الطرق الأكثر فعالية لإدارة الوقت. إدارة الوقت للأسبوع: خطة خطوة بخطوة إدارة الوقت في الجداول والرسوم البيانية

تتكون عملية التحضير لحدث ما من عشرات المهام والمكالمات والرحلات والاجتماعات. لإدارة كل شيء، تحتاج إلى التحكم في الوقت وتوزيعه بشكل صحيح، وتكون قادرًا على تسليط الضوء على المهام ذات الأولوية وعدم تشتيت انتباهك بأشياء أقل أهمية. ولن يتم المساعدة في ذلك من خلال معرفة تقنيات إدارة الوقت الأساسية فحسب، بل أيضًا من خلال برامج خاصة تم إنشاؤها للتحكم والتخطيط الفعال للوقت. .|

نحن نقدم مجموعة مختارة من 10 برامج ملائمة يمكنك من خلالها تنظيم ومراقبة تنفيذ المهام اليومية بشكل أفضل.

1. مخطط الوقت

10. جدول الأعمال اليومي

الأجندة اليومية هي تطبيق لأجهزة iOS ومتوفر في متجر التطبيقات مقابل 1.99 دولار. تم تصميم البرنامج لجمع الاجتماعات والأحداث والأنشطة من تقاويم مختلفة وبرامج أخرى مماثلة في قائمة واحدة. وفقًا للمطورين، ستساعدك هذه المزامنة على عدم تشتيت انتباهك عن طريق مراجعة الملاحظات وعدم القلق بشأن احتمال تفويت حدث مهم عن طريق الخطأ في دورة الشؤون اليومية.

تحيات! يعلم الجميع أن مصطلح "إدارة الوقت" يُترجم حرفياً إلى "إدارة الوقت". ولكن هذا ليس صحيحا تماما - بعد كل شيء، لا يعرف الشخص بعد كيفية إدارة الوقت. لكن يمكننا إدارة شؤوننا بفعالية (وليس شؤون العمل فقط) مع مراعاة ضيق الوقت!

الإنتاجية هي ما يميز الأشخاص الناجحين عن أي شخص آخر. رسم نيكولاس رويريتش خلال حياته 7000 لوحة و30 كتابًا وسافر حول نصف العالم. كيف تنفق مواردك التي لا يمكن تعويضها والأكثر قيمة؟

في رأيي، إدارة الوقت هي مجموعة من الحيل والتقنيات التي تجعل من السهل خداع كسلك. أقدم أدوات إدارة الوقت التي أثبتت جدواها شخصيًا!

الاسم مضحك بالتأكيد، لكن الطريقة خطيرة للغاية. 🙂 هناك حاجة إلى أداة البومودورو لتحقيق أقصى قدر من التركيز. في رأيي، هذه إحدى أكثر الطرق فعالية لإنجاز أي عمل في وقت قصير.

ما هي النقطة؟

• قم بصياغة المهمة التي ستعمل عليها بوضوح
• اضبط مؤقتًا (ربما على شكل طماطم) لمدة 25 دقيقة بالضبط
• العمل دون تشتيت انتباهك حتى سماع الصافرة
• خذ استراحة قصيرة لمدة 4-5 دقائق
• انتقل إلى الجزء التالي لمدة 25 دقيقة
• بعد كل مرحلة سادسة، خذ استراحة طويلة لمدة 15-20 دقيقة

تعتبر الأداة رائعة لحل مهمة واحدة تحتاج إلى التركيز عليها بشكل كامل: كتابة تقرير، وإنشاء تخطيط تصميم موقع ويب، وترجمة النص من الإنجليزية.

جدولة الأولوية

تعتمد الطريقة على مصفوفة أيزنهاور التي أتحدث عنها. وهو عبارة عن ربع من أربعة مربعات ذات محورين. وتنقسم المصفوفة أفقياً إلى "عاجل" و"غير عاجل"، وعمودياً إلى "هام" و"غير مهم".

يتم تعيين أولوية لكل مهمة بناءً على معيارين (الإلحاح والأهمية). يمكن أن يكون هناك أربعة خيارات فقط: أ، ب، ج، د.

كيف تستخدم طريقة جدولة الأولويات مصفوفة أيزنهاور؟

1. اكتب المهام الحالية في الأعمدة A، B، C، D
2. نكمل المهام "أ" (إن وجدت). يشير التخطيط السليم إلى أنه يجب أن يكون هناك أقل عدد ممكن من الأشياء "العاجلة والمهمة". يمكن أن تظهر مهام الفئة "أ" تلقائيًا على مدار اليوم! لذلك يجب حجز الوقت لهم مسبقًا.
3. تفويض المهام من المربع "C" (عاجل ولكن غير مهم) إلى شخص آخر. مثال كلاسيكي: غالبًا ما يقوم مدير الشركة بتفويض مهام مساعد شخصي مثل "استلام التنظيف الجاف" أو "إجراء حجوزات المطاعم" أو "حجز تذاكر الطائرة".
4. ابدأ بإكمال المهام من المربع "ب" (مهم ولكن ليس عاجلاً). هذه هي الأشياء الرئيسية التي تتطلب أقصى قدر من الوقت والجهد.
5. يمكن إكمال المهام من المربع "D" (غير العاجلة وغير المهمة) بعد كل المهام الأخرى أو تجاهلها تمامًا. أو، كحل أخير، استخدمه كاستراحة قصيرة خلال النهار.

طريقة جبال الألب

واحدة من أبسط أدوات إدارة الوقت وأكثرها وضوحًا للتخطيط ليوم عملك.

• إعداد قائمة المهام
• تحديد الأولويات
• نقوم بحساب الوقت اللازم لإكمال كل مهمة وإجمالي الوقت المطلوب
• نقوم بتقليل العدد الإجمالي إلى 60٪ من اليوم بأكمله
• نحن نفوض للآخرين كل ما يمكن تفويضه.
• وفي نهاية اليوم، نقوم بمراقبة الإنجاز ونقل كل ما لم يتم إنجازه إلى اليوم التالي

طريقة شواب

قام رئيس شركة Bethlehem Steel، تشارلز شواب، بدفع مبلغ 25000 دولار للمستشار آيفي لي ذات مرة لإنشاء طريقة التخطيط هذه.

كيفية استخدام طريقة شواب؟

• اكتب أهم المهام
• تحديد التسلسل وترقيمها
• نحن نعمل على حل المشاكل في تسلسل معين
• بعد الانتهاء من العمل في مهمة واحدة، نتحقق مما إذا كانت هناك مهام جديدة وما إذا كانت الأولويات قد تحولت لصالح الآخرين
• إضافة أشياء جديدة إلى القائمة، مع احترام الأولوية
• نواصل العمل على المهام حيث تقل أهميتها

بعد أن اختبرت مجموعة من تقنيات وأدوات التخطيط على نفسي، أدركت أن كل شيء ليس بهذه البساطة. بعض التقنيات لم تنجح معي على الإطلاق. وأعطى آخرون نتائج مذهلة، ولكن... ليس على الفور. بالمناسبة، يقدم Gleb Arkhangelsky في كتابه مجموعة من أدوات العمل ”محرك الوقت. كيف يكون لديك الوقت للعيش والعمل".

• اختر مخططًا لنفسك

إذا لم يكن يومك مشغولا للغاية (أو كنت لا تحب الأدوات الذكية)، فإن الخيار المثالي هو دفتر ملاحظات ورقي عادي. إذا كنت تعمل باستمرار على جهاز كمبيوتر، فإن المخطط الإلكتروني المناسب سيفي بالغرض. حسنًا، إذا كنت لا تستطيع تخيل حياتك بدون الأدوات الذكية، فإن أفضل المساعدين هم تطبيقات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

• خطط ليومك مقدما

ومن الأفضل التخطيط لليوم التالي في الليلة السابقة، وليس في صباح يوم "التقرير". ويمكن قول الشيء نفسه عن خطط الأسبوع. ومن المستحسن تحضيرها مساء الأحد وليس يوم الاثنين.

• النظر في القوة القاهرة

في السابق، كنت أرتكب نفس الخطأ بإصرار: لقد أنشأت جدولًا زمنيًا حيث سارت الأمور الواحدة تلو الأخرى دون "نافذة" واحدة. في غضون أسبوع، أدركت أن العيش باستمرار في حالة الموعد النهائي هو طريق أكيد للعصاب.

أولاً، بعض الأشياء لا يمكن حصرها في الوقت الذي خصصته لها. ثانيا، خلال النهار ظهرت مهام جديدة لم تؤخذ في الاعتبار في الجدول. ثالثًا، كانت القوة القاهرة تحدث دائمًا عدة مرات في الأسبوع: ثقب في الإطارات، أو ازدحام مروري رهيب في الطريق إلى اجتماع، أو طلب أحد الأصدقاء المساعدة في الإصلاح. عادةً ما تستغرق مثل هذه الأمور غير المتوقعة الكثير من الوقت وتجبرك على إعادة النظر بشكل جذري في خططك لهذا اليوم.

الخلاصة: ترك النوافذ للقوة القاهرة كل يوم. إذا لم يحدث أي شيء "غير مجدول"، فيمكن قضاء الوقت في:

• استراحة
• أشياء من فئة "لوقت لاحق".

بالمناسبة، أردت منذ فترة طويلة أن أخبركم عن أداة مفيدة مثل "الأشياء لوقت لاحق". في دفتر التخطيط الخاص بك (أو المخطط الإلكتروني)، خصص صفحة منفصلة جانبًا.

هناك نكتب جميع الأمور "غير العاجلة" التي لم نتطرق إليها أبدًا. نقسمهم على الفور إلى ثلاث فئات: "ما يصل إلى ساعة واحدة"، و"ساعتين إلى ثلاث ساعات"، و"نصف يوم". على سبيل المثال: "قم بترتيب فواتير الإسكان والخدمات المجتمعية للعام الماضي"، و"قم بزيارة طبيب الأسنان لإجراء فحص وقائي"، و"شراء صنبور في المطبخ واستبداله".

بمجرد ظهور نافذة بشكل غير متوقع في جدولك: افتح قائمة المهام الخاصة بك "لوقت لاحق" واختر شيئًا يناسب حالتك المزاجية. في ستة أشهر فقط، يمكنك، دون إجهاد، إعادة كل ما تراكم لسنوات!

ما هي أدوات إدارة الوقت التي تستخدمها؟ اشترك في التحديثات وشارك الروابط للمشاركات الجديدة مع أصدقائك على الشبكات الاجتماعية!

مرحبًا حبر! مقدمة مختصرة - أعمل كرئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في شركة طبية كبيرة. منذ حوالي عام حاولت إجبار نفسي على العمل بكفاءة من خلال توزيع وقت عملي. هذا المنشور عبارة عن تجربتي وآرائي وصعوبات الإدراك ونماذج نماذج لإدارة الوقت.

ما هي إدارة الوقت؟ هذه أداة لإدارة وقتك، وهذا لا ينطبق فقط على وقت العمل، ولكن أيضًا على الوقت الشخصي (خارج وقت العمل). في محاولتك القيام بكل شيء دفعة واحدة، ستصل في النهاية إلى طريق مسدود، ولن تفهم سبب عدم وجود وقت كافٍ لكل شيء مخطط له، وبعد ذلك ستبدأ ببساطة في نسيان بعض المهام/الأفكار/الأهداف التي بدت مثيرة للاهتمام للغاية، ومربحة للغاية، مبتكرة للغاية. حدث هذا لي، عندما كنت أحاول بصدق أن أفعل شيئًا أفضل، لتحسين شيء ما، أضع أي أهداف في الموقد الخلفي، وبسبب انغماسي الحالي في مسؤولياتي الرئيسية وروتين العمل، نسيت الأفكار التي بدت لي واعدة. في بداية العام تقريبًا، بدأت أبحث عن برامج، ومقالات رائعة من شأنها أن تساعدني في تناول موضوع إدارة الوقت بشكل أكثر جودة، وصدقني، بنفسي فهمت الجوهر الذي لم أجده في أي مقال أو كتاب/برنامج. . دعنا ننتقل إلى الجوانب الرئيسية التي ستساعدك على العمل بكفاءة مع وقتك ومع المهام التي حددتها لنفسك:

1. لا تخدع نفسك

قم بالعمل من خلال جميع فرضيات الأفكار المطروحة، ولا تتوقف عند هذا الحد حتى تجد إجابة واضحة على السؤال الذي طرحته - هل ستكون هذه الفكرة/الاقتراح مطلوبة في عملك/عمليتك التجارية/عملك. يجب أن تكتمل الفرضية على حقيقة واضحة (إثبات ضرورتها) أو دحض واضح. في طريق هذا الدليل، يبدأ معظم الناس في الانخراط في خداع الذات، ويقولون لأنفسهم - "أوه، هذا غير ممكن"، "هذا صعب جدًا بالنسبة لي"، "لن يفهم أحد هذا" - صدقوني، إذا اعتقد جميع الأشخاص من حولهم نفس الشيء، فلن تكون هناك كهرباء في العالم، ولن يكون لدى الشركات أحجام مبيعات جيدة أو منتجات جديدة أو نجاح بشكل عام.

2. تعلم الاعتراف بأخطائك

عامل نفسي معقد، من خلال عبوره ستتعلم النظر إلى الأشياء بشكل مختلف. ابدأ بالاعتراف لنفسك إذا كان من الصعب عليك القيام بذلك أمام الشخص/العملية/الإجراء الذي ارتكبت خطأً أمامه. عندما بدأت إدارة الوقت للتو، واجهت هذه المشكلة. كان من الصعب أن أكتب لنفسي مهمة عن شيء كان يجب أن أقوم به منذ نصف عام، ثم نسيته أو "نسيته"، مع إدراك أن هذه المهمة ستظهر بعد مرور بعض الوقت وأن الشعور الناتج عنها لن يكون أفضل من الآن، أو حتى أسوأ بسبب الوقت الضائع. إن الاعتراف بأخطائك، في النهاية، سيعلمك أن تكون أكثر انتباهاً للمهام وتنفيذها، لأنك لن ترغب أبدًا في أن تقول "نعم، لقد كنت مخطئًا" وستفعل كل ما هو ممكن من أجل نسيان مثل هذه الاعترافات وإكمال كل شيء في الوقت المناسب وفي الوقت المحدد وبأعلى جودة. حسنًا، إذا ارتكبت خطأً، فسوف تتعلم قبولها بكرامة وتصحيحها، لأنه ليس من قبيل الصدفة أننا حتى في المدرسة عملنا جميعًا على الأخطاء. نقطة مهمة - لا تبحث عن من يقع عليه اللوم، ابحث عن فرصة لفعل كل شيء حتى لا تكرر أخطاء مماثلة في المستقبل (حتى لو لم يكن الخطأ من جانبك)، تواصل مع الفريق، واقترح الحلول، والاستجابة بشكل مناسب للشكاوى المبررة. من الممكن العثور على شخص لإلقاء اللوم عليه فقط إذا كان لديك الكثير من وقت الفراغ، ثم لديك وقت للشتائم وما شابه ذلك من الانفعالات العقلية غير الضرورية. أتمنى أن لا تكون واحدا من هؤلاء الناس.

3. لا تكن كسولاً

يميز قاموس دال الكسل بالكلمات التالية: الإحجام عن العمل، النفور من العمل، من العمل، من الأنشطة؛ الميل نحو الكسل والتطفل. في الواقع، لن أخوض في كل كلمة، فنحن جميعًا بالغون وندرك أن الكسل ليس صفة إيجابية، سأنظر إليه فقط من منظور إدارة الوقت. أكتب الكثير من المهام على ورقة بقلم، على سبيل المثال، خلال النهار (إما أن يكون أمامي دائمًا قطعة من الورق أو دفتر ملاحظات) وهنا تبرز نقطة مهمة جدًا - لا تضع قم بإيقاف تشغيله حتى تقوم لاحقًا بإدخال المهام/الأفكار في الملف حيث تدير إدارة الوقت، صدقني، يمكن أن تضيع الورقة، أو قد تنسكب القهوة عليها، أو إذا نظرت إلى دفتر ملاحظات، يمكنك أن تنسى ما خططت له بمجرد التقليب إلى صفحة أخرى. أدخل المهام/الأفكار في الوقت المناسب، وتأكد من القيام بذلك طوال اليوم دون تأجيله إلى الغد أو المساء. بمجرد أن يكون لديك دقيقة مجانية، استخدمها على الفور بفعالية، ومراقبة الانضباط الذاتي، وأدخل البيانات في الملف - لن يستغرق الأمر أكثر من 2-3 دقائق. اقرأ المزيد حول كيفية توفير الوقت عند إدخال المهام في ملف...

4. اكتب لك المهام بإيجاز ووضوح.

لا يجب أن تصف العملية الفنية بأكملها إذا كنت متأكدًا من أنه يمكنك تذكرها بسهولة لاحقًا. سوف تشعر بالملل بسرعة من إدارة الوقت إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في كتابة المهام لنفسك. وهذا يعني أنني أحتاج بشروط - "تثبيت خادم جديد، وتثبيت نظام التشغيل Windows 2003 Datacenter، وتثبيت قاعدة بيانات Microsoft SQL 2000 بأحدث حزمة خدمة، وتثبيت البرامج للنسخ الاحتياطي لنظام التشغيل وقاعدة البيانات بالكامل .... إلخ." - صدقني، لو حددت لنفسي مهمة في ملف إدارة الوقت بهذه الطريقة، فسأقضي الكثير من وقت العمل فقط في كتابة المهام. أسمي هذا "اختصارات الذاكرة". بعد أن حددت لنفسي مهمة "تثبيت خادم قاعدة البيانات"، سأتذكر بسرعة ما يجب أن أفعله بالتفصيل، والذي سيظهر أيضًا في وقت العمل على المهمة. تذكر - لقد حددت المهام لنفسك، وقم بتعيينها بطريقة يمكنك من خلالها تذكر ما يتحدثون عنه على الفور. كما أنني شخصيًا لا أقوم بتعيين المهام المرتبطة بروتين العمل، إلا إذا كان لدي في تلك اللحظة عبء عمل ثقيل ويمكنني إكمال المهمة الحالية في الـ 15 دقيقة التالية.

5. لا تحدد مهمة لساعة/دقيقة عمل محددة، فمن الأفضل أن تحددها ليوم واحد.

قد لا يناسب هذا الجانب الجميع، لكن أعتقد أن معظمهم سيتفقون معي. خلفية موجزة - في البداية حاولت استخدام برامج مختلفة يمكنني من خلالها ضبط تذكير لفترة معينة، أو ساعة معينة، أو دقيقة معينة. ظهر هذا التذكير على أرضية الشاشة مع وصف للمهمة، وفي 90% من الحالات حدث هذا في وقت ذروة التحميل، عندما لم يكن هناك وقت على الإطلاق للمهمة وكان هناك خياران - التغلب على وقت التنفيذ أو إغلاق المهمة. ونتيجة لذلك، بعد الانقطاع الثالث للوقت، كنت أحترق ببساطة من التردد في استخدام هذه البرامج وشعرت بشعور بالخجل أمام نفسي لأنني قمت مرة أخرى بتأجيل هذه المهمة لمدة نصف ساعة أخرى. في النهاية تحولت إلى الجدولة اليومية. خلال اليوم، إذا كنت مهتمًا، لدي من 2 إلى 5 مهام، حسب الوقت المتوقع لحلها، المهام المتعلقة بالروتين، كما كتبت أعلاه، غير مدرجة هنا.

والآن، بخصوص الملف الذي أستخدمه لتعيين المهام. لدهشتك، هذا ليس مجرد برنامج آخر يحتاج إلى الدراسة والفهم والقبول. إنه ملف Excel بسيط، بواجهة مألوفة لديك دون أي صيغ كبيرة. لقد استقرت على هذا التنسيق لأنني أعتقد أننا بحاجة إلى استخدام الموارد المتوفرة لدينا بشكل فعال، وإلى جانب ذلك، إذا لزم الأمر، يمكننا ببساطة البدء في ملء عمود إضافي. يجب أن يبقى الملف في متناول اليد طوال الوقت، على سبيل المثال على سطح المكتب أو عن طريق نقله لبدء التشغيل (سيتم فتحه عند بدء تشغيل النظام)، حيث أنني لا أقوم بإيقاف تشغيل كمبيوتر العمل على الإطلاق، فلا أعاني من هذه المشكلة - الملف قيد التشغيل دائمًا. دعنا ننتقل إلى الخيار الحالي الذي اقترحته، والنظر في الأعمدة:

ما يجب القيام به- في هذا العمود، أقوم بملء الاسم المختصر للمهمة، على سبيل المثال "تثبيت خادم قاعدة بيانات"، "نماذج لطلب التقارير من المكعب"، "تقرير عن العملاء"، "عرض تنفيذ الخطط"، "عرض خصم على المنتج M للشركة N"

تاريخ تحديد المهمة- تاريخ ظهور هذه المهمة. في رأيي، عامل مهم من أجل فهم مقدار الوقت الذي تم تكريسه بالفعل لمهمة معينة، منذ متى لم يكتمل بعد. أنا ألوم نفسي قليلاً إذا رأيت أنه قد مر أسبوعين - شهر منذ إنشاء المهمة، ولا توجد نتيجة حتى الآن. إذا كانت المهمة تتعلق بالتدخل اللازم لأي قسم/موظف معين، ولم يعطني إجابة بعد، فسوف أذكره مرة أخرى بالسؤال الوارد في المهمة. غالبًا ما يحدث أنه بدون تلقي رد من موظف/قسم معين، لا يمكن إكمال مهمتك، إذا لم يتم تدوينها في أي مكان، فصدقني، سوف تنساها، تمامًا مثل الشخص المرتبط بها. بهذه الطريقة، في المرحلة الأولية، يمكنك بسهولة تدمير فكرة مثيرة للاهتمام.

تاريخ اكتمال تقديري- هنا أقوم بتعيين التاريخ الذي أتوقع فيه إكمال هذه المهمة، عادةً ما أتصفح بسرعة التواريخ المحددة في السطور، وأدرك تقريبًا مقدار الوقت الذي سيستغرقه إكمال هذه المهمة أو تلك، أقوم بتعيين الوقت المقدر لاستكمالها . في بعض الأحيان، عندما يكون هناك الكثير من عبء العمل خلال النهار، أقوم بنقل هذا التاريخ، ولكن بصراحة، يحدث هذا نادرًا للغاية. عندما تبدأ في صيانة مثل هذا الملف، ستبدأ لاحقًا في تخطيط الوقت اللازم لإكمال المهمة بشكل أكثر فعالية.

تعليق اضافي- أصف هنا، على سبيل المثال، تلك الإجراءات الإضافية التي ظهرت في وقت اكتمال المهمة أو التعليق عند اكتمال المهمة. على سبيل المثال، إذا كانت المهمة تؤثر على أي موظف في شركة ذات صلة، أكتب "في انتظار الرد من Pupkin"، "في انتظار الأسعار من الإمدادات"، "أرسلت تقريرا، في انتظار المعالجة"، وإذا اكتملت المهمة، ثم أكتب نتيجة الإكمال أو أكتب معلومات حول إنشاء مهمة فرعية (فقط عندما لا يتم تأكيد فرضية الفكرة بشكل كامل ويكون هناك حاجة إلى أدلة إضافية أو دحضها). تحتوي كل مهمة من مهامي على تعليق إضافي، حتى لو كانت قد اكتملت للتو. ربما يكون هذا هو العامل النفسي الأكثر إيجابية عندما تكتب بعد الانتهاء أنك أكملت المهمة بنجاح.

للمناقشة مع الإدارة- في هذا العمود أضع إما "1" أو "0". إذا كانت المهمة تتطلب تدخلًا إداريًا إلزاميًا، عندها "1"، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فعندئذ "0". هل توافق على أنه سيكون من الملائم والأكثر فعالية أن تأتي إلى الإدارة بقائمة المهام ولا تنسى أي شيء؟ بصراحة، لا أستطيع الاحتفاظ بكل شيء في رأسي أو سأحتاج إلى وقت كافٍ لتذكر ما أردت مناقشته، ولماذا أضيع الوقت من إدارة الشركة ومن نفسي بينما يمكنك الحصول على قائمة من الأسئلة مقدمًا يمكنك طباعتها بسرعة للخروج إذا كان ذلك ممكنا للمناقشة.

أيضًا، في المهام، بدأت باستخدام 4 أنظمة ألوان في الوقت الحالي، والتي أستخدمها لتسليط الضوء على خطوط المهام. على سبيل المثال، تم تمييز السطر:
أصفر - اكتملت المهمة
الأخضر - تم العثور على حل آخر لهذه المشكلة (أشير في التعليقات إلى أي حل)
باللون الأحمر - ما يجب مناقشته مع إدارة الشركة.
باللون الأبيض - أسلط الضوء على الأسطر التي تكتب بها المهام الحالية (التي يتم تنفيذها حاليًا)

لتحديد رقم المهمة، أستخدم رقم السطر في Excel؛ إذا قمت، على سبيل المثال، بإنشاء مهمة فرعية (محاولة تأكيد أو دحض فرضية)، فأنا أشير إلى رقم السطر الذي أدى إلى تشغيل المهمة الجديدة.

ونتيجة لذلك، كل ما هو موضح أعلاه يبدو مثل هذا بالنسبة لي:

خاتمة

من خلال استخدام وقتك بشكل فعال، سيكون لديك المزيد من الأفكار والمزيد من الفرص لتنفيذها، وأيضا معرفة خطتك للغد، يمكنك إدارة وقتك بسهولة دون نسيان المهام الموكلة إليك، وحتى في حالة زيادة التوتر من الروتين، يمكنك لن ننسى المهام المهمة المسجلة في ملف المهام. ربما يستخدم شخص ما بالفعل نوعًا ما من مخططات إدارة الوقت، ويحاول شخص ما ابتكار شيء جديد، لكنني أقترح المخطط الموصوف أعلاه، والذي كنت أستخدمه بفعالية لمدة شهرين، وأقوم بتنقيحه تدريجيًا، ليصل نهج العمل إلى أقصى قدر من الكمال . يمكنك إلقاء اللوم على الإدارات ذات الصلة لفترة طويلة، بشأن نسيان الموظفين، في حين أنك أنت نفسك بعيد عن الكمال في هذا الصدد، أو يمكنك التعامل مع عملك بشكل أكثر كفاءة، والسعي لتحسين شيء ما وتكون في النهاية قائدًا، على الأقل في العلاقة مع الفريق من حولك. ولا تعتقد أن إدارة الوقت ستساعدك منذ الأيام الأولى عندما تبدأ في استخدامه. في أول أسبوعين، سوف تتذكر بشكل محموم المهام التي فشلت في إكمالها، وقم بوضعها في القائمة وحاول إكمال 10 مهام يوميًا. وبعد أسبوعين آخرين، ستدرك أنه من الواضح أنه لا يمكنك القيام بـ 10 مهام في اليوم لم تتمكن من إكمالها بشكل مشروط خلال العام، وسيكون لديك فهم لعدد المهام التي يمكنك إكمالها فعليًا. ستبدأ في تحديد أولويات المهام وترتيبها بحكمة وفهم المدة التي سيستغرقها حلها. وفقط بعد شهر على الأقل من العمل المضني، ستبدأ في فهم ما تعنيه "الإدارة الفعالة للوقت"، وأعدك أنك ستبدأ في النظر إلى عملك وعمل موظفيك بعيون مختلفة، مما يزيد تدريجياً من الكفاءة والفعالية. جودة.

مفتاح نجاحك هو جدول زمني وقواعد منزلية مصممة جيدًا. علاوة على ذلك، فإن هذا لا ينطبق فقط على مساحة العمل، ولكن أيضًا على حياتك الخاصة. لا يجب أن تأخذ المقال على أنه حقيقة في المقام الأول، ولكن لن يضر الاستماع إلى توصياتنا: لقد تم اختبار كل شيء بنفسك.

جعل الروتين اليومي: قواعد لا تتزعزع

فأين يبدأ النظام في يومك؟ بالطبع من هيكل وفهم كل شؤون المستقبل. اقضِ بضع دقائق في التخطيط، وهو جزء لا يتجزأ من إنشاء قائمة المهام. في هذه المهمة الصعبة، اعتمد على القواعد القليلة التالية:

1. عند إنشاء قائمة مهام، ضع في اعتبارك قاعدة "الضفدع". الضفدع هو مهمة لا ترغب في القيام بها، ولكن عليك القيام بها حقًا. لذا ضع هذه المهمة في بداية يومك - ابدأ بها. بعد ذلك، خلال ساعات العمل التالية، يمكنك دفع المزيد من الوقت للمهام الإبداعية، ولن يعلق أي شيء على روحك.
2. يجب أن تقضي 5 دقائق صباحًا ومساءً في إعداد قائمة المهام. استيقظنا وشربنا القهوة وفتحنا مذكراتنا - هكذا يبدو صباح الشخص المنتج. اكتب كل مهامك في اليوم التالي بالساعة، ثم ابدأ بهدوء في اتباع الخطة. نفس الشيء قبل الذهاب إلى السرير - قم بالتخطيط لكل شيء في مساء الغد، وفي الصباح قم بإجراء التغييرات اعتمادًا على حالة الأشياء.
3. لا تزيد عن 4 أشياء مهمة في اليوم! وهذا ليس القيد الأخير لنتائجك.
4. خصص ما لا يزيد عن ساعة لكل مهمة مهمة. إذا كان من المتوقع أن تكون مدة المهمة أكثر من ساعة واحدة، فيجب تقسيمها إلى مهام فرعية - مهام أصغر تؤدي إلى تحقيق الهدف الرئيسي. ومرة أخرى: ليس أكثر من ساعة واحدة لكل مهمة!
5. اترك 15 دقيقة إضافية لكل مهمة في حالة تأخرك عن الجدول الزمني. في مكان ما، سيتم استخدام هذه الدقائق الـ 15، ولكن في مكان ما لن تكون مفيدة. وستكون النتيجة توازناً مؤقتاً، وهو ما يسعى إليه كل منا.

يبدأ دليلنا حول كيفية إنشاء روتين يومي بشكل صحيح بهذه القواعد. ولكن إلى جانب التخطيط، ما الذي سيكون مفيدًا لنا أيضًا؟

أساسيات إدارة الوقت ليومك

هل تخاف من هذه الكلمة؟ بهدوء! إدارة الوقت- هذا ليس ذئبا، ولكن لا تزال هناك أوجه تشابه مع الوحش: إنه لا يرحم، لأنه يتحكم في موردنا الرئيسي في الحياة - الوقت.

بدأت الشركات الكبيرة مؤخرًا في إنشاء مناصب لمديري الوقت المسؤولين عن تحسين وقت عمل الموظفين. الآن هل تفهم لماذا نحتاج هذا؟ بمساعدة إدارة الوقت، لن تتعلم فقط كيفية التخطيط بحكمة، ولكن أيضًا كيفية استغلال وقت فراغك.

المادة 1. التركيز على مهمة واحدة محددة. لا تدع أي شخص أو أي شيء يصرفك عن الشيء الذي تعمل عليه في الوقت الحالي.

القاعدة 2. أنت تعرف بالفعل كيفية إنشاء روتين يومي بشكل صحيح. الآن حان الوقت للوصول إلى العمل! اتبع خطتك بدقة.

القاعدة 3. حان الوقت لوضع بعض القواعد للروتين الداخلي لحياتك. يمكن أن ينطبق هذا على كل من العمل والحياة الشخصية - لا يهم، الشيء الرئيسي هو اتباعهما بشكل لا تشوبه شائبة.

القاعدة 4. اختر أسلوب إدارة الوقت الذي يناسبك. لقد صاغ الخبراء العديد من الفرضيات المثيرة للاهتمام والعملية والتي ستساعدك على حل المشكلات. الآن سأتحدث بإيجاز عن بعضها، وبمجرد العثور على ما يناسبك (التركيز على الإنتاجية)، قم بإضافته إلى قواعدك.

أساليب إدارة الوقت: البحث عن الطريقة الصحيحة

إن سرد كل طريقة من الطرق الحالية والتحدث عنها ولو بإيجاز هو تمرين فارغ. سأحدد الأكثر شعبية والأكثر فعالية في رأيي، ولكن القرار متروك لك. إذًا، ما هي الطريقة التي يجب أن تختارها لإنشاء قواعد منزلك؟

مرحبا ايها الاصدقاء! ديمتري شابوشنيكوف على اتصال.

في ملاحظتي، يواجه الشخص الناجح المعاصر حتماً مفهوم "إدارة الوقت". لقد شعر الجميع، بدرجة أو بأخرى، بضيق الوقت، وضغط المواعيد النهائية، والضغط الناتج عن التسرع القسري.

بعد قراءة المقال ستتعرف على أهم الأمور المتعلقة بإدارة الوقت وستتعرف على المفاهيم الأساسية لإدارة الوقت الناجحة. كل هذا مصحوب بأمثلتي وتعليقاتي. أتمنى أن تجد هذا الموضوع مفيدًا ومثيرًا للاهتمام وممتعًا!

لنبدأ يا أصدقاء!

1. ما هي إدارة الوقت – التعريف والتاريخ

الترجمة المباشرة لهذا المصطلح " إدارة الوقت"من الانجليزية - " إدارة الوقت" من الواضح أنه من المستحيل إدارة الوقت بالمعنى الحرفي: فالوظيفة الحقيقية لإدارة الوقت هي استغلال وقت حياتك بأقصى قدر من الكفاءة.

التعريف الأكثر دقة لإدارة الوقت هو:

إدارة الوقت- هذا هو المحاسبة والتوزيع والتخطيط التشغيلي لموارد وقتك الخاصة.

تعريف آخر.

إدارة الوقتهو منهج علمي لتنظيم الوقت وزيادة تأثير استخدامه.

شعار مدير الوقت المحترف:

عمل أقل، خذ وقتك أكثر!

الأشخاص الذين يعرفون كيفية إدارة وقتهم بشكل منتج يعيشون حياة أكثر ثراءً واكتمالًا ويقومون بعملهم بأقل قدر من الوقت.

من خلال إدارة وقتنا، لدينا مساحة أكبر للعيش: فرصة القيام بما نحبه حقًا تصبح أكثر واقعية.

وبالنظر إلى الضغط الذي يعيشه الإنسان المعاصر، فإن مسألة إدارة موارد الوقت أصبحت ذات أهمية متزايدة، إن لم تكن ذات أهمية حيوية. تطوير مهارات إدارة الوقت يزيد بشكل كبير من الكفاءة الشخصية. لقد أدركت هذا منذ 12 عامًا.

تتيح لك إدارة الوقت تنظيم عملك ووقتك الشخصي على مدار اليوم (الأسبوع، الشهر) حتى يكون لديك الوقت للقيام بكل الأشياء المهمة والضرورية دون تشتيت انتباهك بقضايا ومشاكل ثانوية أو دخيلة.

يتيح لك التخطيط الفعال توفير موارد زمنية هائلة لحياة غنية ومرضية. ووفقا للمتخصصين، يتم حساب حجم هذه الموارد بالسنوات والعقود.

تاريخ إدارة الوقت

إن النهج العلمي لتنظيم الوقت ليس مشكلة جديدة. يعود تاريخ إدارة الوقت إلى زمن طويل.

حتى قبل 2000 عام، في روما القديمة، اقترح المفكر الشهير سينيكا تقسيم كل الوقت إلى وقت مفيد، أي جيد، إلى وقت سيئ وعديم الفائدة.

بدأ سينيكا أيضًا في الاحتفاظ بسجلات ثابتة للوقت كتابيًا. وقال المفكر أنه عند العيش لفترة معينة من الزمن، من الضروري تقييمها من وجهة نظر اكتمالها.

وفي التاريخ اللاحق لإدارة الوقت، شكلت هذه الأفكار الأساس لمفهوم "الفعالية الشخصية".

قال ألبيرتي، الكاتب والعالم الإيطالي الذي عاش في القرن الخامس عشر، إن أولئك الذين يعرفون كيفية إدارة الوقت بفعالية سيكونون ناجحين دائمًا.

وللقيام بذلك، اقترح استخدام قاعدتين:

1. قم بإعداد قائمة المهام كل صباح.
2. ترتيب الأشياء حسب الأهمية التنازلية.

لعدة قرون، كانت كل هذه المبادئ موجودة فقط في الشكل النظري، وفقط منذ الثمانينات من القرن الماضي بدأ هذا الموضوع في الانتقال من النظرية إلى الممارسة.

إدارة الوقت ضرورية ليس فقط للمديرين التنفيذيين وأصحاب الأعمال: يجب أن يكون كل واحد منا قادرًا على إدارة أصوله الخاصة من أجل الاستمتاع بعملية الحياة على أكمل وجه.

وبطبيعة الحال، ليس الجميع بحاجة إلى إدارة الوقت. إذا لم يكن لدى الشخص ما يفعله في حياته، ومهمته الرئيسية هي "قتل الوقت"، فإن إدارة الوقت لمثل هذا الشخص هي انضباط غير ذي صلة وغير ضروري.

بمعنى آخر، عليك أولاً أن تقرر ما إذا كان ليس لديك ما يكفي من الوقت وأين تريد قضاء الدقائق والساعات والأيام المجانية عند ظهورها.

تتكون إدارة الوقت من عدة مكونات:

• تتبع صارم للوقت؛
• تحسين موارد الوقت؛
• التخطيط لليوم (الأسبوع أو الشهر أو أي فترة زمنية أخرى)؛
• تنظيم الدافع.

إدارة الوقت مهمة ليس فقط للعمل: فالأشخاص الذين أتقنوا فن إدارة الوقت يكونون أكثر بهجة وصحة ونجاحًا في حياتهم المهنية والشخصية.

تتيح لك الإدارة الفعالة للوقت فهم جميع أفعالك وقراراتك من وجهة نظر مدى ملاءمتها لتطويرك وتحسينك.

2. خرافات حول إدارة الوقت – 3 مفاهيم خاطئة رئيسية

هناك عدد من الصور النمطية الاجتماعية والمفاهيم الخاطئة حول إدارة الوقت.

يعتقد البعض أن إدارة الوقت مطلوبة فقط للعمل، وأن هذا الانضباط في روسيا غير فعال بسبب خصوصيات العقلية الوطنية، وأن الحياة بدقة وفقًا للخطة تحول الشخص إلى روبوت وتحرمه من الإرادة الحرة.

كل هذه الأساطير لا أساس لها من الصحة: ​​أدناه سأحاول فضحها تمامًا.

الأسطورة 1. لا أحد يستطيع إدارة الوقت.

العبارة صحيحة في الشكل ولكنها خاطئة في المضمون. إدارة الوقت أمر مستحيل حقا. (ما لم تكن بالطبع مخترع آلة الزمن). ولا يستطيع أحد أن يبطئ تقدمه الموضوعي أو يسرعه أو يوقفه ولو للحظة واحدة.

ولكن يمكن لأي شخص أن يفعل ما يلي : إدارة نفسك وقراراتك وأفعالك مع مرور الوقت، والمشاركة أيضًا في تحديد الأولويات. هذا هو بالضبط ما يتحدث عنه ممارسون إدارة الوقت – عن إدارة حياتك الخاصة.

إن اتباع نهج ذكي وعملي في تصرفاتك هو إدارة للوقت: ستفاجأ بعدد الدقائق والساعات المتاحة بمجرد أن تبدأ في التصرف بشكل أكثر تعمدًا ووعيًا.

تذكر أن جميع الأشخاص الناجحين، بغض النظر عن نوع نشاطهم، يخططون لشؤونهم ويتصرفون بأقصى قدر من الإنتاجية. وفي الوقت نفسه، يعملون نفس القدر من الوقت تقريبًا الذي يعمله الأشخاص العاديون، لكنهم دائمًا ما يتمكنون من فعل المزيد.

سرهم هو أنهم يتمكنون من القيام بالمزيد من الأشياء في كل وحدة زمنية، مما يؤثر في النهاية على نتائج حياتهم.

الخرافة الثانية: إدارة الوقت ستجعلني أعمل بجهد أكبر.

إن العمل الجاد والتعب وإهمال الراحة هو طريق مباشر للإرهاق والاكتئاب. من الضروري أن نسعى باستمرار لتقليل حجم العمل مع زيادة الإنتاجية. كيف افعلها؟ باختصار، تصرف بصرامة وفقًا للخطة وكن قادرًا على فصل الثانوي عن الرئيسي.

إن استخدام تقنيات إدارة الوقت بشكل فعال لا يعني بذل المزيد من الجهد أو زيادة الإنتاجية من خلال إنجاز الأمور بشكل أسرع.

نحن نتحدث عن زيادة الإنتاجية الشخصية من خلال التخلص من المهام غير الضرورية والقضاء على ما يسمى بـ "مضيعات الوقت" أو "Chronophages".

تتضمن فئة Chronophages مئات الأشياء الصغيرة التي لا معنى لها والتي نقوم بها خلال اليوم، حتى دون التفكير في مدى ملاءمتها: فحص البريد الإلكتروني بشكل متكرر، والتواصل وعرض الأخبار على الشبكات الاجتماعية، والمحادثات التي لا معنى لها مع الزملاء.

إن التزام الشخص بالأمور التي تشتت انتباهه عن المهمة الرئيسية يمكن تفسيره جزئيًا بالمماطلة - الرغبة في تأجيل الأحداث المهمة والضرورية "حتى أوقات أفضل".

ومع ذلك، إذا تجاهلت التفكير وأدركت بنفسك أهمية وأهمية مهامك الحالية، فلن يكون لديك القوة ولا الرغبة في تشتيت انتباهك بأمور غريبة.

الخرافة الثالثة: استخدام إدارة الوقت سيحولني إلى روبوت يفعل كل شيء وفقًا لجدول زمني، مما يحرمني من الحرية والاختيار.

يخشى الناس من التحول إلى روبوتات، لكنهم في الحقيقة هم بالفعل، وهم أيضًا عبيد لعاداتهم النفسية والعاطفية وأنماط سلوكهم.

إدارة الوقت لا تحد من حريتنا، بل على العكس من ذلك، تخلقها.

إدارة الوقت ضرورية ليس فقط للعاملين في المكاتب والمديرين التنفيذيين والمديرين: إن إدارة المورد الرئيسي للحياة - وقت الفرد - أمر ضروري لكل من يأخذ نفسه بمسؤولية وجدية.

المعيار العملي لضرورة تطبيق مبادئ إدارة الوقت في الحياة هو الحضور 4 حالات أو أكثرفي خطة اليوم الحالي (لا تؤخذ في الاعتبار الأمور المهنية فحسب، بل الشخصية أيضًا). يحتاج رجال الأعمال والفنانون المستقلون وربات البيوت إلى ذلك.