Personel belgelerinin bileşimi ve türleri. LLC için sıfırdan gerekli personel belgeleri. Personel dokümantasyonunun teorik temelleri

• Standart belge formlarının otomatik doldurulması
• İmza ve mühür resmi olan belgeleri yazdırma
• Logonuzun ve ayrıntıların yer aldığı antetli kağıtlar
• Belgeleri Excel, PDF, CSV formatlarında yükleme
• Dokümanların doğrudan sistemden e-postayla gönderilmesi

Business.Ru - tüm ana belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanması

Business.Ru'ya ücretsiz bağlanın

Çok sayıda çalışanı olan herhangi bir işletmede, çok sayıda muhasebe ve raporlama sorumluluğu İK departmanına düşmektedir. Tüm çalışma ilişkilerinin tam şeffaflığını sağlamak için farklı türde standart belgeler kullanılmaktadır. Üstelik faaliyetin şekli ve türü ne olursa olsun bu belgelerin şirket uzmanları tarafından geliştirilip saklanması gerekir.

Bütün bunların sadece bürokrasi olduğunu düşünmeyin. Personel politikası alanındaki her türlü katı raporlama, personelin tüm haklarına uyumu talep etmesine ve savunmasına, yönetimin ise astlarını yönetmesine olanak tanır. Bu belgenin zorunlu olup olmadığını veya yürütülmesinden vazgeçilip vazgeçilemeyeceğini merak ederken, Federal İşgücü Koruma Servisi tarafından çeşitli mülkiyet biçimlerine sahip işletmelerde düzenli olarak denetimler yapıldığını hatırlamak gerekir. Bu, aşağıda tartışılan tüm belgelerin personel hizmetleri tarafından kullanılması gerektiği anlamına gelir.

Personel belge türleri

Her şirket ve kuruluşta hangi tür belgeler aktif olarak kullanılmaktadır? Geleneksel olarak beş türe ayrılabilirler:

• İş faaliyetini onaylayan belgeler
• İdari belgeler
• Dahili resmi yazışmalar
• Bilgi ve yerleşim belgeleri
• Günlük defterleri ve kayıt.

Yukarıda belirtildiği gibi, tüm bu belgeler işletmenin İK departmanı tarafından saklanır. Gelin bu gruplara neler dahil, daha yakından bakalım, hangi belgeler en önemli?

Belirli bir çalışanın belirli bir işletmedeki çalışma faaliyetini doğrulayan her türlü belge, şirketin personel bölümünde saklanır. Bu liste, çalışanın tamamlanmış çalışma kitabını, bir uzmanın belirli bir pozisyon için işe alındığı sırada imzalanan bir iş sözleşmesini, yöneticinin işe alma ve işten çıkarmaya ilişkin emirlerinin kopyalarını içerir.

Ancak yöneticinin çeşitli emir ve talimatları idari belgelere atıfta bulunmaktadır. Gerekirse çalışanlar tartışmalı durumları çözerken bu tür belgelere başvurabilirler. Üstelik bu belgeler de iki önemli alt gruba ayrılıyor. Bunlardan ilki şirketin ana faaliyetlerine ilişkin siparişleri içerir. İkincisi ise personel yönetimine ilişkin emirlerdir. Örneğin, eğer birinci grup, personel kayıtlarının yönetimi veya personel programının onaylanması ile ilgili talimatları içeriyorsa, ikinci grup, belirli bir çalışanın işe alınmasına ilişkin emirleri, onun işten çıkarılmasına ilişkin emirleri, başka bir pozisyona transfer edilmesini vb. içerir.

Bu tür belgelerin doldurulmasının zorunlu olduğunu bir kez daha vurgulamak isterim. Tüm çalışanlar, bu tür birleştirilmiş formların doldurulmasının doğruluğunu ve zamanlamasını bağımsız olarak izleme hakkına sahiptir. Sonuçta, her bir çalışanın sosyal koruması büyük ölçüde buna bağlıdır. Ve bir bütün olarak işletme için, yetkililer tarafından yapılan düzenli kontroller ve incelemelerle bağlantılı olarak personel belgelerinin doğru muhasebeleştirilmesi zorunludur.

En fazla sayıda birleştirilmiş form, bilgi ve yerleşim belgeleri grubunda bulunur. Buna bir zaman çizelgesi, her çalışan için kişisel bir kart, personel tablosu ve kişisel dosyalar dahildir. Bu belgelerin çoğunun bir çalışanın ücretini hesaplamak için gerekli olduğu göz önüne alındığında, bunların kaydedilmesi zorunludur ve doğru doldurulması konusunda yüksek talepler ortaya çıkar.

İşletmedeki herhangi bir personel kararı dahili resmi yazışmalarda belirtilmelidir. Bu tür belgeleri inceleyerek personel servisinin ve diğer departmanların faaliyetleri hakkında sonuçlar çıkarılabilir. Bu kategori, suçlu çalışana disiplin sorumluluğu yüklemek için gerekli olan çalışanlardan gelen her türlü açıklayıcı notu ve ayrıca bölüm ve bölüm başkanlarından işletmenin başkanına gönderilen çalışan teşvikleri taleplerini içerir.

Bir diğer önemli personel dokümantasyonu türü çalışan kayıtları ve muhasebe kayıtlarıdır. Bu geniş liste, çalışanların kabulü, işten çıkarılması veya transferi için emirlerin kaydedildiği bir dergiyi, iş sözleşmelerinin kaydedildiği bir dergiyi, izin verilmesine ilişkin siparişlerin kaydedildiği bir dergiyi, resmi atamaların kaydedildiği bir dergiyi, iş gezileri için siparişlerin kaydedildiği bir dergiyi içerir. çalışanların. Ve bu hala bu tür belgelerin en eksiksiz listesi değil.

İK belgelerinin tamamlanması gerekli mi?

Yukarıdaki belge gruplarının tamamının doldurulması ve kaydedilmesinin gerekli olduğu kesin olarak söylenemez. İş hayatında bunların birçoğu olmadan yapmak gerçekten imkansızdır. Bazıları tavsiye edilir. Ayrıca yönetimi büyük ölçüde şirketin faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olanlar da var.

Business.Ru'yu hemen kullanmaya başlayın! İşletme yönetiminde modern bir yaklaşım kullanın ve gelirinizi artırın.

Business.Ru'ya ücretsiz bağlanın

Çalışma ilişkilerinin ortaya çıkması ve belgelenmesi sürecinde, “personel belgeleri” genel adı altında birçok belge üretilmektedir. Uzmanlaşmış literatürde, çeşitli kriterlere göre bir personel belgeleri kompleksi sistematize edilmiştir.

Örneğin, hedef bağlılığa göre iki büyük personel belgesi grubu ayırt edilir:

1. Personel kayıtlarına ilişkin belgeler, işe alma, başka bir işe transfer etme, izin verme, işten çıkarma, çalışan kişisel kartı vb. emirlerini içerir. Personele ilişkin belgelerin ana kısmı, emeğin ve ödemesinin kaydedilmesine yönelik, Rusya Federasyonu Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı No. 1 “Emek ve ödemenin kaydedilmesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması hakkında.”

2. Personel yönetimi ve işgücü organizasyonu fonksiyonlarının uygulanmasına ilişkin belgeler(İç işgücü düzenlemeleri, Yapısal birime ilişkin düzenlemeler, Görev tanımları, Yapı ve personel seviyeleri, Personel tablosu). 30 Aralık 1993 tarih ve 299 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararnamesi ile onaylanan “Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı” OK 011-93'te, bu belgelere “faaliyetlerin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemesine ilişkin belgeler” adı verilmektedir. bir kuruluş veya işletmenin."

Ayrıca, tüm personel belgeleri, çalışanlarınızı işe alırken bakmanız gereken belgelere (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesi) ve tabii ki kuruluşunuzda oluşturduğunuz ve geliştirdiğiniz belgelere ayrılabilir. Böylece, kuruluşun sahip olduğu personel belgelerinin sınıflandırmasını iki gruba ayırarak kullanabilirsiniz:

Grup I – Bir iş sözleşmesi imzalandığında sunulan belgeler. Yasaların gerektirdiği çalışan belgeleri (kopyaları) (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesi):

Kimlik belgeleri;
- ilk kez çalışanlar ve yarı zamanlı çalışanlar hariç, çalışma kayıt defteri;
- devlet emeklilik sigortasının sigorta belgesi;
- askeri kayıt belgeleri (askeri kimlik, tescil belgesi vb.);

Eğitim belgesi;
- belirli faaliyet türleri için sabıka kaydının varlığına (yokluğuna) ilişkin belge.

Grup II – İşveren tarafından iş ilişkilerinin ortaya çıkmasıyla bağlantılı olarak oluşturulan belgeler:

1. Yerel düzenlemeler (LNA) – Kuruluşun kendi bünyesinde geliştirilen personel belgeleri. Çalışma mevzuatında net bir LNA kavramı yoktur, ancak Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8. Maddesinde bunların iş mevzuatını açıklayan normlar olduğundan ve bunların aynı zamanda emeği nasıl uyguladığınızı anlatan belgeler olduğundan bahsedilmektedir. Kuruluşunuzdaki mevzuatı sizin spesifikasyonlarınıza göre düzenleyin. Ve burada, geliştirdiğiniz ve oluşturduğunuz LNA'nızın, çalışma mevzuatına uygun olarak işçilerin durumlarını kötüleştirmemeleri için analiz edilmesi gereken en önemli şeye dikkat etmek gerekir, çünkü sanatta. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8'i şöyle diyor: “Yerleşik iş mevzuatı ve iş hukuku hükümlerini, toplu sözleşmeleri, sözleşmeleri ve kabul edilen yerel düzenlemeleri içeren diğer düzenlemelerle karşılaştırıldığında işçilerin durumunu kötüleştiren yerel düzenleme normları Sanat tarafından belirlenen uygunluk olmadan. Bu Kanunun 372'si, çalışanların temsili organının görüşlerinin dikkate alınmasına ilişkin prosedüre tabi değildir. Bu gibi durumlarda iş mevzuatı ve iş hukuku normlarını, toplu sözleşmeleri ve sözleşmeleri içeren diğer düzenleyici hukuki düzenlemeler uygulanır.”

Belgelerin normatifliğine ilişkin kriterler birlikte uygulanması gereken iki faktördür:

1. Tekrarlanan başvuru - bu, belgeyi yürürlüğe koyduktan sonra uygulamasının geçerliliğini kaybetmediği, ancak geçerliliğini sürdürdüğü anlamına gelir.

2. Kişiselleştirilmeme - bu, belgenin herhangi bir bireysel varlığı değil, kişiler, dernekler, bölümler vb.'den oluşan bir çevreyi ilgilendirdiği anlamına gelir.

1) Zorunlu LNA.

1. İşverenin emriyle onaylanan personel tablosu (T-3 formu) (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 15, 57. Maddeleri);

2. İşverenin emriyle onaylanan iç çalışma düzenlemeleri (ILR) (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189, 190. Maddeleri);

3. İşgücünün korunmasına ilişkin kurallar ve talimatlar. İşverenin işletmesi için geçerli olan işgücünün korunmasına ilişkin tüm düzenleyici yasal düzenlemeler (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun X bölümü);

4. Çalışanların kişisel verilerine veya çalışanların kişisel verilerinin işletmede kullanılmasına ilişkin prosedürü düzenleyen diğer belgelere ilişkin düzenlemeler, kişisel verilerin ifşa edilmemesi yükümlülüğü (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 86. maddesinin 8. maddesi, 87. maddesi) );

5. Ticari sır hükümleri/anlaşmaları. İşveren tarafından onaylanan, ticari sır niteliğindeki bilgilerin listesi;

6. Ücretlere ilişkin yerel düzenlemeler (LNA);

7. Toplu sözleşme (zorunlu, toplu müzakerelerin başlatılmasına ilişkin yazılı teklifin alınmasına tabidir).

2) LNA özellikleri dikkate alıyor.Örneğin, Rusya Federasyonu İş Kanunu, çalışanlar için vardiyalı çalışma programı getirme imkanı sunmaktadır. Vardiyalı çalışma programını uygulamaya koyarsanız, zorunlu bir yerel düzenleme kanunu, çalışanların uygulamaya konulmasından bir ay önce aşina olması gereken vardiya programı olacaktır.

3) Diğer LNA. Diğer yerel düzenlemeler, kanunla öngörülmeyen ancak çalışanlarla iş ilişkilerini düzenlemek amacıyla kuruluşta geliştirilen, işçi disiplini, çalışma saatleri, güvenlik önlemleri ve endüstriyel temizlik, işçilerin işe alınması ve işten çıkarılmasına ilişkin kuralları içeren eylemlerdir. bu olmadan işveren normal şekilde çalışamayacaktır.

2. Personel fonksiyonlarına ilişkin belgeler. Bir kuruluşta ihtiyaç duyulan sonraki belgeler personel fonksiyonlarına ilişkin belgelerdir. Bu tür belgeler sözleşmeye bağlı belgeleri içerir - iş sözleşmesi, toplu sözleşme, mali sorumluluk sözleşmesi vb. İdari belgeler - emirler, başkanın talimatları. Personeli, çalışma saatlerini ve ücretleri kaydetmek için birincil muhasebe belgeleri - zaman çizelgeleri, kişisel kart T-2. Bilgi ve referans belgeleri, çalışmalarımız sırasında ortaya çıkan tüm beyanlar, notlar, notlardır. Arşiv belgelerine gelince, bu ayrı duran özel bir mevzuat bloğudur. 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivlemeye İlişkin” Federal Kanun uyarınca, kuruluşları arşiv mevzuatına uygunluk açısından denetleme yetkisi Federal Arşiv Ajansı'na devredilmiştir.

1) Sözleşme belgeleri.

2) İdari belgeler.

3) Personeli, çalışma saatlerini ve ücretleri kaydetmek için birincil muhasebe belgeleri.

4) Bilgi ve referans belgeleri.

5) Arşiv belgeleri.

Başka bir dokümantasyon sınıflandırma sistemi iki kategoriyi içerir: zorunlu ve isteğe bağlı belgeler:

1. Zorunlu personel belgeleri, varlığı tüm işverenler (tüzel kişiler ve bireysel girişimciler) için doğrudan Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından sağlanmaktadır.

Bu tür personel belgeleri, Rusya Federasyonu İş Kanunu (Rusya Federasyonu İş Kanunu Madde 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, Maddeler) tarafından sağlanan yerel düzenlemeleri içerir ve bu nedenle her işveren için zorunludur ve Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun gerekliliklerine uygun olarak iş ilişkilerinin oluşturulması ve belgelenmesi sürecinde oluşturulan belgeler (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62, 66, 67, 68, 84.1, 193. maddeleri). Birincisi, çalışma ilişkilerinin örgütsel ve normatif düzenlenmesi ve belirli bir işveren için rejimin ve çalışma koşullarının oluşturulmasıyla ilişkilidir, ikincisi ise işçi personelinin kaydedilmesine hizmet eder:

1. Toplu sözleşme

2. Ücret ve ikramiyelere ilişkin düzenlemeler

3. Çalışan belgelendirmesine ilişkin düzenlemeler

4. Personel hizmet işlerinin isimlendirilmesi

5. İK departmanına ilişkin düzenlemeler

6. İK departmanı çalışanlarının görev tanımları

7. Personel (T-3 formunda)

8. Zaman çizelgesi (T-13 formu)

9. Vardiya programı

10. Personel kayıt yönetiminin yürütülmesine ilişkin talimatlar

11. İç işgücü düzenlemeleri

12. Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin düzenlemeler

13. Tatil programı (T-7 formunda)

14. Çalışma kitabı

15. Çalışma kitabı formlarının ve bunlara ilişkin eklerin muhasebeleştirilmesi için makbuz ve gider defteri

16. Çalışma kitaplarının ve bunlara yönelik eklerin hareketi için muhasebe kitabı.

Bu aynı zamanda, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararının 2. paragrafı uyarınca “Onaylanması üzerine” emeğin kaydedilmesi ve ödenmesi için birleşik birincil muhasebe belgeleri biçimlerini de içerir. İşgücü muhasebesi ve ödemesi için birleşik birincil muhasebe belgeleri formları”, mülkiyet şekline bakılmaksızın, Rusya Federasyonu topraklarında faaliyet gösteren tüm kuruluşlar için zorunludur.

Şu anda, personel kaydı için aşağıdaki birleşik formlar yürürlüktedir: No. T-1 “Bir çalışanın işe alınmasına ilişkin emir (talimat), No. T-1a “Çalışanların işe alınmasına ilişkin emir (talimat), No. T-2” Kişisel kart çalışanı", No. T-2GS (MS) "Bir devlet (belediye) çalışanının kişisel kartı", No. T-3 "Personel masası", No. T-4 "Bilimsel, bilimsel ve pedagojik bir kişinin kayıt kartı işçi", Sayı: T-5 "Çalışanların başka işe nakline ilişkin emir (emir), Sayı: T-5a "Çalışanların başka işe nakline ilişkin emir (emir), Sayı: T-6 "Emir (emir) çalışana izin verilmesine ilişkin,” No. T-6a “Çalışanlara izin verilmesine ilişkin emir ( emir)", No. T-7 "Tatil Programı", No. T-8 "Fesih (fesih) ile ilgili emir (talimat) çalışanla iş sözleşmesinin feshedilmesi (işten çıkarılma)", No. T-8a "Çalışanlarla iş sözleşmesinin feshi (fesih) hakkında emir (talimat)", No. T-9 "Gönderme emri (talimat) bir iş gezisinde çalışan", No. T-9a "Çalışanları bir iş gezisine gönderme emri (talimat)", No. T-10 " Seyahat sertifikası", No. T-10a "Bir iş gezisine göndermek için resmi görev gezisi ve uygulanmasına ilişkin rapor", No. T-11 "Çalışanı teşvik etmeye ilişkin emir (talimat)", No. T-11a "Çalışanları teşvik etmeye ilişkin emir (talimat)."

Ek olarak, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı, çalışma sürelerinin ve personel ile ücret ödemelerinin kaydedilmesi için birleşik formları onayladı: No. T-12 “Çalışma süresinin kaydedilmesi ve ücretlerin hesaplanması tablosu” , Sayı: T-13 “Çalışma saatlerinin muhasebeleştirilmesi tablosu”, Sayı: T-49 “Bordro”, Sayı: T-53 “Bordro”, Sayı: T-53a “Bordro Kayıt Defteri”, Sayı: T-54 “Kişisel Hesabı", Sayı: T-54a “Kişisel hesap (svt)”, Sayı: T-60 “Çalışana izin verilmesine ilişkin not-hesabı”, Sayı: T-61 “İş akdinin feshi (fesih) üzerine not-hesabı Çalışanla sözleşme (işten çıkarılma)”, Sayı T -73 “Belirli bir işin süresi için akdedilen belirli süreli iş sözleşmesi kapsamında yapılan işin kabulüne ilişkin kanun.”

2. İsteğe bağlı personel belgeleriİşverenin yerel mevzuat çerçevesinde benimseyebileceği liste ve prosedürleri işveren bağımsız olarak belirler.

İsteğe bağlı personel belgeleri tavsiye niteliğinde olup iş hukuku normlarını da içerir ve iş ilişkilerini düzenlemek için gereklidir. Bu tür personel belgeleri, örneğin yapısal bölümlere ilişkin düzenlemeleri, personel düzenlemelerini, iş tanımlarını, çalışanların belgelendirilmesine ilişkin düzenlemeleri ve diğerlerini içerir.

Bu nedenle, personel belgelerinin genel bileşimi, mevcut mevzuatın gereklilikleri, iş organizasyonunun ölçeği ve özellikleri dikkate alınarak, bu belgeler ve işgücü muhasebesi için birleşik birincil muhasebe belgeleri formları hariç olmak üzere doğrudan işveren tarafından belirlenir. ve her işveren için zorunlu olan ücret.

Ek olarak, yukarıdaki sınıflandırıcının geliştiricileri, personel dokümantasyonunu sistematize etmek için başka bir prensip de uygularlar; yani, tipik personel prosedürlerine göre, aşağıdaki personel dokümanı türleri ayırt edilir:

1. İşe alma belgeleri:

· Bir iş için uygulama;

· Pozisyona atanma sözleşmesi;

· İşe kabul sırası;

· İşçi kolektifinin işe alımla ilgili genel toplantı tutanakları.

2. Başka bir işe geçiş için belgeler:

· Başka bir işe transfer başvurusu;

· Başka bir işe geçme fikri;

· Başka bir işe transfer emri.

3. İşten çıkarılma belgeleri:

· İstifa dilekçesi;

· İşten çıkarılma kararı;

· İşçi kolektifinin işten çıkarmaya ilişkin genel kurul toplantı tutanakları.

4. Tatil kayıt belgeleri:

· Tatil programı;

· İzin başvurusu;

· İzin verilmesine ilişkin emir.

5. Teşviklerin kaydına ilişkin belgeler:

· Teşvik fikri;

· Teşvik sırası;

· İşçi kolektifinin teşviklere ilişkin genel kurul toplantı tutanakları.

6. Disiplin yaptırımlarının uygulanmasına ilişkin belgeler:

· İş disiplininin ihlaline ilişkin rapor;

· İş disiplininin ihlaline ilişkin açıklayıcı not;

· Disiplin yaptırımı uygulanmasına karar verilmesi;

· Disiplin yaptırımlarının uygulanmasına ilişkin işçi kolektifinin genel kurul toplantı tutanakları.

Çalışanın özlük dosyasında yer alan özlük belgelerini ele alırsak bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

1. İş başvurusunda bulunurken doldurulması gerekenler:

2. Özellikler

4. Otobiyografi

5. İş Başvurusu

6. Kişisel kart

7. Bir çalışanın işe alınmasına ilişkin emir (T-1 formunda), çalışanların işe alınmasına ilişkin emir (T-1a formunda)

8. Pozisyona Seçim Protokolü ve Boş Pozisyon İçin Yarışma Sonuçları

9. İş sözleşmesi

2. Çalışma hayatı boyunca eklenenler:

1. İzin verilmesine ilişkin emir (Form T-6), izin verilmesine ilişkin (Form T-6a), bir çalışanın ödüllendirilmesine (Form T-11), çalışanların ödüllendirilmesine (Form T-11a), bir çalışanın iş gezisine ilişkin emir (Form T-9), çalışanların iş gezisinde (form T-9a), bir çalışanın transferinde (form T-5), çalışanların transferinde (form T-5a), bir başvuru üzerine disiplin yaptırımı, disiplin yaptırımının kaldırılması, kadroların birleştirilmesi, kadroların değiştirilmesi, tatilin yeniden planlanması, tatilden geri çağırma, işten uzaklaştırma, personel azaltımı hakkında.

2. Kişisel verilerin değiştirildiği belgelerin kopyaları (evlilik veya boşanma belgesi, çocuk doğumu vb.).

3. Onay sayfaları.

4. İleri eğitime ilişkin belgelerin kopyaları.

5. Açıklayıcı notlar, bildirimler, işlemler vb.

Muhasebe dokümantasyon grubu, personel kayıtlarının işlevini yerine getirir ve personelin bileşimi ve hareketi hakkında gerekli bilgilerin ilk kaydı ve daha sonra işlenmesi sırasında elde edilen kişisel verilerin bir deposudur.

Muhasebe belgelerinde çalışanlarla ilgili muhasebe verilerinin kaydedilme ve biriktirilme sırası açısından iki alt grup ayırt edilebilir:

1) birincil muhasebe belgeleri;

2) türev (ikincil) muhasebe belgeleri.

Birincil muhasebe belgeleri ilk bilgileri içerir ve çalışanlar tarafından işe alım sırasında sağlanan kişisel belgeler esas alınarak doldurulur.

Bunlar şunları içerir: kişisel dosya, kişisel personel kayıt sayfası, kişisel personel kayıt sayfasına ek.

Özel iş.

Kişisel dosya, çalışanın kişisel verilerini ve iş faaliyetiyle ilgili diğer bilgileri içeren bir dizi belgedir.

Personel belgelerinin bir parçası olarak özlük dosyasına gerek yoktur.

Kural olarak, kişisel işler çeşitli devlet kurumlarında ve özel iş sektöründe - yönetim personeli, uzmanlar ve mali açıdan sorumlu kişiler tarafından sürdürülür. Modern personel kayıt yönetimi koşullarında, işveren, kişisel dosyaların oluşturulması ihtiyacına bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir. Aynı zamanda, işverenin tercihine bakılmaksızın, her çalışan için gerekli tüm kişisel veriler kişisel karta yansıtılır (birleşik form No. T-2).

Kişisel dosyalarla çalışma prosedürü yasa koyucu tarafından düzenlenmemektedir ve bu nedenle işverenler, bunların oluşumu ve yönetimi konularına bağımsız olarak karar vermektedir.

Bunun istisnası memurların özlük dosyalarıdır.

Federal memurların kişisel dosyalarının yönetimi, 1 Haziran 1998 tarih ve 640 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı ile “Rusya Federasyonu'nun kamu görevlerinde bulunan kişilerin kişisel dosyalarının atanma sırasına göre tutulmasına ilişkin prosedür hakkında” düzenlenmiştir. ve Federal Sivil Hizmetin kamu pozisyonları.

Rusya Federasyonu devlet memurlarının kişisel dosyalarının yönetimi, 30 Mayıs 2005 tarih ve 609 sayılı Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararı ile düzenlenmiştir “Rusya Federasyonu devlet memurunun kişisel verilerine ilişkin düzenlemelerin onaylanması üzerine Federasyon ve kişisel dosyasının yönetimi.”

İş emrinin verilmesinden sonra kişisel bir dosya hazırlanır. Başlangıçta, işe alım prosedürünü resmileştiren belgeler kişisel bir dosyada ve ardından çalışanın belirli bir işverenle çalışma hayatı boyunca ortaya çıkan tüm ana belgeler halinde gruplandırılır.

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin düzenlemelerin analizine ve her şeyden önce 6 Ekim 2000 tarihinde Rosarkhiv tarafından onaylanan “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgeleri listesi” nin 337. paragrafına dayanarak şunları yapabiliriz: Kişisel dosyanın aşağıdaki belgeleri içerdiği sonucuna varılır:

Ø kişisel dosyada bulunan belgelerin dahili envanteri;

Ø personel kayıtları için anket veya kişisel sayfa;

Ø otobiyografi veya özgeçmiş;

Ø eğitim belgelerinin kopyaları;

Ø Pozisyonu doğrulayan belgelerin kopyaları (kanunla öngörülen durumlarda);

Ø iş başvurusu;

Ø Kişisel personel kayıt defterine ek olarak;

Ø istihdam, transfer, işten çıkarılma emirlerinin kopyaları (veya bunlardan alıntılar);

Ø Bu çalışana ilişkin sertifikalar ve diğer belgeler.

Madde 6.2.10'a göre. Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı “Federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar hakkında” Emri Kişisel dosyalardaki belgeler, alındıkları sırada kronolojik sıraya göre düzenlenmelidir.

Özlük dosyasında bulunan belgelerin iç envanteri, davadaki belgelerin seri numaraları, indeksleri, tarihleri, başlıkları ve her belgenin bulunduğu davanın sayfa numaraları hakkında bilgi içermelidir. Kişisel dosyanın sayfaları ve dahili envanteri ayrı ayrı numaralandırılır.

Kişisel dosya belgelerinin dahili envanteri, imzanın transkriptini, envanterin derlenme konumunu ve tarihini belirterek derleyici tarafından imzalanır.

Kişisel personel kayıt sayfası, çalışanın biyografik bilgilerini, eğitimini, kariyerinin başlangıcından bu yana önceki iş yerlerini, medeni durumunu ve daha fazlasını içerir.

Çalışan, bir işe başvururken kişisel bir formu elle doldurur. Doldururken aşağıdaki belgeler kullanılır:

Ø pasaport;

Ø çalışma kitabı;

Ø askeri kimlik;

Ø eğitime ilişkin belge (diploma, sertifika, sertifika, tasdik), Yüksek Tasdik Komisyonunun (HAC) akademik derece verilmesine ve akademik unvanın verilmesine (diploma ve sertifika) ilişkin belgeleri;

Ø Mevcut buluşlarla ilgili belgeler.

“Anket”, bazen işe başvururken kullanılan “Kişisel Personel Kayıt Formu”na benzer bir belgedir. Kişisel bir formdan farklı olarak anket yalnızca işe alınan kişi tarafından değil aynı zamanda bir İK uzmanı tarafından da imzalanır.

Bazen işe alınan bir çalışandan bir "Otobiyografi" veya "Özgeçmiş" sunması istenir.

Kişisel bir dosya oluştururken, içine sosyal açıdan önemli gerçekleri doğrulayan belgelerin kopyaları yerleştirilir (eğitim belgeleri - sertifika, diploma, sertifika, çocuğun doğum belgesi, boşanma belgesi vb.). Unutulmamalıdır ki, belgelerin kopyalarının yanı sıra, ilgili belgelerin asıllarının da elinizde olduğundan emin olmalısınız.

Atamayı onaylayan belgelerin kopyaları yöneticilerin özlük dosyalarına konur (Yönetim Kurulu veya şirket kurucularının toplantı tutanaklarının bir kopyası, hissedarlar genel kurul tutanaklarının bir kopyası).

Bir işe başvururken referanslar veya tavsiye mektupları sunulmuşsa veya çalışan iş başvurusunda bulunmuşsa, bunlar da çalışanın kişisel dosyasına kaydedilir.

Bir çalışanla yapılan iş sözleşmeleri özlük dosyası belgelerinin bir parçası olabileceği gibi ayrı dosyalar halinde de oluşturulabilir.

Kişisel dosya, buluş listeleri, bilimsel çalışmalar ve daha fazlası gibi belgeleri içerebilir.

Kişisel personel kayıt defterine ilave, kişisel personel kayıt defterine ilişkin ikincil bir belgedir; yalnızca çalışanın iş faaliyetinde ve kişisel yaşamında meydana gelen değişiklikleri kaydeder. Bu belge şunları içerir: çalışanın tam adı ve değişiklik ve ekleme yapılmasına yönelik bölümler. Kural olarak böyle bir belge tablo şeklinde derlenir.

Birinci bölümde personele siparişin tarih ve numarasına göre iş, nakil, unvan değişikliği, yapısal birim vb. bilgiler yer almaktadır.

İkinci bölüm, çalışanın mesleki ve kişisel yaşamındaki değişiklikler (örneğin medeni durumdaki değişiklikler, kalıcı kayıt yeri), eğitim, ileri eğitim, yabancı dil bilgisi vb. hakkındaki verileri içerir.

Kişisel verilerde değişiklik ve eklemeler, personel talimatı ve çalışanlar tarafından sağlanan belgelere (evlilik cüzdanı, diploma vb.) dayanılarak yapılmaktadır. Bir çalışanın sözlü beyanı bu değişiklikleri yapmanın temeli değildir. Değişiklik ve eklemeler yapılan yeni belgeler, daha önce dosyalanmış olanlarla birlikte özlük dosyasına konur.

Kuruluşların insan kaynakları hizmetlerinin uygulanmasında, başka bir işe transfer, işten çıkarılma, teşvikler, disiplin yaptırımlarının uygulanması ve kaldırılması, isim değişiklikleri ile ilgili emirlerin (veya onlardan alıntıların) kopyalarının kişisel dosyaya dahil edilmesi gelenekseldir. , ve diğerleri. Ancak tüm bu bilgiler “Kişisel Personel Sicil Cetveli Eki”nde yer almaktadır. Bu bakımdan bu belgeleri kişisel dosyanıza eklememeniz önerilebilir.

Sağlık sertifikaları, ikamet yeri, baypas sayfaları ve benzerleri kişisel dosyalara dahil edilmeyebilir, çünkü bunlardan gelen bilgiler "Personel kayıtları için kişisel sayfaya ek" e aktarılır. Gerektiğinde bağımsız dosyalar haline getirilerek üç yıl süreyle saklanır.

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun (bundan sonra Rusya Federasyonu İş Kanunu olarak anılacaktır) 65. Maddesi uyarınca, bir işe başvururken, başvuru sahibinden aşağıdaki belgeleri talep etmenin yasak olduğu unutulmamalıdır: kanunla sağlanmamıştır.

Özlük dosyasına ilişkin tüm belgeler teslim alındığı şekliyle bir klasörde dosyalanır. Kasa formları, kasa oluşturma işlemi sırasında numaralandırılır. Kişisel bir dosyaya yeni bir belge yerleştirildiğinde, bu belgeyle ilgili veriler öncelikle dosya envanterine girilir, ardından belgenin sayfaları numaralandırılır ve ancak bundan sonra belge dosyalanır.

Kişisel bir dosyanın kapağı ve kalıcı depolama dosyalarının kapakları, GOST 17914-72 “Uzun süreli depolama için dosya kapakları” tarafından belirlenen biçimde derlenir ve yürütülür. Türler, çeşitler, teknik gereksinimler" (17 Temmuz 1972 tarih ve 1411 sayılı SSCB Devlet Standartlar Komitesi Kararı ile sunulmuştur).

Kişisel dosyanın kapağında aşağıdakiler tam olarak belirtilir: kuruluşun adı, davanın unvanı, soyadı, adı, aday davadaki çalışanın soyadı, vaka indeksi, davanın seri numarası durum (genellikle bir personel numarası).

Bu numara altında kişisel dosya, aşağıdaki sütunları içeren “Kişisel İşler Kitabı (Dergisi)” ne kaydedilir: seri numarası, soyadı, adı, çalışanın soyadı, davanın kayıt tarihi ve kayıttan silinme tarihi .

Kişisel dosyalar, güvenliklerini sağlamak için çalışma kitaplarından ayrı, kesinlikle sorumlu belgeler olarak kasada, metal dolaplarda veya özel odalarda saklanır. Bunların saklanmasına ilişkin sorumluluk, personel belgelerini bulunduran kişilere aittir.

Kişisel dosyalardaki belgelerle çalışırken, bunların çalışanın mevcut mevzuata uygun olarak korunan kişisel verileriyle ilgili olduğunu dikkate almak gerekir.

Çalışanların kişisel verilerine izinsiz erişimi sınırlamak için, kişisel dosyaların kaydedilmesi, oluşturulması, bakımı ve saklanmasına ilişkin tüm işlemler, dosyalardaki belgelerin güvenliğinden ve erişimden kişisel olarak sorumlu olan İK departmanının bir çalışanı tarafından gerçekleştirilmelidir. diğer çalışanların dosyalarına. Kişisel işlerin oluşumu ve yönetimine ilişkin belgeler, çalışanla iş ilişkilerinin belgelenmesi sürecinden sorumlu çalışan tarafından transfer günlüğünde imza karşılığında kendisine teslim edilir.

İşverenin emri, çalışanların kişisel dosyalarının ve kişisel dosyaları kullanmasına izin verilen kişilerin çevresinin düzenlenmesi, tanıtılması prosedürünü oluşturmalıdır; bu, Çalışanların Kişisel Verilerine İlişkin Yönetmelik'te de yapılabilir. Bir belgenin kişisel bir dosyadan kaldırılması durumunda, dosya envanterine böyle bir eylemin temelini (sipariş, yöneticinin izni) ve belgenin yeni konumunu belirten bir giriş yapılır. Madde 3.2.3'e göre. SSCB Ana Arşiv Müdürlüğü'nün 25 Mayıs 1988 tarih ve 33 sayılı Emri “Yönetim için devlet belge desteği sistemi. Temel hükümler. Belge ve belge destek hizmetlerine ilişkin genel şartlar” hükmü uyarınca, el konulacak belgenin bir kopyası yapılır ve el konulan belgenin yerine dosyalanır. Envanterdeki işaret ve kopya, İK departmanı çalışanının imzasıyla onaylanır.

Kişisel şeyler verilmedi onları çalıştıran çalışanların eline geçer. Çalışan, yalnızca personel departmanı binasındaki kişisel dosyasıyla tanışma hakkına sahiptir. Kişisel dosyaya aşinalık gerçeği de dosya envanterine kaydedilir.

Geçici kullanım için düzenlenmiş bir özlük dosyası ile çalışırken, daha önce yapılan girişlerde düzeltme yapılması, yeni girişler yapılması, mevcut belgelerin özlük dosyasından çıkarılması veya yenilerinin yerleştirilmesi, içerdiği gizli bilgilerin ifşa edilmesi yasaktır. . Özlük dosyalarında değişiklik sadece bunların yönetiminden sorumlu kişiler tarafından yapılır.

Davayı iade ederken belgelerin güvenliği, hasar olup olmadığı, davaya başka belgelerin dahil edilmesi veya belgelerin değiştirilmesi dikkatlice kontrol edilir.

Personel departmanı tesislerinde yalnızca çalışan çalışanların kişisel dosyaları saklanır. Kişisel dosyalar sayısal sıraya göre veya çalışanın soyadına göre alfabetik olarak düzenlenebilir.

Çalışanın işten çıkarılmasının ardından kişisel dosyası klasörden kaldırılarak arşiv deposuna aktarılmak üzere hazırlanır. Federal Arşiv tarafından 6 Ekim 2000 tarihinde onaylanan “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgeleri listesi” uyarınca işten çıkarılan çalışanların kişisel dosyaları 75 yıl süreyle saklanır. Yöneticilerin özlük dosyaları kalıcı olarak saklanır. Depolama için belgelerin tam güvenliğini sağlamak amacıyla kilitlenebilir metal kasalar ve dolaplar kullanılır.

Çalışanın kişisel kartı.

Geçici ve mevsimlik işçiler, ana ve yarı zamanlı işçiler de dahil olmak üzere tüm kategorilerdeki işçiler için kişisel bir kart (form No. T-2) doldurulur. Kişisel kart, personel kayıtlarının ana belgesidir.

Çalışanın belirli bir işverende çalıştığı süre boyunca, işe alımdan başlayarak korunur ve yalnızca işten çıkarılma durumunda kapatılır. Medeni sözleşme kapsamında işe alınan çalışanların kişisel kayıtları tutulmamaktadır.

T-2 numaralı kişisel kart zorunlu personel belgeleri grubuna aittir. Kişisel kartın şekli birleşiktir ve Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 No'lu Kararı ile onaylanan, emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin birincil muhasebe dokümantasyon sistemi ile ilgilidir. Emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesi için birleşik birincil muhasebe belgeleri biçimleri.

Belirli işgücü faaliyeti alanlarının özellikleriyle bağlantılı olarak, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli ve 1 No'lu Kararı “Emeğin kaydedilmesi ve ödenmesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine” iki tane daha onayladı muhasebe formları: No. T-2GS (MS) ve No. T -4.

Bir devlet (belediye) çalışanının kişisel kartı (form No. T-2GS (MS)) devlet (belediye) kamu hizmeti pozisyonlarında bulunan kişileri kaydetmek için kullanılır. T-2 numaralı form yerine gerçekleştirilir ve benzer içeriğe sahiptir.

Bilimsel, bilimsel ve pedagojik bir çalışanın kayıt kartı (form No. T-4), bilimsel, araştırma, bilim ve üretim organizasyonlarında, eğitim ve diğer kurum ve kuruluşlarda faaliyet gösteren T-2 formuna paralel olarak doldurulur. Bilim çalışanlarının muhasebesine yönelik eğitim, bilim ve teknolojiler alanı. İlgili belgelere (doktora ve bilim adayı diplomaları, doçent ve profesör sertifikaları vb.) ve çalışan tarafından sağlanan bilgilere dayanarak doldurulur.

Kişisel kartın önemi, çalışma kayıt defterinin kaybolması durumunda çalışanın iş deneyimini doğrudan doğrulayan tek belge olmasıdır.

T-2 numaralı kişisel kartınızı, kişisel dosyanızın bir parçası olan kişisel personel kayıt sayfası veya anket gibi belgelerle karıştırmamalısınız. Bu belgeler çalışanın kendisi tarafından doldurulur, herhangi bir biçimde hazırlanır ve işverenin kişisel dosyaların kaydedilmesi için onaylanmış bir prosedürü yoksa eksik olabilir.

Kişisel kart, istihdam emri (talimat) (form No. T-1 veya No. T-1a) temelinde işe alınan tüm kişiler için yalnızca bir İK uzmanı tarafından doldurulur. Kişisel kartlar, çalışan soyadına göre alfabetik olarak ayrı bir dosya dolabı oluşturacak şekilde kasada saklanmaktadır.

Kişisel kartı doldururken, çalışanın işe başvururken sunduğu aşağıdaki belgelerden alınan bilgiler kullanılır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesine uygun olarak):

Pasaportlar;

Eğitim belgesi nitelikler veya özel bilginin varlığı hakkında - özel bilgi veya özel eğitim gerektiren bir işe başvururken;

Çalışma kitabı (yarı zamanlı çalışanlar için - çalışma kitabının kopyaları);

Devlet emeklilik sigortasının sigorta belgesi;

Vergi dairesine kayıt belgeleri;

Askerlik sicil belgeleri (askerlik hizmetinden sorumlu olanlar için).

Kişisel kartı doldururken çalışanın kendisi hakkında verdiği ek bilgiler de kullanılır.

Not!

Bazı durumlarda, işveren, işin özelliklerini dikkate alarak, bir iş sözleşmesi imzalarken (çalışanın rızası ile) ek belgelerin ibrazını talep edebilir. Bu durumda, ek belgelerin listesi işveren tarafından bağımsız olarak oluşturulmaz, ancak bunları sağlama ihtiyacı doğrudan düzenleyici bir kanunla belirlenmelidir: Rusya Federasyonu İş Kanunu, diğer federal yasalar, Rusya Federasyonu Başkanının kararları. Rusya Federasyonu ve Rusya Federasyonu Hükümeti Kararları.

Diğer tüm durumlarda, iş başvurusunda bulunan kişiden kanunun öngördüğü belgeler dışında herhangi bir ek belge talep edilmesi yasaktır.

Bu tür ek belgeler, kural olarak şunları içerir: bir çocuğun doğum belgesi, bir evlilik belgesi, bir kadının hamilelik belgesi, engellilik ile ilgili belgeler, Çernobil nükleer santralindeki kazayla bağlantılı olarak radyasyona maruz kalma bölgesinde olmak ve diğerleri.

Ancak işverenin, işe başvuran kişiden belirtilen belgeleri sağlamasını isteme hakkı yoktur. Aynı zamanda, bu belgelerin sağlanması çalışanın çıkarınadır, çünkü aksi takdirde işveren, çalışana yasaların gerektirdiği faydaları ve garantileri sağlayamayacaktır.

T-2 numaralı kişisel kartın birleşik formu dört sayfadan oluşur ve aşağıdaki bölümleri içerir:

I. “Genel bilgiler”;

II. “Askerlik kaydına ilişkin bilgiler”;

III. “İşe alma ve başka bir işe transfer etme”;

IV. "Sertifika";

V. “İleri düzey eğitim”;

VI. “Mesleki yeniden eğitim”;

VII. “Ödüller (teşvik eder), onursal unvanlar”;

VIII. "Tatil";

IX. “Kanun uyarınca çalışanın hak ettiği sosyal yardımlar”;

X. "Ek bilgiler";

XI. “İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarılma) nedenleri.”

Bölüm I “Genel Bilgiler” bölümünde, çalışan hakkında bilgi verirken aşağıdaki kurallara uymanız gerekir:

1. Soyadı, adı, soy adı pasaport esasında belirtilir ve eksiksiz ve okunaklı bir şekilde yazılır.

Aynı zamanda, bilgi kodlama bölgelerinin de tüm Rusya sınıflandırıcılarına uygun olarak doldurulması gerekir: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Not.

OKATO - “İdari-Bölgesel Bölüm Nesnelerinin Tüm Rusya Sınıflandırıcısı” OK 019-95, 31 Temmuz 1995 tarih ve 413 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararı ile onaylanmıştır;

OKIN – “Nüfus hakkındaki bilgilerin tüm Rusya sınıflandırıcısı. OK 018-95", 31 Temmuz 1995 tarih ve 412 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararnamesi ile onaylanmıştır;

OKSO – “Eğitime Göre Tüm Rusya Uzmanlık Sınıflandırıcısı. OK 009-2003", 30 Eylül 2003 tarih ve 276-st tarihli Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararnamesi ile onaylanmıştır;

OKPDTR – 26 Aralık 1994 tarih ve 367 sayılı Rusya Federasyonu Devlet Standardı Kararnamesi “Tüm Rusya işçi meslekleri, çalışan pozisyonları ve tarife kategorileri sınıflandırıcısının kabulü ve uygulanması hakkında OK 016-94.”

2. Doğum tarihi ve yeri pasaport veya başka bir kimlik belgesine dayanılarak belirlenir ve tam olarak yazılır, örneğin: "12 Aralık 1964." Buna göre kod şu şekilde belirtilmiştir: 12/12/1964.

3. Vatandaşlık kısaltmasız olarak kaydedilir. Vatandaşlığın kaydı ve kodlanması OKIN'e uygun olarak gerçekleştirilir; bunlar aşağıdaki gibi olabilir:

· Rusya Federasyonu vatandaşı - 1;

· Rusya Federasyonu vatandaşı ve yabancı bir devlet - 2 (çifte vatandaşlık durumunda vatandaşlığın hangi devlet olduğu belirtilir);

· yabancı vatandaş (hangi eyalette olduğunu belirtin) - 3;

· vatansız kişi - 4.

4. T-2 numaralı formun I. bölümünün 5. paragrafı “Yabancı dil bilgisi” doldurulurken dil bilgisi derecesi şu şekilde belirtilir: “Akıcı konuşuyorum” (OKIN kodu - 3), “Ben okuyorum ve kendimi anlatabiliyorum” (OKIN kodu - 2), “Sözlükle okuyup tercüme ediyorum” (OKIN kodu - 1).

5. Eğitimle ilgili tüm bilgiler (yeterlilik, yön veya uzmanlık) bir eğitim belgesine dayanılarak oluşturulur.

Eğitim OKIN ve OKSO'ya göre kayıt altına alınmakta ve kodlanmaktadır.

OKIN'e göre eğitim şu şekilde kodlanmaktadır:

· ilk (genel) eğitim - 02;

· temel genel eğitim - 03;

· orta (tam) genel eğitim - 07;

· ilk mesleki eğitim - 10;

· orta mesleki eğitim - 11;

· tamamlanmamış yüksek öğrenim - 15;

· yüksek öğrenim - 18;

· lisansüstü eğitim - 19.

Bir yükseköğretim kurumunun üç dersini tamamlayanlar, yüksek mesleki eğitimi tamamlanmamış (tamamlanmamış) kişiler olarak sınıflandırılır.

T-2 numaralı formda, eğitimle ilgili bilgilerin doldurulmasına yönelik iki blok sütun, ikinci bir eğitim kurumunun tamamlanmasıyla ilgili bilgileri belirtmek için tasarlanmıştır.

6. Meslek (ana), personel tablosu ve işe alma sırası (talimat) temelinde tam olarak belirtilir. Başka bir meslek, ikinci bir eğitim veya uzmanlık edinilmesini onaylayan belgelere dayanmaktadır. Rusya Federasyonu Devlet Standardının 26 Aralık 1994 tarih ve 367 sayılı Kararı ile onaylanan Tüm Rusya İşçi Meslekleri, Çalışan Pozisyonları ve Tarife Seviyeleri OK-016-94 Sınıflandırıcısına uygun olarak kodlanmıştır. Tüm Rusya İşçi Meslekleri, Çalışan Pozisyonları ve Tarife Seviyeleri Sınıflandırıcısı OK-016-94" (bundan sonra - OKPDTR olarak anılacaktır).

7. İş deneyimi (toplam, sürekli, hizmet süresi için ikramiye hakkı verilmesi, belirli bir işveren tarafından belirlenen diğer yardımlara hak verilmesi), çalışanın çalışma kitabındaki ve (veya) diğer belgelerdeki girişler esas alınarak hesaplanır. gün, ay, yıl olarak belirtilen ilgili hizmet uzunluğunun teyit edilmesi.

8. Medeni durum, OKIN'e uygun olarak aşağıdaki olası değerlere göre kaydedilir ve kodlanır:

· hiç evlenmemiş (evlenmemiş) - 1;

· kayıtlı bir evlilik içindeyse – 2;

· kayıt dışı evlilik içindeyse - 3;

· dul (dul) - 4;

· boşanmış (boşanmış) - 5;

· ayrılmış (parçalanmış) - 6.

9. Ailenin bir parçası olarak yalnızca aile üyeleri belirtilir, bu da ilişkinin derecesini gösterir.

Mevcut mevzuat genel bir “aile” kavramı içermemektedir, ancak Rusya Federasyonu Aile Kanunu'nun 2. Maddesi ve Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1142. Maddesi normlarının analizine dayanarak, aile üyeleri çevresi Şunları içerebilir: eşler, ebeveynler ve çocuklar (evlat edinen ebeveynler ve evlat edinilen çocuklar dahil).

10. Pasaport detayları pasaporta tam uygun olarak belirtilir.

11. İkamet yeri (pasaporta göre), çalışana göre fiili olarak pasaport esas alınarak belirtilir. İkamet kodu OKATO tarafından belirlenir.

Bölüm II “Askerlik kaydına ilişkin bilgiler” in doldurulduğu belgeler şunlardır:

· askeri kimlik (veya askeri kimlik yerine verilen geçici sertifika) - rezervdeki vatandaşlar için;

· askerlik hizmeti için zorunlu askerliğe tabi olan bir vatandaşın belgesi - askerlik hizmeti için zorunlu askerliğe tabi olan vatandaşlar için.

Emeğin kaydedilmesi ve rezervlerdeki vatandaşlar için ödenmesi için birincil muhasebe belgelerinin formlarının kullanılması ve doldurulmasına ilişkin Talimatlara göre:

paragraf 3 “Kompozisyon (profil)” - kısaltma olmadan doldurulmuş (örneğin, “komuta”, “tıbbi” veya “askerler”, “denizciler” ve benzerleri);

paragraf 4 “VUS'un tam kod tanımı” - tam tanım yazılır (altı rakam, örneğin “021101” veya altı rakam ve bir harf, örneğin “113194A”);

paragraf 5 "Askerlik hizmetine uygunluk kategorisi" - harflerle yazılmıştır: A (askerlik hizmetine uygun), B (küçük kısıtlamalarla askerlik hizmetine uygun), C (askerlik hizmetine sınırlı olarak uygun) veya D (askerlik hizmetine geçici olarak uygun değil) ). Askeri kimliğin ilgili paragraflarında herhangi bir giriş yoksa, “A” kategorisi belirtilir:

7. paragrafta “Askere kayıtlı” ifadesi (kurşun kalemle) doldurulmuştur:

a) satırı - bir seferberlik emrinin olduğu ve (veya) seferberlik emirlerinin verilmesi ve geri çekilmesine ilişkin bir damganın olduğu durumlarda;

satır b) - seferberlik döneminde ve savaş sırasında örgütte ayrılan vatandaşlar için.

Askerlik hizmeti nedeniyle zorunlu askerliğe tabi vatandaşlar için:

paragraf 2 “Askeri rütbe” - “zorunlu askerliğe tabi” girişi yapılır;

paragraf 5 “Askerlik hizmetine uygunluk kategorisi” - harflerle yazılmıştır: A (askerlik hizmetine uygun), B (küçük kısıtlamalarla askerlik hizmetine uygun), C (askerlik hizmetine sınırlı olarak uygun), D (askerlik hizmetine geçici olarak uygun değil) ) veya D (askerlik hizmetine uygun değil). Askerlik hizmetine tabi olan bir vatandaşın belgesindeki girişe göre doldurulmuştur.

Talimatlarda özel olarak belirtilmeyen öğelerin doldurulması, listelenen belgelerden alınan bilgilere dayanarak gerçekleştirilir.

Yedek yaş sınırına ulaşmış veya sağlık nedeniyle askerliğe uygun olmadığı beyan edilen vatandaşın kişisel kartının II. Bölümünün 8. paragrafında, serbest hatta “askerlikten çıkarıldı” notu düşülmektedir. yaş nedeniyle kayıt altına alınmış” veya “sağlık durumu nedeniyle askerlik kaydından çıkarılmış”.

Personel servis çalışanı, T-2 numaralı formun ikinci sayfasının alt kısmındaki II. “Askerlik kaydına ilişkin bilgiler” bölümünü doldurduktan sonra, belirtilen verileri, imzanın konumunu ve transkriptini belirten kişisel imzasıyla onaylamalıdır. . Çalışan ayrıca T-2 numaralı formun ikinci sayfasını da imzalar ve tamamlanma tarihini işaretler. Çalışanın kişisel imzasını içeren satır, kendisine ücret ödenecek olan imza örneğidir.

Not!

Bir çalışan hakkındaki bilgiler değiştiğinde, ilgili kişisel veriler onun kişisel kartına girilir (örneğin, medeni durum değişikliği, ikamet yeri, eğitim, ileri eğitim, yabancı dil bilgisi vb.). personel servis çalışanının imzası. Personel emirleri ve çalışanların sağladığı belgeler (evlilik cüzdanı, diploma vb.) esas alınarak değişiklik ve eklemeler yapılır. Küçük veriler (örneğin telefon numarasına ilişkin) haricinde, çalışanın sözlü beyanı bu değişiklikleri yapmak için temel teşkil etmez.

En önemli bilgiler Bölüm III “İşe alma ve başka bir işe transfer” ve XI “İş sözleşmesinin feshi (işten çıkarılma) gerekçeleri”dir.

Bu bölümlere girişler, işe alım emri (talimat) (T-1 ve T-1a formları) ve başka bir işe transfer (T-5 formu) emri (talimat) temelinde yapılır ve bir çalışanla iş sözleşmesinin feshedilmesine (fesih) ilişkin emir (talimat) (form No. T-8, T-8a).

Çoğu zaman çalışanın iş deneyimini doğrulamak için temel teşkil ettiğinden bu bilgiler özel bir dikkatle doldurulmalıdır.

“İşe alma ve başka bir işe transfer” bölümünde, çalışanın kuruluşta çalıştığı ve çalışma kitabındaki girişlere uygun olması, işe alım emrinin tarihini, numarasını, çalışanın transferini, adını tekrarlaması gereken bilgileri girer. konum, yapısal birim. Ayrıca kişisel kartın III. Bölümündeki her girişin sonuna, çalışanın çalışma defterine yapılan girişi bildiğini belirten imza atılır.

Kişisel kart XI'in son bölümü “İş sözleşmesinin feshi gerekçeleri (işten çıkarılma)”, çalışanla iş ilişkisinin sona ermesi üzerine İK çalışanı tarafından doldurulur. Bir iş sözleşmesinin feshedilmesinin (işten çıkarılma) temeli, çalışanın çalışma kitabındaki girişi tamamen tekrarlayan Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun ilgili maddesine dayanarak işten çıkarılma nedeninin formüle edilmesidir. İşten çıkış tarihi, çalışanın son çalışma günüdür. Bu bölümün doldurulmasına esas olan siparişin detayları (tarih ve sayı) da çalışma kitabındaki girişe tam olarak uygun olarak belirtilmektedir. İşten çıkarılma kayıtları, personel servis çalışanı ve çalışanın imzasıyla onaylanır.

İleri eğitim ve mesleki yeniden eğitime ilişkin veriler, çalışan tarafından sunulan veya personel eğitim departmanından alınan belgeler (sertifika, sertifika) esas alınarak kaydedilir.

Bölüm VII “Ödüller (teşvikler), fahri unvanlar”ı doldururken, çalışana uygulanan teşvik türlerini (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 191. Maddesi ve yerel düzenlemeler uyarınca) belirtmeli ve ayrıca listelemelisiniz. verilen devlet ödülleri ve fahri unvanlar.

Bölüm VIII'de. Belirli bir işveren için çalışma süresi boyunca bir çalışana sağlanan her türlü tatilin “tatil” kayıtları tutulur. Giriş yapmanın temeli, izin verilmesine ilişkin emirlerdir.

Başlık IX, bir çalışanın kanunen hak sahibi olduğu faydaları ortaya koymaktadır.

“Ek Bilgiler” bölümünde işverenin takdirine bağlı olarak ücretsiz hatlar verilerle doldurulabilir. Örneğin, yarı zamanlı (akşam), yazışmalara, yüksek ve orta mesleki eğitim kurumlarının dış bölümlerine katılan öğrenciler (eğitim kurumunun adı, eğitim kurumuna kabul ve mezuniyet tarihleri ​​\u200b\u200bbelirtilir) hakkında veriler kaydedilir veya çalışan bir engelli kişi hakkında (Tıbbi ve Sosyal uzman komisyonundan (bundan sonra MSEC olarak anılacaktır) alınan bir sertifikaya dayanarak, engellilik grubu, engellilik derecesi ve kuruluş tarihi, işin koşulları ve niteliğine ilişkin MSEC sonucu).

İşten ayrılan çalışanların özlük kartları alfabetik sıraya göre bağımsız bir dosya halinde oluşturulur. Dosyanın arşive gönderilmeden önce tüm kartların Federal Arşiv gerekliliklerine uygun olarak hazırlanması ve 75 yıl boyunca arşivde saklanması gerekmektedir.

İkincil muhasebe belgeleri birincil muhasebe belgelerinin ilk bilgilerine dayanan türevler. Bu belge alt grubunu oluşturmanın ana hedefleri:

Personelle çalışırken bilgilerin eksiksizliğini, güvenilirliğini ve dinamizmini sağlamak;

Personel belgelerinin hızlı bir şekilde saklanmasını sağlamak;

Personel belgelerinin etkin bir şekilde aranmasının sağlanması.

İkincil muhasebe belgeleri şunları içerir: bir çalışanın kişisel kartı (birleşik formlar No. T-2, No. T-2GS (MS), No. T-4), çalışma saatlerini ve personel ile yapılan yerleşimleri kaydetmeye yönelik belgeler ve muhasebe bilgilerinin çeşitli kayıt formları .

Personel dokümantasyonunu kaydetmek için kayıt formları tutulur.

Aşağıdaki kayıt formu türleri ayırt edilir:

Kayıt ve kontrol kartları (RCC);

Kayıt dergileri (kitaplar);

Ekran formları (bilgisayar teknolojilerini kullanırken).

Bazı dergi ve kitapların formları resmi makamlar tarafından onaylanmaktadır. Örneğin, çalışma kitaplarının ve bunlara ilişkin eklerin hareketini kaydetmeye yönelik kitabın formu, Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Kararı ile onaylanmıştır “Çalışma kitaplarının doldurulmasına ilişkin talimatların onaylanması üzerine .” Ancak çoğu form işverenin takdirine bağlı olarak geliştirilir.

6 Ekim 2000 tarihinde Rosarkhiv tarafından onaylanan “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgeleri listesi”nde, aşağıdaki temel muhasebe formları ve bunların saklama süreleri belirlenmiştir:

Makale numarası	Belge Türü	Belge saklama süresi<*>	Not
PERSONEL
Çalışanların kabulü, yer değiştirmesi (transferi), işten çıkarılması
	Kitaplar, dergiler, muhasebe kartları:		İşten çıkarıldıktan sonra
	a) çalışanların kabulü, hareketi (transferi), işten çıkarılması
	b) iş gezilerine gönderilen işçiler
	c) Askerlik hizmetinden sorumlu kişiler
	tatiller
	e) özlük dosyaları, özlük kartları, iş sözleşmeleri (sözleşmeler), iş sözleşmeleri
	f) Onlar için çalışma kitapları ve ekleri düzenlemek
	g) maaş, hizmet süresi, iş yeri sertifikalarının verilmesi
	h) Seyahat sertifikalarının verilmesi

Yerel düzeyde işçi örgütlenmesinin özellikleri dikkate alınarak aşağıdakiler de oluşturulabilir:

Yarı zamanlı çalışanların kaydı;

Ödüller ve cezalar günlüğü;

Öğrenim izni, ücretsiz izin vb. emirlerin kayıt günlüğü;

Hastalık izni günlüğü ve daha fazlası.

SSCB Ana Arşiv Müdürlüğü'nün 25 Mayıs 1988 tarih ve 33 sayılı Emri uyarınca “Yönetim için devlet dokümantasyon desteği sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve belge destek hizmetleri için genel gereklilikler" Muhasebe, yürütme ve referans amaçlı kullanım (idari, planlama, raporlama, muhasebe ve istatistik, muhasebe, mali ve diğerleri) gerektiren tüm belgeler, hem oluşturulan hem de kullanılan belgeler kayda tabidir. kuruluş ve diğer kuruluşlara gönderilen; Üst, ast ve diğer organizasyon ve bireylerden gelenler. Hem geleneksel daktiloyla yazılmış (el yazısı) belgeler hem de bilgisayar teknolojisiyle oluşturulanlar (makine tarafından okunabilen, makine gramları) kayda tabidir (madde 3.2.1.2. 25 Mayıs 1988 tarihli ve 33 sayılı SSCB Ana Arşiv Müdürlüğü Emri “Devlet sistemi) yönetim için dokümantasyon desteği. Temel hükümler. Dokümanlar ve dokümantasyon destek hizmetleri için genel gereklilikler").

Ayrıca şunu da açıklıyor:

« belgelerin kaydı – bir belgenin oluşturulduğu veya alındığı gerçeğinin üzerine bir indeks yerleştirerek kaydedilmesi ve ardından belge hakkında gerekli bilgilerin kayıt formlarına kaydedilmesidir».

Belge dizini, arama görevlerine bağlı olarak davaların isimlendirilmesi, muhabir sınıflandırıcıları, uygulayıcılar ve diğerlerine ilişkin dizinlerle desteklenen kayıtlı belge dizisindeki bir seri numarasından oluşur.

Belge indeksinde, bileşenlerinin aşağıdaki (veya ters) sırası gözlenir: seri kayıt numarası, vakaların isimlendirilmesine göre indeks, kullanılan sınıflandırıcıya göre indeks. Dizin bileşenleri birbirinden eğik çizgiyle ayrılır.

Not!

Belgeleri kaydetmenin temel amacı, onlara yasal güç kazandırmak ve bilgilerin çoğaltılmasını sağlamaktır.

Muhasebe formlarındaki bilgilerin çoğaltılması, güvenlik düzeyini artırır ve gerekli belgelerin bulunmasını kolaylaştırır.

Bir belgenin kayıt numarası ve kayıt tarihi ile kaydedilmesi, ona yasal güç (delil gücü) verir ve bu, bir çalışanla iş anlaşmazlığı olması durumunda önemli olabilir.

Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı “Federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar hakkında” belgelerinin kaydedilmesine ilişkin hükümlerin analizine dayanarak, aşağıdaki kayıt kuralları ve belgelerin indekslenmesi önerilebilir:

1. Belgeler bir kez kaydedilir: Alındığı gün, oluşturulduğu gün - imzalandığı veya onaylandığı gün.

2. Kayıtlı bir belgenin bir bölümden diğerine aktarılması sırasında yeniden kaydedilmez.

3. Belgelerin kaydı, belgenin türünün adına, yazarına ve belgenin içeriğine bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir (örneğin, temel faaliyetlere ilişkin siparişler, personel siparişleri, eylemler, teklifler, beyanlar ve diğerleri ayrı ayrı kaydedilir) ).

4. Her kayıtlı grup içindeki belgelere seri kayıt numaraları atanır.

5. Belgenin kaydedileceği yer, ofis işleri talimatlarında veya diğer yerel düzenlemelerde belirlenir.

6. Kayıt ayrıntılarının aşağıdaki zorunlu bileşimi oluşturulmuştur: yazar (muhabir), belge türünün adı; belge tarihi, belge dizini (gelen belgeler için tarih ve belge alındı ​​dizini), metnin başlığı veya özeti, çözüm (icracı, siparişin içeriği, yazar, tarih), belge yürütme son tarihi, belge yürütme işareti (kısa bir kayıt kaydı) esas itibarıyla, fiili infaz tarihi ve cevap belgesinin indeksi esas alınarak konunun çözümlenmesi ve dava no'lu davaya gönderilmesi.

Not.

Paragraf 3.2.1.4 uyarınca. SSCB Ana Arşiv Müdürlüğü'nün 25 Mayıs 1988 tarih ve 33 sayılı Emri “Yönetim için devlet belge desteği sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve belge destek hizmetleri için genel gereklilikler” uyarınca zorunlu ayrıntıların bileşimi, gerekirse diğer ayrıntılarla desteklenebilir: icracılar, icracının belgeyi alması, yürütmenin ilerlemesi, ekler vb. Kayıt formlarındaki bilgilerin yerleştirilme sırası ve kayıt ve kontrol kartlarının arka yüzlerinin kullanım sırası işveren tarafından bağımsız olarak belirlenir.

Muhasebe günlüğünün (kitabının) son sayfası doldurulduktan sonra kapağına bitiş tarihi konulur ve dergi (kitap) arşivde dosyalanmak üzere hazırlanır. Daha önce de belirttiğimiz gibi, ana kayıt formları için Rosarkhiv saklama süreleri belirlemiştir; geri kalanlar için ise saklama süresini işveren bağımsız olarak belirlemektedir.

Çalışma süresinin kaydedilmesinin belgelenmesi ve işçilik için karşılık gelen ücretin hesaplanması sürecinde, çalışma süresinin ve personel ile yapılan yerleşimlerin kaydedilmesine yönelik bir belge grubu oluşturulur.

Bu belge grubu, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 No'lu Kararı ile onaylanan birleşik formlardan oluşmaktadır: “Emeğin kaydedilmesi ve ödenmesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine”; bunları şu şekilde ele alalım: daha fazla detay.

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91. Maddesine göre çalışma zamanı- bu, çalışanın, kuruluşun iç çalışma düzenlemelerine ve iş sözleşmesinin şartlarına uygun olarak, iş görevlerini yerine getirmesi gereken sürenin yanı sıra, İş Kanunu uyarınca diğer zaman aralıklarıdır. Rusya Federasyonu, diğer federal yasalar ve Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri çalışma saatleriyle ilgilidir.

Kanun koyucu, işverene, her çalışanın fiilen çalıştığı sürenin kayıtlarını tutma yükümlülüğü getirmektedir.

Çalışma süresinin kullanımının kaydedilmesi aşağıdaki amaçlar için gereklidir:

· Çalışma süresinin kullanımı açısından çalışma disiplini üzerinde kontrolün sağlanması (işe zamanında katılım, geç kalan ve duş almayanların belirlenmesi; çalışma saatleri içerisinde personelin işyerinde varlığının izlenmesi ve ayrıca çalışanların işten zamanında ayrılışlarının kayıt altına alınması) );

· Ücretlerin hesaplanmasında temel olan fiilen çalışılan sürenin, kesintilerin, hastalıkların, tatillerin ve çalışma süresinin diğer kullanım biçimlerinin muhasebeleştirilmesi;

· Doğuma ilişkin istatistiksel raporlamanın derlenmesi.

Her çalışanın fiilen çalıştığı ve/veya çalışmadığı zamanı kaydetmek için aşağıdakiler kullanılır: Çalışma süresini kaydetmek ve ücretleri hesaplamak için sayfa (Form No. T-12) ve çalışma süresini kaydetmek için sayfa (Form No. T-13) ).

Bu belgelerin yürütülmesinin özelliği, bunların muhafaza edildikleri temel muhasebe belgeleri olmalarıdır.

Mevcut mevzuata uygun olarak hazırlanan çalışma saatlerinin kaydedilmesine ilişkin belgelerin bulunmaması ve birincil muhasebe belgelerinde zorunlu ayrıntıların herhangi birinin bulunmaması, işçilik maliyetlerinin maliyetlerin bileşimine makul olmayan bir şekilde dahil edilmesi olarak nitelendirilebilir. vergi matrahını azaltmak, bu da kuruluşun Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120. maddesinin 3. kısmı tarafından belirlenen sorumluluğa dahil olmasına yol açacaktır.

Çalışma süresinin kullanımı için bir Zaman Çizelgesi tutarken, aşağıdaki kurallara uyulması tavsiye edilir:

· Çalışma süresinin kullanımının muhasebeleştirilmesi, kuruluş için bir bütün olarak veya yapısal birimler için ayrı ayrı yapılabilir;

· Bir çalışanın Zaman Çizelgesine dahil edilmesi ve bundan hariç tutulması, işverenin ilgili emri (talimat) esas alınarak gerçekleştirilir;

· Karne tek nüsha halinde düzenlenir, yapısal birim başkanı, personel servisi çalışanı tarafından imzalanır ve muhasebe departmanına aktarılır.

· İşten devamsızlık, yarı zamanlı çalışma veya çalışanın veya işverenin inisiyatifiyle normal çalışma saatleri dışında çalışma, kısaltılmış çalışma saatleri ve diğer nedenlere ilişkin Zaman Çizelgesi'ndeki notlar, yalnızca uygun şekilde yürütülen belgeler temelinde yapılır. Bu tür belgeler, iş göremezlik sertifikaları, devlet veya kamu görevlerini yerine getirme sertifikaları, kesinti hakkında yazılı bir uyarı, yarı zamanlı çalışma başvurusu, çalışanın kanunla belirlenen hallerde fazla mesai için yazılı rızası ve diğer belgelerdir.

T-12 ve T-13 numaralı formları doldururken aşağıdaki kurallar kullanılır:

Çocuk bakımı için kısmi ücretli izin

Çalışana çocuğun bakımı için ücretsiz izin verilmesi

Çalışana idarenin izniyle ücretsiz izin verilmesi

Kanunların öngördüğü hallerde ücretsiz izin

İş göremezlik belgeleriyle verilen geçici iş göremezlik ("T" koduyla öngörülen durumlar hariç) ve hastalık izni ve karantina izni

Yasaların öngördüğü durumlarda ücretsiz sakatlık (aile içi yaralanma, hasta bakımı ve karantina ile bağlantılı olarak, sağlık kurumlarından alınan sertifikalarla vb.)

Yasaların öngördüğü hallerde işçiler ve çalışanlar için belirlenen çalışma günü süresine göre çalışma saatleri azaltıldı

Kesinti süresi çalışanın hatası değildir

Yasaların öngördüğü durumlarda tam gün ücretli devamsızlık (devlet veya kamu görevlerinin yerine getirilmesi, acil müdahale, doğal afet sonuçlarının ortadan kaldırılması)

Devamsızlık (süresine bakılmaksızın tüm çalışma günü (vardiya) boyunca geçerli bir sebep olmaksızın işyerinde bulunmama ve çalışma günü boyunca art arda dört saatten fazla bir süre boyunca iyi bir neden olmaksızın işyerinde bulunmama durumu (vardiya) vardiya))), idari suçlar nedeniyle idari tutuklama, tıbbi ayılma istasyonunda kalma, yasadışı ilan edilen grevler ve mazeretsiz nedenlerle diğer devamsızlıklar)

İdarenin inisiyatifiyle yarı zamanlı çalışma nedeniyle çalışılmayan saatler

Hafta sonları (haftalık dinlenme için) ve tatiller

Grev (kanunların öngördüğü koşullar altında ve şekilde)

Bilinmeyen nedenlerle gelmeme (durumlar netleşinceye kadar)

BKR-INTERCOM-AUDIT JSC yazarlarının “Birincil Belgeler” kitabından birincil belgelerin hazırlanmasına ilişkin konular hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

BKR-INTERCOM-AUDIT A.Ş.'nin yazarlarının “Personel Kayıt Yönetimi” kitabında personel kayıtlarının yönetimi ile ilgili konular hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

İyi çalışmanızı bilgi tabanına göndermek basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, genç bilim insanları size çok minnettar olacaklardır.

http://www.allbest.ru/ adresinde yayınlandı

giriiş

1. Organizasyon belgelerinin sınıflandırılması

2. Personel belgelerinin türleri ve amacı

3. Personel belgelerinin bileşimi

Çözüm

Kullanılmış literatür listesi

Başvuru

giriiş

Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, yönetim eylemlerini gerçekleştirmek için gerekli bilgilerin belirlenmiş kurallara göre çeşitli ortamlara kaydedilmesi (kaydedilmesi) ve işlenmesi ile ilgili tüm süreçleri kapsar.

Kurumsal yönetim, bilginin elde edilmesi, işlenmesi, karar verilmesi ve uygulayıcıya sunulması süreci olarak temsil edilebilir. Yönetimin en önemli kısmı karar vermedir. Doğru kararı verebilmek için eksiksiz, hızlı ve güvenilir bilgiye ihtiyaç vardır.

Bilginin eksiksizliği, karar vermek için yeterli olması gereken hacmi ile karakterize edilir. Bilginin operasyonel olması, yani iletilmesi ve işlenmesi sırasında durum değişmeyecek şekilde olması gerekir.

Bilginin güvenilirliği, içeriğinin nesnel duruma karşılık gelme derecesine göre belirlenir.

Bilgi, bir işletme yöneticisinin veya icracının işyerinde algılanmasını ve işlenmesini kolaylaştıracak bir biçimde alınmalıdır.

İşletme yönetiminde kullanılan bilgilerin bir kısmı dokümanlara kayıt edilmektedir. Latince'den tercüme edilen "belge" kelimesi "kanıt", "kanıt yöntemi" anlamına gelir.

Belge, zaman ve mekanda iletilmek üzere içine sabitlenmiş bilgiler içeren maddi bir nesnedir. Belge, hem yönetici çalışanın işinin konusu hem de sonucu olarak hareket eder.

Bir belge, yönetim alanındaki emeğin ana nesnesidir. Yönetim faaliyetleri, bir belge biçiminde verilen olayların, eylemlerin veya kararların kaydedilmesini gerektirir. Bilgilerin bir belgeye kaydedilmesi ve resmi belgelerin düzenlenmesi standartlarla düzenlenir.

1 . Sınıforganizasyon belgelerinin tanımlanması

Belgeler isme göre sınıflandırılır - resmi mektuplar, emirler, protokoller, kanunlar, notlar, sözleşmeler vb. Tüm bu belgelerin formatı aynıdır, ancak farklı olabilirler:

hazırlık yerine göre - iç (belirli bir işletmenin çalışanları tarafından hazırlanan belgeler) ve dış (diğer işletmelerden, kuruluşlardan ve bireylerden gelen belgeler);

formda - bireysel, her belgenin içeriğinin kendine has özellikleri olduğunda (örneğin, notlar), belgenin bir kısmı yazdırıldığında ve bir kısmı hazırlık sırasında doldurulduğunda şablon ve bir grup benzer işletme için oluşturulan standart . Kural olarak, tüm standart ve ekran belgeler baskı veya çoğaltma makinelerinde yazdırılır;

Son teslim tarihlerine göre - acil, belirli bir süre içinde yürütülmesini gerektiren ve acil olmayan, son teslim tarihi belirlenmemiş;

Menşeine göre - belirli bir kişiyle ilgili ve kayıtlı olan bir işletmenin, kuruluşun ve kişisel çıkarlarını etkileyen resmi;

Kayıt yoluyla - yazılı, grafik, fotoğraf ve film belgeleri, fono ve ses belgeleri, elektronik vb.;

Yasal olarak - gerçek ve sahte;

Hazırlık aşamalarına göre - taslaklar ve orijinaller (orijinaller).

Taslak, daha ileri işlemler için hazırlanan ve genellikle elle yapılan bir belgedir.

Orijinal, belgenin belirlenen gerekliliklere uygun olarak taslaktan imzalanan ve imzalanan tek kopyasıdır. Orijinalden kopyalar, alıntılar ve orijinalin bir kopyası yapılabilir. Orijinal belgeler geçerli veya geçersiz olabilir. Bir belge, süresinin dolması veya başka bir belge ile değiştirilmesi sonucunda geçersiz hale gelir.

Kopya, orijinalin ("kopya" olarak işaretlenmiş) tekrarlanan, kesinlikle doğru bir kopyası olup, ilgili yetkili tarafından öngörülen şekilde onaylanmıştır.

Özet, ana belgenin ayrıntılarını içeren ve yetkililerin gerekli imzaları ve mühürle onaylanan bir belgenin içeriğinin bir parçasıdır.

Kopya - orijinal belgenin sahibi tarafından kaybolması durumunda düzenlenen ("kopya" olarak işaretlenmiş), orijinaliyle aynı yasal güce sahip bir belge.

Şu anda, personel yönetimi alanında, makalede önerilen konulara ilişkin oldukça geniş ve çeşitli normatif ve metodolojik belgeler ve literatür tabanı bulunmaktadır. Personel belgelerinin en eksiksiz sınıflandırması ve sistemleştirilmesi, Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı (OKUD), Birleşik Organizasyonel ve İdari Dokümantasyon Sistemi (USORD) ve devlet komitelerinin faaliyetlerinde oluşturulan standart belgeler Listesi'nde belirtilmiştir. , bakanlıklar, daireler ve diğer kurum, kuruluş, işletmeler, saklama sürelerini gösteren (Standart belgeler listesi).

OKUD'da İK belgeleri bir dizi birleşik belgeleme sistemine dahil edilmiştir: bir organizasyonel ve idari belgeleme sistemi; birincil muhasebe dokümantasyon sistemi; raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi; işgücü dokümantasyon sistemi vb. Her belgeye kendi numarası atanır.

Örneğin:

0253201|4 |Temel ve personel konularında yardım

0281000|0 |İşe alım belgeleri

0281071|4 |İş başvurusu

0281081|6 |Pozisyona atama sözleşmesi

0281151|8 |İşe alım emri

0281161|3 |İşçi kolektifinin işe alımla ilgili genel kurul toplantısı tutanakları

0283000|7 | İşten çıkarılma belgeleri

0283071|1 |İstifa mektubu

0283151|5 |İşten çıkarma emri

0283161|0 |İşçi kolektifinin işten çıkarmaya ilişkin genel kurul toplantısı tutanakları

0284000|0 | Tatil kayıt belgeleri

0284021|8 |Tatil programı

0284071|5 |İzin başvurusu

0284151|9 |İzin vb. verilmesine ilişkin emir.

USORD'da personel belgeleri yönetim ve personel görevlerine göre dağıtılır: işe alma; başka bir işe transfer; işten çıkarılma; tatil kaydı; teşviklerin kaydı; Disiplin yaptırımlarının tescili.

Personel hizmetlerinin pratik çalışanları için, vakaların bir listesini derlerken, personel belgelerini aşağıdaki başlıklar altında sistematik hale getiren standart belgeler listesi, bölüm 6 "Personel ile çalışma" esas alınır:

6.1. Personelin alımı, dağıtımı, hareketi ve muhasebesi.

6.2. Personelin eğitimi, niteliklerinin iyileştirilmesi.

6.3. Belgelendirmenin yapılması ve yeterliliklerin oluşturulması.

6.4. Ödüllendirmek, fahri unvanlar vermek.

6.5. Akademik unvanlar vermek, akademik dereceler vermek.

Ancak İK dokümanlarının bir kısmı Listenin diğer bölümlerinde yer almaktadır. Örneğin, çalışan maaşlarına ilişkin belgeler “Muhasebe ve Raporlama” bölümünü içerir; işgücü belgeleri “İşgücü kaynaklarının organizasyonu ve kullanımı”, “Emek kolektiflerinin sosyo-kültürel gelişimi” bölümlerinde yer almaktadır; Personel yönetiminin organizasyonuna ilişkin belgeler "Yönetim sisteminin organizasyonu" bölümünde yer almaktadır.

2 . Personel belgelerinin türleri ve amacıII

İK çalışanlarının ilgilendiği kuruluşun iç belgeleri açıkça altı ana türe (gruplara) ayrılabilir:

Yerel düzenlemeler,

idari belgeler,

Çalışanın iş faaliyetini doğrulayan belgeler,

Bilgi ve yerleşim belgeleri,

Resmi iç yazışmalar,

Muhasebe ve belgelerin tescili dergileri (kitapları).

Bu grupların her birinde yer alan belgelerin kendine has özellikleri vardır: farklı şekilde geliştirilir, onaylanır ve yürürlüğe konur.

Yerel düzenlemeler kuruluşun çalışmalarının genel ilkelerini belirler. Çalışanların çalışma ve dinlenme programlarını, iş fonksiyonlarını, ücret ve ikramiye sistemini, iş sözleşmesinin taraflarının temel hak ve yükümlülüklerini belirler.

Bu belgeler mevcut çalışma mevzuatına uygun olarak geliştirilmiştir ve buna aykırı olmamalıdır.

İdari belgeler. Bu tür dahili belgeler yöneticinin emir ve direktiflerini içerir.

Siparişler iki bağımsız gruba ayrılır:

Kuruluşun ana faaliyetlerine ilişkin emirler (üretim sorunları, kuruluşun personel tablosunun onaylanması, personel kayıtlarının yönetimine ilişkin talimatlar, belgelendirme prosedürleri hakkında);

Personele ilişkin emirler (işe alma, işten çıkarma, başka bir göreve nakletme, izin verme, teşvik ve disiplin yaptırımları).

Çalışanın iş faaliyetini doğrulayan belgeler

İstihdam geçmişi,

İş sözleşmesi,

Çalışma belgesi,

Çalışanların işe alınması ve işten çıkarılmasına ilişkin emirlerin kopyaları.

Bilgi ve uzlaşma belgeleri, çalışanların kişisel verilerini kaydetmek, iş faaliyetleriyle ilgili bilgileri birleştirmek için personel servisi tarafından tutulur:

Çalışan özlük kartı,

Personel masası,

Tatil programı,

Zaman planı,

Vardiya programı,

Kişisel şeyler.

Bu belgelerin çoğunun biçimi de aynıdır.

Tüm personel kararlarını belgelemek için kurum içi resmi yazışmalar kullanılır.

Örneğin, bir astını devamsızlık nedeniyle cezalandırmak isteyen yapısal birimin başkanı, ondan açıklayıcı bir not talep eder. Daha sonra suçlu çalışanın disiplin sorumluluğuna getirilmesini istediği bir notla örgütün müdürüne döner.

Bir çalışanı işinin değeri nedeniyle ödüllendirmekten bahsediyorsak, patron, çalışanı ödüllendirmek için yöneticiye bir teklif gönderir.

Kurum içi resmi yazışmalar sayesinde örgüt yetkilileri arasında, yetkililerle örgüt yönetimi arasında resmi görüş alışverişi de sağlanmaktadır.

Personel belgelerini kaydetmek için kuruluşta muhasebe ve kontrol günlükleri veya kayıt günlükleri (kitaplar) tutulur. Belgenin doğru kaydı (belirli bir numara atanarak ve kayıt tarihinde bir işaret ile) ona yasal güç kazandırır.

Bazı dergi ve kitapların formları resmi kurumlar tarafından onaylanırken, bazı formlar ise kurumun kendisi tarafından geliştirilmektedir.

Örneğin, çalışma kitaplarının ve bunlara yönelik eklerin hareketini kaydetmeye yönelik kitabın şekli, 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylandı.

Kişisel ilişkiler kayıt defteri veya tıbbi muayene kayıt defterinin önerilen bir formu yoktur, bu nedenle kuruluşun kendisi tarafından kendi takdirine bağlı olarak geliştirilir.

Kuruluşun daha önce listelenen tüm dahili belgeleri üç bloğa ayrılmıştır:

Zorunlu,

Şartlı olarak zorunlu (organizasyonun özelliklerine bağlı olarak),

Zorunlu belgeler, organizasyonel ve yasal şekline, faaliyet kapsamına ve personel sayısına bakılmaksızın istisnasız tüm kuruluşlar tarafından muhafaza edilmelidir. Tüm bu belgeler İş Kanunu'nda doğrudan veya dolaylı olarak adlandırılmaktadır.

Kuruluşun özelliklerine bağlı belgeler yalnızca belirli şirketler için gereklidir. Bu daha çok tehlikeli çalışma koşullarına sahip kuruluşlar için geçerlidir. Kuruluşun, kanunun tehlikeli çalışma koşullarına sahip meslekler olarak sınıflandırdığı meslekleri varsa, bu şirket için ek talimatların geliştirilmesi zorunlu hale gelir.

Örneğin, tehlikeli nesnelerle çalışırken eğitim almak veya periyodik tıbbi muayenelerden geçmek hakkında.

Örneğin, her şirkette uzmanların görev tanımları, ücretlendirme düzenlemeleri veya ikramiye düzenlemeleri yoktur.

3 . İLEkalan personel belgeleri

Tüm kuruluşlar için bulunması zorunlu olan personel belgeleri ve belirli koşullar altında bulunması zorunlu hale gelen belgeler bulunmaktadır.

Personel belgelerinin zorunlu içeriği:

Personel masası;

Tatil programı;

İç işgücü düzenlemeleri;

Zaman çizelgeleri;

Emirler;

Emir gerekçeleri (notlar, beyanlar, kanunlar, iş sözleşmeleri);

Ücretlerin, tatil ücretinin, kullanılmayan tatillerin tazminatının hesaplanması ve ödenmesine ilişkin belgeler;

Çalışma kitaplarının ve bunlara yönelik eklerin hareketinin muhasebe kitabı;

Çalışma kitaplarının ve eklerinin formlarını kaydetmek için makbuz ve gider defteri;

Çalışma kayıtları;

Çalışanların özlük dosyaları: İş sözleşmesi. Ticari sırların gözetilmesine ilişkin sözleşme (gerekirse), Tam mali sorumluluk sözleşmesi (gerekirse), Kişisel kart, Belgelerin kopyaları (pasaportun tüm sayfaları, çalışma kitabının tüm sayfaları, emeklilik sigortası belgesi, TIN, eğitim) belge, yerleşik olmayanlar için - ikamet yerindeki kayıt kopyası, yabancılar için - göç kartının ve çalışma izninin kopyaları, giriş damgalı uluslararası pasaportun kopyası), önceki iş yerinden alınan 2-NDFL Sertifikası ( tercihen), istihdam başvurusu, kişisel gelir vergisi kesintisi başvurusu.

Ek belgeler:

Ticari sırları korumak için anlaşmalar yapacaksanız ticari sır maddesi. Kanuna göre, çalışanların bu sırrı gözetmelerini zorunlu kılmak için, hangi bilgilerin ticari sır olduğunu onlara bildirmek, bu bilgilere erişimi olan kişilerin çevresini belirlemek ve bu bilgilerin korunmasına yönelik önlemler almak;

İkramiyelerle ilgili düzenlemeler, eğer ikramiye ödeyecekseniz, çünkü... ikramiyelere ilişkin kriterlerin ve prosedürlerin oluşturulması gereklidir;

İş sözleşmelerinde bu bilgiler belirtilmemişse görev tanımları;

Sertifikasyon ve sertifikasyona eşlik eden belgelere ilişkin yönetmelik (sertifikasyon talimatı, sertifikasyon komisyonu protokolü, sertifikasyon sayfası), çalışanların sertifikasyonunu yapacaksanız;

Vardiya programı - vardiyalı çalışma varsa;

Taraflardan birinin (işçi veya işveren) bunu sonuçlandırma isteğini ifade etmesi durumunda toplu sözleşme. Genellikle işçiler için ek garantiler ve tazminatlar öngörmektedir.

Çoğu personel kaydının 75 yıl süreyle saklanması gerekir.

Ek 1'de, kaç kişinin çalıştığına bakılmaksızın her şirkette olması gereken özellikler ve diğer belgeler dikkate alınarak zorunlu olan personel belgeleri yer almaktadır. Kadroda tek bir çalışan bulunsa bile personel kayıtlarında zorunlu belgelerin bulunması gerekir.

Çözüm

Personel belgeleri modern işletmelerin, kurumların ve kuruluşların hayatında büyük rol oynamaktadır. Bir çalışan ile bir işveren arasındaki iş ilişkileriyle (işe alma, yer değiştirme, işten çıkarma vb.) İlgili bir gerçeğin, olayın, olgunun teyidi görevi görürler.

Çalışma ilişkileri için belge hazırlamanın özelliklerini düzenleyen düzenleyici çerçeve, Medeni ve İş Kanunlarını, başkanlık kararnamelerini, Hükümet kararlarını ve Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesini içerir.

Çalışma ilişkilerini düzenleyen ana belgeler arasında beyanlar, personel siparişleri, çalışma kitapları, otobiyografiler, özellikler, iş sözleşmeleri ve diğer belgeler yer alır.

Personel belgeleri, istihdam başvurusunun yapıldığı andan itibaren çalışanın işten çıkarılmasından sonra çalışma kitabının verilmesiyle biten, işveren ile çalışan arasındaki tüm etkileşim sürecine eşlik eder.

Yeni bir çalışanı işe alırken, kural olarak iş başvurusu yazar, ardından kendisi için bir iş sözleşmesi hazırlanır, personel siparişi verilir, ardından personel departmanına bir çalışma kitabı, bir otobiyografi, bir referans sunar. önceki iş yeri (zorunlu bir belge değil) ve diğer bazı belgeler.

Bir çalışan, işi sırasında başka bir göreve nakledilebilir, nakit ikramiye, değerli ödüller ve hediyelerle ödüllendirilebilir, ayrıca teşekkür veya yazılı kınama alabilir ve sonunda işletmeden çıkarılabilir. İşletmenin mevcut personeli ile ilgili tüm bunlar ve daha birçok işlem, personel emirleri ile resmileştirilir.

İLEkullanılmış literatür listesi

1. Rusya Federasyonu İş Kanunu (20 Kasım 2006 itibariyle). - M .: Gross-Media, 2007. - 192 s.

2. Kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan, depolama sürelerini gösteren / M.P. tarafından derlenen standart yönetim belgelerinin listesi. Zhakova. - M .: Rosarkhiv, VNIIDAD, 2008. - 152 s.

3. Bykova T.A., Vyalova L.M., Maksimovich G.Yu., Sankina L.V. Ofis işi: Üniversiteler için ders kitabı / Ed. TELEVİZYON. Kuznetsova. - M .: MCFR, 2009. - 544 s.

4. Vasilyeva I.N., Zhelninsky G.S. Büro işlerinin organizasyonu ve kişisel yönetim: Ders Kitabı.-2. baskı-M.: Üniversite ders kitabı, 2006.- 272 s.

5. Kryukova N.P. Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi: Ders kitabı. - M .: Infra-M, 2007. - 314 s.

6. Pshenko, A.V. Personel için idari belgeler / A.V. Pshenko // Personel Rehberi. - 2007. - No.2.

7. Trukhanovich L.V. Kişisel kartlar: bakım kuralları / L.V. Truhanoviç. - M .: İşletme ve Hizmet, 2005. - 160 s.

Şu tarihte:konum

Masa Personeli belgeleri

	Belgenin başlığı	Bir belgeye olan ihtiyacı haklı çıkaran normatif bir eylem
Öncelikli zorunlu yerel kanunlar
	İşverenin emriyle onaylanmış personel masası	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 15, 57. Maddeleri, Form T-3 onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı
	İşverenin emriyle onaylanan iç çalışma düzenlemeleri	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189, 190. Maddeleri
	İşçi koruma kuralları ve talimatları. İşverenin işletmesi için geçerli olan işgücünün korunmasına ilişkin tüm düzenleyici yasal düzenlemeler	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun X Bölümü
	Çalışanların kişisel verilerine ilişkin düzenlemeler veya çalışanların kişisel verilerinin işletmede kullanımını düzenleyen diğer belgeler, kişisel verilerin ifşa edilmemesi yükümlülüğü	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 86. Maddesinin 8. Maddesi, 87. Maddesi
	Ticari Sır Hükümleri/Anlaşmaları. İşveren tarafından onaylanmış ticari sır niteliğindeki bilgilerin listesi	Sanat. 29 Temmuz 2004 tarihli ve 98-FZ sayılı Federal Kanunun 11'i “Ticari Sırlar Hakkında”
	Ücretlendirmeye ilişkin yerel düzenlemeler	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 135. Maddesi
	Toplu sözleşme (zorunlu, toplu pazarlığın başlatılması için yazılı teklif alınması şartıyla)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 136. Maddesi
Kuruluşun belirli bir süre için geçerli olan zorunlu yerel eylemleri
	Zaman çizelgeleri	T-12, T-13 formları onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı
	Takvim yılı için tatil programı	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. maddesi, T-7 formu onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı
Günlük defterleri ve defterler
	Gönderen kuruluştan iş gezilerine çıkan çalışanların seyir defteri. Görevlendirildikleri kuruluşa gelen çalışanların kayıt defteri	Rusya Federasyonu Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın 11 Eylül 2009 tarih ve 739n sayılı Emri
	Çalışanlara bir işe başvururken işverenin yerel düzenlemelerini tanıtmak için dergi (sayfalar)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68. Maddesi
	Kontrol günlüğü	Madde 9 Sanat. 16 26 Aralık 2008 tarihli ve 294-FZ Sayılı Federal Kanun
	Çalışma kitaplarının ve içindeki eklerin hareket kitabı (numaralandırılmış ve bağcıklı, balmumu ile mühürlenmiş veya mühürlenmiş)
	Çalışma kitabını ve ekini kaydetmek için makbuz ve gider defteri (numaralandırılmış ve bağcıklı, mumla mühürlenmiş veya mühürlenmiş)	Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Kararı
İşverenin emirleri (talimatları)
	İstihdam emirleri	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68. Maddesi, T-1, T-1A numaralı formlar onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
	Başka bir işe transfer emirleri	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 72. Maddesi, T-5 Nolu'yu oluşturur,
	Çalışanların fazla mesaiye dahil edilmesine ilişkin emirler	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 99. Maddesi
	Disiplin yaptırımlarının uygulanmasına ilişkin emirler ve diğer belgeler (notlar, açıklayıcı notlar, disiplin soruşturmasına ilişkin diğer belgeler)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 193. Maddesi
	İş sözleşmesinin feshedilmesine ilişkin emirler	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 84.1 maddesi, T-8 sayılı form,
	Bir çalışanı iş gezisine gönderme emirleri	Formlar No. T-9, T-9A, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
	Siparişleri bırak	Formlar No. T-6, T-6A, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
	Çalışan teşviklerine ilişkin talimatlar	Formlar No. T-11, T-11A, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
Her çalışan için ayrı ayrı hazırlanan dokümanlar
	Tüm çalışanlarla iş sözleşmeleri (belirli bir süre için sözleşme yapılmasının temelini (nedenini) gösteren sabit süreli sözleşmeler)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 67, 59. Maddeleri
	Harici yarı zamanlı çalışanlar hariç çalışma kitapları	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65, 66. Maddeleri
	Çalışanların kişisel kartları	Form No. T-2, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
	Yasaların gerektirdiği çalışan belgeleri (kopyaları): Kimlik belgeleri; İlk kez çalışanlar ve yarı zamanlı çalışanlar hariç çalışma kayıt defteri; Devlet emeklilik sigortasının sigorta belgesi; Askerlik tescil belgeleri (askeri kimlik, tescil belgesi vb.); Eğitim belgesi; Belirli faaliyet türleri için sabıka kaydının varlığına (yokluğuna) ilişkin belge.	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesi
	İş sözleşmesinde işin işlevi belirtilmemişse, işveren tarafından onaylanan çalışanların iş tanımları	Rostrud'un 31 Ekim 2007 tarihli ve 4412-6 sayılı mektubu
	Belirli çalışan kategorileriyle tam mali sorumluluk anlaşmaları	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 243, 244. maddeleri
Maaş ödeme belgeleri
	Maaş ödemesi için maaş bordrosu formu	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 136. Maddesi
	İş ilişkileriyle ilgili ücret ve diğer ödemelere ilişkin beyanlar	Form No. T-49, T-51, T-53, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı
Tatil kaydı için belgeler
	Tatilin başlama saatinin işveren tarafından çalışanlara yazılı olarak bildirilmesi	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. Maddesi
	Çalışanların tatil için kişisel başvuruları, tatil zamanının yeniden planlanması, tatilin parçalara bölünmesi, tatilin parasal tazminatla değiştirilmesi için başvurular	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 124, 125, 126. maddeleri
	İzin verilmesine ilişkin not hesaplaması	Form T-60, onaylandı. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarihli Kararı
	Tatil ücretinin ödendiğini teyit eden belgeler (maaş makbuzları, çalışan makbuzları, banka ödeme belgeleri vb.)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 136. Maddesi
Bir çalışanın işten çıkarılması üzerine hazırlanan ayrı belgeler
	İşten çıkarılma gerekçelerini doğrulayan belgeler (gönüllü işten çıkarma başvuruları, iş akdinin feshine ilişkin anlaşmalar vb.)	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 77-84. Maddeleri
	Çalışanlara yapılan bildirimler (iş sözleşmesinin sona ermesi, deneme süresi içinde iş sözleşmesinin feshi, tasfiye veya personel azaltımı nedeniyle yaklaşan işten çıkarılma vb. hakkında) ve bu tür bildirimlerin alındığının teyidi	Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 71, 79, 180. Maddeleri

Allbest.ru'da yayınlandı

...

Benzer belgeler

"Personel dokümantasyonu" kavramının özünün tanımı. Dokümantasyon için modern teknik destek. Bir kuruluşun personel yönetim sisteminin oluşturulması. Belirtilen unsurlara dayalı bir kontrol sisteminin geliştirilmesi. Düzenleyici belgelerin geliştirilmesi.

kurs çalışması, eklendi 03/01/2012


Stroitel LLC örneğini kullanarak modern personel servisi ve çalışmalarının organizasyonu. Personel servisinin yapısı, fonksiyonları ve çalışanları. Personel faaliyetlerinin belgelenmesi. Emeklilik kaydı. Giden ve gelen belgelerle çalışın. Belge saklama.

tez, eklendi 03/02/2009


İncelenen işletmenin organizasyonunun tarihi ve organizasyon yapısı, yasal düzenlemeler ve yönetim belgelerinin düzenleyici belgeleri. Yönetim belgeleriyle çalışmayı optimize etmeye yönelik tekliflerin etkinliğinin geliştirilmesi ve değerlendirilmesi.

kurs çalışması, eklendi 08/17/2015


Personel belgelerinin kompozisyonunun incelenmesi: örnek bir iş sözleşmesi formu, istihdam başvurusu, yeni bir pozisyona transfer. Personele yönelik emirler ve bunların yerine getirilmesi. İşçilerin ve çalışanların kişisel kartı, standart formu.

test, 31.03.2009 eklendi


Bir kuruluştaki çalışma ilişkilerinin yasal düzenlenmesi. Ukrayna çalışma mevzuatı. Disiplin sorumluluğu kavramı. JSC KhZB'de personel belgelerinin organizasyonu. Dosyaların oluşturulması ve saklanması. Çalışanların çalışma kitapları: atama, bakım.

tez, 26.03.2012 eklendi


Personel politikası oluşturma aşamaları. Kuruluşun personel politikasıyla ilgili sorunların analizi. Büyük bir Rus organizasyonunda personel politikası (YUKOS şirketi örneğini kullanarak). Ülkenin çeşitli kuruluşlarında personel politikasının analizi ve uygulama sorunları.

kurs çalışması, eklendi 27.05.2008


Modern LLC'nin organizasyon yapısı ve yönetim sistemi ve İK departmanının buradaki yeri. Personel belgelerinin sınıflandırılması ve bilgi özellikleri. Görev tanımlarının geliştirilmesi. Personel faaliyetlerinin organizasyonel tasarımı.

tez, eklendi: 03/11/2009


Personel belgeleri kavramı. Personel hizmet belgelerinin bileşimi ve yapısı. Personel hizmetinin organizasyon yapısındaki yeri. Personel teminine yönelik çalışmaların planlanması ve organizasyonu. Personel (personel) ile ilgili belgelerin saklanmasının organizasyonu.

kurs çalışması, eklendi 04/06/2014


Dokümantasyon türleri ve amacı. Personel belgelerinin doğru, eksiksiz ve zamanında yürütülmesine ilişkin kurallar. Kuruluşun personeline ilişkin verilerin kaydedilmesi. Kişisel bir dosya hazırlamanın temelleri. Arşiv için personel dokümanlarının hazırlanması.

kurs çalışması, 20.12.2015 eklendi


İşletmenin genel özellikleri. İncelenen kuruluşta belgeleme kurallarını belirleyen düzenleyici ve örgütsel belgelerin incelenmesi. RemStroy LLC için personel belgelerinin hazırlanmasının özellikleri ve yasal dayanağı.

Denetimin sizi şaşırtmamasını sağlamak için, Devlet Çalışma Müfettişliği ve Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun hangi belgeleri kontrol edebileceğini açıkça bilmeniz ve bunları hazır bulundurmanız gerekir. Vergi makamları tarafından denetim yapılmasını isteme nedenleri farklı olduğundan (çalışma mevzuatı hükümlerine uygunluğun programlı denetimi, endüstriyel kazaların doğrulanması, sendika organlarından yapılan itirazlar, yasa ihlallerine ilişkin çalışanlar, kolluk kuvvetlerinden alınan bilgiler), Kontrol edilecek belgelerin listesi önemli ölçüde değişebilir. Sorunlardan kaçınmak için işletmelerin kendi İK denetimlerini de yapmaları gerekir.

Çalışma Müfettişliği, güvenli çalışma koşulları hakkı da dahil olmak üzere işçi hak ve özgürlüklerinin korunmasına uygunluğun sağlanmasından ve işverenlerin mevzuata ve diğer düzenlemelere uymasının sağlanmasından sorumlu ana organdır.

İş müfettişliği, güvenli çalışma koşulları hakkı da dahil olmak üzere işçi hak ve özgürlüklerinin korunmasına uygunluğun sağlanmasından ve işverenlerin mevzuata ve diğer düzenlemelere uymasının sağlanmasından sorumlu ana organdır.

Verilen görevlere ilişkin olarak ana yetkiler belirlenmiştir. Federal Çalışma Müfettişliği, denetimler, araştırmalar yapar, ihlalleri ortadan kaldırmak için zorunlu emirler verir, yetkileri dahilindeki idari suçlarla ilgili protokoller hazırlar, faillerin federal yasalara ve diğer düzenlemelere uygun olarak adalet önüne çıkarılmasına ilişkin diğer materyalleri (belgeler) hazırlar. Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri vb.

Müfettişlerin organizasyondaki ihlalleri tespit etmesi halinde yönetici, baş muhasebeci ve insan kaynakları departmanı başkanı cezalara maruz kalabilir. Bir yetkili benzer bir idari suçtan dolayı zaten cezalandırılmışsa, Sanat uyarınca bir ila üç yıllık bir süre için diskalifiye edilebilir. 5.27 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu. Ayrıca tüzel kişiliğe de yaptırım uygulanabilmektedir. Denetimin reddedilmesi ve muhalefet edilmesi, Madde 2'de öngörülen yaptırımlara göre cezalandırılır. 19.4 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu. Çalışma mevzuatının ihlali, kuruluşun faaliyetlerinin 90 güne kadar askıya alınmasına da yol açabilir.

Cezalar: işverenin idari sorumluluğu

Aşağıdaki durumlarda işveren idari sorumluluk doğurabilir:

• devlet iş müfettişlerinin faaliyetlerinin engellenmesi, özellikle de verdikleri emirlere uyulmaması, müfettişlerin kendilerine karşı şiddet tehdidinde bulunulması veya şiddet eylemlerinin kullanılması (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 363. Maddesi). Sanat'a dayanarak. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 19.4'ü, devlet kontrolünü yürüten bir organın bir yetkilisinin yasal bir emrine veya talebine uymamanın yanı sıra bu yetkilinin resmi görevlerini yerine getirmesinin engellenmesi, bir uyarı veya cezai yaptırım uygulanmasını gerektirir. memurlara idari para cezası;
• vatandaşlar hakkındaki bilgilerin (kişisel veriler) toplanması, saklanması, kullanılması veya yayılmasına ilişkin kanunla belirlenen prosedürün ihlali. Bu ihlallere ilişkin olarak görevlilere uyarı veya idari para cezası verilmesi şeklinde bir yaptırım sağlanmakta;
• idari suç vakasını inceleyen organın kararıyla, idari suçun işlenmesine katkıda bulunan nedenleri ve koşulları ortadan kaldıracak tedbirlerin alınmaması. Burada görevlilere idari para cezası gibi bir tedbir uygulanıyor;
• Kanunla sağlanan ve bu organın yasal faaliyetlerini yürütmesi için gerekli olan bilgilerin bir devlet organına sunulmaması veya zamanında sunulmaması, ayrıca bilgilerin yetkililere ve müfettişlere eksik veya çarpık biçimde aktarılması. Bu durumda idari para cezası sadece görevliler için değil tüzel kişiler için de geçerlidir.

Şirketi kontrol etmek: gerekli gerekçeler

Müfettişlik tarafından denetim emri verilmesinin gerekçeleri şunlar olabilir:

• iş mevzuatına uygunluğun izlenmesine yönelik çalışma planları;
• endüstriyel kazalarla ilgili gerçekler;
• sendika organlarından, çalışanlardan veya diğer kişilerden iş mevzuatı ihlalleri ve federal iş müfettişliğinin yetkisi dahilindeki diğer konular hakkında yapılan itirazlar;
• kolluk kuvvetlerinden alınan bilgiler.

Planlı bir denetim iki yılda bir defadan fazla yapılmaz. Şirketin küçük bir işletme olması durumunda denetçilerin, tarihten itibaren 3 yıl süreyle faaliyetlerini denetleme hakkı yoktur. Tipik olarak bir denetim, başlamadan bir veya iki gün önce raporlanır; müfettişliğin görüşüne göre bu bilgi, denetim sonuçlarına zarar vermedikçe ve şirketin bunu hızlı bir şekilde gizlemesine izin vermedikçe. Ayrıca, kuruluşun Rusya Federasyonu İş Kanunu'na uygunlukla ilgili faaliyetlerinin belirli bir alanı derinlemesine çalışmaya tabi tutulduğunda planlı bir denetim kapsamlı olabilir.

Doğrulama konularına dikkat etmelisiniz. Müfettişler bunların dışına çıkamaz. Örneğin denetimin konusu ücretlerin hesaplanması ve verilmesi ise müfettişler çalışanların işten çıkarılmasıyla ilgili belgeleri kontrol edeceklerdir.

Bu konuda öncelikle kontrol edilebilecek belgelerin tam listesini belirlemek gerekir. Her kuruluşun sahip olması gereken tek bir genel belge listesi yoktur. Çeşitli yasal düzenlemeler, belirli dergilerin, siparişlerin ve diğer belgelerin muhafaza edilmesi ihtiyacına atıflar içerir. Bu bağlamda, işletmenin ait olduğu sektöre bağlı olarak, yasal düzenlemelere uygun olarak kuruluşta bulunması gereken belgelerin bir listesinin hazırlanması gerekmektedir.

Bir kuruluşun denetimi: hangi belgeler kontrol edilebilir

Belgeler aşağıdaki türlere ayrılabilir:

• Bireysel yerel düzenlemeler (bkz. Tablo 1);
• Kuruluşun zorunlu yerel düzenlemeleri (bkz. Tablo 2);
• Sendika komitesinin görüşleri dikkate alınarak onaylanan yerel düzenlemeler (bkz. Tablo 3).

tablo 1

Bireysel yerel düzenlemeler

Gösteriyi Daralt

Tablo 2

Kuruluşun zorunlu yerel eylemleri

Gösteriyi Daralt

Tablo 3

Sendika komitesinin görüşü dikkate alınarak onaylanan yerel düzenlemeler

Gösteriyi Daralt

Bilginin sistemleştirilmesi: belge akışının nasıl organize edileceği

Çalışanların haklarının ihlal edildiğine (disiplin cezası, hukuka aykırı işten çıkarma) ilişkin beyanları halinde ayrıca aşağıdaki belgeler de talep edilebilecektir:

• toplu mali sorumluluk anlaşması (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 245. Maddesi);
• tam bireysel mali sorumluluk anlaşmaları (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 244. Maddesi);
• ticari sırların korunmasına ilişkin düzenlemeler;
• çalışanların adaptasyonuna ilişkin düzenlemeler;
• deneme süresini geçme prosedürüne ilişkin düzenlemeler;
• çalışanların sertifikalandırılmasına ilişkin düzenlemeler.

Özel Personel kayıtlarındaki bilgilerin sistematize edilmesine dikkat edilmelidir. . Bu amaçla kurum ve kuruluşların aşağıdaki logları tutmaları önerilmektedir:

Bizim durumumuzda:

• çalışma kitaplarının verildiği dergi. Bunu sürdürme ihtiyacı, çalışanın işle ilgili belge talep etme hakkı ve ayrıca çalışanın işten çıkarıldığı gün çalışma kitabı verme yükümlülüğü tarafından belirlenir. Tartışmalı bir durumun ortaya çıkması durumunda işveren, çalışma kitabının düzenlendiğini çalışana teyit edebilecek;
• iş sözleşmeleri dergisi. Özellikle çok sayıda çalışanın işe alınması durumunda ve belirli süreli iş sözleşmeleri imzalanırken son kullanma tarihlerini takip edebilmeniz açısından kullanışlıdır. Bu, Sanat tarafından belirlenen gereklilik ile bağlantılı olarak gereklidir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 79'u, buna göre çalışanın, işten çıkarılmadan en az üç takvim günü önce sona ermesi nedeniyle belirli süreli iş sözleşmesinin feshi konusunda bilgilendirilmesi gerekir. Aksi takdirde, iş sözleşmesinin belirli süreli niteliğine ilişkin koşul geçerliliğini kaybeder ve iş sözleşmesi süresiz olarak akdedilmiş sayılır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 58. Maddesi);
• personel için siparişlerin kaydı. Personel siparişlerinin seri numaralarının doğru muhasebeleştirilmesi için gereklidir. Şirketin çalışan sayısına bağlı olarak, tüm siparişler için (kabul, transfer, işten çıkarma vb.) tek bir günlük tutabilir veya her sipariş türünü ayrı bir günlüğe kaydedebilirsiniz;
• Yerel düzenlemelere aşinalık günlüğü. Bunu sürdürme ihtiyacı Sanat'tan kaynaklanmaktadır. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68'i, işverenin, iş sözleşmesini imzalamadan önce bile, çalışanı işe alırken imzaya ilişkin yerel düzenlemelere aşina olması gerektiğini;
• Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 10. Maddesine uygun olarak güvenlik brifingi günlüğü;
• Sanat uyarınca zorunlu tıbbi muayeneye tabi tutulan çalışanların kaydı. 69 Rusya Federasyonu İş Kanunu.

Belgeler doğrulandıktan sonra mevcut belgelerin kalitesi yasal gereklilikler açısından kontrol edilir.

Bu nedenle denetçiler, kuruluşun personel kayıtlarına ilişkin birincil belgelerin bakımını, çalışma süresinin kullanımının muhasebesini ve personelle ücretler için yapılan anlaşmaları kontrol edeceklerdir. burada gerekli belgeler, 6 Nisan 2001 tarih ve 26 sayılı Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararnamesi tarafından onaylanan birleşik formlara uygun olmalıdır. (çalışanların kişisel kartları, personel siparişleri (işe alımda, transferde, tatillerde, işten çıkarılmalarda, iş gezilerinde, teşviklerde vb.), personel tablosu, zaman çizelgesi, ödeme ve maaş bordroları vb.).

Unutulmamalıdır ki şirket yukarıdaki belgelerden bazılarına sahip olmayabilir, örneğin iş tanımları, iş sorumlulukları iş sözleşmesi hükümlerine dahil olabilir.

Ayrıca, bireysel belgelerin bakımının bazı özelliklerini de vurgulayabilirsiniz. Dolayısıyla, kuruluşta düzensiz çalışma saatleri olan çalışanlar varsa, bu tür çalışanların pozisyonlarının bir listesi derlenmelidir. İş sözleşmesinde çalışanların ticari sırları gözetmesi yönünde bir hüküm varsa, bu sırların korunmasına ilişkin bir hüküm bulunmalıdır. Aynı zamanda ticari sır teşkil eden bilgilerin listesi de açıkça tanımlanmalı ve çalışanların imza ile bu bilgilere aşina olmaları gerekmektedir. İç çalışma düzenlemeleri zorunlu bir belgedir ancak toplu sözleşmenin eki de olabilir

Tatil programı yeni takvim yılından iki hafta önce hazırlanır. Kuruluşun tüm çalışanları buna aşina olmalıdır. Çoğu zaman çalışanların çeşitli koşullar nedeniyle programa göre dinlenmediği, ancak kağıt üzerindeki programın değişmediği ve çalışanlara kendi zaman çizelgelerinde çalışma günleri verildiği görülür. Bu ihlaller müfettişler tarafından da tespit edilebilmektedir. Bu bağlamda, programın çalışanların fiili tatilleriyle örtüşmemesi durumunda, çalışanlardan programda değişiklik yapılması ve tatilin ertelenmesi koşullarında değişiklik yapılması ve programda değişiklik yapılması için başvuru yapılması tavsiye edilir. Çalışana ayrıca tatilin başlangıç ​​zamanı, başlamadan en geç iki hafta önce imza karşılığında bildirilmelidir. Talimat uyarınca izin verilmesi gerekmektedir. Yarı zamanlı çalışanınızdan asıl işinden tatile çıktığına dair onay almanız iyi bir fikir olacaktır.

Müfettişlerin iş sözleşmesinin her sayfasında çalışanın ve işverenin imzasını içermesini talep etmesi oldukça yaygındır. Uygulamada bu sıklıkla yapılmaz. İşveren için iş sözleşmesinin basitçe bir ataşla mühürlenmesi uygundur. Böyle bir anlaşmanın sayfaları kolaylıkla değiştirilebilir. Her sayfada imzalanmayan bir anlaşma elbette usulüne uygun olarak yapılmış sayılacaktır, çünkü mevzuat, anlaşmanın her sayfasının her iki tarafça imzalanması zorunluluğunu içermemektedir. Aynı zamanda, sivil sözleşmelerin imzalanması konusundaki yerleşik uygulama, bu tür belgelerin yürütülmesinin tavsiye edilebilirliğini göstermektedir. Bu uygulama genellikle çalışma ilişkilerine aktarılmaktadır.

Yasa ihlallerinin özellikle ödemelerle ilgili olduğu unutulmamalıdır (hafta sonları ve tatil günlerinde çalışmayla ilgili ek ödemelerin yapılmaması, ikramiyelerin ödenmemesi, tazminat ödemeleri).

Bazı şirketler, Sanat'ın gereklerini ihlal eden parasal ücret yerine çalışanlara fazla mesai için izin veriyor. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 54, 55, 88, 89 ve 90'ı ve müfettişler tarafından da kontrol edilebilir.

Ücretlerdeki gecikmeler veya ödemelerin yanlış hesaplanmasıyla ilgili olarak iş müfettişliğine başvurulması durumunda, müfettişler kesinlikle sizden işten çıkarılma veya tatil durumunda ödemelerin zamanlamasını belirlemelerine olanak sağlayacak siparişler, kişisel hesabınızdan alıntılar, ödeme belgeleri göndermenizi isteyeceklerdir. . Kuruluşun, çalışana işten çıkarılma gününde ve tatil sırasında ödeme yapmak zorunda olduğunu unutmayın. Herhangi bir nedenle yasayla öngörülen sürelerin ihlal edilmesi durumunda, çalışanlara, Madde uyarınca her gecikme günü için Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın yeniden finansman oranının 1/300'ünden az olmayan bir miktarda faiz ödenmesi gerekecektir. . Rusya Federasyonu'nun 236 İş Kanunu. Ödeme sürelerinin ihlali durumunda - nüksetmeyi önleyici bir tedbir olarak - denetçiler şirket başkanına veya baş muhasebeciye 1.000 ila 5.000 ruble tutarında para cezası verebilir. (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27. Maddesi).

İşletmede bir kaza tespit edilmesi durumunda işyeri belgelendirme konusu müfettişlerin dikkatini çekebilmektedir. Kuruluşta bulunan tüm işyerleri, çalışma koşullarına ilişkin işyerlerinin belgelendirilmesine tabidir. İşyerlerinin hijyen göstergelerine, yaralanma güvenliğine ve çalışanlara kişisel koruyucu ekipman sağlanmasına göre değerlendirilmesini içerir. Bu sertifikasyonun en az beş yılda bir yapılması gerekmektedir. İşyeri belgelendirme belgeleri kuruluşta 45 yıl süreyle saklanır. Her işyeri için işyeri belgelendirme kartının düzenlenmesi gerekmektedir.

İşçi hakları ve sorumluluklarına ilişkin yerel düzenlemelerin içeriği her çalışan tarafından bilinmelidir. Yerel düzenlemelerin belgelendirilmesini değerlendirirken, öncelikle yazılı bir belge olarak, incelenen yasanın biçim, dil, sunum tarzı, yapı ve içerik, ilgili belgelerin mevcudiyeti açısından belirli gereksinimlere sahip olduğuna dikkat etmelisiniz. ayrıntılar (kabullenme tarihi, numara, isim, kayıt vb.), ofis işinin gereklilikleri ve işletmenin (kuruluşun) emriyle merkezi olarak kabul edilen yerel düzenlemelerle düzenlenir. Belgelerin birbiriyle tutarlı olması gerekir.

Karmaşık denetim sorunları: adli uygulama

Kişisel verilerin gizliliğinin korunması önemlidir. Bir kuruluşta kişisel verilerin gizliliğine ilişkin düzenleme, çalışanların kişisel verilerini oluşturan bilgilerin korunmasına ilişkin temel kuralları belirleyen bir belgedir. Kurallar, uyulması gereken normları ve gereksinimleri belirler. Bu belgenin yürürlüğe konulması gerekliliği Bölüm içeriğinden kaynaklanmaktadır. 14 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Bu belge, her şeyden önce, otomatik olmayanlar da dahil olmak üzere belirli bir kuruluşun yasal faaliyetlerinin sürecinin tüm aşamalarında kuruluş çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasını sağlamalıdır. Dokuzuncu İstinaf Mahkemesi'nin A40-8448/06-119-84 sayılı davasına ilişkin 06/07/2006 tarih ve 06/14/2006 09AP-4259/2006-AK sayılı kararında hakimler, işveren, çalışanların kişisel verilerinin yasa dışı kullanımlarından korunması için, özellikle ilgili bilgilerin saklandığı tesislere özel bir erişim rejimi sağlamak, bilgilere yetkisiz erişimi engelleyen depolama alanlarını donatmak vb. için teknik koşullar yaratmalıdır.

Teşvik ve telafi ödemeleri de dahil olmak üzere çeşitli ödemelerin yerel düzenlemelerle düzenlenmesi konusuna da dikkat edilmelidir. Bir örnek: Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi'nin 26 Ocak 2005 tarih ve 16141/04 sayılı kararı. Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesine göre, vergi ve harçlara ilişkin mevzuat, ne günlük ödenek normları ne de kişisel gelir vergisine ilişkin bunların oluşturulmasına ilişkin prosedür tanımlanmamıştır: bu tür normların oluşturulması ve sınırlandırılması için genel prosedür büyüklükleri yalnızca iş mevzuatı tarafından sağlanır . Sanat'a göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168'i, bir iş gezisine gönderilmesi durumunda, işveren, çalışana daimi ikamet yeri dışında yaşamayla ilgili ek masrafları (günlük ödenek) geri ödemekle yükümlüdür. Şu anda, işverenlerin maaşlarını banka hesapları (kartlar) aracılığıyla ödeme sistemine büyük ölçekli geçişi nedeniyle, iş sözleşmesinde bu tür bir ödemenin sağlanması gerekmektedir. Aksi takdirde, yeni işe alınan tüm çalışanlardan ücretlerin kart hesaplarına aktarılması için yazılı onay almanız gerekecektir. İş Kanunu, ücretlerin çalışana en az her yarım ayda bir, iç iş düzenlemeleri, toplu sözleşme tarafından belirlenen günde ödenmesini öngörmektedir.

İstatistikler, işverenlerin işgücünün korunması konularında yaptığı hataların çok yaygın olduğunu ve diğer suçlar arasında baskın olduğunu açıkça göstermektedir. İşveren ile çalışan arasındaki ilişkinin gerçekte nasıl geliştiğine bakılmaksızın, yukarıdaki tüm belgelerin düzenli olması gerektiğine özellikle dikkat edilmelidir.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt