnite si ich vo vysokej kvalite alebo vo vektore, obchod pravidelne dopĺňame aj vektorovými pohľadnicami. Môžete si ho stiahnuť a prispôsobiť svojim vlastným. Distribúcia obsahuje šablóny na obálky používané pri tlači: c4 - 324x229 mm, c5 - 229x162 mm, c65 - 229x114 mm, e65 (dl) - 220x110 mm. Hľadáte fotografie alebo fotografie? Máme pre vás bezplatné zdroje. Stiahnite si svoje fotografie, psd, ikony alebo.

Blikanie dokumentov je jednoduchý proces, ktorý si od interpreta nevyžaduje špeciálne zručnosti: všetko, čo potrebujete mať po ruke, je niť (šnúra, špagát), ihla a dierovač a s moderným vybavením je možné všetky tieto položky vymeniť so špeciálnym strojom. Šnurovanie a lepenie dokumentu je rovnakou integrálnou povinnosťou personalistu ako vedenie alebo osobné spisy zamestnancov: bez tohto postupu by bolo ukladanie veľkého množstva dokumentov mimoriadne náročné.

Po vyššie uvedených úkonoch nasleduje ešte jedna - registrácia, osvedčenie podpisom a nalepenie nálepky. Ako správne zošiť a nalepiť dokument, ako aj kde stiahnuť elektronický formulár a vzor nálepky vo formáte Word - pozri nižšie.

Kedy potrebujete flashovať dokumenty?

Podľa všeobecnej praxe, potvrdenej nariadením Federálneho archívu č. 76 z 23. decembra 2009, nariadeniami ministerstva kultúry a ministerstva daní a ciel, ako aj GOST R 51141, každý dokument, ktorý obsahuje viac ako jeden list by mali byť šité (alebo lepené). Deje sa tak z dvoch hlavných dôvodov: po prvé, v „zostavenej“ forme je oveľa jednoduchšie ukladať osobné súbory a súbory; po druhé, ak listy zošijete a na vrch umiestnite nálepku označujúcu ich presné množstvo a pečať organizácie, bude oveľa ťažšie odstrániť alebo nahradiť akúkoľvek časť dokumentu.

Dôležité: otázka, či sa oplatí zošívať dvojité listy, zostáva nejasná. Z praktických dôvodov môže byť vhodné ponechať ich v pôvodnom stave (pretože v skutočnosti ide o jeden list), ale umiestniť ich do pevného priečinka alebo pod obal s inými papiermi. Ak je to integrálna súčasť poľa (napríklad), potom musia byť listy napriek dvojitosti zošité (šnurované) a v prípade potreby dodatočne zlepené spolu so zvyškom.

Zvyčajne sa zodpovedný pracovník sám rozhodne, ako dokument zošiť, pokiaľ jeho organizácia nemá osobitné predpisy, ktoré sa musia dodržiavať. Na legislatívnej úrovni táto povinnosť, samozrejme, nie je pevná, neodporúča sa však odchýliť sa od akceptovaných noriem: ďalšia kontrola odhalí všetky nedostatky špecialistu a v najlepšom prípade bude čeliť disciplinárnemu konaniu.

Dodržiavaním jednotnej rutiny navyše zamestnanec ušetrí množstvo času, ktorý môže využiť na činnosti, ktoré sú z racionálneho hľadiska zmysluplnejšie – napríklad na spracovanie či zadávanie informácií do elektronických databáz.

Poradenstvo: pred odoslaním dokumentov oddeleniu Federálnej daňovej služby má zmysel opýtať sa zástupcu inšpekcie, či je potrebné listy zošiť. Zamestnanci Federálnej daňovej služby často a opakovane skenujú dokumenty, ktoré im boli odoslané, takže pre nich (a pre odosielajúcu stranu) môže byť pohodlnejšie použiť papierový zakladač.

Ako sa vykonáva firmvér dokumentov? (+ video)

Pred začatím šitia (čipky) dokumentu musí odborník pripraviť všetky potrebné nástroje: inak budete musieť listy pripevniť niťou a súčasne sa snažiť nájsť lepidlo, nožnice alebo tesnenie - a to nie je príliš výhodné .

Položky používané na zošívanie (čipky) a lepenie dokumentu zahŕňajú:

1. Nástroje na prepichovanie papiera:
   1. šidlo;
   2. hrubá ihla;
   3. dierkovač;
   4. vŕtať.
2. Spotrebný materiál:
   • nite (odporúča sa použiť značku LSh-21, ale môžu sa použiť akékoľvek iné, ktoré sú dostatočne husté a nekĺzavé);
   • rozštiepené nohy;
   • šnúry (nie veľmi hrubé);
   • lepidlo (PVA alebo v horšom prípade písacie potreby).
3. Nožnice.
4. Obal na uloženie spisov v archíve (formát 230×325) a prázdna nálepka, ktorá bude následne opečiatkovaná.

Dôležité: použitie štandardného obalu uvedených veľkostí je veľmi žiaduce, pretože zaručuje pohodlnú prácu s dokumentmi v budúcnosti, ale nie je potrebné: ak sa listy nedajú bez poškodenia vložiť do papierovej „škatule“, špecialista mali objednať alebo (ak je materiál k dispozícii) nezávisle vyrobiť kryt vhodný pre pôvodné možnosti.

Môžete šiť (čipku) a prilepiť akýkoľvek dokument podľa nasledujúcej schémy:

1. Pripravte listy tak, že ich zložíte v správnom poradí (chronologicky alebo podľa abecedy). Papiere by tiež mali ležať správnou stranou nahor alebo nadol - inak je vysoká pravdepodobnosť ich zošitia dozadu a následného opätovného zošitia.
2. Počas procesu prípravy alebo ihneď po dokončení odstráňte z listov všetky kancelárske sponky, sponky a iné nepotrebné prvky, pričom sa snažte zachovať celistvosť papiera. V tomto prípade je prioritou bezpečnosť dokumentu: ak nie je možné odstrániť cudzí predmet bez poškodenia, mal by byť ponechaný v spise a nemal by sa odtrhnúť spolu s časťou listu.
3. Zložte listy a zarovnajte ich pozdĺž dvoch okrajov (v pravom uhle). To možno vykonať buď ručne, ak objem dokumentu nie je príliš veľký, alebo pomocou pomocného nástroja - štvorca.
4. Do papiera urobte otvory (vo vzdialenosti asi 15 mm od ľavej zvislej strany) - tri alebo päť, v závislosti od dôležitosti dokumentu, pokynov v pokynoch oddelenia a dostupnosti voľného času pre účinkujúceho.

Postup vytvárania otvorov sa vykonáva v niekoľkých krokoch:

• najprv musíte označiť budúce otvory umiestnením bodky do stredu každého z nich ceruzkou alebo perom;
• prvý otvor by mal byť umiestnený približne v strede listu; tie extrémne - nie menej ako tri centimetre od neho;
• ak plánujete urobiť do papiera iba tri otvory, odporúča sa umiestniť tie vonkajšie ďalej, aspoň šesť centimetrov od stredu;
• ak nie je príliš veľa listov (od jedného do piatich), na prepichnutie je najlogickejšie použiť ihlu s už navlečenou niťou alebo dierovačom; ak pred desiatimi alebo pätnástimi - písacie šidlo; ak je viac ako uvedené množstvo, do 250 kusov, použite elektrickú vŕtačku alebo zošívačku.

1. Do otvorov prevlečte hrubú protišmykovú (inak nebude možné uviazať uzol) niť alebo poštový (bankový) špagát. Keďže sa oba materiály môžu roztrhnúť, sú vopred preložené na polovicu, čím je ďalší krok o niečo komplikovanejší.
2. Konce nite, šnúry alebo špagátu prevlečeného cez všetky otvory zviažte do uzla - čo najtesnejšie a tesne pri poslednom pláte.
3. Prilepte na výsledný uzol (pre väčšie pohodlie ho môžete „rozvinúť“ pomocou praktického predmetu) certifikačný hárok, ktorého elektronickú vzorku si môžete stiahnuť z nižšie uvedeného odkazu, pričom konce vlákna ponechajte voľné. Potom, čo predtým podpísal nálepku a v prípade potreby ju opečiatkoval, je svedok úplne naplnený lepidlom, aby sa vylúčila možnosť ďalšej reformy prípadu.

Poradenstvo: aj keď sú ustanovenia uvedené v odseku č. 7 odborníkmi HR oddelení akceptované ako povinné, často (najmä ak ide o staré dokumenty nezahrnuté v elektronickej databáze) by bolo najlepším riešením použiť na zošívanie listov obyčajný uzol, ktorý ak je to potrebné, naskenujte dokument, môžete ho rozviazať a potom ho znova zviazať. Samozrejme, v tomto prípade sa certifikačná nálepka buď vôbec nepoužíva, alebo je pripevnená k zadnému krytu, čím stráca svoj zamýšľaný účel.

1. Ak sa tak nestalo predtým, očíslujte hárky uložené v dokumente podľa všeobecných pravidiel:
   • inventár umiestnený vpredu nie je zahrnutý do všeobecného číslovania (možno použiť rímske číslice);
   • číslovanie začína od druhého listu (číslo „1“ nie je zahrnuté);
   • čísla sú umiestnené v pravom hornom rohu každého listu;
   • na zahrnutie chýbajúceho hárku do číslovania sa naň umiestni číslo predchádzajúceho a písmeno (na prvom chýbajúcom hárku - „a“, na druhom - „b“ atď., s výnimkou písmena „z“ );
   • číslo je najskôr vyrazené na obálke a potom na dokumentoch, ktoré obsahuje;
   • predtým očíslované listy sú znova očíslované (pre pohodlnejšie vnímanie by sa mali staré čísla vymazať);
   • Na grafických dokumentoch sú čísla umiestnené na zadnej strane.
2. V prípade potreby je možné obliečky nielen šnurovať (prešívať), ale aj prilepiť pozdĺž chrbtice. V modernej kancelárskej práci sa tento prístup nepraktizuje, nie je však v rozpore so súčasnými zákonmi.

Dôležité: maximálny počet listov v jednom zväzku je 250. Táto hodnota sa môže mierne zmeniť smerom nahor, ale nenechajte sa uniesť: s hrúbkou chrbta presahujúcou štyri centimetre je veľmi ťažké pracovať s puzdrom.

Ako správne navrhnúť a nalepiť nálepku?

Certifikačná nálepka je nevyhnutným atribútom úplne dokončeného prípadu; pre personalistu je to rovnako dôležité ako pre sprostredkovateľa riadne certifikovaný.

Požiadavky na dizajn nálepky:

1. Rozmery obrobku sú cca 40×60 mm.
2. Mal by úplne zakryť uzol a nechať konce nití voľné.
3. Certifikátor musí ešte pred nalepením alebo po zaschnutí do príslušných polí zadať celkový počet listov, podpis a odpis podpisu (priezvisko s iniciálami) zodpovedného pracovníka a pečiatku organizácie.
4. Na konci postupu by mal byť vyplnený certifikát naplnený lepidlom spolu s vyčnievajúcimi závitmi.

Poradenstvo: posledný bod je voliteľný a z vyššie uvedených dôvodov je lepšie ho preskočiť a prilepiť iba uzol a nite.

Šité a očíslované - Word ukážka

Vzor nálepky s textom „Šité a očíslované“ si môžete stiahnuť z vyššie uvedeného odkazu. Elektronický dokument vo formáte DOC sa otvára v ľubovoľnom textovom editore, vrátane natívneho Microsoft Word, a možno ho jednoducho upravovať a dopĺňať v súlade s požiadavkami konkrétnej organizácie.

Poďme si to zhrnúť

Na zošívanie alebo šnurovanie dokumentu potrebujete mať po ruke ihlu, niť alebo špagát, dierovačku a nožnice; na dokončenie tvorby zväzku - lepidlo, nálepka s uvedením počtu listov a podpis zodpovednej osoby a pečať. Svedok sa lepí priamo na uzol, ktorý sa po upevnení obliečok utiahne - aby konce nite, šnúry alebo špagátu zostali voľné.

Nálepku „Prešité a očíslované“ môže vytvoriť zodpovedný zamestnanec nezávisle, ale oveľa jednoduchšie je použiť hotovú vzorku poskytnutú na vyššie uvedenom odkaze. Hlavná vec je, že pred vyplnením nálepky nezabudnite do jej polí zadať potrebné informácie a pripevniť pečať alebo pečiatku organizácie.

Kancelárska práca a tok dokumentov sú v mnohých ohľadoch pomerne zložité procesy. To platí aj pre firmvér dokumentov. Papiere, ktoré treba založiť a archivovať, sa totiž dosť často vracajú kvôli tomu, že boli zle ušité. Ako správne zošívať dokumenty? Odpoveď na túto otázku dávajú Metodické odporúčania pre kancelársku prácu, ktoré boli schválené nariadením Federálneho archívu zo dňa 23.12.2009.

Právne predpisy

Nie všetci ľudia vedia, prečo potrebujú flashovať dokumenty. Ukazuje sa však, že je veľa miest, kde môžete odovzdať iba správne zviazané papiere. Napríklad v archíve alebo pri predkladaní dokumentov do výberového konania a postup štátnej registrácie fyzických osôb ako individuálnych podnikateľov alebo právnických osôb vyžaduje predloženie správne zviazaných dokumentov.

Treba povedať, že dnes neexistuje jediný návod na blikanie dokumentov. Zároveň však existuje množstvo predpisov, ktoré upravujú postup vedenia rôznej dokumentácie vrátane zakladania spisov.

Medzi takéto predpisy patria nielen Metodické odporúčania Federálneho archívu, ale aj Nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie č.536 z roku 2005, ktorým sa schvaľujú štandardné pokyny pre kancelársku prácu, Pokyn Centrálnej banky Ruska, ktorý definuje hlavné ustanovenia kancelárskej práce v centrálnej banke, ako aj metodické vysvetlivky k postupu pri vypĺňaní niektorých tlačív dokumentov, ktoré schvaľuje vyhláška Ministerstva daní a ciel z 18. apríla 2003, a samozrejme, GOST R 51141.

Stojí za zmienku, že všetky dokumenty väčšie ako jeden list je potrebné zošiť.

To platí aj pre kópie zákonných listín právnických osôb (rozdiel medzi zviazanými originálmi a kópiami je v tom, že kópie nie sú opečiatkované). Pri ukladaní dokumentov sú navyše všetky strany očíslované. Deje sa tak arabskými číslicami, ktoré sú umiestnené v pravom hornom rohu každého listu. Na šitie sa používajú špeciálne nite (alebo špagát), šijacia ihla a šidlo. A na zadnej strane poslednej strany musí byť certifikačná nálepka s uvedením počtu zošitých strán, pečaťou organizácie a podpisom manažéra (alebo oprávnenej osoby).

Kryty

Pri podávaní dokumentov sa oplatí dbať na správny kartónový obal pre každý prípad. Kryty môžu byť:

• štandardné
• neštandardné
• dlhodobé skladovanie

Štandardné obaly majú zvyčajne rozmer 229x324 milimetrov a používajú sa pri viazaní dokumentov, ktoré sú vyrobené na štandardných listoch. Čo sa týka neštandardných poťahov, sú potrebné, ak potrebujete olemovať obliečky väčšie ako je štandardná veľkosť. Potom je kryt vyrobený podľa veľkosti listov, ktoré sa zakladajú.

Obaly z tvrdej lepenky sa používajú v prípadoch, keď je potrebné zviazať dokumenty určené na dlhodobé skladovanie (od dvadsiatich piatich rokov). A na predkladanie dokumentov do štátnych archívov sa používajú obaly vyrobené z kartónu bez obsahu kyselín.

Inventár - hlava všetkého

Ku každému samostatne zviazanému súboru dokumentov je potrebné dodať inventár, ktorý musí obsahovať určité údaje, a to:

• názov dokumentu;
• dátum zostavenia súpisu;
• názov a abstrakt (vysvetľuje, na aké účely je tento súbor dokumentácie potrebný);
• zoznam všetkých dokumentov dostupných v zakladači (pri každom je uvedený počet listov);
• priezvisko, funkcia a podpis zodpovednej osoby - zostavovateľa súpisu.

Inventár nepodlieha číslovaniu a môže vyzerať takto:

Uzavretá akciová spoločnosť

"východ"

Petrohrad 00.00.0000

Zoznam dokumentov

Celkom _________________________________________________ dokumentov.

(číslami a slovami)

Úradník ____________________ Petrova A.I.

Ako číslovať listy?

Pri číslovaní listov by ste mali pamätať na niekoľko pravidiel:

• Číslované sú listy, nie strany;
• inventár nepodlieha číslovaniu;
• ak sú v balíku dokumentov listy, najskôr sa očísluje samotná obálka a potom sa očíslujú všetky priložené listy jeden po druhom;
• čísla by mali byť umiestnené v pravom hornom rohu každého listu bez toho, aby ste sa dotkli textu dokumentov;
• číslovanie sa vykonáva vo vzostupnom poradí pomocou arabských číslic;
• ak sa prípad skladá z viacerých zväzkov, číslovanie sa vykonáva samostatne pre každý zväzok a samostatne sa číslujú aj prílohy k prípadom, ktoré sa vydávajú vo forme samostatných zväzkov;
• ak vec obsahuje dokumenty z viacerých listov, ktoré majú svoje vlastné číslovanie (vrátane tlačených publikácií), mali by byť stále očíslované vo všeobecnom poradí;

• listy veľkých formátov - A2, A3 - je potrebné rozložiť a očíslovať v pravom hornom rohu a potom olemovať na jednom okraji;
• list s pevne zlepenými úlomkami (šeky, dodacie listy, výstrižky z novín, výpisy, fotografie) sa čísluje ako jeden list, ale na jeho zadnej alebo spodnej strane (ak je miesto) je potrebné urobiť ručne písaný súpis nalepeného dokladov, pričom v súpise veci v kolónke „Poznámka“ alebo v osvedčovacom nápise je potrebné uviesť, že na liste č.00 sú nalepené také a také doklady alebo fotografie v množstve 00 ks podľa inventár na zadnej strane listu;
• ak sú fotografie, šeky, certifikáty nalepené na hárku len na jednom okraji, očíslujú sa ako samostatné dokumenty v poradí číslovania prípadov;
• ak puzdro obsahuje schémy, výkresy alebo fotografie, ako aj iné špecifické prílohy, ktoré sú samostatným listom, musia byť očíslované v ľavom hornom rohu na zadnej strane;
• mapy alebo diagramy zlepené z niekoľkých listov sú očíslované ako jeden list a vo všeobecnom inventári v stĺpci „Poznámka“ a na zadnej strane karty by sa mal uviesť počet listov v lepidle.

Chyby v číslovaní

Ak sa vyskytnú menšie chyby v číslovaní prípadov (chýbajúce hárky), potom je po dohode s pracovníkmi archívu povolené použitie písmenového číslovania. To znamená, že všetky očíslované listy ostanú s rovnakými číslami a na chýbajúcich listoch sa umiestni číslo listu vpredu s doplnením písmena (písmeno). Napríklad 5, 6, 6a, 7...

Ak sa však pri číslovaní prípadu vyskytli vážnejšie chyby, napríklad malé dokumenty prilepené na jednej strane neboli očíslované, číslovanie sa bude musieť vykonať znova. To znamená, že staré čísla bude potrebné opatrne prečiarknuť jednou lomkou a vedľa napísať správne číslo. Ak sa číslovanie vykonalo nanovo, musí sa vykonať aj nové osvedčenie. V tomto prípade nie je starý nápis odstránený zo súboru, ale jednoducho prečiarknutý.

Ako zošívať dokumenty?

Zošívať dokumenty pomocou špeciálnych nití (bankový špagát, nite LSh-210) a ihiel by mali iba oprávnení pracovníci. Na zošitie dokumentov (musí sa to urobiť, aby bolo možné súbor v prípade potreby prečítať) sa šidlom na ľavom okraji (asi 1,5 centimetra od textu) vytvoria tri otvory nad sebou: stredný by mal byť presne v strede a vzdialenosť medzi stredným a horným (dolným) vpichom by mala byť tri centimetre. Ak je puzdro viacstranové, je vhodnejšie urobiť prepichnutie šidlom, ale pre chúlostivejšie prípady môžete použiť dierovač. Aby ste predišli mechanickému poškodeniu prvého a posledného listu puzdra, je lepšie nalepiť tenké prúžky kartónu v mieste zošívania, cez ktoré bude niť prechádzať. Na zošitie dokumentov budete potrebovať niť dlhú približne sedemdesiat centimetrov.

Pre prehľadnosť vpichy podmienečne očíslujeme: č. 1 – horná, č. 2 – stredná, č. 3 – spodná. Musíte začať navlečením ihly do otvoru č. 2 a nechať jeden koniec nite na zadnej strane stehu. Potom prevlečieme ihlu z prednej strany do otvoru č.1. Akonáhle je koniec nite a ihla na zadnej strane puzdra, musíte ihlu prevliecť na prednú stranu cez otvor č.3 a potom opäť na zadnú stranu cez otvor č.2. Puzdro je prešité cez všetky tri otvory a teraz môžete na zadnej strane zaviazať uzol. Uzol je zviazaný veľmi pevne, čo najbližšie k poslednému listu a je upevnený lepidlom a certifikačnou nálepkou. V tomto prípade by mali byť konce vlákna voľné a viditeľné.

Certifikačný list

Po zošití a očíslovaní puzdra je potrebné urobiť certifikačný nápis. Vykonáva sa na samostatnom liste a nachádza sa na zadnej strane posledného listu puzdra. Tento nápis musí uvádzať počet prichytených a očíslovaných listov v súbore (číslami a slovami), ako aj, ak je to potrebné, vlastnosti existujúcich dokumentov a ich stav (fotografie, kresby, kresby, prítomnosť škvŕn, roztrhané alebo poškodené listy). Certifikačný list podpisuje konateľ alebo poverený zostavovateľ, ktorý zároveň uvedie svoju funkciu a odpis podpisu. Certifikačný nápis je vyhotovený na nálepke s rozmermi 5 x 6 centimetrov. Musí byť prilepený kvalitným lepidlom, ktoré vydrží dlhodobé skladovanie, zafixovať uzol a časti nite (konce nechať voľné), ktorými je puzdro zošité a zataviť. V tomto prípade musí byť pečať nalepená tak, aby bol odtlačok čiastočne na nálepke a čiastočne na liste puzdra.

Pri príprave výkonnej dokumentácie musíte očíslovať listy, zošiť všeobecné a špeciálne časopisy, zväzky s výkonnými dokumentmi a iné dokumenty. Stáva sa, že pri konečnom prevzatí objednávateľ požaduje, aby každá zložka mala register, bola prešitá a zapečatená tak, aby sa jej obsah nedal čiastočne vybrať, nahradiť alebo stratiť.

Pred zošívaním dokumentov očíslujte listy. Podľa pravidiel kancelárskej práce by číslovanie malo byť v pravom hornom rohu. Aj keď som tiež čísloval sprava dole. Pri zošívaní zásobníka neuťahujte niť tak, aby bránila otvoreniu zásobníka. Poďme to zviazať. Potom na uzol nite nalepíme kúsok papiera „Prešitý, očíslovaný a zapečatený“. Keď lepidlo zaschne, zapíšte si počet hárkov, podpíšte a zapečaťte tak, aby časť tlače presahovala nálepku. Konce nite by mali vyčnievať spod nálepky. Nižšie si môžete stiahnuť ukážku nálepky „Prešité, očíslované a zapečatené“ vo formátoch word a excel. Odporúčam vyrezať niekoľko týchto nálepiek naraz. Stáva sa, že na služobnej ceste nie je čas na ich výrobu ani tlačiareň.

domatut.rf - stránka pre profesionálnych staviteľov a tých, ktorí stavajú vlastnými rukami. Články o postupe pri evidencii, skladaní a vedení dokumentácie skutočného stavu vo výstavbe. Príklady správneho vyplnenia pracovných denníkov a úkonov. Články o projektovaní a technológii stavebných a inštalačných prác. Kalkulačky na výpočet množstva materiálov a ďalšie užitočné informácie pre profesionálnych staviteľov a tých, ktorí stavajú vlastnými rukami.

Zošité a očíslované (stiahnuť vzorové slovo)

Kde sa používa šitý a očíslovaný formulár? Tento formulár je potrebný na prípravu podkladov pre akúkoľvek súťaž alebo žiadosť o návrhy. Tento formulár sa používa na osvedčenie dokumentov, ak dokumenty pozostávajú z niekoľkých alebo veľkého počtu listov.

Ďakujem, inzerát je skrytý.

Ďakujem, inzerát je skrytý.

Zošitá a očíslovaná ukážka Wordu

V akom poradí sa používa tento formulár? Najprv musíte dokument zošiť špagátom. Ďalej sa špagát zviaže na uzol. Toto sa musí vykonať na vonkajšej strane posledného listu. Potom budete musieť na výslednú zostavu nalepiť nálepku s názvom „zošité a očíslované“. Po týchto krokoch pristúpime k vyplneniu hárkov a na roh nálepky vložíme podpis alebo pečať.

Mnoho ľudí sa pýta, prečo je potrebné flashovať dokumenty? Okrem toho sa ľudia neustále hádajú, ako ich správne flashovať? Spory o osud papierových dokumentov sa vedú už dlhé roky. Niekedy je potrebné dokumenty zošiť na viac ako jeden list. Lepenie nie je možné, na takéto účely nie je dovolené používať ani zošívačku.

V takejto situácii existuje len jedna cesta von - dokumenty musia byť šité. Otázka, ako správne zošívať dokumenty, je veľmi populárna a existuje na to dobré vysvetlenie. Úrady, ktoré vyžadujú, aby dokumenty boli zviazané a očíslované, neposkytujú presné pokyny. Tieto orgány vám tiež nepomôžu získať žiadne vzorky ani vás oboznámiť s pravidlami. Táto forma papierovania je potrebná na uloženie dokumentu pozostávajúceho z veľkého počtu strán. Správne zošitie dokumentov tiež chráni pred falšovaním, pretože je to veľmi ťažké. Neexistujú jasné pravidlá ani prísne pokyny týkajúce sa viazania dokumentov. Rôzne autority uvádzajú len všeobecné požiadavky, ktoré sa vyznačujú niektorými subjektívnymi znakmi.

Stiahnite si vzorové slovo zošité a očíslované

Schopnosť správne zošívať dokumenty sa môže hodiť viackrát v živote. Dokumenty musia byť zošité na predloženie daňovému úradu. Táto potreba vzniká aj pri predkladaní správ do dôchodkového fondu. Takýchto príkladov je možné uviesť oveľa viac. Aby ste predišli chybám, môžete si stiahnuť ukážku „zošitého a očíslovaného“ slova. Ak je potrebné uložiť dokumenty, papiere budú musieť byť tiež očíslované a zošité. Účtovné či pokladničné doklady sú tiež neustále zošité.

Moderní účtovníci pracujú s počítačovými programami a zdalo by sa, že táto forma prípravy dokumentov by mala stratiť svoj význam. Ak porovnávame papierové dokumenty s elektronickými, tak najčastejšie majú právny význam práve tie prvé. Elektronický dokument bude mať právnu silu len vtedy, ak je na ňom umiestnený elektronický podpis.

Napriek rôznorodosti účtovných programov sa účtovné oddelenia budú ešte dlho zaoberať papierovými dokladmi. Potreba zošívať dokumenty má tiež určité ťažkosti. Dokumenty môžu mať rôzny význam a môžu sa líšiť aj tvarom listov. Odporúčania a pravidlá na prípravu dokumentov v takejto situácii sa môžu tiež mierne líšiť. Objekty zošívania možno rozdeliť do niekoľkých hlavných kategórií. Do prvej kategórie patria listy vo formátoch ako A4. Do druhej kategórie budú zaradené všetky pokladničné a účtovné doklady. Súdiac podľa vonkajších rozdielov, prvé dokumenty budú spojené samostatne. Zvyčajne je potrebné zošiť každý list samostatne. Pokladničné papiere je často potrebné zošiť do šanónov. Počet dokumentov pre každý prípad sa môže výrazne líšiť.

Vzorka pečiatky prišitá a zapečatená

Zošívanie a viazanie dokumentov nie je len pohodlným spôsobom uchovávania papierových informačných médií, ale v niektorých prípadoch aj nevyhnutným úkonom upraveným ruskou legislatívou. Zošívanie dokumentov je potrebné, pokiaľ ide o papiere, ktoré sa nedajú zošívať, napríklad finančné správy.

Formulár s názvom „Zošitý, očíslovaný a vyrazený“ sa používa na vyplnenie dokumentácie predkladanej do súťaží alebo má charakter požiadavky. Môžete zadať nasledujúce poradie na uvedenie dokumentov do správnej formy:

1. Správny firmvér dokumentov;
2. Formovanie nite používanej na šitie do uzla;
3. Nalepenie papierovej nálepky na zostavu s nápisom „zošité, očíslované a zapečatené“;
4. Zadanie informácií o počte listov na okraje formulára a ich certifikácia pečiatkou inštitúcie.

Ako správne šnurovať a pečať doklady?

Napriek chýbajúcim jasným požiadavkám na spôsob viazania papierov sa často vyskytujú prípady, keď boli viaclistové dokumenty odmietnuté z dôvodu nesprávneho formátovania. Informácie o technike vykonávania firmvéru je možné získať z objednávky Federálneho archívu na tému „Práca v kancelárii a archivácia“.

Pred zapečatením dokumentov musia byť pripravené na tento postup. Najprv sa na papieri urobia otvory. Umiestnenie vpichov musí byť prísne vertikálne. V prípadoch, keď je pripevnený malý počet listov papiera, sa prepichnutie vykoná hrubou ihlou alebo šidlom. Pri práci s veľkým stohom papierov použite dierovač.

Potom sa na každý hárok dokumentu priradí sériové číslo.

Do vytvorených otvorov sa vkladá niť, lano alebo páska v závislosti od typu dokumentu a priemeru otvorov.

Formátovanie viaclistového dokumentu

Pre finálny návrh viaclistového dokumentu sa vyrába špeciálna papierová nálepka, obsahujúca polia na zadávanie informácií o počte listov a tlači. Nálepka je obdĺžnik vystrihnutý nožnicami z bežného kancelárskeho papiera s rozmermi cca 4 x 5 - 6 cm.Pomocou kancelárskeho lepidla sa tento obdĺžnik nalepí tak, aby zakrýval uzol a časť dĺžky nití. Konce nití musia byť voľné.

Po zaschnutí lepidla sa na nálepku umiestni pečiatka s uvedením počtu zošitých, očíslovaných a zapečatených hárkov v zošitom dokumente („Zšité, očíslované a zapečatené _____ hárky.“), je potvrdené pečaťou a podpis vedúceho organizácie žiadateľa alebo ním poverenej osoby s uvedením funkcie, celého mena a dátumu podpisu.

Podpis musí byť jasný a rozlíšiteľný. Tesnenie musí byť umiestnené na nálepke aj na hárku. Odtlačok pečate, ktorý sa nachádza na nálepke aj na liste dokumentu, ako aj uzol a vlákna naplnené lepidlom, slúžia na označenie celistvosti dokumentu.

Vzhľad a obsah pečiatky sa určuje v závislosti od typu organizácie, ktorá dokument vyrába. Napríklad firmvér vydaný vládnou agentúrou umožňuje použitie úradných pečiatok. Pre cenné papiere jednotlivých podnikateľov a organizácií s ručením obmedzeným sa tiež ukladajú určité požiadavky, ktoré upravuje legislatíva Ruskej federácie.

Používanie viaclistových dokumentov

Viachárkové výkazy sa používajú najmä na predkladanie daňovým úradom. V tomto prípade je dokument zapečatený pečaťou vedúceho organizácie, ak je vlastníkom pečiatky. Pre individuálnych podnikateľov nie je jeho existencia povinná. Ak pečiatka chýba, použije sa vlastnoručný podpis podnikateľa.