İktisat Yüksekokulunun katılımıyla sözleşmelerin hazırlanması, sonuçlandırılması ve tescili usulüne ilişkin yönetmelik. Finansal varlıkların güven yönetimine ilişkin anlaşma Anlaşmazlıkların duruşma öncesi çözümü


Doğru şekilde hazırlanmış ve yetkin bir şekilde yürütülen bir anlaşma, şirketin medeni ve vergi mevzuatı uyarınca tahakkuk eden para cezaları ve cezalar şeklinde istenmeyen mali sonuçların ortaya çıkmasıyla ilişkili çeşitli riskleri en aza indirmesine olanak tanır. Bu nedenle finans direktörü, sözleşmeye dayalı işlerde hiçbir önemsizliğin olmadığını hatırlamalı ve yalnızca sözleşme hükümlerine değil, aynı zamanda şirkette sözleşme sürecinin nasıl organize edildiğine ve yürütüldüğüne de dikkat etmelidir.

Bir kuruluş tarafından imzalanan hemen hemen her anlaşma birkaç aşamadan geçer: hazırlık, sonuçlandırma, onay, imzalama, sürekli izleme ve kapatma. Anlaşmazlık durumunda başka bir aşama eklenir - anlaşmazlığın duruşma öncesi çözümü. Sözleşme sürecinin bu aşamalarının her birinin içeriğini finansal hizmet çalışanlarının katılımı açısından ele alalım.

Bir sözleşmenin imzalanması için hazırlık

Sözleşmeye dayalı çalışmanın bu aşamasında, kuruluşun daha sonra kullandığı şirketin iç düzenleyici çerçevesi ve standart iş sözleşmeleri formları oluşturulur. Bu aşamanın ana bileşenleri üzerinde daha ayrıntılı olarak duralım.

Sözleşme düzenlemelerinin geliştirilmesi ve onaylanması

Bu tür düzenlemeler, sözleşme sürecindeki katılımcılar arasındaki ilişkileri, sorumluluklarını, belirli eylemleri ve sorumlulukları yerine getirmek için son tarihleri ​​açıkça resmileştirmek için gereklidir. Bu belge, örneğin “Anlaşma taslağının hazırlanması”, “Anlaşma taslağının onaylanması”, “İmzalama prosedürü”, “Anlaşmanın yürütülmesinin desteklenmesi ve kontrolü” bölümlerini içerebilir.

Sözleşme düzenlemelerinin geliştirilmesinin başlatıcısı, hem kuruluşun hem de sözleşme sürecine katılan herhangi bir yapısal birimin başkanı olabilir.

Kişisel deneyim
Vladimir Altergot,

Sözleşme sürecine dahil olan departmanların eylemlerindeki uyumsuzluk, genellikle sözleşme şartlarının yasaya aykırı olmasına (maalesef yalnızca mahkemede ortaya çıkar) veya işlemin vergiden kârsız olmasına yol açar. bakış açısı (yalnızca vergi denetimi sırasında keşfedilir). Şirketin çıkarlarını karşılayan bir “çıkış” sözleşmesi elde etmek ve vergi dahil çeşitli risklere karşı mümkün olduğunca sigorta sağlamak için sözleşmelerin kabulüne ve onaylanmasına ilişkin düzenlemeler geliştirilmektedir.

Standart sözleşme formlarının geliştirilmesi

Bu çalışma sırasında sözleşmelerin finansal risk düzeyini etkileyebilecek temel şartları ve diğer hükümleri açıklığa kavuşturulmaktadır.

Temel koşulların mevcudiyeti. Sözleşme, mevcut mevzuatın öngördüğü tüm temel koşulları (bu tür sözleşmeler için gerekli) içermelidir. Bu nedenle, tedarik sözleşmesinin temel bir koşulu, tedarik edilen malların miktarını ve kapsamını belirtmektir; bir bina (tesis) için kira sözleşmesi, yalnızca bir devir ve kabul sertifikası veya ekonomik açıdan benzer başka bir belge kapsamında kiraya verenden kiracıya devredilmesinin bir koşuludur (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 655. Maddesi). Aksi takdirde, belirtilen objeler devredilmemiş sayılacak ve kiracının, objenin kullanımı karşılığında kira talep etme ve cari maliyetlere dahil etme gerekçesi olmayacaktır.

  • Mal tedarikine ilişkin sözleşmenin 10 tehlikeli koşulu

Anlaşma, eğer taraflar arasında tüm temel şartlar üzerinde bir anlaşmaya varılırsa.

Sözleşmenin standart şartları. Tipik olanlar arasında ödeme koşulları (peşin ödeme, avans ödeme, ertelenmiş ödeme, ticari kredi vb.), şekli (nakit, menkul kıymetler, diğer mülkler), mülkiyetin devredilme anı (örneğin, devlet tescili anı) yer alır. , ödeme vb.). Standart koşulların şirketin mali planlarında belirtilen ana parametrelere dayanması ve yeterli likidite seviyesinin korunmasına yardımcı olması gerektiği unutulmamalıdır. Örneğin, bir kuruluş, alınan ürünlerin avans ödemesi, ödenecek ve alınacak hesapların optimal miktarı, ertelenmiş ödeme süresi vb. ile ilgili limitler geliştirebilir ve onaylayabilir. Belirli bir anlaşmada bu parametrelerden olası sapmalar gerekçelendirilmeli ve onaylanmalıdır. yönetim tarafından.

Belirli karşı taraflarla yapılan taslak anlaşmaların hazırlanması

Finansal hizmet genellikle kredi sözleşmelerinin, menkul kıymet alım satım sözleşmelerinin, zorunlu veya gönüllü denetimlerin yapılmasına ilişkin sözleşmelerin sonuçlandırılmasını başlatır.

Şirket çalışanları, onaylanmış standart sözleşme formlarını kullanarak bunları karşı tarafla yapılan özel anlaşmalara uyarlar. Belirli sözleşmelerin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken bir takım önemli noktalara dikkat çekelim.

Sözleşmenin şekline uygunluk. Sanat'a göre. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 422'si, sözleşmenin kendisi için kanunla veya imzalandığı tarihte yürürlükte olan diğer yasal düzenlemelerle belirlenen kurallara uygun olması gerekir. Bu durum sözleşmenin şekli için de aynı şekilde geçerlidir. Prensip olarak, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, belirli anlaşmalar için aksinin belirlendiği durumlar haricinde, işlem yaparken kabul edilen herhangi bir biçimde bir anlaşma yapılmasına izin verir. Örneğin, Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 651'i, bir gayrimenkul için kira sözleşmesi imzalandı yazı taraflarca imzalanmış tek bir belge 1 hazırlayarak. Yazılı forma uyulmaması bu durumda sözleşmenin geçersizliğini gerektirir. Ayrıca en az bir yıllık bir gayrimenkul kiralama sözleşmesi devlet tesciline tabidir ve bu tescil anından itibaren akdedilmiş sayılır.

Fiyat yapısı. Bazı durumlarda, örneğin onarım, kurulum veya inşaat işi yapılırken, sözleşmeye fiyatının oluşumuna ilişkin ayrıntılı bir açıklama eklenmesi tavsiye edilir. Bu genellikle belirtilmemiş miktarda iş yapılması veya maliyetlerin şişirilmesiyle ilişkili dolandırıcılıktan kaçınmanıza olanak tanır.

Sözleşme bedelinin kodunun çözülmesi, özellikle inşaat sözleşmelerinin imzalanması yoluyla yüklenicilerle ilişkileri resmileştiren inşaat organizasyonları için geçerlidir. Sanat'a göre bu tür sözleşmelere inşaat işi için bir tahmin eşlik etmelidir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 2. Bölümünün 743'ü, işin maliyetini belirleyen tahmindir. Bu durumda, belirlenen tahminin formatı ve sözleşme konusunun detay derecesi önceden belirlenmelidir.

Birincil belgelerin listesi. Yapılan sözleşme çerçevesinde ticari işlemlerin gerçeklerini doğrulayacak birincil belgelerin listesi doğrudan metnine kaydedilmelidir. Karşı taraflarca birincil belgelerin (kanunlar, faturalar, faturalar vb.) zamanında yerine getirilmesine ve sağlanmasına özellikle dikkat edilmelidir 2. Uygulama, bir anlaşmada ilgili bölümün bulunmamasının, bir kuruluşun faaliyetlerinin vergi denetimlerini gerçekleştirirken istenmeyen vergi sonuçları riskini önemli ölçüde artırdığını göstermektedir (kutuya bakınız).

Maddeye göre şunu hatırlatalım. 21 Kasım 1996 tarihli ve 129-FZ sayılı "Muhasebe Hakkında" Federal Kanunun 9'u, tüm ticari işlemler, yalnızca özel olarak dahil edilen birleşik birincil muhasebe belgeleri formlarına uymaları durumunda muhasebe için kabul edilebilecek destekleyici belgelerle belgelenir. albümler. Veya bu tür formların yokluğunda her şeyi içerirler. gerekli birincil belgelerin ayrıntıları.

Doğru şekilde yürütülen birincil belgelerin bulunmaması, kuruluş tarafından yapılan harcamaların belgelenmemiş sayılmasına (ve dolayısıyla gelir vergisinde indirim olarak kabul edilmemesine) yol açabilir. Ek olarak, vergi makamları, bir kuruluşu, yaptırımları gerektirecek olan gelir, gider ve vergilendirilebilir kalemlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin kuralların (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120. Maddesi) ağır ihlaliyle suçlama fırsatına sahip olacak: tek bir ihlal için - tekrarlanan ihlaller için 5 bin ruble para cezası (birden fazla vergi döneminde işlenen) - 15 bin ruble. Birincil belgelerin eksikliği vergi matrahının eksik tahmin edilmesine yol açarsa, para cezası ödenmemiş vergi miktarının% 10'u olacak, ancak 15 bin ruble'den az olmayacak.

Birincil belgeleri hazırlarken yapılan tipik hatalar

1. Bir inşaat sözleşmesi kapsamında işin yanlış yürütülmesi. Uygulamada, tamamlanan inşaat işlerinin tescili genellikle kabul edilemez olan serbest biçimli belgeler kullanılarak gerçekleştirilir. Yüklenici tarafından bir inşaat sözleşmesi kapsamında gerçekleştirilen işin kabulü, yapılan işin kabulü (KS-2 formu) ve maliyet belgesi (KS-3 formu) ile belgelenmelidir. Her iki form da Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 11 Kasım 1999 tarih ve 100 sayılı Kararı ile onaylanmıştır ve kullanılması zorunludur.

2. Mülkün kiraya verilmesinde bir kanunun bulunmaması. Medeni mevzuat, ev sahibinin, bina kiralama sözleşmesi kapsamında kiracıya hizmet sağlanması gerçeğini yazılı olarak teyit etme yükümlülüğünü belirlemez. Aslında, Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 743'ü, yüklenici kendisine sağlanan hizmetleri sağlamayı ve müşteriyi ödemeyi taahhüt eder. Yani tarafların hizmetlerin teslimi ve kabulüne ilişkin herhangi bir hak ve yükümlülüğü bulunmamaktadır. Bu, medeni hukuk ilişkilerinin bir nesnesi olan hizmetin, yüklenici tarafından sağlanması sürecinde müşteri tarafından tüketilmesi ve bu gerçeğin ek yazılı onay gerektirmemesi ile açıklanmaktadır.

Aynı zamanda muhasebe ve vergi muhasebesi amaçları açısından, tüm ticari işlemlerin birincil muhasebe belgeleriyle onaylanması gerekir. Kira sözleşmesi bu tür belgeler için geçerli olmadığından, ana belgeye özel gerekli tüm ayrıntıları içeren bir hizmet sunumu belgesinin taraflarca aylık olarak imzalanmasının sağlanması tavsiye edilir (Kanun 9'un 9. maddesinin 2. fıkrası). 21 Kasım 1996 Sayı 129-FZ).

3. Ana belgede sözleşmenin konusu hakkında tam bilgi eksikliği. Bu durum çoğunlukla danışmanlık hizmetlerinin sağlanmasına yönelik sözleşmeler imzalanırken ortaya çıkar. Bu tür sözleşmeleri imzalarken, yüklenicinin cevapları ve açıklamaları hazırlanmış ayrıntılı bir yazılı soru listesi sunmasının zorunlu kılınması tavsiye edilir. Aksi takdirde, vergi makamının, kuruluşun gelir vergisi için vergi matrahını azaltmak amacıyla danışmanlık hizmeti sağlama maliyetlerini kabul etmeyi reddetmesi mümkündür.

Gerçek şu ki, bir hizmet sunma yöntemi (danışmanlık), kuruluşu, alındığı gerçeğini belgeleme yükümlülüğünden kurtarmaz. Sözleşme konusunun yalnızca adı - danışmanlık hizmetleri - harcamaların haklılığının tartışılmaz bir kanıtı değildir (örneğin bkz. Uzak Doğu Bölgesi Federal Antitekel Hizmetinin 14 Haziran 2006 tarih ve F03-A51/06-2/1410 sayılı Kararı). Aynı durum pazarlama, hukuk ve diğer hizmetler için de geçerlidir.

Sözleşmelerin imzalanması

Bu aşamada anlaşma üzerinde anlaşmaya varılır ve imzalanır, yani ilgili tarafların niyetlerine hukuki güç verilir.

Sırasında Koordinasyon kuruluşun yapısal bölümlerine göre sözleşmeler, mali yönetim çalışanları, sözleşmenin şirketi mali kayıplara sürükleyebilecek hükümler içerip içermediğini kontrol eder (örneğin, ticari bir krediye ilişkin borcun geç geri ödenmesi için yaptırımların sağlanıp sağlanmadığı), şartların uygunluğunu izler raporlama dönemi için onaylanmış bütçeyle yapılan sözleşmenin (ön bütçe kontrolü) yanı sıra kuruluşta kabul edilen standart koşullar.

Kişisel deneyim
Olga Volkova,

Şirketimizde sözleşme süreçlerinde birçok departman görev almaktadır. Birincisi, sözleşmeyi başlatan hizmet (satın alma departmanı, satış departmanı, finansal servis) ve genellikle hukuk departmanıyla birlikte taslağını hazırlayan servis. Hukuk departmanı sözleşmeyi mevcut mevzuata uygunluk açısından kontrol eder, denetim departmanı - vergi sonuçları açısından, vergi risklerinden kaçınarak (örneğin, ağlarla çalışırken veya yürütme planlarıyla çalışırken satıcı için ücret oluşturma koşulları) pazarlama kampanyaları).

Baş muhasebeci anlaşmayı tanır ve bunun kapsamında hangi raporların hazırlanması gerektiğini, hangi birincil belgelerin sunulacağını, kanuna nelerin yansıtılması gerektiğini belirler. Finans direktörü olarak bu süreci kontrol ediyorum ve ekonomik bileşeni kontrol ediyorum. Özellikle her sözleşme için bütçeleme ve analiz departmanı planlanan karı, işin organizasyonu için yapılan harcamaların tutarını, karlılığı vb. belirten bir sertifika hazırlar. Genel müdür sözleşmeyi onaylar.

Anlaşmaya ilişkin tüm görüşlerin, söz konusu anlaşmanın ekinde yer alan onay formuna yansıtılması gerekmektedir. Bu sayfada ayrıca, sözleşme üzerindeki bütçe kontrolünü önemli ölçüde kolaylaştıracak olan bütçe sınıflandırma kodunun (sözleşme imzalanması halinde gelir veya gider kısmı sözleşmeden etkilenen bütçe kalemi) belirtilmesi de tavsiye edilir.

Kişisel deneyim
Vladimir Isayev,

İstisnasız tüm sözleşmeler için şirketimiz, bir veya başka bir departmanın çalışanlarının, sözleşmeyle ilgili herhangi bir yorum yoksa vizelerini koydukları veya varsa yorum ve açıklamaları kısaca girdikleri kontrol listeleri kullanır (bkz. Tablo 1); Burada ayrıca yorumların kaldırıldığına dair notlar da bulunmaktadır. Onay sayfası sözleşmenin arka yüzüne basılmıştır.

Özellikle büyük veya teknik açıdan karmaşık sözleşmeler için anlaşmazlık protokolleri düzenlenir (bkz. Tablo 2). Bunlar, hukuki, mali, teknik ve diğer hizmetlerden uzmanların yorumlarını, isteklerini ve sözleşme hükümlerinin olası ifadelerini içerir. Böyle bir belge öncelikle karşı tarafla pazarlık yapmak zorunda kalacak çalışanlarımız için faydalıdır. Anlaşmazlık protokolüne dayanarak çalışan, yasal veya teknik standartlara atıfta bulunarak şirketin pozisyonunu makul bir şekilde ifade edebilir.

Anlaşmanın taraflarca imzalanması, sonuçlanma sürecini tamamlar. Düzgün bir şekilde yürütülen ve imzalanan bir belge, saklanmak üzere muhasebe departmanına veya başka bir yapısal birime aktarılır.

Yapılan sözleşmelerin güncel takibi

Bu aşamanın amacı, imzalanan sözleşmenin şartlarının uygulanması üzerinde kapsamlı bir kontroldür; bu, özellikle sözleşme şartlarının devam eden uygulanmasının kontrolünü, bütçe kontrolünü ve sözleşme metinlerine düzeltme veya eklemelerin yapılmasını içerir. Öncelikle tarafların, sözleşmenin fon ve varlıkların hareketine ilişkin hükümlerine uygunluğunun yanı sıra, sözleşmenin konusuyla doğrudan ilgili olmayan ancak tarafları belirli eylemlerde bulunmaya zorlayan şartların yerine getirilip getirilmediği takip edilmektedir. Örneğin bir inşaat sözleşmesinin konusu, yüklenicinin kararlaştırılan inşaat işi hacmini yerine getirmesi ve sonuçlarının müşteriye aktarılmasıdır. Aynı zamanda müşteri, iş için şantiye ve tasarım belgelerini yükleniciye devretmelidir. Bu eylemler, karşılık gelen kabul ve transfer eylemleriyle resmileştirilir. Taraflarca imzalanmış herhangi bir belge yoksa, gelecekte müşterinin, yüklenicinin işin zamansız tamamlanmasından kaynaklanan suçunu mahkemede kanıtlaması kolay olmayacaktır.

tablo 1 Farmster LLC'de kullanılan onay formu

Tablo 2 Farmster LLC'de kullanılan anlaşmazlık protokolü

Anlaşmazlık protokolü
“___”______________200_ tarihli Sözleşme No. ________
Diğer açıklamalar, eklemeler, yorumlar:________________________________________________________________
________________________________________________________________________
№ Sözleşme maddesi Önerilen baskı Not
Derleyen: (tam ad, konum)
İmza
tarih

İkinci olarak, gerçekleştirilen ticari işlemler, sözleşmede öngörülenlere, onaylanmış bütçe göstergelerine, optimum alacak ve borç miktarına vb. Uygunluk açısından kontrol edilir.

Kişisel deneyim
Olga Volkova, JSC Trading House Interrepublican Winery Mali Direktörü

Sözleşmelerin fiili uygulanmasındaki ilerleme öncelikle muhasebe departmanı tarafından izlenir. Aynı zamanda ödemenin ne kadar zamanında yapıldığı, ceza verilmesine gerek olup olmadığı, asıl belgelerin alınıp alınmadığı da kontrol edilir. Sözleşme ayrıca, elde edilen gerçek göstergelere ilişkin aylık analitik bir rapor hazırlayan bütçeleme ve analiz departmanı tarafından da izlenmektedir. Planlanan göstergelerle tutarsızlık olması durumunda sözleşmeden sorumlu yönetici açıklayıcı bir not hazırlar.

Uygulamada, bir sözleşmenin aynı şartlarda yürütülmesinin imkansız olduğu durumlar vardır. Örneğin, tasarım belgelerindeki değişikliklerin bir sonucu olarak, daha önce kararlaştırılan inşaat işi hacminden daha fazlasının yapılması gerekli hale gelir. Bu gibi durumlarda, sözleşme şartlarının fiili şartlara uygun hale getirilmesi için sözleşmelerde değişiklik ve ekleme yapılması sürecinin ivedilikle başlatılması gerekmektedir.

Tamamlanan sözleşmelerin kapatılması

Sözleşme sürecinin son aşamasında, sözleşme şartlarının uygunsuz şekilde yerine getirilmesi durumunda gerekirse zamanında cezai yaptırım uygulanabilmesi için hem şirketin kendisi hem de karşı taraflar tarafından sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesinin eksiksizliği ve zamanındalığı değerlendirilir.

Kişisel deneyim
Vladimir Isayev, Pharmster LLC'nin (Moskova) ticari ve sözleşmeli departmanı başkanı

Sözleşmenin kapatılması aşamasında mal teslimine ilişkin faturanın veya hizmet kabul belgesinin imzalanmasının yanı sıra bir takım noktalara da dikkat etmelisiniz. Öncelikle izinlerin mevcudiyeti için: GOST-R uygunluk sertifikaları, sıhhi ve epidemiyolojik raporlar, Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın kayıt sertifikaları, cihazların, ekipmanların teknik pasaportları vb. Bu özellikle şirket ürünlerle ilgileniyorsa önemlidir. Vergi dairesi bu oranın uygulanmasını gerekçelendirmek için kesinlikle bu belgeleri talep edeceğinden, indirimli oranda (%0 veya %10) KDV'ye tabidir.

Geçerli vergi oranına bakılmaksızın, yasaların gerektirdiği durumlarda izinlerin sunulması gerekir. Tedarikçilerden gerekli belgeler alınmazsa ve mallar örneğin yeniden satış amacıyla satın alınırsa, müşteri, masrafları kendisine ait olmak üzere şirketi gerekli belgeleri hazırlamaya mecbur etme hakkına sahiptir. Bu hem zaman hem de maddi maliyetlere yol açacaktır.

Bir sonraki önemli nokta, faturalardaki mal listelerinin ve sözleşmenin spesifikasyonlarına uygunluğunun kontrol edilmesidir. İlk bakışta bu rutin bir prosedür gibi görünebilir. Bununla birlikte, aynı ürün farklı şekilde adlandırılabilir ve bu durum genellikle depolardan çıkarıldığında meydana gelir ve muhasebe departmanı bu tür malların gönderilmesinde sorun yaşar. Son olarak, bir sözleşmeyi kapatırken, depo çalışanlarının sadece faturalara değil, aynı zamanda sözleşme şartlarına uygun olarak mal kabul etmesini zorunlu kılmak gerekir. Örneğin, teknik gerekliliklere göre, malların kapalı ambalajda veya tahta kutularda vb. teslim edilmesi gerekmektedir. Bu doğrudan finansal hizmetle ilgili olmayabilir ancak bu koşulların ihlali, malların zarar görmesine ve şirketin zarar görmesine neden olur.

Yaptırımlar genellikle ödeme mutabakatı kanunu, Kural olarak, sözleşme taraflarının muhasebe departmanları tarafından her sözleşme için hazırlanan tutanak. Mali hizmet çalışanları, böyle bir eylemin uygulanmasını acilen talep etmelidir, çünkü bunun varlığı, tarafların parasal taleplerinin erken bir aşamada çözülmesine yardımcı olacaktır.

Örneğin, uygulamada, bir kredi sözleşmesi kapsamında sağlanan fonların ücretli kullanımı için tahakkuk eden faiz miktarı konusunda sıklıkla anlaşmazlıklar ortaya çıkmaktadır. Bu, özellikle aşağıdakilerin tanımıyla ilgili olarak tarafların pozisyonlarındaki tutarsızlık nedeniyle ortaya çıkabilir:
- borcun geri ödenmesi emri. Borçlu, ana paranın önce tamamen veya kısmen geri ödeneceğine inanıyor. Borç veren, sözleşmede aksi belirtilmedikçe, sözleşmeyle belirlenen kredinin kullanımına ilişkin faizin önce geri ödeneceğine ve ardından borcun ana tutarının (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 319. Maddesi) geri ödeneceğine makul olarak inanmaktadır;
- kredi yükümlülüğünün fiilen geri ödendiği an. Borçlu, bu günü cari hesabından para çekme tarihi olarak kabul eder. Borç veren, kredi sözleşmesinde aksi belirtilmedikçe, fonların cari hesabına yatırıldığı anda iade edilmiş sayılacağına makul olarak inanmaktadır (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 810. Maddesi). Ayrıca, borçlunun hesabından çekilen fonlar, borç verenin hesabına ulaşmamışsa, bu durum onun borcu geri ödeme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Mutabakat beyanları genellikle üstlenilen yükümlülükleri ve bunların geri ödenmesine ilişkin koşulları (örneğin ödeme) yansıtır. Taraflardan biri kanunda sunulan hesaplamalara katılmıyorsa, bunu yazılı olarak beyan edebilir ve kendi hesaplamasını sunabilir. Ya anlaşmazlıklar müzakereler sırasında çözülür ve ardından bir uzlaşma belgesi imzalanır. Eylemlerin kaydı, kuruluşun iç düzenleyici belgesinde belirlenen şekilde düzenli olarak yapılmalıdır.

Duruşma öncesi anlaşmazlık çözümü

Bu aşama, sözleşme sürecinde, sözleşmenin taraflarından birinin veya her ikisinin de hak iddia etmesi durumunda ortaya çıkar. Şirketin bu aşamada asıl görevi mali kayıpları en aza indirmek veya suçlu taraftan maksimum parasal tazminat almaktır. Uyuşmazlık çözümünün sonucu büyük ölçüde şirketlerin pozisyonlarını ne kadar iyi gerekçelendirdiğine bağlıdır.

Kişisel deneyim
Vladimir Isayev, Pharmster LLC'nin (Moskova) ticari ve sözleşmeli departmanı başkanı

Benim için olası herhangi bir anlaşmazlık, bir uzlaşma arayışını gerektirir, bu nedenle karşı tarafla müzakereleri "isteme - verme" şemasına göre değil, eşitlik temelinde yapmayı tercih ediyorum. Bazı argümanlarla konumunuzu savunmak daha kolaydır. Sözleşmenin başlangıcından itibaren karşı tarafla bir tür ilişkiler dosyası tutarsanız ve yükümlülüklerini yerine getirirken en ufak eksiklikleri dikkatlice kaydederseniz toplanabilirler. Örneğin, bir ödeme geç yapıldı; kritik bir durum değil ve bir yaptırım gerektirmiyor, ancak gerçek bir gerçektir.

Buna ek olarak, hemen hemen her sözleşme, doğrudan kendisinde belirtilmeyen, ancak örneğin ürünlerin teknik veri sayfalarından kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesini içerir (örneğin, paketleme, depolama, nakliye vb. gereklilikleri). Bu koşullardan herhangi birinin karşı tarafça ihlal edilmesi, bir anlaşmazlıkta argüman olarak kullanılabilir. Öte yandan karşı tarafa şirket için külfetli olmayan ama onun için faydalı bir şey teklif edebilirsiniz. Örneğin, ekipmanla donatmanız gereken tesisin hazırlıksızlığı nedeniyle hasar veya hırsızlık riski varsa, ekstra bir sertifikalı belge seti veya şirketinizin deposunda mal depolamak.

İş sözleşmeleri

Bir çalışan ile bir işveren arasındaki iş sözleşmeleri, her ne kadar iş sözleşmelerinin ana gövdesinden biraz ayrı olsa da, yine de finansal hizmet tarafından yakından izlenmeye tabi tutulmalıdır. Bunun nedeni, her şeyden önce, çalışanların ücretlendirilmesine ilişkin yanlış formüle edilmiş koşullar nedeniyle olası olumsuz vergi sonuçlarıdır. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 255'i, kuruluşun işgücü maliyetleri, çalışanlara nakit ve (veya) ayni tahakkukları, ödenekleri, tazminatları, ikramiyeleri ve Rusya Federasyonu mevzuatı ve Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından sağlanan bir kerelik teşvik ödemelerini içerir. iş sözleşmesi. Bu bağlamda, iş sözleşmesinde çalışanların ücretini oluşturma prosedürünün ayrıntılı olarak belirtilmesi tavsiye edilir. Bu yapılmazsa, kuruluşun gelir vergisi hesaplanırken ilgili masrafların vergi makamları tarafından kabul edilmemesi mümkündür.

Kişisel deneyim
Andrey Bakharev, Personel Planlama Departmanı Başkanı, Tomskneft OJSC

Kural olarak standart bir iş sözleşmesi, Sanatta öngörülen temel ve ek koşulları içerir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57'si ve çalışanın görev ve sorumlulukları, iş sözleşmesinin ayrılmaz bir parçası veya eki olan iş tanımında ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Ücret şartları iş sözleşmesinin temel şartları arasında olup, md. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57'si, sözleşmede çalışanın tarife oranının veya maaşının, ek ödemelerin, ödeneklerin ve teşvik ödemelerinin zorunlu olarak belirtilmesini gerektirmektedir.

Bununla birlikte, iş mevzuatı referans standartlarına da izin vermektedir: iş sözleşmesi, resmi maaşı ve yerel düzenlemelerde yer alan işverenin ücret sistemlerine (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 135. Maddesi) bir referansı belirtebilir. Sözleşmede yalnızca resmi maaş miktarını (tarife oranı) belirtmenizi ve çalışanlara yönelik ikramiye hükmünde diğer her şeyi ayrıntılı olarak belirtmenizi tavsiye ederim (seçenekler mümkündür - ücret ve ikramiye hükümleri). İşverenin yararı, iş sözleşmesinin yalnızca çalışanın rızasıyla veya en geç iki ay önceden bildirimde bulunularak değiştirilebilmesidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 73-74. Maddeleri).

Bonus düzenlemesi genellikle genel müdür tarafından onaylanır; bunu değiştirmek bir iş sözleşmesinden çok daha kolaydır (toplu sözleşmenin parçası olmadığı sürece). Ve sonra herhangi bir çalışana, işi için ödeme koşullarının yarından itibaren değişeceği açıklanabilir. Bu arada, şirkette ikramiye veya ücretlerle ilgili herhangi bir hüküm yoksa, teşvik ödemeleri karlardan gelirken, bunların varlığı ilgili giderlerin üretim maliyetine atfedilmesine izin verir. Kuruluş ayrıca seyahat masrafları gibi çalışanlara sağlanan faydalarla ilgili diğer hükümleri de onaylayabilir.

Mahkemeye giderseniz, iddia beyanına aşağıdaki belgeleri onaylayan belgeler eşlik etmelidir: uyma federal yasa veya anlaşma ile öngörülmüşse, anlaşmazlığın çözümü için bir iddianın veya diğer duruşma öncesi prosedürünün davacı (anlaşmanın haklarının ihlal edildiğine inanan bir taraf) (Tahkim Usul Kanunu'nun 126. maddesinin 7. maddesi) Rusya Federasyonu).

Kişisel deneyim
Vladimir Altergot, OJSC "Evde Kullanılan İlaçlar" Hukuk İşleri Direktörü (Moskova)

Uzun bir süredir, hak talebinde bulunmak yalnızca yasa veya sözleşmeyle açıkça belirlenen durumlarda zorunluydu 3 . Özellikle, Rusya Federasyonu Hava Kanunu, Demiryolu Taşımacılığı Şartı, Gümrük Kanunu, “İletişim” Kanunu vb.'de ön duruşma (talep) prosedürü öngörülmüştür. Bununla birlikte, ön duruşmanın koşulu Bir anlaşmazlığın çözümü hala çoğu sözleşmede yer almaktadır. Ancak sözleşmenin ilgili hükmünde “iddia” ibaresinin yer alması şart değildir.

Örneğin, taraflar arasında anlaşmazlık olması durumunda ön müzakere yapılması koşulu, mahkemeler tarafından, sözleşmenin taraflarının anlaşmazlığın çözümü için zorunlu bir duruşma öncesi prosedür konusunda anlaşmaya varmaları olarak da kabul edilmektedir. Bir iddianın hazırlanması kural olarak büyük zorluklara neden olmaz. Genellikle yükümlülüğün esasına (çoğunlukla bu bir anlaşmadır), borç miktarına (parasal yükümlülük durumunda), borcun geri ödeme zamanlamasına ve ödemenin hangi ayrıntılara göre yapılması gerektiğine dair bir referans içerir. .

Bir anlaşmazlığın çözümüne yönelik duruşma öncesi (talep) prosedürü federal yasa veya bir anlaşma tarafından öngörülmüşse, yalnızca mahkemeye gidebilirsiniz. sonrasında bu prosedürden geçiyor. Aksi takdirde, davacı dava açtıktan sonra mahkemeye tekrar başvurabilecek olmasına rağmen (Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 148. maddesi), iddia mahkeme tarafından dikkate alınmadan bırakılacaktır (Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 149. maddesinin 3. fıkrası). Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu).

Şunu belirtmek gerekir ki Sanat'a göre. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 111'i, kanun veya sözleşme gereklilikleri nedeniyle zorunlu olduğunda (örneğin, bir iddiayı cevapsız bırakmak), talep prosedürü davasına katılan bir kişi tarafından ihlal edilmesi, davanın sonuçları ne olursa olsun, bu kişiye yasal masrafların (özellikle devlet ücretlerinin) tahsis edilmesinin temeli.

Kural olarak sözleşme, duruşma öncesi uzlaşmanın mümkün olmadığı durumlarda, tarafların ortaya çıkan anlaşmazlıkları tahkim mahkemesinde çözeceğini öngörmektedir. Bir dış ekonomik sözleşme imzalanırken, sözleşmenin geçerli yasayı belirtmesi gerekir.

Karşı tarafın kuruluşunuzun bulunduğu yerden uzak bir bölgede bulunması durumunda adli kurum seçimi özellikle önemlidir. Çalışanların doğrudan görevlerini yerine getirirken dikkatlerinin dağılmasının yanı sıra iş gezileri, seyahat vb. için gereksiz masrafların önlenmesi için sözleşme, olası yasal işlemlerin kuruluşunuzun bulunduğu yerdeki bir tahkim mahkemesinde yapılacağını belirten bir madde içermelidir. (Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu Madde 36-37 hükümleri).

Sözleşme sürecinin profesyonel organizasyonu, sözleşmelerin açık ve zamanında uygulanması elbette imajı iyileştirir ve şirketin sermayesini dolaylı olarak etkiler. Sözleşmeli çalışmalara entegre bir yaklaşım, organizasyon yönetiminin verimliliğini önemli ölçüde artırmaya yardımcı olur ve şirketin iş sonuçları üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.

1 Bir işlemi sonuçlandırma teklifinin yöneltildiği kişiden kabul alınırsa yazılı forma uyulduğu kabul edilir (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 438. Maddesi). Yazılı bir anlaşma, belgenin anlaşmanın taraflarından geldiğinin güvenilir bir şekilde tespit edilmesini mümkün kılan telgraf, posta, teletip ve diğer iletişim türlerini kullanarak belge alışverişi yapılarak yapılabilir (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 434. Maddesi) .
2 Karşı taraflarla çalışma hakkında daha fazla bilgi için “Vergi avantajları nasıl gerekçelendirilir” makalesine bakın (“Mali Direktör”, 2006, Sayı. 12, s. 64 veya www.site web sitesinde). - Not. editörler.
3 Daha önce mevcut olan “Anlaşmazlıkların Çözümüne İlişkin Talep Prosedürü Hakkında Yönetmelik”, 05.05.95 tarih ve 70-FZ sayılı Federal Kanun ile değiştirilen Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun yürürlüğe girmesi nedeniyle geçersiz ilan edildi.

Bir işletmede finans departmanı oluşturmak sorumlu bir iştir. Finans departmanının fonksiyonları sürekli olarak genişlemekte ve çözümü finans departmanı başkanının sorumluluğunda olan görevlere göre oluşturulmaktadır.

Finansal hizmetin işlevleri:

  • Mali kontrol, planların formüle edilmesi ve bunların uygulanmasının izlenmesi olan finansal hizmetin ana görevlerinden biridir. Bu işlevin yerine getirilmesi yalnızca muhasebe ve analizle değil aynı zamanda işletmenin iş süreçlerinin yürütülmesi üzerindeki kontrolle de ilişkilidir.

Şekil 1. “WA: Financier” yazılım ürünü örneğini kullanarak nakit akışı bütçesinin yürütülmesinin izlenmesi.

  • Hazine Müsteşarlığı. Şirketin fonlarını yönetmek, ödeme takvimi oluşturmak, karşılıklı ödemelerin durumunu izlemek - bunların hepsi hazinenin işlevleridir ve önemleri göz ardı edilemez.
  • Muhasebe ve vergi kayıtlarının organizasyonu ve bakımı. Bu fonksiyon çok fazla açıklamaya ihtiyaç duymaz. Üzerinde durmak istediğim tek konu Baş Muhasebeci ve Mali Direktör (finans departmanı başkanı) fonksiyonları arasındaki ayrımdır. Baş muhasebecinin sorumluluğu, yasal gerekliliklere uygun olarak düzenlenmiş ve vergi muhasebesini sürdürmek, muhasebe ve vergi raporlamasını zamanında hazırlamak ve şirketin ekonomik faaliyetlerine ilişkin gerçekleri muhasebe kayıtlarına yansıtmaktır. Finans departmanı başkanının sorumlulukları, sürekli değişen mevzuat bağlamı da dahil olmak üzere şirketin faaliyetlerini ve mali sonuçlarını planlamaktır. Vergi planlama işlevi şirketin mali direktörünün doğrudan sorumluluğundadır. Baş Muhasebecinin bağlı yapısı da ayrı bir tartışma konusudur. Bir yandan baş muhasebeci mali direktörün sorumluluk alanına dahil olup ona rapor vermek zorundadır, diğer yandan “muhasebe” kanunu uyarınca baş muhasebeci doğrudan Genel Müdüre rapor verir. Organizasyonun direktörü. Bu durumda en basit çıkış yolu, baş muhasebecinin ikili bağlılığıdır.

Belirli bir şirkette finans departmanının çalışma planının, departmanı organize etme sürecinde finans direktörünün karşı karşıya olduğu görevleri sınırlamayabileceği anlaşılmalıdır.

Finans departmanının sorumlulukları belirlendikten sonra yapısını oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Finansal hizmetin çalışmaları aşağıdaki şemaya göre organize edilebilir:


Şekil 2. Finansal hizmetin yapısı.

Aynı zamanda, “Sözleşme Departmanı” ve “BT Departmanı” bölümleri FEO'nun parçası değildir ancak stratejik olarak Finans Direktörüne bağlıdır.

En basit şey, her işlevi uygulamak için ayrı bir hizmet tahsis etmektir.

Ancak hiç kimse sizi bir işlevi birkaç hizmete bölmekten veya tam tersine birkaç işlevi tek bir hizmette birleştirmekten rahatsız etmez.

Finans departmanının yapısını ve görevlerini belirledikten sonra iç düzenlemeleri geliştirmeye başlamak gerekir.

Mali departmanın düzenlemeleri

Finansal hizmet düzenlemeleri neler içeriyor?

Finans departmanı düzenlemeleri, sahibi mali direktör olan iş süreçlerini düzenleyen ve temel olanlar (bütçeleme, muhasebe, finansman sağlama, ödeme yapma; bütçeye göre düzenlenmiş, muhasebe, muhasebe, vb.) bir dizi hüküm, kural, talimattır. kredi politikaları, ödeme prosedürleri, mali tabloların hazırlanması) ve doğrudan işletmenin mali hizmet personelinin yönetimi ile ilgilidir. İkincisine genellikle İK süreçleri denir.

Bu süreçleri düzenleyen belgelerin geliştirilmesi, kabul edilmesi ve onaylanması sürecinde, mali hizmet çalışanlarının sayısı, niteliklerine ilişkin şartlar ve ücret fonuna ilişkin birçok konu ortadan kaldırılmaktadır. Çalışanların işlevsel sorumluluklarına ilişkin gereklilikler şirket yönetimi tarafından değişirse, daha önce onaylanan düzenleyici belgeler olası çatışmaların en aza indirilmesine, personel seviyesinin değiştirilmesine ve ücretlerin revize edilmesine yardımcı olacaktır.


Şekil 3. “WA: Financier” yazılım ürünü örneği kullanılarak onay süreci.

Finans departmanının görevleri, düzenlemeleri ve yapısı, nihai belgenin (İşletmenin finansal hizmetine ilişkin Yönetmelik) oluşturulmasının temelini oluşturur.

Bu hüküm, aşağıdaki yapıya sahip bir iç düzenleyici belgedir:

1. Finansal hizmetin organizasyonel ve işlevsel yapısı. Tipik olarak bir organizasyon yapısı, departmanları vurgulayan ve işlevlerini açıklayan bir organizasyon şemasıdır. İK planlama amacıyla, personel birimlerinin (mevcut ve planlanan) sayısına ilişkin bilgilerin bir diyagram üzerinde görüntülenmesi faydalıdır.

2. Mali hizmetin yapısal ve personel düzeyleri. Kural olarak, bu bilgiler departman adlarının, pozisyonların, mevcut ve boş personel birimlerinin sayısının zorunlu olarak belirtildiği bir tablo şeklinde oluşturulur.

3. Finansal hizmetin ana amaç ve hedefleri. Düzenlemelerin bu bölümü, şirketin gelişim stratejisi dikkate alınarak oluşturulan hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için çözülmesi gereken görevleri açıklamaktadır. Her departman için görevler tanımlanmıştır.

4. Fonksiyonların matrisi. Bu, finansal hizmetin fonksiyonlarının dikey olarak yerleştirildiği ve organizasyon birimlerinin, yani hizmet departmanlarının yöneticilerinin ve kilit çalışanlarının yatay olarak yerleştirildiği bir tablodur. Çizgilerin ve grafiğin kesiştiği noktada bir işaret yapılır (kim neyden sorumludur). Fonksiyon matrisi, departmanların olası iş yükü hakkında fikir verir ve fonksiyonları departmana göre en iyi şekilde gruplandırmanıza olanak tanır.

5. Mali hizmet çalışanları arasındaki etkileşim prosedürü. Tipik olarak, bireylerle (örneğin, özellikle büyük müşteriler) veya hükümet (ticari) kuruluşlarla - bireysel çalışanlar ve (veya) şirketin yapısal bölümleri ile harici bir bölüm arasında - etkileşim için dahili bir prosedür vardır. Etkileşim prosedürü, bir bütün olarak şirketin organizasyon yapısı, diğer bölümlerinin işlevleri ve görevleri, yerleşik ilke ve gelenekler dikkate alınarak geliştirilir.


Şekil 4. “WA: Financier” yazılım ürünü örneğini kullanarak çalışan etkileşiminin sırası.

6. Çatışma durumlarını çözme prosedürü. Bu bölüm, "genel müdür - mali direktör - mali ve ekonomik bölüm başkanı - sıradan çalışan" zinciri boyunca itirazda bulunma veya anlaşmazlığı ifade etme prosedürünü ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Bu, hem çalışan hem de onun doğrudan amiri için ortaya çıkabilecek, yenilikçi olanlar da dahil olmak üzere, her türlü soru ve öneri (alınan görev, alınan karar, orantısız ücret, ödül veya ceza) için geçerlidir.

7. Mali direktörün ve mali hizmetin çalışmalarını değerlendirmenize olanak tanıyan bir göstergeler sistemi. Bu bölüm, yerine getirilmesi üzerine mali direktör ve astlarının çalışmalarının başarılı sayıldığı göstergelerin listelerini ve açıklamalarını içerir. Göstergeler spesifik ve ölçülebilir olmalıdır.

8. Son hükümler. Bu bölüm, Yönetmeliklerin koordinasyonu ve onaylanması prosedürünü, geçerlilik süresini, değişiklik yapma prosedürünü, çalışanların Yönetmeliklere aşina olmasını ve saklama prosedürünü ortaya koymaktadır.

Mali hizmetin başkanı mali direktör ise, faaliyetleri mali direktörün görev tanımına göre düzenlenir. Planlama ve finans departmanı ayrı bir bölüme ayrılırsa, finans departmanı başkanı için bir iş tanımı geliştirirken, iş tanımlarının oluşturulmasına ilişkin genel kuralların uygulanması gerekir.

Ayrıntılı bir iş tanımı genellikle aşağıdaki öğeleri içerir:

1. Genel hükümler – belgenin tanımı, pozisyon, çalışanı bu pozisyona kimin atadığı vb.

2. Yeterlilik gereksinimleri. Bu pozisyondaki bir uzmanın eğitim düzeyine ilişkin gereksinimler formüle edilmiş ve iş görevlerini yerine getirmek için gerekli beceriler açıklanmıştır.

3. İş sorumlulukları. Bu bölüm ne kadar ayrıntılı doldurulursa, uzmanın belirli görevleri yerine getirme ihtiyacı hakkında o kadar az sorusu olacaktır. Bu nedenle bu bölüm, bir uzman tarafından gerçekleştirilen tüm olası görevlerin en eksiksiz ifadesi olmalıdır.

4. İş görevlerinin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için kriterler. Bu kriterleri formüle etmek her zaman mümkün olmadığından bu bölümün doldurulması oldukça zordur. Yalnızca yerine getirilmesi izlenebilen kriterleri tanımlamak mantıklıdır.

5. Uzmanın hakları. Şirketin uzmana karşı sorumlulukları anlatılmaktadır. Bu, ücretlerin zamanında ödenmesini, işyerinin ve teknolojik altyapının düzenlenmesini, sağlık standartlarına uyumu vb. içerir.

6. Yöneticinin hak ve sorumlulukları. Bu nokta bir öncekini tamamlıyor. Uzmanın en yakın amirinin görev ve yetkilerine ilişkin açıklamaları içerir.

7. Uzmanın sorumluluğu. Çalışanın doğrudan neyden sorumlu olduğunu açıklayan ve resmi görevlerin yerine getirilmemesi durumunda olası cezalar hakkında bilgi içeren bir madde.

Yüksek kaliteli bir bilgi sistemi olmadan finans departmanının etkin bir şekilde çalışmasının imkansız olduğunu belirtmekte fayda var.

Giderek daha fazla kuruluş, orta ve büyük işletmelerde finansal yönetimi otomatikleştirmeye yönelik bir yazılım ürünleri serisi olan 1C platformunda bir çözüm seçiyor - “WA: FINANCEIST”.

“WA: FİNANS” modülleri:

  • Hazine, BDDS
  • Gelir ve giderlerin bütçelenmesi, BBL vb.
  • UFRS'ye göre muhasebe ve raporlama
  • Kurumsal standartlara göre yönetim muhasebesi
  • Sözleşme yönetimi: onaydan uygulamaya kadar

Şekil 5. “WA: Financier” yazılım ürünü örneği kullanılarak ODDS'nin doğrudan ve dolaylı yöntemlerle oluşturulması.

İşletmelerin finans departmanları “WA: FİNANS” kullanarak aşağıdaki görevleri etkili bir şekilde çözer:

  • İşletmenin mali durumunun tahmin edilmesi ve işletmenin ekonomik göstergelerinin modellenmesi, planlanan sonuçların belirlenmesi.
  • Şirketin gelir, gider ve nakit akışlarının rahat ve hatasız planlanması/kontrol edilmesi.
  • Para kullanımını optimize etmek, finansal verimliliği ve iş sürdürülebilirliğini artırmak.
  • Borç alınan fonların kullanımının en aza indirilmesi de dahil olmak üzere işletmenin likiditesini ve karlılığını arttırmak.
  • Yönetim kararlarının kalitesini ve geçerliliğini ve bir bütün olarak İşletmenin şeffaflığını artırmak.
  • Finansal raporlamanın uluslararası veya kurumsal standartlara göre zamanında ve güvenilir olması.
  • Sözleşmelerle çalışırken eksiksiz düzen: depolama, onay ve kapsamlı kontrol.
  • Bir bütün olarak şirket için mali disiplinin ve çalışanların kişisel sorumluluk derecesinin arttırılması.
  • İşgücü maliyetlerinin azaltılması, rahatlığın arttırılması ve finansörlerin günlük işlerdeki hatalarının en aza indirilmesi.

Herhangi bir kuruluşun yaşam döngüsündeki tüm olayların yüzde 80'inden fazlası sözleşmeler yoluyla gerçekleşir. Açıkçası, bunları yönetmenin maliyetleri önemli olabilir ve daha da önemlisi, bu işin kalitesinin düşük olması nedeniyle şirketin taşıdığı riskler çok yüksektir.

Finansal hizmetin ana görevlerinden biri olan verimlilikten ödün vermeden maliyetlerin azaltılması, sözleşmeye bağlı faaliyetlerin daha sonraki otomasyonlarıyla yönetilmesi için metodolojik çözümlerin getirilmesi yoluyla entegre bir şekilde çözülebilir. Buradaki temel zorluk, kuruluşun birçok hizmetinin sözleşmelerle çalışma sürecine dahil olmasıyla ilgilidir. Ancak bir dizi genel yönetim sorunu çözüldüğü için sistemin başarılı bir şekilde uygulanmasının etkisi doğası gereği sinerjik olacaktır:

  • sözleşmelerin şablonlara dayalı olarak oluşturularak standartlaştırılması;
  • çeşitli departmanlar arasındaki etkileşimin verimliliğinin arttırılması;
  • sözleşme inceleme ve onay döngülerinin azaltılması;
  • sözleşmenin yaşam döngüsü boyunca yönetimi.

Sözleşme yönetimi sürecini metodolojik bir döngü olarak ele alırken, proje yönetimi ile aşamalara göre doğrudan bir benzetme yapılabilir: planlama, yürütme, kontrol, ayarlama, yönetim etkisi.

Planlama. Genel olarak planlama dört aşamadan oluşur:

  • bir sözleşme yapma ihtiyacının belirlenmesi;
  • işlemin fizibilite çalışması (anlaşma);
  • karşı tarafın seçimi;
  • sözleşme planının seçimi (yasal, mali ve diğer riskler dikkate alınarak).

Planlama standartlaştırılmış bir süreç olduğundan ve bir sözleşmenin yaşam döngüsünü destekleyen daha küresel bir sürecin parçası olduğundan, tüm unsurların tek bir bilgi alanına entegrasyonu ön plana çıkmaktadır. Birliğin özü, bileşenleri bütçeleme sistemleri, yönetim muhasebesi, belge yönetimi, CRM ve diğerleri olabilen otomatik bir ERP kaynak yönetim sistemidir.

Belirli bir sözleşmenin özellikleri ne olursa olsun, kuruluşun birleşik otomatik bilgi ortamındaki "ömrünün" "sıfır" döngü - tasarımdan başlaması gerektiğini anlamak önemlidir. Zaten bu aşamada bilgilerin kaybolması ve çift girilmesi risklerini en aza indirmek mümkündür. Sözleşmenin döngü boyunca ilerlemesini sağlayan bölüm, tarihsel olarak muhasebe, kontrol ve analiz için bilgi sağlama işlevlerinden sorumlu olan finansal hizmettir. Organizasyonun bazen "çıkarları" bakımından farklı olan bölümlerini birleştiren bir merkez görevi gören "Finans"tır.

Taslak anlaşmanın hazırlanmasının ilk aşamasında finansal hizmetin spesifik rolü, anlaşmanın fizibilite çalışmasını geliştirmektir. Şunları belirtir: işlemin sonuçlandırılmasının amacı, yapılabilirliğinin gerekçesi; sözleşmenin konusu, tutarı ve diğer temel koşulları; finansman kaynaklarının planlanması da dahil olmak üzere finansal akış modeli seçenekleri; bütçeleri ve limitleri kontrol etmenin yolları; maliyetler; Risk analizi de dahil olmak üzere ekonomik ve finansal sonuçların değerlendirilmesi. Bir sözleşme için en verimli finansal akış modelini seçmenin önemi pratik bir örnekle gösterilebilir.

Örnek

Satışlarda yüksek derecede mevsimsellik ve yıldan yıla önemli miktarda malzeme yoğunluğu olan bir imalat şirketi, "düşük sezon" sırasında üretimi finanse etmekte sorunlarla karşı karşıya kaldı. Aynı zamanda, depodaki stoklar ve satışların zirvesi sırasında rezerv şeklinde biriken mali "güvenlik yastığı", her zamanki gibi hızla "yenildi" ve şirket tekrar tekrar pahalı para çekmek zorunda kaldı. Yılda iki kez dış finansman. Sorunun analizi, yılın belirli dönemlerinde finansal zorluklar yaşayan holding ile ana hammadde tedarikçilerinin sezonluk satış döngüleri arasında bir tutarsızlık olduğunu ortaya çıkardı. Bu, çözümün anahtarını sağladı. Anlaşmaların şartları, yıl boyunca her teslimat için standart bir ertelenmiş ödeme yapılmasını öngörüyordu. Sözleşme kapsamındaki finansal akış modeli değiştirildi - teslimat ayına bağlı olarak, ertelenen ödeme gün sayısı standarda göre arttı veya azaldı. Böylece gelir ve gider bütçesi (BDR) ile nakit akış bütçesi (CBDS) arasındaki tutarsızlık sorununu çözdük.

Sözleşme kapsamında finansal akış modelinin seçiminden bahsederken, bu durumda bütçe planlaması ile ödeme takviminin uygulanması arasında bir köprü kurulduğunu belirtmekte fayda var.

Örnek

Devlete ait büyük bir enerji şirketi, bütçe planlama sürecinde Yıllık Kapsamlı Tedarik Programını (ACPP) geliştirir ve onaylar. “Ödeme Takvimi” bloğunda başvurular onaylanır ve ödeme yapılır. “Sözleşme Yürütme” bloğunda ise sözleşmeler Medeni Kanun dikkate alınarak otomatik olarak sınırlandırılmakta ve “Ödeme Takvimi” limitlerinin tanımlanmasıyla elektronik sözleşme onay süreci başlatılmaktadır. Bu uygulama, zaman içindeki bütçe harcamalarını yönetmenize olanak tanır.

Şirket içinde sözleşmeler üzerinde mutabakata varılırken ilgili departmanlar bunların fizibilitesini kontrol eder, riskleri dikkate alır vb. Ve finansal hizmet, üstlenilen yükümlülüklerin miktarının kendilerinde belirlenen limitleri aşmaması için sözleşme kapsamındaki finansal modeli şirketin onaylanmış gider bütçeleriyle kontrol etmelidir. Öte yandan, ödeme takvimi içerisinde belirli ödemeler yapılırken, başvurunun yapıldığı onaylı sözleşme ile mutabakat gerçekleştirilir. Yalnızca ilgili bütçeye göre değil, aynı zamanda ödeme sırasında yalnızca BDDS'ye değil aynı zamanda BDR'ye uygunluğun izlenmesine olanak tanıyan sözleşmenin mali modeline göre de kontrol edilir.

Uygulama. Planlamanın ardından iki aşamaya ayrılan sözleşme uygulama aşamasına geçilir. Birincisi, bir sözleşmenin imzalanması prosedürüdür: bir projenin geliştirilmesi, ön onayı, ardından imzalanması ve tescili, sözleşme kapsamında iş başlangıcının bildirilmesi, koşulların gözden geçirilmesi (ayarlanması) prosedürünün belirlenmesi, raporlama formatı üzerinde anlaşmaya varılması onay süreci için.

İkinci aşama - finansörlerin doğrudan eylemleri, sürecin bir sonraki aşaması olan ve şartlı olarak bloklara ayrılan sözleşmenin uygulanması üzerindeki kontrol işlevidir:

  • mali olanları etkilediği ölçüde mali olmayan yükümlülüklerin kontrolü (örneğin, sözleşme kapsamındaki ticari yükümlülüklerin yerine getirilmemesi para cezalarına, cezalara vb. yol açıyorsa) ve mali olmayan yükümlülüklerdeki değişikliklerle bağlantılı olarak mali akış modelinin ayarlanması mali yükümlülükler (örneğin, sözleşme kapsamındaki ödeme planındaki değişiklikler vb.);
  • mali yükümlülüklerin kontrolü (sözleşme kapsamındaki ödemelerin şartlara ve tutarlara göre doğruluğu, bütçe kontrolü, sözleşme şartlarında değişiklik olması durumunda mali modelin revizyonu).

Genel bilgi sistemine entegre edilmiş ve düzgün bir şekilde organize edilmiş sözleşmelerin yönetim muhasebesi, yükümlülüklerin yerine getirilmemesinin nedenlerini analiz etmek, bunları önlemek ve ortadan kaldırmak için önlemler almak ve talep ve taleplerin doğru şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunmak için belgesel bir temel oluşturulmasını sağlamalıdır. karşı taraflardan. Bu tür bir muhasebe, sözleşme kapsamında analitik raporların tutulmasıyla pratikte uygulanabilir. Bu tür raporlar aşağıdaki verileri gösteren bölümleri içerir (tedarik sözleşmesi örneğini kullanarak): karşı tarafın ayrıntıları, sayı ve tarih, özellikler, siparişler, siparişler, tedarik edilecek ürünlerin hacmi ve teslimat tarihleri, sevk edilen ürünlerin adı, gerçekler sevkiyatların, planlanan göstergelerle karşılaştırmalı ödemelerin ve diğer gerekli bilgilerin.

Sözleşmelerin uygulanmasına ilişkin raporlama aşağıdaki analitik bölümlerde sunulabilir: ihaleye göre (karşı tarafın hangi kriterlere göre seçildiğine göre), karşı tarafa göre (her bir sözleşme için alacaklar veya borçlar açısından), operasyonel, mali, yatırım faaliyetlerine göre, vesaire.

Ayarlama. Bu aşamada finansal hizmetin katılımı, sözleşmenin ekonomik fizibilitesinin sürekli izlenmesini (önemli dış koşullarda, özellikle mali durumda değişiklik olması durumunda) ve mali koşullar açısından ayarlamaların başlatılmasını içerir.

Yönetsel etki. Son olarak, bir yönetim kararı verme aşamasında, finansal hizmet olası eylem seçenekleri için mali ve ekonomik bir gerekçe hazırlar: sözleşmenin kapatılması, mali koşullar değiştirilmeden veya mali koşullarda değişiklik yapılmadan uzatılması, yeni bir sözleşme üzerinde anlaşmaya varma sürecinin başlatılması . Kontrol ve düzenleme aşamalarında yapılan analizlere dayanarak sözleşmelerin hareketine ilişkin prosedürün standartlaştırılması ve şablonun iyileştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmaktadır.

Uzman görüşü: Oleg Beylezon- "Business Logic 2.0" şirketinin baş mimarı

Elektronik belge yönetim sisteminin (EBYS) belge depolamayı sağlamak, iş süreçlerini otomatikleştirmek ve işbirliğini sağlamak için başka sistemlere ihtiyaç duyulmadığı durumlarda etkin çalıştığı düşünülebilir. Bundan yola çıkarak kendimize aşağıdaki soruları sorarak etkinliği değerlendirebiliriz:

  • Sistemde eksik veya yanlış işlevsellik konusunda herhangi bir şikayet var mı?;
  • Organizasyonda belge akışının “alternatif” yolları var mı (EDMS'yi etkilemeyen)?;
  • Belge akış yönetmeliklerinde (EBYS işlevselliği kapsamında olmayan) sistem dışında çözülmesi öngörülen “istisnai durumlar” var mı?;
  • Çalışanların EDMS çerçevesindeki faaliyetleri yönetim açısından yeterince şeffaf mı?;
  • Bu sistem şirketin BT altyapısına ne kadar iyi entegre edilmiş?;
  • Çalışanların sisteme erişimi için farklı seçenekler var mı (kalın, ince, mobil istemciler)?

Güvenlik, sahip olma maliyeti, sistemin değişime hazır olması vb. konular da dikkate alınmalıdır.

İşletmelerdeki mali işler mali hizmetler tarafından organize edilir ve yürütülür. Büyük yerli işletmelerde bu amaçla özel finans departmanları veya departmanları oluşturulmuştur. Orta ölçekli işletmelerde diğer bölümlerin (muhasebe, departmanlar, analiz ve tahmin hizmetleri, işçilik ve ücretler, fiyatlandırma) parçası olarak finans departmanları veya finans grupları oluşturulabilir.

Küçük işletmelerde mali işler baş muhasebeciye verilir.

Mali hizmetlere, işletmelerin diğer tüm hizmetlerinden (bunlar bilançolar, raporlar, planlar, konsolide maliyet hesaplamaları vb.) gerekli bilgileri alma hakkı verilmiştir.

Finans departmanı başkanı (bölüm), kural olarak, işletme başkanına veya ekonomiden sorumlu yardımcısına rapor verir ve onlarla birlikte işletmenin mali durumundan, kendi işletme sermayesinin güvenliğinden sorumludur. uygulama planının uygulanması ve planlarda öngörülen maliyetlerin finansmanı için fon sağlanması.

Finansal hizmetin ana görevleri şunlardır:

1. cari harcamalar ve yatırımlar için nakit sağlamak;

2. Bütçeye, bankalara, diğer ticari kuruluşlara ve çalışanlara karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

İşletmenin finansal hizmeti, finansman maliyetlerinin yol ve yöntemlerini belirler. Kendi kendini finanse edebilir, banka ve ticari (emtia) kredileri çekebilir, öz sermayeyi çekebilir, bütçe fonları alabilir, leasing yapabilirler.

Finansal hizmetler, parasal yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesini sağlamak için işletme nakit fonları oluşturur, rezervler oluşturur ve işletmenin cirosuna nakit çekmek için finansal araçlar kullanır.

Finansal hizmetin görevleri de şunlardır:

1. Sabit üretim varlıklarının, yatırımların ve stokların en verimli şekilde kullanılmasının teşvik edilmesi;

2. İşletme sermayesinin cirosunu hızlandırmaya, güvenliğini sağlamaya, kendi işletme sermayesinin büyüklüğünü ekonomik olarak makul standartlara getirmeye yönelik önlemlerin uygulanması;

3. mali ilişkilerin doğru organizasyonu üzerinde kontrol.

Finansal hizmetin işlevleri, işletmelerdeki finansal çalışmanın içeriğine göre belirlenir. Bu:

1. planlama;

2. finansman;

3. yatırım yapmak;

4. tedarikçiler ve yüklenicilerle, müşteriler ve alıcılarla yapılan anlaşmaların organizasyonu;

5. Maddi teşviklerin organizasyonu, prim sistemlerinin geliştirilmesi;

6. Bütçeye yönelik yükümlülüklerin yerine getirilmesi, vergilendirmenin optimizasyonu;

7. sigorta.

Finans departmanının (hizmet) ve muhasebenin işlevleri yakından iç içe geçmiştir ve çakışabilir. Ancak aralarında önemli farklılıklar vardır. Muhasebe, halihazırda gerçekleşmiş olan gerçekleri kaydeder ve yansıtır ve finansal hizmet, bilgileri analiz eder, finansal faaliyetleri planlar ve tahmin eder, yönetim kararları almak için işletmenin yönetimine sonuçlar, gerekçeler ve hesaplamalar sunar, mali politikalar geliştirir ve uygular.

Finans departmanına aşağıdaki işlevler atanmıştır:

    Kuruluş için bir finansal stratejinin geliştirilmesi.

    Uzun vadeli ve güncel mali planların, tahmin bakiyelerinin ve nakit bütçelerinin taslağının geliştirilmesi.

    Ürünlerin satışı (işler, hizmetler), sermaye yatırımları, bilimsel araştırma ve geliştirme, ürün maliyetlerinin planlanması ve üretimin karlılığı için taslak planların hazırlanması - hazırlığa katılır.

    Kâr ve gelir vergisinin hesaplanması.

    Kuruluşun üretim ve ekonomik faaliyetleri için finansman kaynaklarının belirlenmesi, borç alınan fonların çekilmesi ve öz kaynakların kullanılması, finansal piyasaların araştırılması ve analiz edilmesi, her bir fon kaynağına ilişkin olası finansal risklerin değerlendirilmesi ve azaltılmasına yönelik öneriler geliştirilmesi.

    Yatırım politikasının uygulanması ve kuruluşun varlıklarının yönetimi, optimal yapılarının belirlenmesi, varlıkların değiştirilmesi ve tasfiyesi için tekliflerin hazırlanması, finansal yatırımların etkinliğinin analizi ve değerlendirilmesi.

    İşletme sermayesi standartlarının ve cirolarını hızlandıracak önlemlerin geliştirilmesi.

    Gelirlerin zamanında alınmasını sağlamak, mali, mutabakat ve bankacılık işlemlerini zamanında gerçekleştirmek, tedarikçi ve yüklenicilerin faturalarını ödemek, kredileri geri ödemek, işçi ve çalışanlara faiz, ücret ödemek, vergi ve harçları cumhuriyet ve yerel bütçelere aktarmak, ekstra devlet bütçesine aktarmak -bütçe sosyal fonları, bankacılık kurumlarına yapılan ödemeler.

    Kuruluşun mali ve ekonomik faaliyetlerinin analizi.

    Mali planın, ürün satış planının, kar planının ve diğer mali göstergelerin uygulanmasının, satılamayan ürünlerin üretiminin durdurulmasının, fonların doğru harcanmasının ve kendi ve ödünç alınan işletme sermayesinin hedeflenen kullanımının izlenmesi.

    Fon hareketlerinin kayıtlarının tutulması ve mali muhasebe ve raporlama standartlarına uygun olarak mali faaliyetlerin sonuçlarının raporlanması, mali bilgilerin güvenilirliği, raporlama belgelerinin hazırlanmasının ve yürütülmesinin doğruluğunun izlenmesi, dış ve dahili kullanıcılar.

Finansal hizmet ile muhasebe arasındaki temel farklar yalnızca fon belirleme yaklaşımlarında değil aynı zamanda karar verme alanında da yatmaktadır. Muhasebe veri toplamak ve sunmak için çalışır. Muhasebe verilerini tanıyan ve tüm bu materyalleri analiz eden finans departmanı (yönetim), işletmenin faaliyetleriyle ilgili özel kararlar alır.