Положение о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров с участием высшей школы экономики. Договор доверительного управления финансовыми средствами Досудебное урегулирование споров


Правильно составленный и грамотно оформленный договор позволяет компании минимизировать различные риски, связанные с наступлением нежелательных финансовых последствий в виде штрафов и пеней, начисляемых в рамках гражданского и налогового законодательства. Поэтому финансовому директору следует помнить, что в договорной работе не бывает мелочей, и обращать внимание не только на положения договоров, но и на то, каким образом в компании организован и осуществляется договорный процесс.

Практически любой договор, заключаемый организацией, проходит несколько стадий - подготовка, заключение, согласование, подписание, текущий мониторинг и закрытие. В случае возникновения разногласий добавляется еще один этап - досудебное урегулирование спора. Рассмотрим содержание каждого из названных этапов договорного процесса с точки зрения участия в нем сотрудников финансовой службы.

Подготовка к заключению договора

На этом этапе договорной работы создаются внутренняя нормативная база компании и типовые формы хозяйственных договоров, которые организация использует впоследствии. Остановимся подробнее на основных составляющих данного этапа.

Разработка и утверждение договорного регламента

Такой регламент необходим для четкой формализации взаимоотношений участников договорного процесса, их обязанностей, сроков исполнения конкретных действий и ответственности. В этот документ могут быть включены, например, разделы «Подготовка проекта договора», «Согласование проекта договора», «Порядок подписания», «Сопровождение и контроль исполнения договора».

Инициатором разработки договорного регламента может стать руководитель как организации, так и любого структурного подразделения, участвующего в договорном процессе.

Личный опыт
Владимир Альтергот,

Разобщенность в действиях подразделений, вовлеченных в договорный процесс, нередко приводит к тому, что условия договора противоречат закону (что, к сожалению, выясняется только в суде), либо сделка оказывается невыгодной с точки зрения налогообложения (что обнаруживается только в ходе налоговой проверки). Чтобы получить «на выходе» договор, отвечающий интересам компании, а также максимально застраховаться от различных рисков, в том числе налоговых, разрабатывается регламент прохождения и согласования договоров.

Разработка типовых форм договоров

В ходе этой работы уточняются существенные условия и прочие положения контрактов, которые могут повлиять на уровень финансового риска.

Наличие существенных условий. В договоре должны содержаться все существенные условия (необходимые для договоров данного вида), предусмотренные действующим законодательством. Так, существенным условием договора поставки является указание количества и ассортимента поставляемого товара; договора аренды здания (помещения) - условие его передачи от арендодателя к арендатору исключительно по акту приема-передачи или иному аналогичному по экономической сущности документу (ст. 655 ГК РФ). В противном случае указанные объекты считаются непередан-ными, таким образом у арендатора не будет оснований для начисления арендной платы за пользование объектом и включения ее в состав текущих затрат.

  • 10 опасных условий договора поставки товара

Договор , если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным условиям.

Типовые условия договора. К типовым можно отнести условия платежа (аванс, предварительная оплата, отсрочка платежа, товарный кредит и пр.), его форму (денежные средства, ценные бумаги, прочее имущество), момент перехода права собственности (например, момент государственной регистрации, оплаты и пр.). Необходимо отметить, что типовые условия должны базироваться на основных параметрах, закрепленных в финансовых планах компании, и способствовать поддержанию должного уровня ликвидности. Например, в организации могут быть разработаны и утверждены лимиты, связанные с авансированием получаемой продукции, оптимальный размер кредиторской и дебиторской задолженностей, срок предоставляемой отсрочки платежа и пр. Возможные отступления от этих параметров в том или ином договоре должны быть обоснованы и одобрены руководством.

Подготовка проектов договоров, заключаемых с конкретными контрагентами

Финансовая служба обычно инициирует заключение кредитных договоров, соглашений о купле-продаже ценных бумаг, договоров на проведение обязательного или добровольного аудита.

Сотрудники компании, используя утвержденные типовые формы контрактов, адаптируют их под конкретные договоренности с контрагентом. Обратим внимание на ряд важных моментов, которые необходимо учесть при подготовке некоторых договоров.

Соблюдение формы договора. Согласно ст. 422 ГК РФ договор должен соответствовать правилам, установленным для него законом или иными правовыми актами, действующими в момент его заключения. Это относится в равной мере и к форме договора. В принципе, ГК РФ допускает составление договора в любой форме, принятой при совершении сделок, за исключением случаев, когда для конкретных договоров определено иное. Например, в соответствии со ст. 651 ГК РФ договор аренды объекта недвижимости заключается в письменной форме путем составления единого документа 1 , подписанного сторонами. Несоблюдение письменной формы влечет в данном случае недействительность договора. Помимо этого договор аренды недвижимости со сроком не менее года подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.

Структура цены. В некоторых случаях, например при проведении ремонтных, монтажных, строительных работ, к договору целесообразно приложить подробную расшифровку формирования его цены. Нередко это позволяет избежать мошенничества, связанного с выполнением неоговоренного объема работ или завышением расходов.

Расшифровка цены договора особенно актуальна для строительных организаций, которые оформляют отношения с контрагентами посредством заключения договоров строительного подряда. К таким договорам в обязательном порядке прилагается смета на строительные работы, поскольку согласно ст. 743 части 2 ГК РФ именно смета определяет стоимость работ. При этом формат указанной сметы и степень детализации предмета договора должны быть определены заранее.

Перечень первичных документов. Список первичных документов, которыми будут подтверждаться факты совершения хозяйственных операций в рамках заключенного контракта, следует зафиксировать непосредственно в его тексте. Особое внимание необходимо уделить оформлению и предоставлению в срок первичных документов (актов, накладных, счетов-фактур и пр.) контр агентами 2 . Практика показывает, что отсутствие соответствующего раздела в договоре значительно повышает риск наступления нежелательных налоговых последствий при осуществлении налоговых проверок деятельности организации (см. врезку).

Напомним, что согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые могут быть приняты к учету только в том случае, если соответствуют унифицированным формам первичной учетной документации, включенным в специальные альбомы. Либо за неимением таких форм содержат все необходимые реквизиты первичных документов.

Отсутствие правильно оформленных первичных документов может привести к тому, что расходы, понесенные организацией, будут признаны документально не подтвержденными (соответственно, не будут приняты в уменьшение налога на прибыль). Кроме того, налоговые органы получат возможность обвинить организацию в грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ), что повлечет за собой санкции: при однократном нарушении - штраф в размере 5 тыс. руб., при неоднократном (совершенном в течение более чем одного налогового периода) - 15 тыс. руб. Если же нехватка первичных документов привела к занижению налоговой базы, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

Типичные ошибки при оформлении первичных документов

1. Неправильное оформление выполнения работ по договору строительного подряда. На практике оформление завершенных строительных работ довольно часто осуществляется документами произвольной формы, что недопустимо. Приемка работ, выполненных подрядной организацией по договору строительного подряда, должна быть оформлена актом о приемке выполненных работ (форма КС-2) и справкой об их стоимости (форма КС-3). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 и являются обязательными для применения.

2. Отсутствие акта при сдаче имущества в аренду. Гражданским законодательством не установлена обязанность арендодателя письменно подтверждать факт оказания арендатору услуг в рамках договора аренды помещения. Действительно, в соответствии со ст. 743 ГК РФ исполнитель обязуется оказать, а заказчик - оплатить предоставленные ему услуги. То есть какие-либо права и обязанности, связанные со сдачей и приемкой услуг, у сторон отсутствуют. Это объясняется тем, что услуга как объект гражданских правоотношений потребляется заказчиком в процессе ее предоставления исполнителем, и данный факт не требует дополнительного письменного подтверждения.

В то же время для целей бухгалтерского и налогового учета все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными учетными документами. Поскольку договор аренды к таким документам не относится, рекомендуется предусмотреть в нем ежемесячное подписание сторонами акта оказания услуг, содержащего все необходимые реквизиты, характерные для первичного документа (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

3. Отсутствие в первичном документе полной информации об объекте договора. Такая ситуация чаще всего возникает при заключении договоров на оказание консультационных услуг. При заключении таких договоров рекомендуется обязать исполнителя предоставить подробный письменный перечень вопросов, по которым подготовлены ответы и разъяснения. В противном случае не исключено, что налоговый орган откажется принять затраты на оказание консультационных услуг для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль организации.

Дело в том, что способ оказания услуги (консультирование) не освобождает организацию от обязанности документально доказывать факт ее получения. Одно лишь наименование предмета договора - консультационные услуги - не является бесспорным доказательством оправданности расходов (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 14.06.06 № Ф03-А51/06-2/1410). То же касается маркетинговых, юридических и иных услуг.

Заключение договоров

На этом этапе договор согласовывается и подписывается, другими словами, намерениям сторон-участников придается юридическая сила.

В ходе согласования договоров структурными подразделениями организации сотрудники финансового управления проверяют, не содержит ли договор положений, которые могут привести компанию к финансовым потерям (например, предусмотрены ли санкции за несвоевременное погашение задолженности по товарному кредиту), контролируют соответствие условий договора утвержденному бюджету на отчетный период (предварительный бюджетный контроль), а также типовым условиям, принятым в организации.

Личный опыт
Ольга Волкова,

В нашей компании в договорном процессе задействовано несколько подразделений. Во-первых, служба, которая инициирует договор (отдел снабжения, продаж, финансовая служба) и готовит его проект, нередко совместно с юридическим отделом. Юридический отдел проверяет договор на предмет соответствия действующему законодательству, отдел аудита - с точки зрения налоговых последствий, избежания налоговых рисков (например, условия формирования вознаграждения продавцу при работе с сетями или схемы проведения маркетинговых акций).

Главный бухгалтер знакомится с договором и определяет, какая отчетность по нему должна быть подготовлена, какие первичные документы представлены, что потребуется отразить в акте. Я как финансовый директор контролирую этот процесс, проверяю экономическую составляющую. В частности, под каждый договор отдел бюджетирования и анализа готовит справку о том, какова планируемая прибыль, суммы расходов на организацию работ, рентабельность и др. Утверждает договор генеральный директор.

Все замечания относительно договора в обязательном порядке отражаются в листе согласований, который прилагается к рассматриваемому договору. В этом листе желательно указывать также код бюджетной классификации (статья бюджета, на доходную или расходную часть которой оказывает влияние договор в случае его заключения), что существенно упростит бюджетный контроль над договором.

Личный опыт
Владимир Исаев,

Для всех без исключения договоров в нашей компании применяются листы согласований (checklist), в которых сотрудники того или иного отдела ставят свои визы, если замечаний к договору нет, или вписывают кратко замечания, уточнения, если они есть (см. табл. 1); там же делаются отметки о том, что замечания устранены. Лист согласований распечатывается на обороте договора.

Для особо крупных или сложных с технической точки зрения договоров оформляются протоколы разногласий (см. табл. 2). В них включают комментарии, пожелания специалистов юридической, финансовой, технических и других служб, возможные формулировки положений договора. Такой документ полезен в первую очередь нашим же сотрудникам, которым предстоит вести переговоры с контрагентом. Опираясь на протокол разногласий, сотрудник обоснованно, со ссылками на нормы законодательства или технические нормативы может изложить позицию компании.

Подписание договора сторонами завершает процесс его заключения. Надлежащим образом оформленный и подписанный документ передается на хранение в бухгалтерию или в иное структурное подразделение.

Текущий мониторинг заключенных договоров

Цель этого этапа - комплексный контроль исполнения условий заключенного договора, что подразумевает, в частности, контроль текущего исполнения договорных условий, бюджетный контроль, внесение исправлений или дополнений в тексты контрактов. Во-первых, контролируется соблюдение сторонами положений договора, связанных с движением денежных средств и активов, а также выполнение условий, напрямую не связанных с предметом договора, но обязывающих стороны совершить определенные действия. Например, предметом договора строительного подряда является выполнение подрядчиком согласованного объема строительных работ и передача результатов заказчику. В то же время заказчик должен осуществить передачу подрядчику строительной площадки и проектной документации на проведение работ. Данные действия оформляются соответствующими актами приема-передачи. Если же подписанные сторонами документы отсутствуют, то в дальнейшем заказчику будет нелегко доказать в суде вину подрядчика в несвоевременном выполнении работ.

Таблица 1 Лист согласований, применяемый в ООО «Фармстер»

Таблица 2 Протокол разногласий, применяемый в ООО «Фармстер»

Протокол разногласий
Договор № ________от «___»_____________200_ г.
Прочие замечания, дополнения, комментарии:_______________________________________________________________
________________________________________________________________________
№ Пункт договора Предлагаемая редакция Примечание
Составил: (ФИО, должность)
Подпись
Дата

Во-вторых, совершаемые хозяйственные операции проверяются на предмет соответствия тому, что предусмотрено договором, а также утвержденным бюджетным показателям, оптимальной величине дебиторской и кредиторской задолженностей и пр.

Личный опыт
Ольга Волкова, финансовый директор ОАО «Торговый дом «Межреспубликанский винзавод»

Ход фактического выполнения договоров отслеживает прежде всего бухгалтерия. При этом проверяется, насколько своевременно была произведена оплата, не нужно ли начислить штрафные санкции, получены ли первичные документы. Мониторингом договора занимается также отдел бюджетирования и анализа, который ежемесячно составляет аналитический отчет о фактически достигнутых показателях. В случае расхождений с запланированными показателями менеджер, ответственный за договор, готовит объяснительную записку.

На практике встречаются ситуации, когда исполнение договора на прежних условиях оказывается невозможным. Например, в результате изменения проектной документации возникает необходимость в выполнении большего, чем согласованный предварительно объем строительных работ. В таких случаях необходимо своевременно инициировать процесс внесения в договоры изменений и дополнений, чтобы привести контрактные условия в соответствие с фактически сложившимися обстоятельствами.

Закрытие исполненных договоров

На заключительной стадии договорного процесса оцениваются полнота и своевременность исполнения договорных обязательств как самой компанией, так и ее контрагентами с тем, чтобы в случае необходимости вовремя выставить штрафные санкции за ненадлежащее исполнение договорных условий.

Личный опыт
Владимир Исаев, руководитель коммерческо-договорного отдела ООО «Фармстер» (Москва)

На стадии закрытия договора помимо подписания накладной при поставке товара или акта сдачи-приемки услуг следует обращать внимание на целый ряд моментов. Во-первых, на наличие разрешительной документации: сертификатов соответствия ГОСТ-Р, санитарно-эпидемиологических заключений, регистрационных удостоверений Минздравсоцразвития, технических паспортов приборов, оборудования и пр. Это особенно важно, если компания имеет дело с продукцией, облагаемой НДС по льготной ставке (0 или 10%), поскольку для обоснования применения ставки налоговая инспекция обязательно потребует данные документы.

Разрешительная документация должна быть представлена в любом случае, когда этого требует закон, вне зависимости от применяемой ставки налога. Если нужные документы от поставщиков не получены, а товар приобретен, например, для перепродажи, то заказчик вправе обязать компанию оформить нужные документы за ее счет. Это приведет и к временным, и к финансовым затратам.

Следующий важный момент - проверка соответствия перечней товаров в накладных и спецификациях к договору. На первый взгляд может показаться, что это рутинная процедура. Однако один и тот же товар может быть назван по-разному, что довольно часто случается при отпуске со складов, и у бухгалтерии возникнут проблемы с оприходованием такого товара. Наконец, при закрытии договора необходимо требовать от сотрудников склада приемки товара в соответствии не только с накладными, но и с условиями договора. Например, согласно техническим требованиям товар должен поставляться в герметичной упаковке или в деревянных ящиках и пр. Возможно, это не имеет прямого отношения к финансовой службе, но следить за этим нужно, поскольку нарушение таких условий приведет к порче товаров и нанесению убытков компании.

Санкции обычно включаются в акт сверки платежей, который готовится по каждому договору, как правило, бухгалтериями сторон - участниц договора. Сотрудники финансовой службы должны настоятельно требовать оформления такого акта, поскольку его наличие поможет урегулировать денежные претензии сторон еще на ранней стадии.

Например, на практике часто возникают разногласия по поводу величины процентов, начисленных за возмездное пользование денежными средствами, предоставленными в рамках договора займа. Это может произойти из-за несогласованности позиций сторон, в частности по поводу определения:
- очередности погашения долга. Заемщик считает, что в первую очередь полностью или частично погашается сумма основного долга. Заимодавец обоснованно полагает, что если договором не установлено иное, то сначала погашаются определенные договором проценты за пользование займом, а затем - основная сумма долга (ст. 319 ГК РФ);
- момента фактического погашения заемного обязательства. Заемщик считает таким днем дату списания денежных средств с его расчетного счета. Заимодавец обоснованно полагает, что если иное не предусмотрено договором займа, то денежные средства считаются возвращенными в момент их зачисления на его расчетный счет (ст. 810 ГК РФ). Более того, если списанные со счета заемщика денежные средства не поступили на счет заимодавца, это не освобождает его от ответственности за возврат долга.

В актах сверки обычно отражаются возникшие обязательства и условия их погашения (например, оплата). Если одна из сторон не согласна с расчетами, представленными в акте, она может об этом заявить письменно и привести собственный расчет. Либо разногласия устраняются в ходе переговоров, а затем подписывается акт сверки. Оформление актов должно производиться регулярно в порядке, установленном внутренним нормативным документом организации.

Досудебное урегулирование споров

Данный этап возникает в договорном процессе при наличии у одной или обеих сторон договора претензий. Основная задача компании на этой стадии - свести к минимуму финансовые потери или получить максимальную денежную компенсацию от виновной стороны. Результат урегулирования спора во многом зависит от того, насколько удачно компании обоснуют свои позиции.

Личный опыт
Владимир Исаев, руководитель коммерческо-договорного отдела ООО «Фармстер» (Москва)

Для меня любой возможный спор предполагает поиск компромисса, поэтому переговоры с контрагентом я предпочитаю строить не по схеме «просящий - дающий», а на паритетных началах. Легче отстоять свою позицию, располагая какими-то аргументами. Их можно собрать, если с самого начала договора вести своеобразное досье взаимоотношений с контрагентом, тщательно фиксируя малейшие недочеты в исполнении им обязательств. Например, платеж произведен с опозданием - не критичным и не дающим повода для санкции, но факт есть факт.

Кроме того, почти любой договор предполагает исполнение обязательств, не прописанных в нем прямо, но вытекающих, скажем, из технических паспортов продукции (например, требования к упаковке, хранению, транспортировке и пр.). Нарушение контрагентом какого-либо из этих условий можно использовать как аргумент в споре. С другой стороны, контрагенту можно предложить что-либо необременительное для компании, но полезное для него. Например, лишний комплект заверенных документов или хранение товара на складе вашей компании в случае, если из-за неготовности объекта, который вы должны оснастить оборудованием, есть риск его порчи или хищения.

Трудовые договоры

Трудовые договоры между работником и работодателем хотя и несколько обособлены по отношению к основному массиву хозяйственных договоров, тем не менее должны быть предметом пристального контроля со стороны финансовой службы. Это связано, прежде всего, с возможными негативными налоговыми последствиями из-за некорректно сформулированных условий вознаграждения работников. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы организации по оплате труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, надбавки, компенсации, премии и единовременные поощрительные выплаты, предусмотренные законодательством РФ и трудовым договором. В связи с этим рекомендуется подробно прописывать в трудовом договоре порядок формирования вознаграждения работника. Если этого не сделать, то не исключено, что соответствующие расходы не будут приняты налоговыми органами при исчислении налога на прибыль организации.

Личный опыт
Андрей Бахарев, начальник управления планирования персонала ОАО «Томскнефть»

Как правило, в стандартный трудовой договор включаются основные и дополнительные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, а обязанности и ответственность работника детализируются в должностной инструкции, являющейся составной частью трудового договора или приложением к нему. Условия оплаты труда относятся к основным условиям трудового договора, и ст. 57 ТК РФ требует обязательного указания в договоре тарифной ставки или оклада работника, доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Однако законодательство о труде допускает и отсылочные нормы: в трудовом договоре могут быть указаны должностной оклад и отсылка к действующим у работодателя системам оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), закрепленным в локальных нормативных актах. Я рекомендовал бы указывать в договоре только величину должностного оклада (тарифную ставку), а все остальное подробно прописать в положении о премировании работников (возможны варианты - положение об оплате труда и премировании). Выгода работодателя заключается в том, что изменить трудовой договор можно только с согласия работника или же уведомив последнего не позднее чем за два месяца (ст. 73-74 ТК РФ).

Положение о премировании утверждается, как правило, генеральным директором, изменить его гораздо проще, чем трудовой договор (если только оно не является частью коллективного договора). И тогда любому работнику можно объявить, что условия оплаты его труда меняются с завтрашнего дня. Кстати, если положения о премировании, об оплате труда в компании отсутствуют, то поощрительные выплаты идут из прибыли, в то время как их наличие позволяет относить соответствующие расходы на себестоимость продукции. Организация может также утвердить и другие положения, имеющие отношение к выплатам работникам, например о командировочных расходах.

Важно отметить, что в случае обращения в суд к исковому заявлению в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие соблюдение истцом (стороной договора, которая считает, что ее права нарушены) претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, если таковой предусмотрен федеральным законом или договором (п. 7 ст. 126 АПК РФ).

Личный опыт
Владимир Альтергот, директор по правовым вопросам ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Уже достаточно давно предъявление претензии обязательно только в случаях, прямо установленных законом или договором 3 . В частности, досудебный (претензионный) порядок предусмотрен в Воздушном кодексе РФ, Уставе железнодорожного транспорта, Таможенном кодексе, Законе «О связи» и др. Однако условие о досудебном разрешении спора по-прежнему включается в большинство договоров. При этом совсем необязательно, чтобы соответствующее положение договора содержало слово «претензия».

Например, условие о предварительном проведении переговоров в случае возникновения разногласий у сторон также расценивается судами как достижение участниками договора соглашения об обязательном досудебном порядке урегулирования спора. Подготовка претензии, как правило, больших трудностей не вызывает. В нее обычно включают ссылку на основание возникновения обязательства (чаще всего это договор), сумму задолженности (при денежном обязательстве), сроки погашения долга и реквизиты, по которым должен быть произведен платеж.

Если досудебный (претензионный) порядок урегулирования спора предусмотрен федеральным законом или договором, то в суд можно обращаться только после прохождения этой процедуры. В противном случае иск будет оставлен судом без рассмотрения (ст. 148 АПК РФ), хотя истец сможет повторно обратиться в суд после предъявления претензии (п. 3 ст. 149 АПК РФ).

Следует учесть, что согласно ст. 111 АПК РФ нарушение лицом, участвующим в деле, претензионного порядка, когда он обязателен в силу требований закона или договора (например, оставление претензии без ответа), является основанием для отнесения на это лицо судебных издержек (в частности, государственной пошлины) независимо от результатов рассмотрения дела.

Как правило, договором предусматривается, что в случае невозможности досудебного урегулирования стороны разрешают возникшие разногласия в арбитражном суде. При заключении внешнеэкономического контракта в договоре следует указать применимое право.

Если контрагент находится в регионе, удаленном от места нахождения вашей организации, выбор судебного учреждения особенно важен. Чтобы избежать отвлечения сотрудников от исполнения прямых обязанностей, а также излишних затрат на командировки, проезд и пр., в договор следует включить пункт о том, что возможное судебное разбирательство будет проводиться в арбитражном суде по месту нахождения вашей организации (при этом учитываются положения ст. 36-37 АПК РФ).

Профессиональная организация договорного процесса, четкое и своевременное выполнение договоров, безусловно, улучшают имидж и косвенно влияют на капитализацию компании. Комплексный подход к договорной работе помогает существенно повысить эффективность управления организацией и положительно сказывается на результатах ее хозяйственной деятельности компании.

1 Письменная форма считается соблюденной, если получен акцепт лица, которому адресовано предложение заключить сделку (ст. 438 ГК РФ). Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами при помощи телеграфной, почтовой, телетайпной и других видов связи, которые позволяют достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).
2 Подробнее о работе с контрагентами см. статью «Как обосновать налоговую выгоду» («Финансовый директор», 2006, № 12, с. 64 или на сайте www.сайт). - Примеч. редакции.
3 Ранее действовавшее Положение «О претензионном порядке урегулирования споров» признано утратившим силу в связи с вступлением в силу АПК РФ в редакции Федерального закона от 05.05.95 № 70-ФЗ.

Формирование финансового отдела на предприятии - ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются, исходя из задач, решение которых – обязанности начальника финансового отдела.

Функции финансовой службы:

  • Финансовый контролинг - одна из основных задач финансовой службы, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контролем над исполнением бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 1. Контроль исполнения бюджета движения денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

  • Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль состояния взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
  • Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Данная функция не требует особого разъяснения. Единственное, на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций Главного бухгалтера и финансового директора (руководителя финансового отдела). Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательства, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Обязанности начальника финансового отдела заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения Главного бухгалтера – тоже тема отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании схема работы финансового отдела может не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации отдела.

После того, как определены обязанности финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

Работа финансовой службы может быть организована по следующей схеме:


Рисунок 2. Структура финансовой службы.

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены Финансовому директору.

Самое простое - выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив структуру и задачи финансового отдела, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламент работы финансового отдела

Что включают в себя регламенты финансовой службы?

Регламент финансового отдела – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.


Рисунок 3. Процесс согласования на примере программного продукта «WA: Финансист».

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа - Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).

2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.

3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.

4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций даёт представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.

5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.


Рисунок 4. Порядок взаимодействия сотрудников на примере программного продукта «WA: Финансист».

6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. В данном разделе подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – начальник финансово-экономического отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.

7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.

8. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения..

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора. Если планово-финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.

2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.

5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.

6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.

7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Все больше организаций выбирают решение на платформе 1С - «WA: ФИНАНСИСТ», представляющее собой линейку программных продуктов для автоматизации управления финансами в организациях среднего и крупного бизнеса.

Модули «WA: ФИНАНСИСТ»:

  • Казначейство, БДДС
  • Бюджетирование доходов и расходов, ББЛ и пр.
  • Учет и отчетность по МСФО
  • Управленческий учет по корпоративным стандартам
  • Управление договорами: от согласования до исполнения

Рисунок 5. Формирование ОДДС прямым и косвенным методом на примере программного продукта «WA: Финансист».

С использованием «WA: ФИНАНСИСТ» финансовые отделы предприятий эффективно решают следующие задачи:

  • Прогнозирование финансового состояния предприятия и моделирование экономических показателей бизнеса, определение плановых результатов.
  • Удобное и безошибочное планирование / контроль доходов, расходов и денежных потоков компании.
  • Оптимизация использования денег, повышение финансовой эффективности и устойчивости бизнеса.
  • Увеличение ликвидности и доходности бизнеса, в том числе, за счет минимизации использования заемных средств.
  • Повышение качества и обоснованности управленческих решений и прозрачности Бизнеса в целом.
  • Своевременность и достоверность финансовой отчетности по международным или корпоративным стандартам.
  • Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и всесторонний контроль.
  • Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени персональной ответственности сотрудников.
  • Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок финансистов в повседневной работе.

Вжизненном цикле любой организации более 80 процентов всех событий происходит посредством договоров. Очевидно, расходы на управление ими могут составлять существенную долю, и, что еще важнее, риски, которые несет компания из-за низкого качества этой работы, весьма высоки.

Одна из основных задач финансовой службы, а именно сокращение издержек без ущерба для эффективности, может быть решена комплексным путем посредством внедрения методологических решений по управлению договорной деятельностью с их последующей автоматизацией. Главная сложность здесь связана с тем, что в процесс работы с договорами вовлечены многие службы организации. Зато и эффект от успешного внедрения системы будет носить синергетический характер, поскольку решается целый ряд общеуправленческих задач:

  • стандартизация договоров за счет формирования их на основе шаблонов;
  • повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;
  • сокращение циклов рассмотрения и согласования договоров;
  • управление договором на протяжении его жизненного цикла.

При рассмотрении процесса управления договорами как методологического цикла можно провести прямую аналогию с управлением проектами по стадиям: планирование, исполнение, контроль, корректировка, управленческое воздействие.

Планирование. В общем случае планирование включает в себя четыре этапа:

  • определение потребности в заключении договора;
  • технико-экономическое обоснование сделки (договора);
  • выбор контрагента;
  • выбор схемы договора (с учетом юридических, финансовых и прочих рисков).

Поскольку планирование представляет собой стандартизированный процесс и выступает частью более глобального процесса сопровождения жизненного цикла договора, на первый план выходит интеграция всех элементов в единое информационное пространство. Ядром объединения выступает автоматизированная ERP-система управления ресурсами, составными частями которой могут быть системы бюджетирования, управленческого учета, документооборота, CRM и другие.

Каковы бы ни были особенности конкретного договора, важным является понимание того, что его «жизнь» в единой автоматизированной информационной среде организации должна начинаться с «нулевого» цикла – проектирования. Уже на этой стадии можно минимизировать риски потери и двойного ввода информации. Ну а подразделением, обеспечивающим процесс движения договора по циклу, выступает финансовая служба, на которую исторически ложатся функции учета, контроля и предоставления информации для анализа. Именно «Финансы» выступают центром, объединяющим порой разнонаправленные по «интересам» подразделения организации.

Специфическая же роль финансовой службы на начальном этапе подготовки проекта договора заключается в разработке его технико-экономического обоснования. В нем указываются: цель заключения сделки, обоснование ее целесообразности; предмет договора, его сумма и другие существенные условия; варианты модели финансовых потоков, включая планирование источников финансирования; способы контроля бюджетов и лимитов; смета расходов; оценка экономических и финансовых последствий, включая анализ рисков. Важность выбора наиболее эффективной модели финансовых потоков по договору может быть проиллюстрирована на примере из практики.

Пример

Производственная компания с высокой степенью сезонности продаж и значительной материалоемкостью продукции из года в год сталкивалась с проблемами финансирования производства в моменты «низкого сезона». При этом запасы на складе и финансовая «подушка безопасности», накапливаемые в виде резерва в пик продаж, как водится, быстро «проедались», и предприятию вновь и вновь дважды в год приходилось привлекать дорогостоящее внешнее финансирование. Анализ проблемы выявил несовпадение сезонных циклов продаж у холдинга и его основных поставщиков сырья, которые также испытывали финансовые трудности в определенные периоды года. Это подсказало ключ к решению. По условиям договоров предусматривалась стандартная отсрочка платежа за каждую поставку в течение всего года. Изменили модель финансовых потоков по договору – в зависимости от месяца поставки количество дней отсрочки платежа увеличивалось или уменьшалось по сравнению со стандартным. Тем самым решили проблему несовпадения бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).

Говоря о выборе модели финансовых потоков по договору, стоит отметить, что в данном случае происходит построение мостика между бюджетным планированием и фактом исполнения платежного календаря.

Пример

В крупной государственной энергетической компании в процессе бюджетного планирования разрабатывает и утверждает Годовую комплексную программу закупок (ГКПЗ). В рамках блока «Платежный календарь» осуществляется согласование и оплата заявок. А в блоке «Исполнение договоров» происходит автоматическое лимитирование договоров с учетом ГКПЗ и запускается процедура электронного согласования договора с определением лимитов для «Платежного календаря». Такая практика позволяет управлять расходной частью бюджета в динамике.

При согласовании договоров внутри компании соответствующие подразделения проверяют их на целесообразность, учитывают риски и т.д. А финансовая служба должна сверить финансовую модель по договору с утвержденными бюджетами расходов компании, чтобы размер взятых обязательств не превышал установленные в них лимиты. А с другой стороны, при проведении конкретных выплат в рамках платежного календаря идет сверка с утвержденным договором, по которому подана заявка. Она проверяется не только по соответствующему бюджету, но и по финансовой модели договора, что позволяет в момент платежа контролировать соблюдение не только БДДС, но и БДР.

Реализация. После планирования наступает стадия реализации договора, которая разделяется на два этапа. Первый – процедура заключения договора: разработка проекта, его предварительное согласование, затем подписание и регистрация, уведомление о старте работы по договору, определение процедуры пересмотра (корректировки) условий, согласование формата отчетности по процессу согласования.

Второй этап – непосредственные действия финансистов является функция контроля над исполнением договора, которая выступает следующей стадией процесса и условно разделяется на блоки:

  • контроль нефинансовых обязательств в той степени, в которой они влияют на финансовые (например, если неисполнение хозяйственных обязательств по договору приводит к штрафам, пеням и т.п.) и корректировка модели финансовых потоков в связи с изменением нефинансовых обязательств (например, изменение графика платежей по договору и т.п.);
  • контроль финансовых обязательств (точность исполнения оплат по договору по срокам и суммам, бюджетный контроль, пересмотр финансовой модели в случае изменения непосредственно условий договора).

Интегрированный в общую информационную систему и надлежаще организованный управленческий учет договоров должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения обязательств, принятия мер по их предотвращению и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов. Реализовать подобный учет на практике можно путем ведения аналитических отчетов по договору. В таких отчетах предусматриваются разделы, в которых указываются следующие данные (на примере договора поставки): реквизиты контрагента, номер и дата, спецификации, наряды, заказы, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции, факты отгрузок, оплат в сопоставлении с плановыми показателями и другая необходимая информация.

Отчетность по исполнению договоров может быть представлена в следующих аналитических разрезах: по тендерам (на основании каких критериев выбирался контрагент), по контрагентам (в разрезе дебиторской или кредиторской задолженности по каждому договору), по операционной, финансовой, инвестиционной деятельности и т.п.

Корректировка. Участие финансовой службы на этой стадии включает в себя постоянный мониторинг экономической целесообразности договора (в случае изменений существенных внешних условий, в частности финансового положения) и инициирование корректировок в части финансовых условий.

Управленческое воздействие. Наконец, на стадии принятия управленческого решения финансовая служба готовит финансово-экономическое обоснование возможных вариантов действий: закрытие договора, пролонгация без изменения или с изменением финансовых условий, запуск процесса согласования нового договора. На основе анализа, проведенного на стадиях контроля и корректировки, вносятся предложения по стандартизации процедуры движения договоров и совершенствованию шаблона.

Мнение эксперта: Олег Бейлезон - главный архитектор компании «Логика бизнеса 2.0»

Систему электронного документооборота (СЭД) можно считать эффективно работающей тогда, когда потребность в других системах для обеспечения хранения документов, автоматизации бизнес-процессов и обеспечения совместной работы не возникает. Исходя из этого, мы можем оценить эффективность, задавая себе следующие вопросы:

  • поступают ли жалобы на недостающий или некор- ректно работающий в системе функционал?;
  • существуют ли в организации «альтернативные» пути документооборота (не затрагивающие СЭД)?;
  • есть ли в регламенте документооборота «исключительные ситуации» (не закрытые функционалом СЭД), которые предписано разрешать вне системы?;
  • достаточно ли прозрачна для руководства деятельность сотрудников в рамках СЭД?;
  • насколько хорошо данная система интегрирована в ИТ-инфраструктуру компании?;
  • есть ли различные варианты доступа сотрудников в систему (толстый, тонкий, мобильный клиенты)?

Следует принимать во внимание также и вопросы безопасности, стоимости владения, готовности системы к изменениям и т.д.

Финансовая работа на предприятиях организуется и выполняется финансовыми службами. На крупных отечественных предприятиях для этого создаются специальные финансовые управления или отделы. На средних предприятиях могут создаваться финансовые отделы или финансовые группы в составе других подразделений (бухгалтерии, отделов, служб по анализу и прогнозированию, по труду и заработной плате, ценообразованию).

На малых предприятиях финансовая работа возлагается на главного бухгалтера.

Финансовым службам дано право получать необходимую информацию от всех других служб предприятий (это бухгалтерские балансы, отчеты, планы, сводные расчёты затрат и др.)

Начальник финансового управления (отдела), как правило, подчиняется руководителю предприятия или его заместителю по экономике и вместе с ними несёт ответственность за финансовое состояние предприятия, сохранность собственных оборотных средств, за выполнение плана реализации, обеспечение денежными средствами финансирования предусмотренных планами затрат.

Основными задачами финансовой службы является:

1. обеспечение денежными средствами текущих затрат и инвестиций;

2. выполнение обязательств перед бюджетом, банками, другими субъектами хозяйствования и занятыми работниками.

Финансовая служба предприятия определяет способы и методы финансирования затрат. Ими может быть самофинансирование, привлечение банковских и коммерческих (товарных) кредитов, привлечение акционерного капитала, получение бюджетных средств, лизинг.

Для своевременного выполнения денежных обязательств финансовые службы создают оперативные денежные фонды, формируют резервы, используют финансовые инструменты привлечения денежной наличности в оборот предприятия.

Задачами финансовой службы также являются:

1. содействие наиболее эффективному использованию основных производственных фондов, инвестиций, товарно-материальных ценностей;

2. осуществление мер по ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению их сохранности, доведению размеров собственных оборотных средств до экономики обоснованных нормативов;

3. контроль за правильностью организации финансовых отношений.

Функции финансовой службы обусловлены самим содержанием финансовой работы на предприятиях. Это:

1. планирование;

2. финансирование;

3. инвестирование;

4. организация расчётов с поставщиками и подрядчиками, заказчиками и покупателями;

5. организация материального стимулирования, разработка систем премирования;

6. выполнение обязательств перед бюджетом, оптимизация налогообложения;

7. страхование.

Функции финансового отдела (службы) и бухгалтерии тесно переплетаются и могут совпадать. Тем не менее, между ними есть существенные различия. Бухгалтерия фиксирует и отражает уже свершившиеся факты, а финансовая служба анализирует информацию, занимается планированием и прогнозированием финансовой деятельности, представляет руководству предприятия заключения, обоснования, расчёты для принятия управленческих решений, разрабатывает и реализует финансовую политику.

На финансовый отдел возлагаются следующие функции:

    Разработка финансовой стратегии организации.

    Разработка проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

    Подготовка проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок, планирование себестоимости продукции и рентабельности производства - участвует в подготовке.

    Расчет прибыли и налога на прибыль.

    Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности организации, привлечение заемных и использование собственных средств, проведение исследований и анализ финансовых рынков, оценка возможного финансового риска применительно к каждому источнику средств и разработка предложений по его уменьшению.

    Осуществление инвестиционной политики и управление активами организации, определение оптимальной их структуры, подготовка предложений по замене, ликвидации активов, проведение анализа и оценки эффективности финансовых вложений.

    Разработка нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

    Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплата счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплата процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

    Анализ финансово-хозяйственную деятельность организации.

    Контроль за выполнением финансового плана, плана реализации продукции, плана по прибыли и другими финансовыми показателями, за прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

    Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контроль правильности составления и оформления отчетной документации, своевременности ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

Принципиальные различия между финансовой службой и бухгалтерией заключается не только в подходах к определению фондов, но и в сфере принятия решений. Бухгалтерия работает над сбором и представлением данных. Финансовый отдел (управление), знакомясь с бухгалтерскими данными и анализируя всех этих материалов, принимаются конкретные решения, касающиеся деятельности предприятия.