"Glavbukh", 2005, N 5

Η εργασία ενός λογιστή εμπίπτει στην κατηγορία χαρτιού. Πώς θα μπορούσε να είναι διαφορετικά εάν ο Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας απαιτεί να τεκμηριώνονται όλα τα έξοδα μιας επιχείρησης. Αυτή είναι μια από τις κύριες προϋποθέσεις για να ληφθεί υπόψη το κόστος κατά τον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος.

Εν τω μεταξύ, συχνά προκύπτουν προβλήματα με την επιβεβαίωση των δαπανών. Και το θέμα εδώ δεν είναι μόνο ότι τα έγγραφα παραλαμβάνονται από το λογιστήριο με σφάλματα ή συντάσσονται σε λάθος μορφή. Είναι πολύ χειρότερο όταν ο λογιστής λαμβάνει τα χαρτιά αργά ή δεν του φτάνουν καθόλου. Πώς να καταγράψετε την αγορά υλικών στη λογιστική εάν ο προμηθευτής δεν παρέδωσε τα έγγραφα και ο προμηθευτής δεν μπήκε στον κόπο να τα ζητήσει; Ή μήπως ήρθε η ώρα να υπολογιστούν οι μισθοί, αλλά δεν έχουν ληφθεί ακόμη όλα τα στοιχεία για τον μήνα αναφοράς από τα συνεργεία;

Προκειμένου να αποφευχθούν τέτοιες καταστάσεις, ο επικεφαλής λογιστής πρέπει να βελτιστοποιήσει τη ροή εγγράφων μεταξύ του λογιστηρίου και άλλων τμημάτων της επιχείρησης.

Ας πούμε όχι στη γραφειοκρατία

Φυσικά, δεν υπάρχει ένα ενιαίο σχήμα για την οργάνωση της ροής εγγράφων. Κάθε εταιρεία θα πρέπει να το αναπτύξει ανεξάρτητα. Ταυτόχρονα, πολλά εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης, ή ακριβέστερα, από τον όγκο των επιχειρηματικών συναλλαγών.

Ροή εγγράφων "με απλό τρόπο"

Ακόμα κι αν έχετε μια μικρή εταιρεία, δεν πρέπει να προσεγγίσετε επίσημα την οργάνωση της ροής εγγράφων. Σε τελική ανάλυση, η αξιοπιστία της αναφοράς της επιχείρησης και η ακρίβεια των εργασιών του λογιστικού τμήματος εξαρτώνται τελικά από τον τρόπο με τον οποίο τίθεται ο έλεγχος στην εκτέλεση και τη διακίνηση των πρωτογενών εγγράφων. Επιπλέον, κατά τη διεξαγωγή ελέγχου, η παρουσία ενός συγκεκριμένου σχήματος ροής εγγράφων αποτελεί απόδειξη της ικανότητας του επικεφαλής λογιστή, της ποιότητας του λογιστικού συστήματος και του εσωτερικού ελέγχου.

Ταυτόχρονα, σε επιχειρήσεις με μικρή ροή εγγράφων, τα πάντα μπορούν να περιοριστούν στη σύνταξη χωριστών οδηγιών για τους εργαζόμενους (τι έγγραφα να φέρουν από ένα επαγγελματικό ταξίδι, να απαιτήσουν από τον αντισυμβαλλόμενο κατά την αγορά αγαθών ή κατά την παράδοση, πώς να λογιστικοποιήσουν χρήματα που εκδόθηκαν κ.λπ.). Η αρχή της σύνταξης ενός τέτοιου σημειώματος είναι πολύ απλή. Ο υπάλληλος θα πρέπει να περιγράψει αναλυτικά ποια έγγραφα πρέπει να συμπληρώσει ώστε να μην υπάρχουν αξιώσεις εναντίον του από το λογιστήριο. Για παράδειγμα, ο υπάλληλος πηγαίνει να παραλάβει τα πληρωμένα αγαθά από τον προμηθευτή. Το σημείωμα θα πρέπει να αναφέρει ποια έγγραφα πρέπει να φέρει, καθώς και το χρονικό διάστημα εντός του οποίου πρέπει να υποβληθούν στο λογιστήριο. Θα ήταν χρήσιμο να επισυνάψετε δείγματα των απαραίτητων εγγράφων στο υπόμνημα.

Σημείωση.Ο Alexander Elin, εκτελεστικός διευθυντής της AF "Audit Academy" (Μόσχα), σχολιάζει:

• Στις μικρές επιχειρήσεις, η ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των εργαζομένων και η λογιστική μπορεί να εξορθολογιστεί σημαντικά με τη βοήθεια συνηθισμένων σημειωμάτων. Κατά κανόνα, καταρτίζονται για οδηγούς, μεταφορείς εμπορευμάτων, καθώς και για εργαζόμενους που λαμβάνουν χρήματα για λογαριασμό ή πηγαίνουν σε επαγγελματικό ταξίδι. Εκτός από την απαρίθμηση του συνόλου των εγγράφων που πρέπει να φέρει ο εργαζόμενος, το σημείωμα πρέπει επίσης να περιέχει οδηγίες για τον τρόπο σύνταξης αυτών των εγγράφων. Επιπλέον, θα ήταν απολύτως χρήσιμο να σας υπενθυμίσουμε την υποχρέωση του υπαλλήλου να αναφέρει για τα χρήματα που εκδόθηκαν εντός τριών ημερών από τη λήξη της περιόδου για την οποία εκδόθηκαν ή εντός της ίδιας περιόδου μετά την επιστροφή από επαγγελματικό ταξίδι. Όπως δείχνει η πρακτική των ελέγχων μας, η παρουσία τέτοιων υπενθυμίσεων εξοικονομεί σημαντικά τον χρόνο του λογιστή και, ως εκ τούτου, υπάρχουν λιγότερα σφάλματα στην αναφορά.

Ροή εγγράφων "σαν ενήλικας"

Στις μεγάλες επιχειρήσεις, η βελτιστοποίηση ροής εγγράφων συνήθως ξεκινά με την κατάρτιση ενός προγράμματος ροής εγγράφων. Θα πρέπει να καθιστά σαφές ποιος υποβάλλει ορισμένα έγγραφα, πότε και σε ποιον και ποιος τα υπογράφει. Ταυτόχρονα, οι εργασίες για την κατάρτιση ενός προγράμματος ροής εγγράφων οργανώνονται από τον επικεφαλής λογιστή και εγκρίνονται με εντολή του από τον επικεφαλής της επιχείρησης.

Η κατά προσέγγιση δομή ενός τέτοιου χρονοδιαγράμματος βρίσκεται στον μάλλον παλιό, αλλά ακόμα μη καταργημένο Κανονισμό για τα έγγραφα και τη ροή εγγράφων στη λογιστική, που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών της ΕΣΣΔ στις 29 Ιουλίου 1983 N 105. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν αυτόν τον κανονισμό κατά την κατάρτιση χρονοδιάγραμμα, ενώ οι περισσότεροι αναπτύσσουν τη δική τους δομή χρονοδιαγράμματος. Για παράδειγμα, μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Χρονοδιάγραμμα υποβολής εγγράφων στο λογιστήριο

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα ενοποιημένο πρόγραμμα ροής εγγράφων για ολόκληρη την επιχείρηση.

Σημείωση.Ο Anatoly Oparin, επικεφαλής λογιστής της OJSC Electrostal Metallurgical Plant (Elektrostal, περιοχή της Μόσχας) σχολιάζει:

• Στο εργοστάσιο όπου εργάζομαι, υπάρχει χρονοδιάγραμμα υποβολής πρωτογενών εγγράφων, το οποίο εγκρίνεται ετησίως με εντολή του γενικού διευθυντή και αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της λογιστικής πολιτικής της επιχείρησης. Είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με την ακόλουθη αρχή: όνομα (τύπος) του εγγράφου - ποιος υποβάλλει (απαντάει) - ημερομηνία λήξης - πού να υποβληθεί. Για παράδειγμα, το οικονομικό τμήμα πρέπει να υποβάλει τιμολόγια για αγορασμένες πρώτες ύλες, προμήθειες και υπηρεσίες στο λογιστήριο εντός 5 ημερών από την αποστολή των αγαθών (έργων, υπηρεσιών) στη διεύθυνσή μας. Πράξεις εκκαθάρισης παγίων από συνεργεία πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι την 1η του επόμενου μήνα κ.λπ.

Για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων μπορεί να συνδεθεί με τις περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων, οι οποίες θα πρέπει να περιγράφουν με σαφήνεια τη σειρά των ενεργειών κατά την προετοιμασία, την εκτέλεση και τη μεταφορά των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων στο λογιστήριο. Όπως μας είπε η Elena Shitko, επικεφαλής λογιστής της Oskol Electrometallurgical Plant OJSC (Stary Oskol-15, περιοχή Belgorod), στην επιχείρηση όπου εργάζεται, οι περιγραφές θέσεων εργασίας καθορίζουν τη συγκεκριμένη ευθύνη των εργαζομένων για τη συμμόρφωση με το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων. Αυτό το χρονοδιάγραμμα εγκρίνεται με εντολή του εργοστασίου και καθορίζει το χρονοδιάγραμμα σύνταξης και παραλαβής εγγράφων για τη λογιστική καταγραφή των παγίων περιουσιακών στοιχείων, των άυλων περιουσιακών στοιχείων, των υλικών, των μισθών, των πωλήσεων τελικών προϊόντων κ.λπ. Παρεμπιπτόντως, το εργοστάσιο έχει αναπτύξει επίσης ένα ξεχωριστό πρότυπο, «Ροή εγγράφων στη λογιστική των επιχειρηματικών συναλλαγών», το οποίο καθορίζει τη διαδικασία προετοιμασίας πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, καθώς και λογιστικών μητρώων. Αυτό το πρότυπο προβλέπει τη δυνατότητα δημιουργίας αυτών των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και επίσης καθιερώνει τη γενική διαδικασία για την οργάνωση της ροής εγγράφων στην επιχείρηση.

Λάβετε υπόψη ότι δεν είναι απαραίτητο να εξοικειωθούν όλοι οι εργαζόμενοι με το γενικό πρόγραμμα ροής εγγράφων. Για κάθε εργαζόμενο μπορείτε να ετοιμάσετε ένα απόσπασμα από το ωράριο που τον αφορά προσωπικά. Πρέπει να αναφέρει τα έγγραφα που σχετίζονται με το πεδίο δραστηριότητας του αναδόχου, τις προθεσμίες υποβολής τους και τα ονόματα των τμημάτων στα οποία πρέπει να μεταφερθούν τα συγκεκριμένα έγγραφα.

Μπορείτε να το κάνετε διαφορετικά - χωρίστε ένα γενικό πρόγραμμα ροής εγγράφων σε πολλά στενότερα.

Σημείωση.Η Nadezhda Pavlova, επικεφαλής λογιστής της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης "Petersburg Metro" (Αγία Πετρούπολη) σχολιάζει:

• Το Metropolitan είναι ένας αρκετά μεγάλος οργανισμός, επομένως έχουμε αρκετές τοπικές πράξεις που ρυθμίζουν τη διαδικασία και τις προθεσμίες υποβολής εγγράφων. Πρώτον, πρόκειται για μια γενική διάταξη σχετικά με την οργάνωση της ροής εγγράφων στο μετρό. Δεύτερον, διατάξεις για τη ροή εγγράφων μεμονωμένων πράξεων (λογιστική για πάγια στοιχεία, λογιστική για υλικά κ.λπ.). Και τρίτον, οι ρυθμίσεις για την υποβολή εγγράφων για άλλες συναλλαγές (συμπεριλαμβανομένων των προκαταρκτικών αναφορών). Όλα αυτά τα έγγραφα εγκρίνονται από τον επικεφαλής του μετρό. Ταυτόχρονα, για αποτελεσματικότητα, χρησιμοποιούμε ευρέως ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων στο μετρό. Αρχικά, τα έγγραφα μεταφέρονται ηλεκτρονικά στο κεντρικό λογιστήριο από άλλα τμήματα (ή αντίστροφα), ελέγχονται και, εάν χρειάζεται, γίνονται διορθώσεις σε αυτά. Η τελική έκδοση υποβάλλεται σε χαρτί. Φυσικά, υπάρχουν και εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, τα έγγραφα που λαμβάνει η επιχείρηση από το εξωτερικό (τιμολόγια, τιμολόγια) μεταφέρονται αμέσως στο λογιστήριο σε χαρτί.

Σημείωση.Ο Lyubov Sidorova, διευθυντής του τμήματος λογιστικής και αναφοράς του ZAO Apteki 36.6 (Μόσχα), σχολιάζει:

• Η ροή εγγράφων στην εταιρεία μας είναι πολύ μεγάλη, επομένως για να την οργανώσουμε χρησιμοποιούμε πολλές ξεχωριστές διατάξεις, ιδίως κανονισμούς για την παροχή εγγράφων στο λογιστήριο, κανονισμούς για την έγκριση και υπογραφή συμβάσεων, κανονισμούς για επαγγελματικά ταξίδια, διαδικασίες εκτέλεση λειτουργιών αποθήκης κ.λπ. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση ορισμένων διαδικασιών απαιτείται να εξοικειωθούν με αυτά τα έγγραφα. Ταυτόχρονα, οποιοσδήποτε υπάλληλος του οργανισμού μπορεί να εξοικειωθεί με όλους τους κανονισμούς που ισχύουν στην επιχείρηση, εάν το επιθυμεί, κοιτάζοντας τη μονάδα δίσκου δικτύου του οργανισμού.

Πώς να επιβάλετε την τάξη

Η δημιουργία ενός προγράμματος ροής εγγράφων ή απλώς η προετοιμασία υπομνημάτων για τους υπαλλήλους είναι μόνο η μισή μάχη. Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν αυστηρά όσα αναγράφονται σε αυτά. Υπάρχουν δύο πιθανές επιλογές εδώ. Πρώτον, μπορείτε να ενεργήσετε με την πειθώ: απαιτήστε, τρέξτε, ρωτήστε. Σε επιχειρήσεις με μικρή ροή εγγράφων, αυτό είναι απολύτως δικαιολογημένο.

Αγαπητοί συνάδελφοι, η ιστορία θα αφορά ένα έργο για τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων για έναν από τους πελάτες της MayTek LLC, ο οποίος ήθελε να παραμείνει ανώνυμη. Για λόγους ευκολίας, προτείνω να ορίσετε τον πελάτη ως GC "Εταιρεία", όλη η επικοινωνία με την οποία πραγματοποιήθηκε μέσω του RPZ - του διαχειριστή έργου από τον πελάτη.

GC "Εταιρεία N" - Ρωσικός όμιλος εταιρειών παραγωγής και υπηρεσιών. Οι κύριες δραστηριότητες είναι η παραγωγή και η προμήθεια «προϊόντων» για διάφορους σκοπούς, η τεχνική υποστήριξη πελατών για τη χρήση «προϊόντων» και υπηρεσιών.

Κατά τη στιγμή της επικοινωνίας με τη MyTek, η GC "Company N" εργαζόταν ήδηDIRECTUM5.2. Όμως, παρά το γεγονός ότι διέθεταν ένα σύστημα για την επιτάχυνση της ροής εγγράφων, υπήρχαν ορισμένα προβλήματα. Για παράδειγμα, ο μέσος χρόνος για την έγκριση μιας παραγγελίας ήταν 15,3 ημέρες έναντι των 4 ημερών που ορίζονται σύμφωνα με τους κανονισμούς .

Αλλά είμαστε βέβαιοι ότι η ροή εγγράφων μπορεί να είναι απλή, κατανοητή και το πιο σημαντικό, αποτελεσματική. Αφού μελετήσαμε προσεκτικά όλα τα δεδομένα εισόδου, αρχίσαμε να βρίσκουμε μια λύση στην τρέχουσα κατάσταση.

Επιχειρηματικές διαδικασίες "ως έχουν"

Η μελέτη έπρεπε να ξεκινήσει με τις ίδιες τις επιχειρηματικές διαδικασίες, φιλτράροντας ομάδες εγγράφων ανάλογα με το αν ανήκουν σε μια συγκεκριμένη περιοχή ροής εγγράφων. Καταρτίστηκε ένα προκαταρκτικό σχέδιο εργασίας και παρουσιάστηκε στο RPZ. Όμως οι διαπραγματεύσεις έφτασαν σε αδιέξοδο όταν ο εκπρόσωπος του πελάτη μας είπε ότι η GC Company προσπάθησε να εκτελέσει παρόμοια εργασία μόνη της και απέτυχε.

Η αποτυχία προκλήθηκε από διάφορους παράγοντες:

• Διαθεσιμότητα πολλών συστημάτων για εργασία με έγγραφα
• Διαπλοκή εγγράφων στις επιχειρηματικές διαδικασίες

Στη συνέχεια, έγινε σαφές ότι το πρόβλημα αποδείχθηκε πολύ πιο σοβαρό από ό, τι θα μπορούσε να φαινόταν με την πρώτη ματιά: ολόκληρη η διαδικασία ροής εγγράφων της εταιρείας GC υπέφερε από τη χρήση διαφόρων συστημάτων και την έλλειψη βελτιστοποίησης της ροής εγγράφων. Θα ήταν αδύνατο να εξεταστούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες με αυτόν τον τρόπο, επειδή θα χρειαζόταν από ενάμιση έως δύο χρόνια για να κατανοηθούν και να περιγραφούν τα σχήματα. Φυσικά, δεν είχαμε την πολυτέλεια του χρόνου, πράγμα που σημαίνει ότι αυτή η επιλογή δεν ήταν κατάλληλη για εμάς.

Όμως οι αποτυχίες σε δυναμώνουν. Έχοντας παραμερίσει την ιδέα των ​επιχειρηματικών διαδικασιών, αρχίσαμε και πάλι να αναζητούμε σημεία εισόδου για ανάλυση ροής εγγράφων στην GC Company N. Σκεφτήκαμε για μεγάλο χρονικό διάστημα, εξετάσαμε κάθε δυνατή επιλογή, αλλά κάθε νέα προσέγγιση μας οδηγούσε σε αδιέξοδο. Μέχρι ένα ορισμένο σημείο. Σε ένα στάδιο των συζητήσεων, όταν μετά από μια συνεχή συνάντηση 3 ωρών φαινόταν ότι δεν θα βρισκόταν λύση, ο διευθυντής του τμήματος έργου MyTek Sarvarov Aidar πρότεινε μια ασυνήθιστη ιδέα: να κινηθεί όχι από επιχειρηματικές διαδικασίες, αλλά απευθείας από έγγραφα.

Από διεργασίες στον πίνακα ροής εγγράφων

Αξίζει να σημειωθεί ότι στην αρχή μια τέτοια ιδέα μας φαινόταν πολύ αφηρημένη, αλλά όσο συνεχίζαμε τη συζήτηση τόσο πιο ξεκάθαρη γινόταν η εικόνα. Αυτή η προσέγγιση μας επέτρεψε να εξετάσουμε το πρόβλημα "κατά μέρη", αναλύοντας λεπτομερώς ολόκληρη τη ροή εγγράφων της εταιρείας στα στοιχεία της:

• Διαγράμματα ροής εγγράφων
• Ποσοτικοί δείκτες
• Χρόνος επεξεργασίας
• Επιχειρηματικές διαδικασίες που επηρεάζονται

Έχοντας συμφωνήσει το σχέδιο εργασίας με την RPZ, ξεκινήσαμε την υλοποίηση. Το πρώτο στάδιο ήταν η κατάρτιση ενός λεπτομερούς και ευρύχωρου πίνακα ροής εγγράφων του Ομίλου Εταιρειών «Εταιρεία Ν», όπου καταχωρήθηκαν όλα τα δεδομένα για τα υπάρχοντα έγγραφα:

• Όνομα εγγράφου
• Σε ποια μορφή εισάγεται το έγγραφο στον οργανισμό;
• Με ποια μορφή λαμβάνει χώρα κάθε στάδιο του κύκλου ζωής;
• Πόσα έγγραφα δημιουργούνται ετησίως;
• Υπάλληλοι που εργάζονται με ένα έγγραφο
• Υποχρεωτική αποθήκευση σε χαρτί
• Αλληλεπίδραση με αντισυμβαλλόμενους
• Σε ποιο σύστημα εκτελείται αυτή ή εκείνη η εργασία με το έγγραφο;
• Τι χρησιμεύει ως βάση για τη δημιουργία ενός εγγράφου
• Ποια είναι η συνέπεια του εν λόγω εγγράφου;
• Και πολλα ΑΚΟΜΑ

Συλλογή δεδομένων και δόμηση των αποτελεσμάτων

Ο κατάλογος ήταν πολύ εντυπωσιακός και μέχρι τη στιγμή που συγκεντρώθηκαν όλες οι πληροφορίες, ο πίνακας ροής εγγράφων είχε μετατραπεί σε πίνακα, ο αριθμός των σειρών του οποίου ξεπερνούσε τις 1200. Στη συνέχεια ξεκίνησε το δεύτερο στάδιο της εργασίας - η εύρεση του ποσοστού κάθε τύπου εγγράφου από ολόκληρη τη ροή εγγράφων της εταιρείας. Τα αποτελέσματα ήταν πολύ ενδιαφέροντα: διαπιστώθηκε ότι 95,69% , δηλαδή 233.212 τεμ. από ολόκληρη τη ροή εγγράφων υπήρχαν μόνο 8 έγγραφα, και συγκεκριμένα:

1. Πράξεις
2. Λογαριασμοί
3. Έγγραφα μισθοδοσίας
4. Παραγγελίες
5. Συνθήκες
6. Επιστολές (εισερχόμενες και εξερχόμενες)
7. Αναφορές δαπανών
8. Λογιστικές εκθέσεις

Στη συνέχεια αποφασίστηκε να επικεντρωθούν οι προσπάθειες στη μελέτη καθενός από τα 8 έγγραφα, που αποτελούσαν το 95% της ροής των εγγράφων, ξεχωριστά. Αυτό μας επέτρεψε να μελετήσουμε το πρόβλημα πιο βαθιά και να βυθιστούμε στις αποχρώσεις της εργασίας μαζί τους, καθώς και να βρούμε τον κύριο στόχο - τα σημεία συμφόρησης για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας εργασίας με έγγραφα.

Η μελέτη των εγγράφων ξεκίνησε με λεπτομερή ανάλυση των ακόλουθων δεικτών:

• Αριθμός εγγράφων που δημιουργούνται ανά έτος
• Αριθμός υπαλλήλων που εργάζονται με το έγγραφο
• Χρηματοδότηση για το χρόνο των εργαζομένων που δαπανάται για την ολοκλήρωση εργασιών για εργασία με ένα έγγραφο
• Στάδια του κύκλου ζωής του εγγράφου
• EDMS και άλλα συστήματα όπου εμφανίζεται το έγγραφο
• Μοτίβο κυκλοφορίας
• Προβληματικές περιοχές κατά την εργασία με ένα έγγραφο
• Το κόστος εργασίας με ένα έγγραφο

Και πίσω στις διαδικασίες

Υπήρχαν αρκετά δεδομένα για τη σύνταξη λεπτομερών εκθέσεων για κάθε έγγραφο. Κατά τη διάρκεια της μελέτης, διαπιστώθηκε ότι τα προβλήματα για καθένα από τα υπό εξέταση αντικείμενα ήταν συχνά παρόμοια:

• Τα έγγραφα καταχωρήθηκαν στον Όμιλο Εταιρειών «Εταιρεία Ν» χωριστά
• Ο κύκλος ζωής του εγγράφου πραγματοποιήθηκε σε πολλά συστήματα ταυτόχρονα
• Οι διαδικασίες έγκρισης εγγράφων δεν έχουν βελτιστοποιηθεί όσον αφορά την εξάλειψη των αντιγράφων σε χαρτί
• Οι διαδικασίες έγκρισης δεν βελτιστοποιήθηκαν όσον αφορά την έγκριση προσώπων
• Μεγάλος αριθμός εγγράφων που επιστρέφονται για αναθεώρηση ως αποτέλεσμα λανθασμένης ολοκλήρωσης εργασιών (έλλειψη απαραίτητων συνημμένων, εσφαλμένη καταχώριση στοιχείων)
• Οι εργαζόμενοι του Ομίλου Εταιρειών «Εταιρεία Ν» δεν χρησιμοποίησαν τη λειτουργία EDMSDIRECTUMστο απαιτούμενο επίπεδο

Με βάση τα δεδομένα που ελήφθησαν, αναπτύχθηκε ένα σύνολο μέτρων για τη βελτιστοποίηση ορισμένων πτυχών της εργασίας με έγγραφα. Έτσι, για παράδειγμα, για τα συμβατικά έγγραφα, οι συστάσεις ήταν να αποφευχθεί η εκτύπωση αντιγράφων σε χαρτί για υπογραφή, καθώς και να μεταφερθεί ολόκληρη η διαδικασία έγκρισης από διάφορα συστήματα στο EDMSDIRECTUM. Επιπλέον, προτάθηκε η βελτίωση των υφιστάμενων προτύπων εγγράφων, η ενημέρωση εντύπων και λεπτομερειών και η διεξαγωγή εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους του Ομίλου Εταιρειών "Εταιρεία N" στην εργασία με έγγραφα.

Διαθέτοντας στοιχεία από το ταμείο μισθοδοσίας του Ομίλου Εταιρειών "Εταιρεία Ν" σχετικά με το χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι που εργάζονται με κάθε τύπο εγγράφου, καθώς και πληροφορίες για τα ποσοστά κάθε ειδικού, το κόστος της διαδικασίας έγκρισης για κάθε έγγραφο στο υπολογίστηκε η τρέχουσα στιγμή και το κόστος μετά τη βελτιστοποίηση.

Αποτελέσματα του σταδίου ανάλυσης

Έτσι, ως αποτέλεσμα μιας λεπτομερούς μελέτης των διαδικασιών που σχετίζονται με μόνο 8 έγγραφα στην «GK Company N», μπορέσαμε να λάβουμε τους ακόλουθους δείκτες:

• Μείωση του κόστους εξυπηρέτησης των επιχειρηματικών διαδικασιών κατά 18-20%
• Συγκεντροποίηση και οργάνωση της ροής εγγράφων χωρίς χαρτί σε ένα EDMS
• Παραλήφθηκε ένας λεπτομερής χάρτης κίνησης εγγράφων
• Μείωση της μέσης περιόδου έγκρισης κατά 50-70%, ανάλογα με το εν λόγω έγγραφο
• Μείωση των επιστροφών εγγράφων για αναθεώρηση λόγω εσφαλμένης εκτέλεσης ή/και έλλειψης συνημμένων
• Μειωμένο κόστος χρήσης χαρτιού 18.344 φύλλων ή 37 ράβδων, και ως αποτέλεσμα, διατήρηση της φύσης

Η φάση της ανάλυσης έχει πλέον ολοκληρωθεί. Δύο αναλυτές της MyTek χρειάστηκαν 6 μήνες για να το ολοκληρώσουν. Το στάδιο εφαρμογής όλων των προτεινόμενων μέτρων βελτιστοποίησης έχει πλέον ξεκινήσει. Το πρόγραμμα ανάπτυξης είναι κατασκευασμένο για τα επόμενα 2 χρόνια. Μεταξύ των βασικών ιδεών του έργου είναι η πλήρης εγκατάλειψη των εγγράφων σε χαρτί, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών προσωπικού.

Υπάρχει πολλή δουλειά που πρέπει να γίνει, αλλά είμαστε βέβαιοι ότι η πλήρης κατανόηση των διαδικασιών, η διαφάνεια και μια καλά συντονισμένη διαδικασία για την εργασία με έγγραφα είναι το κλειδί της επιτυχίας. Ένα EDMSDIRECTUM- ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επίτευξη υψηλής απόδοσης, υψηλής ποιότητας και εύκολης ροής εγγράφων.

Το άρθρο περιέχει λεπτομερείς οδηγίες για τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων σε έναν οργανισμό. Συστάσεις για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εργασίας τόσο με εσωτερικά όσο και με εξωτερικά έγγραφα.

Τι είναι η ροή εγγράφων σε μια σύγχρονη εταιρεία; Πρώτα απ 'όλα, αυτό είναι ένα σύστημα για τη μετακίνηση εγγράφων από τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι να σταλούν ή να ολοκληρωθεί η εργασία μαζί τους εντός του οργανισμού.

Βάσει του σκοπού του, η ροή εγγράφων μπορεί να είναι εσωτερική, όταν δημιουργούνται έγγραφα εντός της εταιρείας και δεν υπερβαίνουν τα όριά της (πρόκειται για κανονισμούς, εντολές, οδηγίες, φύλλα έγκρισης κ.λπ.) και εξωτερική, όταν τα έγγραφα, επιπλέον των ο ίδιος ο οργανισμός, χρησιμοποιούνται σε διακανονισμούς με τους αντισυμβαλλομένους του (πρόκειται για συμβάσεις, τιμολόγια, διάφορες πράξεις κ.λπ.). Όπως δείχνει η πρακτική, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν δυσκολίες και στις δύο περιπτώσεις.

Τι προβλήματα αντιμετωπίζουν οι εταιρείες με τη ροή εγγράφων;

Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, οι ρωσικοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν τα ακόλουθα προβλήματα στη ροή εγγράφων:

1. Έλλειψη κανονισμών και εγγράφων που να περιγράφουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι απλά δεν κατανοούν όλο το φάσμα των εργασιακών τους ευθυνών, γεγονός που οδηγεί σε καθυστερήσεις, δολιοφθορές στην παραγωγή και σκόπιμα/ ακούσια λάθη. Για παράδειγμα, λόγω της έλλειψης κανονισμών σχετικά με , ένας υπάλληλος αποθήκης μπορεί απλώς να μην γνωρίζει την ανάγκη να παράσχει ένα συγκεκριμένο έγγραφο στο λογιστήριο.

2. Έλλειψη εγγράφων που θα βοηθήσουν στην ελαχιστοποίηση των κινδύνων σε διαφορές με τις ρυθμιστικές αρχές. Εδώ πρέπει να δοθούν μερικά παραδείγματα. Έτσι, σε πολλούς οργανισμούς τα μπόνους καταβάλλονται περιοδικά και τα έγγραφα που τα δικαιολογούν είναι μόνο παραγγελίες για μπόνους και Κανονισμοί για τις αποδοχές με γενικές δηλώσεις. Ωστόσο, δεν υπάρχουν λεπτομερείς υπολογισμοί των δεικτών μπόνους. Και οι ρυθμιστικές αρχές έχουν επανειλημμένα επισημάνει την αναγκαιότητά τους (Επιστολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 1 Απριλίου 2011 Αρ. KE-4-3/5165, Επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 22 Σεπτεμβρίου 2010 Αρ. 03- 03-06/1/606, 26 Φεβρουαρίου 2010. Αριθμ. 03-03-06/1/92 κ.λπ.). Το μέγεθος των πιθανών φορολογικών κινδύνων μπορεί να είναι σημαντικό για την επιχείρηση.

Ομοίως, πολλές κατασκευαστικές εταιρείες δεν έχουν αναπτύξει έγγραφο που να δείχνει την αποδέσμευση τελικών προϊόντων από την παραγωγή (συχνά ένα τέτοιο έγγραφο είναι κατά λάθος ένα τιμολόγιο με τη μορφή αρ. MX-18, το οποίο υποδεικνύει μόνο ότι τα προϊόντα έχουν μεταφερθεί στην αποθήκη και όχι το ίδιο το γεγονός της εξόδου τους από την παραγωγή). Δεδομένης αυτής της συγκυρίας, κατά τη διάρκεια των ελέγχων το σύνολο κόστος παραγωγής .

3. Η διάρκεια της διαδικασίας έγκρισης εγγράφων για τη λήψη στρατηγικής απόφασης. Πολύ συχνά, για να υπογράψετε μια συμφωνία/να στείλετε μια πληρωμή, αυτή η ενέργεια πρέπει να συμφωνηθεί από διάφορα τμήματα του οργανισμού (νομικό τμήμα, υπηρεσία ασφαλείας, διευθυντής κ.λπ.), κάτι που σε πραγματικές συνθήκες εργασίας μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από ένα μήνα και προκαλεί μόνο αρνητικά συναισθήματα και διχόνοια στην ομάδα.

4. Εκπρόθεσμη επιστροφή εγγράφων από αντισυμβαλλόμενους. Για παράδειγμα, έγγραφα για την πώληση προϊόντων (ιδίως τιμολόγια στο έντυπο No. Torg-12) πολύ συχνά δεν επιστρέφονται από τους αγοραστές ή επιστρέφονται πολύ αργά. Αυτό το πρόβλημα δεν εγκυμονεί σοβαρούς κινδύνους κατά την αλληλεπίδραση με τις ρυθμιστικές αρχές, αλλά τα έσοδα της εταιρείας ενδέχεται να μην επιβεβαιωθούν.

Αυτή η λίστα απέχει πολύ από το να είναι εξαντλητική και μπορεί εύκολα να συνεχιστεί.

Τι πρέπει να κάνετε για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εγγράφων σε έναν οργανισμό

Τι χρειάζεται λοιπόν να κάνει ένας διευθυντής για να αποφύγει όλα αυτά τα προβλήματα και να βελτιώσει τη διαχειρισιμότητα της επιχείρησης;

1. Πραγματοποιήστε μια πλήρη προκαταρκτική διάγνωση των επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας προκειμένου να εντοπίσετε προβληματικούς τομείς και αδυναμίες.

2. Καθορίστε τη στρατηγική για την ανάπτυξη της ροής εγγράφων στην εταιρεία (σε ηλεκτρονική, έντυπη ή μικτή μορφή). Ανεξάρτητα από το επιλεγμένο μοντέλο, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν εσωτερικοί κανονισμοί και κανονισμοί για το έργο κάθε τμήματος με την υποχρεωτική εξοικείωση των εργαζομένων με το έγγραφο για υπογραφή. Όπως δείχνει η πρακτική, αυτή η μέθοδος επιρροής είναι πολύ αποτελεσματική. Τότε θα πρέπει να αξιολογήσετε την πιθανότητα και την ανάγκη εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων . Αυτό το σύστημα έχει τα θετικά και τα αρνητικά του, αλλά είναι προφανές ότι το μέλλον ανήκει στα ηλεκτρονικά έγγραφα.

Εδώ συναντάμε ξανά τη διαίρεση της ροής εγγράφων σε εξωτερική και εσωτερική.

Αύξηση της αποτελεσματικότητας της εσωτερικής ροής εγγράφων

Συνιστάται η μετατροπή της εσωτερικής ροής εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή μόνο στο συντονιστικό και διοικητικό μέρος (πρόκειται για εντολές, οδηγίες, φύλλα έγκρισης κ.λπ.). Στην πράξη, μοιάζει με αυτό: κατά την υπογραφή μιας συμφωνίας: το τμήμα που είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία του ορίζει την αποστολή για την αποδοχή του εγγράφου σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και ορίζει μια προθεσμία για την ολοκλήρωση της εργασίας και οι αποδέκτες μπορούν μόνο ηλεκτρονικά να επισημάνουν το φύλλο έγκρισης. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να ορίσετε εσωτερικές εργασίες (αναθέσεις, εργασίες κ.λπ.), καθώς και να παρακολουθείτε την υλοποίησή τους. Σε αυτή την περίπτωση, σε κάθε εργαζόμενο εκχωρούνται ατομικά δικαιώματα πρόσβασης. Τα σύγχρονα προϊόντα λογισμικού (1 Φόρμα, κ.λπ.) σας επιτρέπουν να εκτελείτε πλήρως αυτές τις λειτουργίες.

Η κατάσταση με άλλα εσωτερικά έγγραφα είναι πιο περίπλοκη. Έτσι, δεν απαγορεύεται νομικά η σύνταξη εγγράφων (όπως αιτήματα, τιμολόγια κ.λπ.) σε ηλεκτρονική μορφή και η πιστοποίησή τους με ηλεκτρονική υπογραφή. Ωστόσο, προς το παρόν δεν έχει διαμορφωθεί οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με τη δυνατότητα χρήσης αυτής της προσέγγισης, καθώς και η θέση των ρυθμιστικών αρχών σχετικά με την αποδοχή/μη αποδοχή αυτών των εσωτερικών ψηφιακών εγγράφων ως αποδεικτικών στοιχείων. Επομένως, συνιστούμε να εκτυπώνετε τέτοια έγγραφα σε έντυπη μορφή και να περιμένετε περαιτέρω διευκρινίσεις από τις ρυθμιστικές αρχές.

Πώς να επιταχύνετε τη ροή εξωτερικού εγγράφου

γίνεται ολοένα και πιο διαδεδομένο κατά την προετοιμασία εγγράφων όπως πιστοποιητικό ολοκλήρωσης, τιμολόγιο, σημείωμα αποστολής στο έντυπο No. Torg-12, ένα καθολικό έγγραφο μεταφοράς (παρεμπιπτόντως, μια άλλη μέθοδος βελτιστοποίησης, αφού αντικαθιστά το Torg-12). Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή (σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο της 04/06/2011 αριθ. 63-FZ «Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή»). Αξίζει να σημειωθεί ότι το τιμολόγιο πρέπει να περιέχει μόνο ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.

Αλλά το κύριο παράδοξο είναι ότι ένα έγγραφο μπορεί να πιστοποιηθεί με ηλεκτρονική υπογραφή, αλλά πιθανότατα θα πρέπει να εκτυπωθεί (για παράδειγμα, μια φορτωτική απαιτεί την υπογραφή του παραλήπτη, αλλά ο υπάλληλος του αντισυμβαλλομένου μπορεί να μην έχει ψηφιακή υπογραφή). Για επαλήθευση, είναι επίσης δυνατή η υποβολή όχι όλων των μορφών ηλεκτρονικών εγγράφων στην εφορία, αλλά μόνο εκείνων που αντιστοιχούν στις μορφές της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας (εγκεκριμένο με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 30ης Νοεμβρίου 2015 Αρ. ММВ-7-10/551@). Ωστόσο, η ευκολία χρήσης ψηφιακής υπογραφής είναι προφανής κυρίως λόγω της σημαντικής μείωσης του χρόνου για την προετοιμασία των εγγράφων. Συχνά οι εταιρείες δεν προσπαθούν να στραφούν σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων λόγω του γεγονότος ότι οι αντισυμβαλλόμενοί τους απλώς αρνούνται να δεχτούν τέτοια έγγραφα. Είναι πολύ απλό να βγούμε από αυτήν την κατάσταση - είναι απαραίτητο να συμφωνήσουμε με τους οργανισμούς σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής ενός εγγράφου μονομερώς και να επισημοποιήσουμε αυτό το γεγονός σε μια συμβατική σχέση.

3. Συνθέστε – ένα έγγραφο που περιγράφει τον σχεδιασμό όλων των υπαρχουσών επιχειρηματικών διαδικασιών στον οργανισμό. Αξίζει να σημειωθεί ότι η κατάρτιση αυτού του χρονοδιαγράμματος είναι υποχρεωτική για κάθε οργανισμό (ρήτρα 4 του PBU 1/2008). Πρέπει να παρέχει:

• είδος και κατάλογος εγγράφων που συντάσσονται για κάθε επιχειρηματική διαδικασία (πωλήσεις, παραγωγή, αποθήκη κ.λπ.). Εάν είναι απαραίτητο, αναπτύξτε και εγκρίνετε μορφές εγγράφων που λείπουν.
• τους υπεύθυνους για τη δημιουργία, έγκριση, μεταφορά, μετακίνηση, καθώς και για την εισαγωγή δεδομένων στα λογιστικά συστήματα προσώπων·
• προθεσμίες για την παροχή και αποθήκευση των εγγράφων.

4. Διασφάλιση εφαρμογής και τήρησης του χρονοδιαγράμματος μέσω περιοδικών δραστηριοτήτων παρακολούθησης. Για παράδειγμα, το μπόνους για τους διευθυντές πωλήσεων μπορεί να εξαρτάται άμεσα από το ποσοστό επιστροφής παραστατικών από τους πελάτες.

Συνοψίζοντας, θα ήθελα να τονίσω ότι η διαδικασία δημιουργίας ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε μια εταιρεία θα πρέπει να είναι συστηματική και όχι εφάπαξ, να αναπτύσσεται μαζί με τις επιχειρήσεις και την τεχνολογία.

Για να συζητήσετε το άρθρο, επισκεφτείτε τις ομάδες μας στα κοινωνικά δίκτυα

Μοντελοποίηση και ρύθμιση επιχειρηματικών διαδικασιών

Έργο βελτιστοποίησης ροής εγγράφων ή Πώς, χρησιμοποιώντας το παράδειγμα 8 τύπων εγγράφων, για να κάνετε τη δουλειά της εταιρείας απλούστερη και ευκολότερη

Ρομάν Ποκιντιούκ
24 Απριλίου 2018 12:59 μ.μ

Η ιστορία θα αφορά ένα έργο για τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων ενός από τους πελάτες της MayTek LLC.

Η εταιρεία N είναι ένας ρωσικός όμιλος οργανισμών παραγωγής και υπηρεσιών. Κύριες δραστηριότητες: παραγωγή και προμήθεια προϊόντων για διάφορους σκοπούς, τεχνική υποστήριξη πελατών και υπηρεσιών.

Κατά τη στιγμή της επικοινωνίας μαζί μας, η εταιρεία N εργαζόταν ήδη με ένα σύστημα ECM για αρκετά χρόνια. Παρά το γεγονός ότι οι διαδικασίες για την έγκριση των εγγράφων μεταφέρθηκαν σε ηλεκτρονική μορφή, ο μέσος χρόνος για την έγκριση μιας παραγγελίας, για παράδειγμα, ήταν περισσότερο από 15 ημέρες σε σύγκριση με εκείνους που προβλέπονται στον Κανονισμό 4.

Όπως αποδείχθηκε, η εταιρεία βρέθηκε σε αυτή την κατάσταση λόγω ενός συνδυασμού διαφόρων παραγόντων. Τα βασικά είναι τα εξής:

● Έλλειψη σαφών κανονισμών για την έγκριση εγγράφων. Ως αποτέλεσμα, το έγγραφο, το οποίο απαιτούσε την έγκριση μόνο τεσσάρων διευθυντικών στελεχών, απέκτησε ταυτόχρονα μια ντουζίνα περισσότερους εγκρίοντες.

● Η παρουσία επιχειρηματικών μονάδων που εργάζονται «στα χωράφια» και δεν έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν οποιοδήποτε EDMS σε πραγματικό χρόνο.

● Άρνηση ορισμένων τμημάτων να στραφούν σε νέα συστήματα με το πρόσχημα "Όλα λειτουργούν για εμάς! Μόνο χειρότερα θα τα κάνετε!"

Αλλά όλοι πίστευαν ότι η ροή εγγράφων θα έπρεπε και θα μπορούσε να είναι απλή και κατανοητή, και το πιο σημαντικό, αποτελεσματική.

Επιχειρηματικές διαδικασίες «ως έχουν»

Η μελέτη έπρεπε να ξεκινήσει με τις ίδιες τις επιχειρηματικές διαδικασίες, φιλτράροντας ομάδες εγγράφων ανάλογα με το αν ανήκουν σε μια συγκεκριμένη περιοχή ροής εγγράφων. Ετοιμάσαμε ένα προκαταρκτικό σχέδιο εργασίας, αλλά, όπως αποδείχθηκε, ο πελάτης είχε ήδη πραγματοποιήσει παρόμοιες εργασίες και δεν οδήγησε σε τίποτα.

Η αποτυχία προκλήθηκε από διάφορους παράγοντες:

· Διάφορα συστήματα για την εργασία με έγγραφα, καθώς και τα υπόλοιπα στάδια εργασίας με ένα έντυπο αντίγραφο ενός εγγράφου (υπογραφή, εισαγωγή σάρωσης με υπογραφή στο σύστημα κ.λπ.).

· Συνδυασμός εγγράφων στις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ήταν αδύνατο να εξεταστούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες με αυτόν τον τρόπο, γιατί θα χρειαζόταν 1,5 έως 2 χρόνια για την κατανόηση και την περιγραφή των διαγραμμάτων διεργασιών. Φυσικά, δεν είχαμε την πολυτέλεια του χρόνου, πράγμα που σημαίνει ότι αυτή η επιλογή δεν ήταν κατάλληλη.

Έχοντας παραμερίσει την ιδέα των επιχειρηματικών διαδικασιών, η ομάδα του έργου άρχισε να αναζητά σημεία εισόδου για την ανάλυση ροής εγγράφων της εταιρείας N. Σκέφτηκαν για πολύ καιρό: σκέφτονταν κάθε πιθανή επιλογή, αλλά συνεχώς κατέληγαν σε νεκρό τέλος... Μέχρι ένα σημείο. Στην επόμενη συζήτηση, μετά από 3 ώρες συνεχούς συνάντησης, όταν φάνηκε ότι δεν υπήρχε λύση, προτάθηκε μια ιδέα μετακινηθείτε όχι από επιχειρηματικές διαδικασίες, αλλά απευθείας από έγγραφα.

Από διεργασίες στον πίνακα ροής εγγράφων

Αυτή η προσέγγιση μας επέτρεψε κοιτάξτε το πρόβλημα "κομμάτι-κομμάτι", αναλύοντας διεξοδικά ολόκληρη τη ροή εγγράφων της εταιρείας στα στοιχεία της. Στο πρώτο στάδιο γίνεται αναλυτική μήτρα ροής εγγράφωνεταιρεία Ν, όπου καταχωρήθηκαν όλα τα στοιχεία για τα υπάρχοντα έγγραφα:

● Τίτλος εγγράφου.

● Με ποια μορφή εισάγεται το έγγραφο στον οργανισμό.

● Με ποια μορφή εμφανίζεται κάθε στάδιο του κύκλου ζωής;

● Πόσα έγγραφα δημιουργούνται ανά έτος.

● Εργαζόμενοι που εργάζονται με το έγγραφο.

● Υποχρεωτική αποθήκευση σε χαρτί.

● Αλληλεπίδραση με αντισυμβαλλόμενους.

● Σε ποιο σύστημα εκτελείται αυτή ή εκείνη η εργασία με το έγγραφο.

● Τι χρησιμεύει ως βάση για τη δημιουργία του εγγράφου;

● Ποιες είναι οι συνέπειες του εν λόγω εγγράφου;

● και άλλα.

Η λίστα ήταν πολύ εντυπωσιακή και μέχρι τη στιγμή που συγκεντρώθηκαν όλες οι πληροφορίες, ο πίνακας ροής εγγράφων μετατράπηκε σε πίνακα με 1.200 σειρές.

Συλλογή δεδομένων και δόμηση των αποτελεσμάτων

Το δεύτερο στάδιο εργασίας είναι ο προσδιορισμός του ποσοστού κάθε τύπου εγγράφου από ολόκληρη τη ροή εγγράφων της εταιρείας. Βρεθηκε οτι 95% , δηλαδή 233.212 τεμάχια, ανήλθαν σε συνολικά 8 είδη εγγράφων: πράξεις, τιμολόγια, έγγραφα μισθοδοσίας, εντολές, συμβόλαια, επιστολές (εισερχόμενες και εξερχόμενες), προκαταβολές, λογιστικά έγγραφα.

Στη συνέχεια, ρίξαμε όλη μας την ενέργεια στη μελέτη καθενός από αυτά τα 8 έγγραφα. Αυτό μας επέτρεψε να μελετήσουμε το πρόβλημα πιο βαθιά και να βουτήξουμε στις αποχρώσεις της εργασίας μαζί τους, καθώς και να βρούμε τον κύριο στόχο - τα σημεία συμφόρησης για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας εργασίας με έγγραφα.

Η μελέτη των εγγράφων ξεκίνησε με την ανάλυση πολλών δεικτών:

● Αριθμός εγγράφων που δημιουργούνται ανά έτος.

● Αριθμός υπαλλήλων που εργάζονται με το έγγραφο.

● Χρόνος που αφιερώνεται στην ολοκλήρωση εργασιών για εργασία με ένα έγγραφο.

● Στάδια του κύκλου ζωής του εγγράφου.

● EDMS και άλλα συστήματα όπου εμφανίζεται το έγγραφο.

● Σχέδιο κυκλοφορίας.

● Προβληματικές περιοχές κατά την εργασία με το έγγραφο.

● Κόστος της διαδικασίας εργασίας με ένα έγγραφο.

Και πίσω στις διαδικασίες

Τα δεδομένα που συλλέχθηκαν ήταν αρκετά για λεπτομερείς αναφορές σε κάθε έγγραφο. Ως αποτέλεσμα, διαπιστώθηκε ότι όλα τα προβλήματα ήταν παρόμοια:

● Τα έγγραφα καταχωρήθηκαν χωριστά.

● Ο κύκλος ζωής του εγγράφου πραγματοποιήθηκε σε πολλά συστήματα ταυτόχρονα.

● Οι διαδικασίες έγκρισης δεν έχουν βελτιστοποιηθεί για την εξάλειψη των αντιγράφων σε χαρτί.

● Οι διαδικασίες έγκρισης δεν βελτιστοποιήθηκαν ούτε καν ρυθμίστηκαν από την άποψη της έγκρισης προσώπων.

● Ένας μεγάλος αριθμός εγγράφων που επιστράφηκαν για αναθεώρηση προέκυψε ως αποτέλεσμα λανθασμένης ολοκλήρωσης των εργασιών (έλλειψη απαραίτητων επενδύσεων, εσφαλμένη καταχώριση στοιχείων).

● Οι εργαζόμενοι δεν χρησιμοποίησαν τη λειτουργικότητα του συστήματος ECM στο απαιτούμενο επίπεδο.

Εμείς ανέπτυξε ένα σύνολο μέτρων για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και των διαφόρων πτυχών της εργασίας με έγγραφα. Για παράδειγμα, όταν εργάζεστε με έγγραφα συμβολαίου, πρέπει να σταματήσετε να εκτυπώνετε αντίγραφα σε χαρτί για υπογραφή και να μεταφέρετε ολόκληρη τη διαδικασία σε ένα σύστημα - ECM. Επιπλέον, τα υπάρχοντα πρότυπα εγγράφων θα πρέπει να βελτιωθούν, τα έντυπα και οι λεπτομέρειες θα πρέπει να ενημερωθούν και οι εργαζόμενοι θα πρέπει να εκπαιδευτούν ώστε να εργάζονται στο σύστημα ECM.

Αποτελέσματα του σταδίου ανάλυσης

Ως αποτέλεσμα μιας λεπτομερούς μελέτης των διαδικασιών που σχετίζονται με μόνο 8 τύπους εγγράφων, ήταν δυνατό να καταλήξουμε στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Έχοντας ολοκληρώσει το έργο βελτιστοποίησης, η εταιρεία N θα επιτύχει τους ακόλουθους δείκτες:

Τι μπορεί να συναχθεί από αυτή την ιστορία; Θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι ο απώτερος στόχος είναι η αποτελεσματικότητα της επιχείρησης, με σαφή λογική και αποδεκτές προθεσμίες για την ολοκλήρωση των εσωτερικών διαδικασιών. Το ποιες μεθοδολογίες θα χρησιμοποιηθούν για την επίλυση των προβλημάτων βελτιστοποίησης δεν είναι τόσο σημαντικό· το αποτέλεσμα είναι σημαντικό για την επιχείρηση.

Ναι, οι σύγχρονες τάσεις μας είπαν ότι πρέπει να φύγουμε από διαδικασίες. Αλλά οι διαδικασίες είναι διαφορετικές. Μερικά από αυτά συνδέονται με έγγραφα, άλλα χωρίς αυτά. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, τα διαγράμματα διαδικασίας αποδείχθηκαν άχρηστα - είναι βαριά και, μεμονωμένα από το περιεχόμενο (έγγραφα), δεν μπορούσαν να βοηθήσουν με κανέναν τρόπο. Αλλά όταν απομακρυνθήκαμε από τα έγγραφα, μπορέσαμε να επιστρέψουμε γρήγορα στις διαδικασίες και να τις βελτιστοποιήσουμε.

Ο πελάτης υλοποίησε την τελική εκτέλεση των διαδικασιών στο ECM και όχι στο σύστημα BPM. Αυτό μπορεί να φαίνεται περίεργο σε κάποιους. Αλλά ας τονίσουμε για άλλη μια φορά ότι το περιεχόμενο και οι διαδικασίες είναι αδιαχώριστα, επομένως, στη σύγχρονη αγορά, πολλά συστήματα ECM διαθέτουν μηχανές ροής εργασίας και υποστηρίζουν τη διαχείριση διαδικασιών, ενώ τα συστήματα BMP προσθέτουν εργασία με περιεχόμενο (εσωτερικά ή μέσω ενσωμάτωσης με εξωτερικό χώρο αποθήκευσης).

Δεν έχει σημασία ποιο σύστημα ή ποια μέθοδος, το κύριο πράγμα είναι ότι η εργασία του χρήστη γίνεται απλούστερη και ευκολότερη.

(5,00 - βαθμολογήθηκε από 9 άτομα)

Η αποτελεσματικότητα της ροής εγγράφων δεν συνδέεται πάντα με τη μείωσή της. Η αύξηση της αποτελεσματικότητας της ροής των εγγράφων και της ευκολίας για τους διαχειριστές θα πρέπει να εξετάζεται σε συνδυασμό με την αύξηση της ποιότητας του περιεχομένου πληροφοριών. Ο στόχος της βελτιστοποίησης (σχεδιασμού) της ροής εγγράφων είναι να το ευθυγραμμίσει με τις ανάγκες της διαχείρισης με ταυτόχρονη μείωση του κόστους συντήρησής του. Η διευρυμένη διαδικασία για τη βελτιστοποίηση (σχεδιασμό) της ροής εγγράφων περιλαμβάνει τα ακόλουθα πέντε βήματα.

Η βελτιστοποίηση ροής εγγράφων περιλαμβάνει δύο βασικούς τομείς:

1. αύξηση της ποιότητας του περιεχομένου πληροφοριών (σύνδεση με κέντρα ευθύνης, βέλτιστο σύνολο και περιεχόμενο δεικτών, υψηλή ποιότητα κανόνων και προτύπων, διαθεσιμότητα πληροφοριών σχετικά με αποκλίσεις).
2. αύξηση της αποτελεσματικότητας της ροής των εγγράφων και της ευκολίας για τους διαχειριστές (εξάλειψη διπλών πληροφοριών, βελτιστοποίηση διαδρομών κυκλοφορίας, συνδυασμός πρωτογενούς λογιστικής για τη λογιστική και λειτουργική διαχείριση, κ.λπ., προσαρμογή των τίτλων εγγράφων με το περιεχόμενο).

Η αύξηση της αποτελεσματικότητας της ροής εγγράφων και της ευκολίας για τους διαχειριστές θα πρέπει να εξεταστεί σε συνδυασμό με την πρώτη κατεύθυνση, δηλ. η αποτελεσματικότητα της ροής εγγράφων δεν συνδέεται πάντα με τη μείωσή της. Η απώλεια ορισμένων πληροφοριών μπορεί να οδηγήσει σε αρνητικές επιπτώσεις συνολικά για την επιχείρηση.

Ας εξετάσουμε την επιλογή μείωσης της ροής εγγράφων διατηρώντας παράλληλα την χωρητικότητα πληροφοριών.

Έτσι, ο στόχος της βελτιστοποίησης (σχεδιασμού) της ροής εγγράφων είναι να το ευθυγραμμίσει με τις ανάγκες διαχείρισης με ταυτόχρονη μείωση του κόστους συντήρησής του.

Η διευρυμένη διαδικασία για τη βελτιστοποίηση (σχεδίαση) της ροής εγγράφων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

• Βήμα 1. Έρευνα πριν από το έργο ή περιγραφή της επιχείρησης.
• Βήμα 2. Λεπτομερής περιγραφή της υπάρχουσας ροής εγγράφων.
• Βήμα 3. Ανάλυση του ποιοτικού περιεχομένου των πληροφοριών.
• Βήμα 4. Βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων.
• Βήμα 5. Δημιουργία προτύπων (οδηγίες).

Έρευνα πριν από το έργο

Τα καθήκοντα του πρώτου βήματος - περιγραφή της επιχείρησης - είναι ο προσδιορισμός των αναγκών της διοίκησης και ο εντοπισμός της επιρροής των παραγόντων. Οι ανάγκες διαχείρισης προσδιορίζονται με βάση μια μελέτη των λειτουργιών που περιέχονται στις περιγραφές θέσεων εργασίας και μια περιγραφή ομάδων διοικητικών αποφάσεων που λαμβάνονται σε διαφορετικά επίπεδα διοίκησης. Οι υπάρχουσες αναφορές κατά τη διαδικασία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για κριτική ανάλυση. Συνιστούμε η εργασία να διεξάγεται παράλληλα με την ανάλυση του ποιοτικού περιεχομένου των πληροφοριών.

Κατά τη δημιουργία μιας ροής εγγράφων, καθώς και κατά τη δημιουργία οργανωτικών δομών για τη λογιστική διαχείρισης, η εργασία ξεκινά με τη μελέτη της επίδρασης τέτοιων παραγόντων όπως: χαρακτηριστικά τεχνολογίας, σύνθεση προϊόντος, οργάνωση παραγωγής και διαχείριση της επιχείρησης και των δομικών της τμημάτων, επιχειρηματικές διαδικασίες, ροές υλικών. Η οργάνωση της ροής εγγράφων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την παρουσία κέντρων ευθύνης στις οργανωτικές δομές διαχείρισης. ανάπτυξη του μηχανισμού ενδοεταιρικής επιχειρηματικότητας· διαθεσιμότητα διαχείρισης απόκλισης· ικανότητα διαχείρισης και χρήση προοδευτικών μεθόδων λήψης αποφάσεων· διαθεσιμότητα προσωπικών υπολογιστών, δικτύων πληροφοριών κ.λπ.

Κατά τη διάρκεια της εργασίας πριν από το έργο, ειδικότερα, απαιτούνται περισσότερες λεπτομέρειες όσον αφορά την περιγραφή των κέντρων για τη δημιουργία (μετατροπή, χρήση) πληροφοριών και τις εξατομικευμένες σχέσεις τους (λογιστικά σημεία). περιγραφή των εγγράφων και των υφιστάμενων ροών εγγράφων.

Η ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης εγγράφων για σκοπούς διαχείρισης και ψυχολογίας διαχείρισης, φυσικά, λαμβάνοντας υπόψη τα τεχνολογικά και οργανωτικά χαρακτηριστικά της επιχείρησης, θα πρέπει να ξεκινήσει χωρίς αναφορά σε ένα συγκεκριμένο προϊόν λογισμικού. Πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε μια ιδεολογία και μόνο μετά να αναζητήσετε ένα προϊόν λογισμικού για αυτήν.

Με βάση την πρακτική του σχεδιασμού συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, μπορούμε να προτείνουμε την ακόλουθη σειρά εργασιών:

1. κατασκευή συστημάτων λογιστικών σημείων της κύριας παραγωγής, βοηθητικής παραγωγής, λειτουργικών υπηρεσιών.
2. Κατασκευάζοντας διαγράμματα των σχέσεών τους.
3. συλλογή συμπληρωμένων εντύπων εγγράφων και εκθέσεων από λογιστικά σημεία·
4. συστηματοποίησή τους σε άλμπουμ.
5. περιγραφή των προθεσμιών υποβολής, της κατεύθυνσης κίνησης των εγγράφων και των εντύπων αναφοράς (σε ποιο χρονικό διάστημα, σε ποιον και από ποιον διαβιβάζεται το έγγραφο)·
6. κατασκευή θεματικών και συνοπτικών διαγραμμάτων ροής εγγράφων.
7. διεξαγωγή λογικής και απαιτούμενης ανάλυσης εγγράφων·
8. ανάλυση της διαδρομής των εγγράφων κατά τη διαδικασία δημιουργίας, έγκρισης και έγκρισής τους ·
9. ανάπτυξη προτάσεων για την πραγματοποίηση αλλαγών στο υπάρχον σχήμα εγγράφων και υποβολή εκθέσεων σε σχέση με προτάσεις για αλλαγή άλλων παραμέτρων λογιστικής διαχείρισης (λογιστική για αποκλίσεις, κέντρα ευθύνης κ.λπ.)
10. ανάπτυξη προτάσεων για την εξάλειψη των διπλών πληροφοριών·
11. ανάπτυξη προτάσεων για την ενοποίηση των εγγράφων·
12. ανάπτυξη προτάσεων για τον εξορθολογισμό της ροής των εγγράφων και της υποβολής εκθέσεων·
13. ανάπτυξη ενός έργου για μια βελτιστοποιημένη ενοποιημένη ροή εγγράφων και σύστημα εσωτερικής αναφοράς·
14. ανάπτυξη και εφαρμογή προτύπων ροής εγγράφων και εσωτερικής αναφοράς.

Κατά την εκτέλεση των παραπάνω λειτουργιών, θα πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένες συμβουλές.

Λογιστικά σημεία. Πρώτα ορίζεις θέματα σχέσεωνκατά την ανταλλαγή πληροφοριών. Μπορούν να ονομαστούν κέντρα προέλευσης, κατανάλωσης και μετάδοσης πληροφοριών ή λογιστικά σημεία. Έτσι, τα λογιστικά σημεία είναι σταθερά, οι αλληλεπιδράσεις των τμημάτων περιγράφηκαν στο προηγούμενο στάδιο, τώρα μπορείτε, συνδυάζοντας και συμπληρώνοντας αυτό το υλικό, να δημιουργήσετε διαγράμματα των σχέσεων των λογιστικών σημείων.

Αυτά τα σχήματα θα σας βοηθήσουν όχι μόνο να κόψετε ασήμαντες συνδέσεις στα πρώτα βήματα του έργου χωρίς να τις τοποθετήσετε σε μορφή τεκμηρίωσης, αλλά και να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα. Είναι απαραίτητες κατά τη δοκιμή προτάσεων βελτιστοποίησης για να δούμε αν λαμβάνονται όλα υπόψη.

Άλμπουμ και περιγραφές εγγράφων.Ένα σημαντικό βήμα είναι η δημιουργία λευκωμάτων των εγγράφων που υπήρχαν κατά τη στιγμή του έργου και η περιγραφή τους. Αυτή είναι η πιο χρονοβόρα, χωρίς ενδιαφέρον και άχαρη δουλειά.

Κατά την εκτέλεση εργασιών για τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων χρησιμοποιήστε τις συμβουλές που λαμβάνονται ως αποτέλεσμα της ανάλυσης σφαλμάτων πρακτικής: θέστε περιορισμούς έγκαιρα - «να μην αγκαλιάζετε την απεραντοσύνη». μάθετε εάν το έγγραφο συντάσσεται από τον ίδιο υπάλληλο που το υπογράφει ή αν υπάρχουν πραγματικοί αόρατοι καλλιτέχνες. σε περιπτώσεις όπου ο υπεύθυνος συνεργείου υπογράφει ένα τιμολόγιο για τη μεταφορά ενός ημικατεργασμένου προϊόντος στο επόμενο συνεργείο, αποφασίστε πόσες φορές θα περιγράψετε την κίνηση του εγγράφου: μία φορά από συνεργείο σε συνεργείο ή ακολουθήστε ολόκληρη τη διαδρομή. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να υπάρχει πανομοιότυπη αρχή αρχείων για όλα τα τμήματα του οργανισμού.

Κατά την εκτέλεση εργασιών, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες υποχρεωτικές προϋποθέσεις: οι περιγραφές των εγγράφων πρέπει να παρουσιάζονται σε ενιαία μορφή για όλα τα τμήματα του οργανισμού.

Τοπικά και γενικά σχήματα ροής εγγράφων.Αφού περιγράψετε τα έγγραφα, μπορείτε να προχωρήσετε στην κατασκευή διαγραμμάτων. Βοηθούν στην απάντηση, για παράδειγμα, στην ερώτηση - πόσο δύσκολη είναι η διαδρομή ενός συνηθισμένου εγγράφουεις τετραπλούν, σε αντίθεση με την ίδια την παραγωγική λειτουργία. Η ανάλυση του μοτίβου ροής εγγράφων σας κάνει να σκεφτείτε τη σκοπιμότητα των τελικών διαδρομών. Για παράδειγμα, γιατί χρειαζόμαστε πρωτογενή έγγραφα σχετικά με την εσωτερική μετεγκατάσταση στο τμήμα σχεδιασμού;

Θεματική ανάλυση και βελτιστοποίηση ροής εγγράφων

Η ακαταστασία της ροής των εγγράφων και ο παραλογισμός της μπορούν να φανούν αναλύοντας τα θέματα. Ας αναλύσουμε, για παράδειγμα, τις εισροές και τις εκροές της ροής υλικών σε ένα τμήμα (μετακίνηση ημικατεργασμένων προϊόντων, έτοιμα προϊόντα). Μπορεί να αποδειχθεί ότι το επίσημο γεγονός της μεταφοράς ενός δοχείου με επεξεργασμένες πρώτες ύλες από εργαστήριο σε εργαστήριο θα συνοδεύεται από πυροτεχνήματα καταχωρήσεων σε πρωτεύοντα έγγραφα, περιοδικά, περιλήψεις και εκθέσεις. Σημαντική επικάλυψη παρουσιάζεται επίσης κατά τη μεταφορά ημικατεργασμένων προϊόντων στο ίδιο συνεργείο.

Για να λάβετε μια απόφαση σχετικά με τη μείωση των εγγραφών, συνιστάται διενεργούν την απαιτούμενη ανάλυση σε μορφή πίνακα ή γραφικών. Δείχνει επίσημα την επικάλυψη δεικτών στα έγγραφα. Η ανάλυση των τοπικών συστημάτων, συμπληρωμένη με τη διευκρίνιση του ειδικού σκοπού ενός εγγράφου, περίληψης ή εγγραφής στο λογιστικό μητρώο (διευθυντική απόφαση κ.λπ.) θα βοηθήσει στην ουσιαστική αναγνώριση διπλών εγγράφων ή λεπτομερειών. Ως αποτέλεσμα, λαμβάνεται απόφαση για μείωση ή μετατροπή εγγράφων, λαμβάνοντας υπόψη τον τεχνικό εξοπλισμό των συνεργείων και τις δυνατότητες του αυτοματοποιημένου συστήματος ελέγχου. Μπορεί επίσης να δοθεί βέλτιστες πρακτικές για τη συγχώνευση περιοδικών:

• Κατά τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων, θα πρέπει φέρουν τα ονόματα των εγγράφων σύμφωνα με το περιεχόμενό τους. Με την πρώτη ματιά, αυτή η ασήμαντη διαδικασία εξαλείφει πολλά προβλήματα κατά την αλλαγή των διευθυντών τμημάτων και την οργάνωση εσωτερικών ελέγχων από τμήματα εκτός του καταστήματος που ελέγχεται.
• Τα λειτουργογράμματα παρέχουν μια σαφή ιδέα των περιττών λειτουργιών· συμβάλλουν επίσης σε μετασχηματισμούς.
• Ολοκληρώνει τη σχεδιαστική εργασία δημιουργώντας πρότυπα ροής εγγράφων και εσωτερική αναφορά. Για κάθε θέμα (ή έγγραφο), αναπτύσσονται φόρμες αναφοράς (έγγραφα). οδηγίες για τη συμπλήρωση της φόρμας (προβλεπόμενη χρήση, λαμβάνοντας υπόψη το επίπεδο διαχείρισης, τη σειρά συμπλήρωσης λεπτομερειών και (ή) δεικτών: σε ποια στήλη ή/και γραμμή, ποια τιμή του δείκτη κ.λπ.) εκπονούνται κανονισμοί (ποιος, πού, σε ποιον και εντός ποιου χρονικού πλαισίου υποβάλλει το έντυπο αναφοράς (έγγραφο)· καθορίζεται η ευθύνη για παραβίαση των κανονισμών.
• Κατά τη βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων, είναι προτιμότερο Μια σύνθετη προσέγγιση, δεδομένου ότι οι αλλαγές που εισάγονται σε έναν τομέα εργασίας μπορεί να προκαλέσουν δυσκολίες σε έναν άλλο. Μερικές φορές η απλοποίηση της εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε αποδυνάμωση του ελέγχου. η ανακατανομή των λειτουργιών των εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει σε υποβάθμιση της ποιότητας της εργασίας κ.λπ.

Η σκοπιμότητα και η λογική της εκτέλεσης όλων των τύπων εργασιών αξιολογούνται από την άποψη του τρόπου με τον οποίο συμβάλλουν στη βελτιστοποίηση της πληροφοριακής υποστήριξης των αποφάσεων διαχείρισης, της αποτελεσματικότητας και της ακρίβειας της εφαρμογής τους.

Όλγα Ντμίτριεβνα Καβερίνα, Υποψήφιος Οικονομικών Επιστημών, Αναπληρωτής Καθηγητής του Τμήματος Στατιστικής, Λογιστικής και Ελεγκτικής, Κρατικό Πανεπιστήμιο της Αγίας Πετρούπολης