ev » CCTV

Vaxtın idarə edilməsinin ən təsirli yolları. Həftə üçün vaxtın idarə edilməsi: addım-addım plan Cədvəl və diaqramlarda vaxtın idarə edilməsi


Tədbirin hazırlanması prosesi onlarla tapşırıq, çağırış, səfər və görüşlərdən ibarətdir. Hər şeyi idarə etmək üçün vaxta nəzarət etməli və onu düzgün bölüşdürməli, prioritet vəzifələri vurğulamağı bacarmalı və daha az vacib şeylərə diqqət yetirməməlisiniz. Buna yalnız vaxtın idarə edilməsinin əsas üsulları haqqında biliklər deyil, həm də vaxta effektiv nəzarət və planlaşdırma üçün yaradılmış xüsusi proqramlar kömək edəcəkdir. .|

Gündəlik tapşırıqların icrasını daha yaxşı təşkil edə və nəzarət edə biləcəyiniz 10 rahat proqram seçimi təklif edirik.

1. TIME Planner

10. Gündəlik gündəm

Gündəlik gündəm iOS cihazları üçün 1,99 dollara App Store-da əldə edilə bilən proqramdır. Proqram müxtəlif təqvimlərdən və digər oxşar proqramlardan olan görüşləri, tədbirləri və fəaliyyətləri bir siyahıda toplamaq üçün nəzərdə tutulub. Tərtibatçıların fikrincə, bu cür sinxronizasiya qeydləri nəzərdən keçirməklə diqqətinizi yayındırmamağa və gündəlik işlərin tsiklində təsadüfən mühüm hadisəni qaçırmaq ehtimalından narahat olmamağa kömək edəcək.

salamlar! Hər kəs bilir ki, “vaxt menecmenti” termini hərfi mənada “vaxtın idarə edilməsi” kimi tərcümə olunur. Ancaq bu tamamilə düzgün deyil - axı insan hələ vaxtı necə idarə edəcəyini bilmir. Ancaq vaxt məhdudiyyətlərini nəzərə alaraq işlərimizi (yalnız iş deyil) səmərəli şəkildə idarə edə bilərik!

Uğurlu insanları hamıdan ayıran şey məhsuldarlıqdır. Nikolas Roerix həyatı boyu 7000 rəsm və 30 kitab çəkdi və dünyanın yarısını gəzdi. Əvəzolunmaz və ən qiymətli resursunuzu necə xərcləyirsiniz?

Məncə, vaxtın idarə edilməsi öz tənbəlliyinizi aldatmağı asanlaşdıran hiylələr və texnikalar toplusudur. Mən şəxsən sübut edilmiş vaxt idarəetmə vasitələrini təklif edirəm!

Adı, əlbəttə ki, gülməli, lakin üsul olduqca ciddidir. 🙂 Pomodoro aləti maksimum konsentrasiya üçün lazımdır. Məncə, bu, istənilən işi qısa müddətdə başa çatdırmağın ən təsirli üsullarından biridir.

Nə mənası var?

  • Üzərində işləyəcəyiniz tapşırığı aydın şəkildə formalaşdırın
  • Tam 25 dəqiqə üçün bir taymer (ola bilsin ki, pomidor şəklində) təyin edin
  • Səs siqnalına qədər diqqətinizi yayındırmadan işləyin
  • 4-5 dəqiqəlik qısa fasilə verin
  • Növbəti 25 dəqiqəlik seqmentə keçin
  • Hər altıncı mərhələdən sonra 15-20 dəqiqəlik uzun bir fasilə verin

Alət tam diqqət etməli olduğunuz bir vəzifəni həll etmək üçün əladır: hesabat yazmaq, veb-saytın dizayn planını yaratmaq, ingilis dilindən mətni tərcümə etmək.

Prioritet planlaşdırma

Metod, haqqında danışdığım Eyzenhauer matrisinə əsaslanır. Bu, iki oxlu dörd kvadratdan ibarət kvadrantdır. Matris üfüqi olaraq "təcili" və "təcili olmayan" və şaquli olaraq "vacib" və "vacib olmayan" olaraq bölünür.

Hər bir tapşırığa iki meyar (təcililik və vaciblik) əsasında prioritet verilir. Yalnız dörd variant ola bilər: A, B, C, D.

Prioritet planlaşdırma metodu Eisenhower matrisindən necə istifadə edir?

  1. Cari tapşırıqları A, B, C, D sütunlarına yazın
  2. "A" tapşırıqlarını yerinə yetiririk (əgər varsa). Düzgün planlaşdırma, mümkün qədər az "təcili və vacib" şeylərin olmasını təklif edir. "A" kateqoriyalı tapşırıqlar gün ərzində kortəbii olaraq görünə bilər! Buna görə də, onlar üçün vaxt əvvəlcədən ayrılmalıdır.
  3. “C” kvadratından (təcili, lakin əhəmiyyətsiz) tapşırıqları başqasına həvalə edin. Klassik bir misal: şirkət meneceri tez-tez şəxsi köməkçiyə “quru təmizləmə aparın”, “restoran rezervasiya edin” və ya “təyyarə biletləri sifariş edin” kimi tapşırıqları verir.
  4. Tapşırıqları "B" kvadratından yerinə yetirməyə başlayın (vacib, lakin təcili deyil). Bunlar maksimum vaxt və səy tələb edən əsas şeylərdir.
  5. “D” kvadratından (təcili və vacib olmayan) tapşırıqlar bütün qalanlardan sonra tamamlana bilər və ya ümumiyyətlə nəzərə alınmır. Və ya son çarə olaraq, gün ərzində qısa bir istirahət kimi istifadə edin.

Alp üsulu

İş gününüzü planlaşdırmaq üçün ən sadə və vizual vaxt idarəetmə vasitələrindən biridir.

  • Tapşırıqların siyahısını tərtib etmək
  • Prioritetlərin təyin edilməsi
  • Hər tapşırığı yerinə yetirmək üçün vaxtı və ümumi vaxt tələbini hesablayırıq
  • Ümumi sayını bütün günün 60%-nə qədər azaldırıq
  • Biz həvalə edilə bilən hər şeyi başqalarına veririk.
  • Günün sonunda biz tamamlamaya nəzarət edirik və yerinə yetirilməyən hər şeyi növbəti günə köçürürük

Schwab üsulu

Bethlehem Steel-in prezidenti Çarlz Şvab bir dəfə bu planlaşdırma metodunu yaratmaq üçün məsləhətçi Ayvi Liyə 25.000 dollar ödəmişdi.

Schwab metodundan necə istifadə etmək olar?

  • Ən vacib vəzifələri yazın
  • Ardıcıllığı müəyyənləşdirin və onları nömrələyin
  • Verilmiş ardıcıllıqla problemlərin həlli üzərində işləyirik
  • Bir tapşırıq üzərində işi bitirdikdən sonra biz yenilərinin yaranıb-görülmədiyini və prioritetlərin başqalarının xeyrinə keçib-keçmədiyini yoxlayırıq.
  • Siyahıya yeni şeylər əlavə etmək, prioritetlərə hörmət etmək
  • Biz onların əhəmiyyəti azaldıqca tapşırıqlar üzərində işləməyə davam edirik

Bir çox planlaşdırma texnikasını və alətlərini öz üzərimdə sınaqdan keçirərək hər şeyin o qədər də sadə olmadığını başa düşdüm. Bəzi texnikalar mənim üçün tamamilə işləmədi. Digərləri heyrətamiz nəticələr verdi, amma... dərhal deyil. Yeri gəlmişkən, Gleb Arxangelsky kitabında bir dəstə iş aləti təklif edir “Vaxt sürücüsü. Yaşamağa və işləməyə necə vaxt tapmalı?.

  • Özünüz üçün bir planlayıcı seçin

Əgər gününüz çox məşğul deyilsə (və ya qadcetləri sevmirsinizsə), ideal seçim adi kağız notebookdur. Daim kompüterdə işləyirsinizsə, rahat bir elektron planlaşdırıcı bunu edəcəkdir. Yaxşı, həyatınızı gadget'lar olmadan təsəvvür edə bilmirsinizsə, ən yaxşı köməkçilər smartfonlar və planşetlər üçün proqramlardır.

  • Gününüzü əvvəlcədən planlaşdırın

“Hesabat” gününün səhəri yox, ertəsi günü bir gecə əvvəl planlaşdırmaq daha yaxşıdır. Eyni sözləri həftənin planları haqqında da demək olar. Onları bazar ertəsi deyil, bazar günü axşam hazırlamaq məsləhətdir.

  • Fors-majoru nəzərdən keçirin

Əvvəllər israrla eyni səhvə yol verdim: işlərin bir-birinin ardınca getdiyi bir cədvəl yaratdım, bir "pəncərə" olmadan. Bir həftə ərzində başa düşdüm ki, daimi olaraq son vəziyyətdə yaşamaq nevroza aparan əmin bir yoldur.

Birincisi, bəzi şeyləri onlara ayırdığım vaxta sıxışdırmaq olmurdu. İkincisi, gün ərzində cədvəldə nəzərə alınmayan yeni vəzifələr ortaya çıxdı. Üçüncüsü, fors-major həmişə həftədə bir neçə dəfə baş verirdi: təkərin deşilməsi, görüşə gedən yolda dəhşətli tıxac və ya bir dost təmir üçün kömək istədi. Belə gözlənilməz məsələlər, bir qayda olaraq, çox vaxt aparır və sizi gün üçün planlarınızı kökündən yenidən nəzərdən keçirməyə məcbur edir.

Nəticə: hər gün fors-major üçün pəncərələri buraxın. Əgər “planlaşdırılmamış” heç nə baş verməyibsə, vaxt sərf edilə bilər:

  • İstirahət
  • "Sonra üçün" kateqoriyasındakı şeylər

Yeri gəlmişkən, mən çoxdan sizə "sonra üçün işlər" kimi faydalı bir vasitə haqqında danışmaq istəyirdim. Planlaşdırma dəftərinizdə (və ya elektron planlayıcınızda) ayrıca bir səhifə ayırın.

Orada heç vaxt əlimizdən çıxmayan bütün “təcili olmayan” məsələləri yazırıq. Biz onları dərhal üç kateqoriyaya ayırırıq: “bir saata qədər”, “iki-üç saat” və “yarım gün”. Məsələn: “Keçən il üçün mənzil və kommunal xidmətlər üçün hesablarınızı alın”, “profilaktik müayinə üçün stomatoloqa baş çəkin” və “mətbəxdə kran alın və dəyişdirin”.

Cədvəlinizdə gözlənilmədən pəncərə görünən kimi: "sonra üçün" işlər siyahısını açın və əhvalınıza uyğun bir şey seçin. Cəmi altı ay ərzində siz illərdir yığılan HƏR ŞEYİ gərginləşdirmədən yenidən edə bilərsiniz!

Hansı vaxt idarəetmə vasitələrindən istifadə edirsiniz? Yeniliklərə abunə olun və sosial şəbəkələrdə dostlarınızla təzə yazıların linklərini paylaşın!

Salam, Habr! Qısa giriş - Mən böyük bir tibb şirkətinin İT şöbəsinin müdiri işləyirəm. Təxminən bir il əvvəl iş vaxtımın bölüşdürülməsi ilə özümü səmərəli işləməyə məcbur etməyə çalışdım. Bu yazı mənim təcrübəm, fikirlərim, qavrayış çətinliklərim və vaxtın idarə edilməsi üçün nümunə formalarımdır.

Vaxtın idarə edilməsi nədir? Bu, vaxtınızı idarə etmək üçün bir vasitədir və bu, təkcə iş vaxtına deyil, həm də şəxsi vaxta (iş vaxtından kənar) aiddir. Hər şeyi bir anda etməyə çalışaraq, planlaşdırılan hər şey üçün niyə kifayət qədər vaxt olmadığını başa düşməyərək sonda çıxılmaz vəziyyətə düşəcəksiniz və sonra sadəcə olaraq çox maraqlı, çox sərfəli görünən bəzi tapşırıqları/fikirləri/məqsədləri unutmağa başlayacaqsınız. super yenilikçi. Bu, mənim başıma gəldi, vicdanla daha yaxşı bir şey etməyə, nəyisə optimallaşdırmağa çalışaraq, hər hansı bir hədəfi arxa plana qoyurdum və hazırda əsas vəzifələrim və iş rejimimlə məşğul olduğum üçün mənə perspektivli görünən fikirləri unutdum. Təxminən ilin əvvəlində vaxtın idarə edilməsi məsələsinə daha keyfiyyətli yanaşmağıma kömək edəcək proqramlar, füsunkar məqalələr axtarmağa başladım və inanın ki, heç bir məqalədə, kitabda/proqramda rast gəlmədiyim mahiyyəti özüm başa düşdüm. . Gəlin vaxtınızla və qarşınıza qoyduğunuz vəzifələrlə səmərəli işləməyinizə kömək edəcək əsas aspektlərə keçək:

1. Özünüzü aldatmayın
İrəli sürülən ideyaların bütün fərziyyələri üzərində işləyin, verdiyiniz suala dəqiq cavab tapana qədər orada dayanmayın - bu ideya/təklif işinizdə/biznes prosesinizdə/işinizdə tələbat olacaqmı. Fərziyyə aydın bir fakt (zərurətinin sübutu) və ya aydın təkzib əsasında tamamlanmalıdır. Bu sübut yolunda əksər insanlar özlərini aldatmağa başlayırlar, özlərinə deyirlər - "oh, bu mümkün deyil", "bu mənim üçün çox çətindir", "heç kim bunu başa düşməyəcək" - inanın mənə, əgər ətrafdakıların hamısı eyni fikirdə olsaydı, o zaman dünyada elektrik olmayacaq, şirkətlərin yaxşı satış həcmi, yeni məhsullar, ümumiyyətlə uğurları olmayacaq.
2. Səhvlərinizi etiraf etməyi öyrənin
Mürəkkəb bir psixoloji amil, keçməklə hər şeyə fərqli baxmağı öyrənəcəksiniz. Qarşısında səhv etdiyiniz şəxs/proses/hərəkət qarşısında bunu etmək sizə çətin gəlirsə, özünüzə etiraf etməklə başlayın. Vaxtın idarə edilməsinə yeni başlayanda bu problemlə qarşılaşdım. Yarım il əvvəl etməli olduğum, sonra ya unutduğum, ya da “unutduğum” bir iş haqqında özümə bir tapşırıq yazmaq çətin idi və bu tapşırığın bir müddət sonra ortaya çıxacağını və bundan daha yaxşı olmayacağını başa düşdüm. İndikindən, ya da vaxt itirdiyinə görə daha da pis. Səhvlərinizi etiraf etmək, nəticədə sizə tapşırıqlara və onların icrasına daha diqqətli olmağı öyrədəcək, çünki heç vaxt “bəli, səhv etdim” demək istəməyəcəksiniz və bu cür qəbulları unutmaq üçün bunun üçün mümkün olan hər şeyi edəcəksiniz. və hər şeyi vaxtında və yüksək keyfiyyətlə başa çatdırmaq. Yaxşı, səhv etsəniz, onları ləyaqətlə qəbul etməyi və düzəltməyi öyrənəcəksiniz, çünki məktəbdə belə səhvlər üzərində işlədiyimiz boş yerə deyil. Vacib bir məqam - günahkarları axtarmayın, gələcəkdə oxşar səhvləri təkrarlamamaq üçün hər şeyi etmək üçün fürsət axtarın (hətta səhv sizin tərəfinizdən olmasa belə), komanda ilə ünsiyyət qurun, həll yollarını təklif edin, və əsaslandırılmış şikayətlərə adekvat cavab vermək. Təqsirləndirəcək birini tapmaq yalnız çox boş vaxtınız varsa, söyüş və buna bənzər lazımsız zehni partlayışlara vaxtınız varsa mümkündür. Ümid edirəm sən o insanlardan deyilsən.
3. Tənbəl olmayın
Dahl lüğəti tənbəlliyi aşağıdakı sözlərlə xarakterizə edir: işləmək istəməmək, işdən, işdən, fəaliyyətdən çəkinmək; işsizliyə və parazitliyə meyl. Əslində, mən hər sözə girməyəcəm, biz hamımız böyüklərik və başa düşürük ki, tənbəllik müsbət keyfiyyətdən uzaqdır, mən buna sadəcə vaxtın idarə edilməsi prizmasından baxacağam. Mən qələmlə bir vərəq üzərində çoxlu tapşırıqları yazıram, məsələn, gün ərzində (mən həmişə qarşımda bir kağız parçası, ya da bloknot olur) və burada çox vacib bir məqam ortaya çıxır - qoymayın. vaxtın idarə edilməsini idarə etdiyiniz fayla tapşırıqları/fikirləri daha sonra daxil edənə qədər, inanın, vərəq itə bilər, üzərinə qəhvə tökülə bilər və ya notebooka baxsanız, sadəcə çevirməklə planlarınızı unuda bilərsiniz. başqa səhifə. Tapşırıqları/fikirləri vaxtında daxil edin, sabaha və ya axşama qoymadan gün ərzində bunu etməyinizə əmin olun. Boş bir dəqiqəniz olan kimi, intizamı müşahidə edərək dərhal ondan səmərəli istifadə edin, məlumatları fayla daxil edin - bu, 2-3 dəqiqədən çox olmayacaq. Tapşırıqları fayla daxil etmək üçün vaxta necə qənaət etmək barədə ətraflı oxuyun...
4. Tapşırıqları sizin üçün qısa və aydın şəkildə yazın.
Daha sonra asanlıqla xatırlaya biləcəyinizə əminsinizsə, bütün texniki prosesi təsvir etməməlisiniz. Özünüz üçün tapşırıqlar yazmağa çox vaxt sərf etsəniz, vaxtın idarə edilməsindən tez sıxılacaqsınız. Yəni, şərti olaraq mənə lazımdır - “Yeni server quraşdırın, Windows 2003 Datacenter əməliyyat sistemini quraşdırın, Microsoft SQL 2000 verilənlər bazasını ən son xidmət paketi ilə quraşdırın, bütün ƏS və verilənlər bazasının ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq üçün proqramlar quraşdırın.... və s." - inanın mənə bu şəkildə vaxtın idarə edilməsi faylında özümə tapşırıq qoysaydım, o zaman çox iş vaxtımı ancaq tapşırıqların yazılmasına sərf edərdim. Mən bunu “yaddaş qısa yolları” adlandırıram. Özümə “Verilənlər bazası serverini quraşdırın” tapşırığını qoyaraq, tez bir zamanda nə etməli olduğumu ətraflı xatırlayacağam, bu da tapşırıq üzərində işləyərkən ortaya çıxacaq. Unutmayın - özünüz üçün tapşırıqlar qoyursunuz, onları elə təyin edirsiniz ki, onların nə haqqında danışdıqlarını dərhal xatırlayasınız. Həmçinin, şəxsən mən iş rejimi ilə bağlı tapşırıqlar qoymuram, əgər o anda mənim çox işim yoxdursa və cari işi növbəti 15 dəqiqə ərzində yerinə yetirə bilirəm.
5. Müəyyən bir iş saatı/dəqiqəsi üçün tapşırıq qoymayın, onu bir günə təyin etmək daha yaxşıdır.
Bu cəhət hər kəsə uyğun olmaya bilər, amma düşünürəm ki, çoxu mənimlə razılaşacaq. Qısa məlumat - əvvəlcə müəyyən vaxt, müəyyən saat, müəyyən dəqiqə üçün xatırlatma qura biləcəyim müxtəlif proqramlardan istifadə etməyə çalışdım. Bu xatırlatma tapşırığın təsviri ilə ekranın döşəməsində göründü və 90% hallarda bu, mənim ən yüksək yüklənmə zamanı, tapşırıq üçün tamamilə vaxt olmadığı və 2 seçim olduğu zaman baş verdi. icra vaxtı və ya tapşırığı bağlayın. Nəticədə, 3-cü dəfə fasilədən sonra, sadəcə olaraq, bu proqramlardan istifadə etmək istəmədiyim üçün yanırdım və qarşımda bir utanc hissi hiss etdim ki, bir daha bu işi yarım saata təxirə saldım. Nəhayət, gündəlik planlamaya keçdim. Əgər maraqlanırsınızsa, gün ərzində həll etmək üçün gözlənilən vaxtdan asılı olaraq 2-dən 5-ə qədər tapşırığım var; yuxarıda yazdığım kimi, rutinlə bağlı tapşırıqlar buraya daxil edilmir.

Beləliklə, indi tapşırıqlar təyin etmək üçün istifadə etdiyim fayl haqqında. Təəccüblüdür ki, bu, sadəcə öyrənilməli, başa düşülməli, qəbul edilməli olan başqa bir proqram deyil. Bu, heç bir möhtəşəm düstur olmadan tanış olduğunuz interfeysə malik sadə Excel faylıdır. Mən bu formatda qərar verdim, çünki hesab edirəm ki, bizdə olan resurslardan səmərəli istifadə etməliyik və bundan əlavə, lazım gələrsə, sadəcə olaraq əlavə sütun doldurmağa başlaya bilərik. Fayl hər zaman əlində saxlanılmalıdır, məsələn, iş masasında və ya onu işə salmaqla (sistem başlayanda açılacaq), iş kompüterini ümumiyyətlə söndürmədiyim üçün məndə belə problem yoxdur - fayl həmişə işləyir. Təklif etdiyim cari seçimə keçək, sütunları nəzərdən keçirək:

Nə etməli- bu sütunda tapşırığın qısa adını doldururam, məsələn, "Verilənlər bazası serverini quraşdırın", "Kubdan hesabat sifariş etmək üçün şablonlar", "Müştərilər haqqında hesabat", "Planların həyata keçirilməsinə baxın", "Təklif et M məhsulunda N şirkətinə endirim”

Tapşırığın təyin olunma tarixi- bu tapşırığın ortaya çıxdığı tarix. Mənim fikrimcə, müəyyən bir tapşırığa nə qədər vaxt ayrıldığını başa düşmək üçün vacib bir amil, hələ tamamlanmadığı vaxtdan bəri. Görsəm özümü bir az qınayıram ki, tapşırığın yaranmasından 2 həftə - bir ay keçib, hələ də heç bir nəticə yoxdur. Əgər tapşırıq hansısa şöbənin/müəyyən işçinin lazımi müdaxiləsi ilə bağlıdırsa və o hələ də mənə cavab verməyibsə, tapşırıqda qeyd olunan sualı bir daha xatırladacağam. Tez-tez olur ki, müəyyən bir işçidən/departamentdən cavab almadan tapşırığınız yerinə yetirilə bilməz, əgər o, heç bir yerdə yazılmayıbsa, inanın ki, siz də onunla əlaqəli olan şəxs kimi bunu unudacaqsınız. Beləliklə, ilkin mərhələdə maraqlı bir fikri asanlıqla məhv edə bilərsiniz.

Təxmini tamamlama tarixi- burada mən bu tapşırığı yerinə yetirməyi gözlədiyim tarixi təyin edirəm, adətən sətirlərdə göstərilən tarixləri tez keçirəm və bu və ya digər tapşırığı yerinə yetirmək üçün təxminən nə qədər vaxt lazım olduğunu başa düşərək, onun yerinə yetirilməsi üçün təxmini vaxtı təyin edirəm. . Bəzən gün ərzində iş yükü çox olanda bu tarixi köçürürəm, amma düzünü desəm, bu, çox nadir hallarda olur. Belə bir faylı saxlamağa başlayanda, sonradan tapşırığı ən effektiv şəkildə yerinə yetirmək üçün vaxt planlaşdırmağa başlayacaqsınız.

Əlavə şərh- burada, məsələn, tapşırığın tamamlandığı anda ortaya çıxan əlavə hərəkətləri və ya tapşırıq tamamlandıqda şərhi təsvir edirəm. Məsələn, bir tapşırıq əlaqəli şirkətin hər hansı bir əməkdaşına təsir edərsə, "Pupkin'dən cavab gözləyirəm", "təchizatdan qiymətləri gözləyirəm", "hesabat göndərdim, emalını gözləyirəm" və tapşırıq tamamlandısa, sonra tamamlamanın nəticəsini yazıram və ya alt tapşırığın yaradılması haqqında məlumat yazıram (yalnız ideyanın fərziyyəsi tam təsdiqlənmədikdə və ya əlavə sübut, ya da onun təkzibi tələb olunduqda). Tapşırıqlarımın hər biri yenicə tamamlansa da, əlavə şərhə malikdir. Tamamlandıqdan sonra tapşırığı uğurla başa vurduğunuzu yazdığınız zaman bu, yəqin ki, ən müsbət psixoloji amildir.

Rəhbərliklə müzakirə üçün- bu sütuna ya “1” və ya “0” qoyuram. Tapşırıq məcburi idarəetmə müdaxiləsini tələb edirsə, "1", yoxsa, "0". Razılaşın, rəhbərliyə tapşırıqların siyahısı ilə gəlsəniz və heç nəyi unutmasanız, bu rahat və ən təsirli olacaq? Düzünü desəm, hər şeyi beynimdə saxlaya bilmirəm, əks halda nəyi müzakirə etmək istədiyimi xatırlamaq üçün kifayət qədər vaxta ehtiyacım olacaq və siz tez bir zamanda çap edə biləcəyiniz sualların siyahısını əvvəlcədən əldə edə bildiyiniz halda şirkət rəhbərliyindən və özümdən niyə vaxt itirməliyəm? mümkünsə müzakirə üçün çıxarın.

Həmçinin, tapşırıqlarda indiyə qədər 4 rəng sxemindən istifadə etməyə başlamışam, onlardan tapşırıq xətlərini vurğulamaq üçün istifadə edirəm. Məsələn, xətt vurğulanır:
sarı - tapşırıq tamamlandı
yaşıl - bu problemin başqa bir həlli tapıldı (şərhlərdə hansını göstərirəm)
qırmızı - şirkət rəhbərliyi ilə nəyi müzakirə etmək lazımdır.
ağ rəngdə - cari tapşırıqların yazıldığı sətirləri vurğulayıram (hazırda icra olunur)

Tapşırıq nömrəsini müəyyən etmək üçün Excel-də sətir nömrəsindən istifadə edirəm; məsələn, bir alt tapşırıq yaratsam (fərziyyəni təsdiqləməyə və ya təkzib etməyə çalışıram), onda yeni tapşırığı işə salan sətir nömrəsinə istinad edirəm.

Nəticədə yuxarıda təsvir edilən hər şey mənim üçün belə görünür:

Son söz
Vaxtınızdan səmərəli istifadə etməklə, daha çox ideyaya və onların həyata keçirilməsi üçün daha çox imkanlara sahib olacaqsınız, həmçinin sabah üçün planınızı bilməklə, verilən tapşırıqları unutmadan vaxtınızı asanlıqla idarə edə bilərsiniz və hətta gündəlik işlərdən gərginliyin artması halında belə, fayl tapşırıqlarında qeyd olunan vacibləri unutmayacaqdır. Ola bilsin ki, kimsə artıq bir növ vaxtın idarə edilməsi sxemindən istifadə edir, kimsə yeni bir şey icad etməyə çalışır, amma mən iki aydır səmərəli istifadə etdiyim yuxarıda təsvir olunan sxemi təklif edirəm, tədricən təkmilləşdirir, iş yanaşmasını ən böyük mükəmməlliyə çatdırıram. . Uzun müddət əlaqədar şöbələri, işçilərin unutqanlığı ilə bağlı günahlandıra bilərsiniz, halbuki özünüz bu mövzuda mükəmməllikdən uzaqsınız və ya işinizə daha səmərəli yanaşa, nəyisə təkmilləşdirməyə çalışa və nəticədə heç olmasa lider ola bilərsiniz. ətrafınızdakı komandaya münasibət. Vaxtın idarə olunmasından istifadə etməyə başladığınız ilk günlərdən sizə kömək edəcəyini düşünməyin. İlk 2 həftədə tamamlaya bilmədiyiniz işləri çılğınlıqla xatırlayacaq, onları siyahıya salacaq və gündə 10 tapşırığı yerinə yetirməyə çalışacaqsınız. Daha 2 həftədən sonra il ərzində şərti olaraq yerinə yetirə bilmədiyin 10 tapşırığı gündə açıq-aşkar edə bilməyəcəyini başa düşəcəksən və əslində nə qədər işi yerinə yetirə biləcəyini başa düşəcəksən. Tapşırıqları prioritetləşdirməyə, onları ağıllı şəkildə təşkil etməyə və həll etməyin nə qədər vaxt aparacağını başa düşməyə başlayacaqsınız. Və yalnız ən azı bir aylıq zəhmətkeş işdən sonra siz “effektiv vaxt idarəçiliyi”nin nə demək olduğunu anlamağa başlayacaqsınız və sizə söz verirəm ki, öz işinizə və işçilərinizin işinə fərqli gözlə baxmağa başlayacaqsınız, səmərəliliyi və səmərəliliyini tədricən artıracaqsınız. keyfiyyət.

Uğurunuzun açarı yaxşı tərtib edilmiş cədvəl və ev qaydalarıdır. Üstəlik, bu, təkcə iş sahəsinə deyil, şəxsi həyatınıza da aiddir. Məqaləni ilkin olaraq həqiqət kimi qəbul etməməlisiniz, lakin tövsiyələrimizə qulaq asmaq yenə də zərər verməz: hər şey öz üzərinizdə sınaqdan keçirildi.

Gündəlik rejim yaratmaq: sarsılmaz qaydalar

Beləliklə, gününüzdə sifariş haradan başlayır? Təbii ki, bütün gələcək işlərin strukturundan və anlayışından. Görüləcək işlər siyahısı yaratmağın ayrılmaz hissəsi olan planlaşdırmağa bir neçə dəqiqə sərf edin. Bu çətin işdə aşağıdakı bir neçə qaydaya etibar edin:

  1. Görüləcək işlər siyahısı yaratarkən “Qurbağa” qaydasını nəzərə alın. Qurbağa etmək istəmədiyiniz, lakin həqiqətən etməli olduğunuz bir işdir. Beləliklə, bu tapşırığı günün ən əvvəlinə qoyun - ondan başlayın. Sonra növbəti iş saatlarında siz yaradıcılıq işlərinə daha çox vaxt ayıra biləcəksiniz və heç nə ruhunuzdan asılı olmayacaq.
  2. Səhər və axşam ediləcək işlər siyahısının hazırlanmasına 5 dəqiqə vaxt ayırmalısınız. Oyandıq, qəhvə içdik və gündəliyimizi açdıq - məhsuldar insanın səhəri belə görünür. Önümüzdəki gün üçün bütün tapşırıqlarınızı saata yazın və sonra sakitcə plana əməl etməyə başlayın. Yatmazdan əvvəl eyni şey - bütün sabah axşam planlaşdırın və səhər şeylərin vəziyyətindən asılı olaraq dəyişikliklər edin.
  3. Gündə 4-dən çox vacib şey yoxdur! Və bu, nəticələriniz üçün son məhdudiyyət deyil.
  4. Hər vacib iş üçün bir saatdan çox vaxt ayırın. Tapşırığın müddəti 1 saatdan çox olacağı proqnozlaşdırılırsa, o, əsas məqsədə çatmağa aparan daha kiçik vəzifələrə - alt tapşırıqlara bölünməlidir. Və yenə: hər tapşırıq üçün 1 saatdan çox deyil!
  5. Cədvəldən geri qaldığınız halda hər tapşırıq üçün əlavə 15 dəqiqə buraxın. Haradasa bu 15 dəqiqə istifadə olunacaq, amma hardasa faydası olmayacaq. Nəticə hər birimizin səy göstərdiyi müvəqqəti balans olacaq.

Gündəlik rejimin düzgün qurulmasına dair təlimatımız bu qaydalarla başlayır. Bəs planlaşdırmaqdan başqa bizə nə faydalı olacaq?

Gününüz üçün vaxtın idarə edilməsinin əsasları

Bu sözdən qorxursan? Sakitcə! Zamanın idarə olunması- bu canavar deyil, amma yenə də heyvanla oxşarlıqlar var: amansızdır, çünki o, həyatda əsas resursumuza - zamana nəzarətdir.

İri şirkətlər son vaxtlar işçilərin iş vaxtının optimallaşdırılmasına cavabdeh olan vaxt menecerləri vəzifələrini yaratmağa başlayıblar. İndi başa düşürsən ki, bu bizə niyə lazımdır? Vaxtın idarə edilməsinin köməyi ilə siz nəinki ağılla planlaşdırmağı, həm də boş vaxtınızı necə istifadə etməyi öyrənəcəksiniz.

Qayda 1. Xüsusi bir işə konsentrə olun. Heç kimin və ya heç bir şeyin sizi hazırda işlədiyiniz işdən yayındırmasına imkan verməyin.

Qayda 2. Gündəlik rejiminizi necə düzgün quracağınızı artıq bilirsiniz. İndi işə başlamağın vaxtıdır! Planınıza ciddi əməl edin.

Qayda 3. Həyatınızın daxili rejimi üçün bəzi qaydalar tərtib etməyin vaxtı gəldi. Bu həm işə, həm də şəxsi həyata aid ola bilər - fərq etməz, əsas odur ki, onlara qüsursuz əməl edin.

Qayda 4. Sizə uyğun vaxt idarəetmə texnikasını seçin. Mütəxəssislər problemləri həll etməyə kömək edəcək bir neçə çox maraqlı və işlək fərziyyələr tərtib ediblər. İndi onlardan bəziləri haqqında qısaca danışacağam və sizə uyğun olanı tapan kimi (məhsuldarlığa diqqət yetirin), onu qaydalarınıza əlavə edin.

Vaxtın idarə edilməsi üsulları: düzgün birini axtarmaq

Mövcud metodların hər biri haqqında hətta qısaca sadalamaq və danışmaq boş bir məşqdir. Ən populyar və mənim fikrimcə, təsirli olanları sadalayacağam, ancaq qərar vermək sizin ixtiyarınızdadır. Beləliklə, ev qaydalarınızı yaratmaq üçün hansı üsulu seçməlisiniz?


Salam dostlar! Dmitri Şapoşnikov əlaqə saxlayır.

Müşahidəmə görə, müasir uğurlu insan istər-istəməz “vaxtın idarə edilməsi” anlayışı ilə qarşılaşır. Hər kəs bu və ya digər dərəcədə vaxt çatışmazlığı, son tarixlərin təzyiqi və məcburi tələskənlikdən stress keçirdi.

Məqaləni oxuduqdan sonra siz vaxtın idarə edilməsi ilə bağlı ən vacib şeyləri öyrənəcək və uğurlu vaxt idarəçiliyinin əsas anlayışları ilə tanış olacaqsınız. Bütün bunlar mənim nümunələrim və şərhlərimlə müşayiət olunur. Ümid edirəm bu mövzunu faydalı, maraqlı və əyləncəli tapacaqsınız!

Başlayaq, dostlar!

1. Vaxtın idarə edilməsi nədir - tərif və tarix

Bu terminin birbaşa tərcüməsi " Zamanın idarə olunması"İngilis dilindən -" zamanın idarə olunması" Aydındır ki, vaxtı hərfi mənada idarə etmək qeyri-mümkündür: vaxtın idarə edilməsinin əsl funksiyası həyatınızın vaxtından maksimum səmərəliliklə istifadə etməkdir.

Vaxt idarəçiliyinin ən dəqiq tərifi:

Zamanın idarə olunması- bu, öz vaxt resurslarınızın uçotu, bölüşdürülməsi və əməliyyat planlaşdırılmasıdır.

Başqa bir tərif.

Zamanın idarə olunması vaxtın təşkilinə və ondan istifadənin effektinin artırılmasına elmi yanaşmadır.

Peşəkar vaxt menecerinin şüarı:

iş az, vaxt var daha çox!

Öz vaxtını səmərəli şəkildə idarə etməyi bilən insanlar daha zəngin və dolğun həyat sürür və işlərini minimum vaxt xərcləri ilə görürlər.

Vaxtımızı idarə etməklə, daha çox yaşayış sahəsi əldə edirik: həqiqətən bəyəndiyimiz şeyi etmək imkanı daha real olur.

Müasir insanların yaşadığı təzyiqləri nəzərə alsaq, vaxt resurslarının idarə edilməsi məsələsi həyati əhəmiyyət kəsb etməsə də, getdikcə aktuallaşır. İnkişaf etmiş vaxt idarəetmə bacarıqları şəxsi effektivliyi əhəmiyyətli dərəcədə artırır. Mən bunu 12 il əvvəl başa düşdüm.

Vaxtın idarə edilməsi sizə ikinci dərəcəli və ya kənar məsələlər və problemlərdən yayınmadan bütün vacib və zəruri işləri görməyə vaxt tapmağınız üçün gün ərzində (həftə, ay) işinizi və şəxsi vaxtınızı təşkil etməyə imkan verir.

Effektiv planlaşdırma zəngin və dolğun bir həyat üçün böyük vaxt resurslarını boşaltmağa imkan verir. Mütəxəssislərin fikrincə, belə resursların ölçüsü illərlə və onilliklərlə hesablanır.

Vaxtın idarə edilməsinin tarixi

Vaxtın təşkilinə elmi yanaşma yeni problem deyil. Vaxt idarəçiliyinin tarixi çox qədimlərə gedib çıxır.

Hələ 2000 il əvvəl Qədim Romada məşhur mütəfəkkir Seneka bütün vaxtı faydalı sərf olunana, yəni yaxşıya, pisə və faydasıza bölməyi təklif etmişdi.

Seneca da yazılı şəkildə vaxtın daimi qeydlərini aparmağa başladı. Mütəfəkkir deyirdi ki, müəyyən bir dövrü yaşayarkən onu dolğunluğu baxımından qiymətləndirmək lazımdır.

Vaxtın idarə edilməsinin sonrakı tarixində bu fikirlər “şəxsi effektivlik” anlayışının əsasını təşkil etmişdir.

XV əsrdə yaşamış yazıçı və italyan alimi Alberti deyirdi ki, vaxtı səmərəli idarə etməyi bilənlər həmişə uğur qazanacaqlar.

Bunun üçün o, iki qaydadan istifadə etməyi təklif etdi:

  1. Hər səhər görüləcək işlər siyahısı hazırlayın.
  2. Əhəmiyyəti azalan ardıcıllıqla şeyləri düzün.

Uzun əsrlər boyu bütün bu prinsiplər yalnız nəzəri formada mövcud idi və yalnız ötən əsrin 80-ci illərindən etibarən bu mövzu nəzəriyyədən praktikaya keçməyə başladı.

Vaxtın idarə edilməsi təkcə rəhbər işçilər və biznes sahibləri üçün lazım deyil: həyat prosesindən maksimum həzz almaq üçün hər birimiz öz aktivlərimizi idarə etməyi bacarmalıyıq.

Təbii ki, hər kəsə vaxtın idarə edilməsinə ehtiyac yoxdur. Bir insanın həyatında heç bir işi yoxdursa və onun əsas vəzifəsi "vaxt öldürmək"dirsə, belə bir insan üçün vaxtın idarə edilməsi əhəmiyyətsiz və lazımsız bir nizam-intizamdır.

Başqa sözlə, ilk növbədə, həqiqətən kifayət qədər vaxtınızın olub-olmadığını və pulsuz dəqiqələrinizi, saatlarınızı və günlərinizi harada keçirmək istədiyinizə qərar verməlisiniz.

Vaxtın idarə edilməsi bir neçə komponentdən ibarətdir:

  • ciddi vaxt izləmə;
  • vaxt resurslarının optimallaşdırılması;
  • günü planlaşdırmaq (həftə, ay və ya digər müddət);
  • motivasiyanın təşkili.

Vaxtın idarə edilməsi təkcə iş üçün vacib deyil: vaxtın idarə edilməsi sənətinə yiyələnən insanlar daha şən, sağlam və peşəkar və şəxsi həyatlarında uğurlu olurlar.

Effektiv vaxtın idarə edilməsi sizə bütün hərəkətlərinizi və qərarlarınızı öz inkişafınız və təkmilləşdirmənizə uyğunluğu baxımından dərk etməyə imkan verir.

2. Vaxtın idarə edilməsi ilə bağlı miflər – 3 əsas yanlış fikir

Vaxtın idarə edilməsi ilə bağlı bir sıra sosial stereotiplər və yanlış təsəvvürlər mövcuddur.

Bəziləri hesab edir ki, vaxtın idarə edilməsi yalnız iş üçün lazımdır, Rusiyada bu nizam-intizam milli mentalitetin xüsusiyyətlərinə görə səmərəsizdir, plana uyğun olaraq həyat insanı robota çevirir və onu iradə azadlığından məhrum edir.

Bütün bu miflər əsassızdır: aşağıda mən onları tamamilə ifşa etməyə çalışacağam.

Mif 1. Heç kim vaxtı idarə edə bilməz.

Bəyanat formaca düzgün, məzmunca səhvdir. Vaxtı idarə etmək həqiqətən mümkün deyil. (əlbəttə ki, siz zaman maşınının ixtiraçısı olmasanız). Heç kim onun obyektiv irəliləyişini ləngitməyə, sürətləndirməyə və ya bir an belə dayandırmağa qadir deyil.

Ancaq bir insan aşağıdakıları edə bilər : zamanla özünüzü, qərarlarınızı və hərəkətlərinizi idarə edin, həmçinin prioritetləri təyin etməklə məşğul olun. Vaxtın idarə edilməsi üzrə praktikantların danışdıqları məhz budur - öz həyatınızı idarə etmək haqqında.

Hərəkətlərinizə ağıllı və praqmatik yanaşmaq vaxtın idarə edilməsidir: daha qəsdən və şüurlu hərəkət etməyə başladıqdan sonra neçə dəqiqə və saat boş qaldığınıza təəccüblənəcəksiniz.

Unutmayın ki, bütün uğurlu insanlar, fəaliyyət növündən asılı olmayaraq, işlərini planlaşdırır və maksimum məhsuldarlıqla hərəkət edirlər. Eyni zamanda, onlar adi insanlarla eyni vaxtda işləyirlər, lakin həmişə daha çox iş görməyə nail olurlar.

Onların sirri ondadır ki, vaxt vahidi başına daha çox şey edə bilirlər ki, bu da son nəticədə onların həyat nəticələrinə təsir edir.

Mif 2: Vaxtın idarə edilməsi məni daha çox və daha çox işləməyə məcbur edəcək.

Çox işləmək və yorulmaq, istirahətə laqeyd yanaşmaq həddindən artıq iş və depressiyaya aparan birbaşa yoldur. Məhsuldarlığı artırarkən işin həcmini azaltmağa daim çalışmaq lazımdır. Bunu necə etmək olar? Bir sözlə, ciddi şəkildə plana uyğun hərəkət edin və ikinciliyi əsasdan ayırmağı bacarın.

Vaxtın idarə edilməsi üsullarından səmərəli istifadə etmək daha çox iş görmək və ya işləri daha tez yerinə yetirməklə məhsuldarlığı artırmaq demək deyil.

Söhbət lazımsız işləri aradan qaldıraraq, “vaxt itkisi” və ya “xronofaqlar” deyilənləri aradan qaldırmaqla şəxsi məhsuldarlığın artırılmasından gedir.

Xronofaqlar kateqoriyasına gün ərzində, hətta məqsədəuyğunluğu barədə düşünmədən gördüyümüz yüzlərlə mənasız və xırda şeylər daxildir: tez-tez e-poçtu yoxlamaq, sosial şəbəkələrdə xəbərlər göndərmək və onlara baxmaq, həmkarlarla mənasız söhbətlər.

Bir insanın əsas vəzifədən yayındırılan məsələlərə bağlılığı qismən süründürməçiliklə izah olunur - vacib və zəruri hadisələri "daha yaxşı vaxtlara qədər" təxirə salmaq istəyi.

Bununla belə, əgər düşüncəni bir kənara qoysanız və indiki işlərinizin əhəmiyyətini və əhəmiyyətini özünüz dərk etsəniz, kənar məsələlərlə diqqətinizi yayındırmaq üçün nə gücünüz, nə də istəyiniz olmayacaq.

Mif 3. Vaxtın idarə edilməsindən istifadə məni azadlıqdan və seçimdən məhrum edərək hər şeyi qrafikə uyğun görən robota çevirəcək.

İnsanlar robotlara çevrilməkdən qorxurlar, amma əslində onlar artıq onlardır, həm də öz psixo-emosional vərdişlərinin və davranış modellərinin quludurlar.

Vaxtın idarə edilməsi azadlığımızı məhdudlaşdırmır, əksinə, onu yaradır.

Vaxtın idarə edilməsi təkcə ofis işçiləri, rəhbər işçilər və menecerlər üçün lazım deyil: həyatın əsas resursunu - öz vaxtını idarə etmək özünə məsuliyyətli və ciddi yanaşan hər kəs üçün lazımdır.

Həyatda vaxtın idarə edilməsi prinsiplərinin həyata keçirilməsi ehtiyacının praktiki meyarı mövcudluğudur 4 və ya daha çox hal cari günün planında (yalnız peşəkar deyil, şəxsi məsələlər də nəzərə alınır). İş adamları, sərbəst sənətkarlar və evdar qadınlar buna ehtiyac duyurlar.