Ako rozdeliť objednávky podľa doby použiteľnosti. Ako rozdeliť objednávky organizácie. Účtovanie zákaziek pre personál


Objednávky sa vzťahujú na administratívne dokumenty spoločnosti. Typy zákaziek v organizácii sú rozdelené iba na dva typy - podľa hlavnej činnosti a podľa personálu. Spolu so zmenou pracovnej legislatívy sa zmenil aj postoj k používaniu niektorých foriem dokladov, vrátane objednávok. Je teda teraz možné nepoužívať akceptované formuláre T-1, T-2 atď.? Teraz zistíme, ako systematizovať, uložiť a zmeniť ich formu.

Trochu histórie

Do konca roku 2010 zákonodarcovia dôsledne zbierali štatistické údaje o všetkých typoch činností, na základe ktorých boli vypracované objednávky. Základné dokumenty týkajúce sa pracovnoprávnych vzťahov sú indexované písmenom „T“.

Od začiatku roka 2013 zjednotené tlačivá dokladov, ktoré boli povinní používať všetci referenti stratili svoj záväzok . Ale neprestali byť relevantné, pretože prečo vymýšľať nové typy alebo formy dokumentov, ak už existujú prispôsobené pre každý typ činnosti? Môžete buď použiť tie, ktoré už boli akceptované, alebo schváliť vlastné formuláre dokumentov.

Teda teraz môžete bezpečne používať ľubovoľné formy objednávok namiesto predtým schválených, ale musia jasne odrážať podstatu.

Klasifikácia objednávok podľa druhov a lehôt skladovania

Vo všetkých organizáciách sú objednávky rozdelené do dvoch typov:

  • podľa hlavnej činnosti;
  • personálom (alebo personálom).

Každý typ možno rozdeliť do niekoľkých ďalších podkategórií, ale všetko závisí od smerovania spoločnosti.

Aby ste sa nepreťažovali nepotrebnými vecami, schvaľujte iba tie formy, ktoré skutočne potrebujete, nič zbytočné.

Objednávky na hlavné činnosti možno rozdeliť na:

  • na všeobecné pre organizáciu;
  • podľa oddelenia;
  • pre ekonomické alebo administratívne činnosti.

A podľa personálu možno objednávky rozdeliť do nasledujúcich typov:

  • o prijatí;
  • preklad;
  • prepustenie;
  • disciplínou;
  • o prázdninách.

A, aby ste sa nestratili v papieroch, objednávky je potrebné indexovať. Môžete použiť ľubovoľné indexy, ale najčastejšie sa objednávke prideľuje index na základe prvého písmena jej objektu. Napríklad objednávky na prijatie sú indexované písmenom „P“, na prepustenie - „U“ atď. Registračné číslo je umiestnené za indexom.. Prvý zamestnanec bol prijatý tento rok, jeho číslo objednávky bude 1-p; druhý má 2-p. Takže budú umiestnené v súbore (v priečinku s objednávkami) a premietnuté do registračného denníka.

Klasifikácia objednávok podľa doby použiteľnosti závisí od ich typov. Takmer všetky personálne príkazy je potrebné uchovávať 75 rokov! Toto obdobie je podľa zákonodarcov nevyhnutné na to, aby sa kedykoľvek ujasnila dĺžka služby, a teda aj správny výpočet dôchodku. Termíny sú napríklad:

  • príkazy na prijatie, prevod, prepustenie - 75 rokov;
  • pre hlavné činnosti – 1 rok;
  • o dovolenkách, služobných cestách – 5 rokov;

Preto sa protokoly objednávok uchovávajú rovnako dlho. Zoznam dokumentov je veľký, takže niektoré z nich môžete použiť ako príklad.

Ako zadať objednávku

Ak nechcete používať akceptované formuláre, ale vyviniete si vlastné, alebo si jednotný upravíte pre seba, musíte dodržiavať pravidlá. Podľa pokynov FCS musia objednávky obsahovať:

  • meno spoločnosti;
  • dátum a číslo objednávky;
  • názov (napríklad „Po schválení personálnej tabuľky“);
  • text;
  • podpis riaditeľa;
  • značky schválenia alebo oboznámenia sa;
  • poznámka o umelcovi (zvyčajne napísaná malým písmom v spodnej časti strany).

V tomto prípade musíte mať na pamäti:

  • najprv sa napíše preambula (ide o uvedenie udalostí, v súvislosti s ktorými sa príkaz vydáva. Môžete začať slovami „v súlade“ alebo „za účelom.“ Ak je základom príkazu iný dokument, napríklad dohoda o preradení na inú prácu, potom je uvedený jej názov, číslo a dátum);
  • potom príde slovo „rozkazujem“;
  • pripravuje sa administratívna časť (musí obsahovať požiadavku. Ak ich je viac, treba ich rozdeliť na odseky alebo pododstavce);
  • jedným z bodov administratívnej časti bude zoznam vykonávateľov príkazu;
  • posledným bodom je informácia o tom, kto bude kontrolovať realizáciu objednávky;
  • ak dokument ruší iný dokument, mala by o tom byť zahrnutá doložka. Napríklad toto: „Uznať za neplatné...“;
  • všetky súhlasy a oboznámenia sú vyhotovené takto: podpis, funkcia, prepis, dátum;
  • Podpis riaditeľa sa vyhotovuje takto: funkcia, osobný podpis, iniciály, priezvisko;
  • návrhy príkazov musia byť dohodnuté s právnikom;
  • ak je ovplyvnená finančná zložka, potom je potrebné objednávku dohodnúť aj s hlavným účtovníkom.

Po vypracovaní návrhu objednávky podľa vyššie uvedených pravidiel ho odsúhlaste a schválite riaditeľom. Na základe tohto plánu pripravíte zvyšné objednávky.

Pozor!

Dôležité: v jednotných personálnych rozkazoch nie je preambula ani stanovujúca časť. Preto, ak schvaľujete svoju formu takýchto objednávok, nezabudnite na to.

Ako zaregistrovať objednávku


Pred začatím registrácie sa uistite, že vedenie schvaľuje váš formulár. Jednotný formulár nie je potrebné schvaľovať, už ho schválil štátny štatistický výbor.

Na začiatok uvedieme do evidencie objednávok číslo a dátum, základ a názov objednávky. Ak je zákazka pre personalistov, tak napíšeme priezvisko aj funkciu zamestnanca.

Samotnú objednávku vyplníme - zadajte všetky údaje, ktoré je potrebné zadať. K objednávke pripájame dôvod, napríklad vyhlásenie. Ak sú vaše výpisy uložené v inom súbore, potom k objednávke je potrebné priložiť kópiu prihlášky. Aj keď, aby nedošlo k preťaženiu vecí, stále nevytvárajte ďalšie priečinky.

Objednávku podpisuje riaditeľ a osoby v nej uvedené. Potom sa dokument uloží do spisu a kópie sa distribuujú všetkým, ktorí majú záujem. Ak sa dokument týka personálu, jeho kópia sa odošle do osobného spisu zamestnanca.

Výpis z objednávky

Niekedy inšpektori GIT alebo prokurátori požadujú, aby ste poskytli nejaký druh objednávky. Ak sa dokument týka viacerých zamestnancov a problém sa posudzuje iba vo vzťahu k jednému, možno urobiť výpis.

Výpis z príkazu je v skutočnosti výňatok z administratívnej časti príkazu, avšak pre svoj účel je samostatným dokumentom. Vyhlásenie je zostavené takto ():

  • hlavička a preambula objednávky, jej číslo a dátum sú úplne skopírované (iba slovo „Objednávka“ sa nahrádza slovom „Výpis z objednávky“);
  • Do administratívnej časti sa prenesie len požadovaný fragment;
  • je uvedená funkcia, iniciály a priezvisko osoby podpisujúcej objednávku (bez osobného podpisu!);
  • výpis je overený (slovom „Správne“, dátumom, podpisom, polohou a pečiatkou).

Pre tvoju informáciu

Keďže sa typy objednávok v organizácii líšia, budú sa líšiť aj výpisy. Pre výpisy nie je potrebné otvárať samostatný súbor;

Príkazy sú administratívne dokumenty, ktoré vydáva vedúci spoločnosti v rámci svojich právomocí a sú povinné na vykonanie podriadenými. V akciových spoločnostiach je úradníkom oprávneným vydávať ich generálny riaditeľ, v zdravotníckych zariadeniach vedúci lekár, v podnikoch riaditeľ atď. právnu silu.

Najdôležitejšie zmeny tejto jari!


  • V práci personalistov nastali dôležité zmeny, s ktorými treba v roku 2019 počítať. Skontrolujte si vo formáte hry, či ste zohľadnili všetky novinky. Vyriešte všetky problémy a získajte užitočný darček od redaktorov časopisu „Personálny biznis“.

  • Prečítajte si v článku: Prečo musí personalista kontrolovať účtovníctvo, či je potrebné podávať nové výkazy v januári a aký kód schváliť do časového výkazu v roku 2019

  • Redakcia časopisu „Personálny biznis“ zisťovala, ktoré zvyky personalistov zaberajú veľa času, no sú takmer zbytočné. A niektoré z nich môžu dokonca spôsobiť zmätok inšpektorovi GIT.

  • Inšpektori z GIT a Roskomnadzor nám prezradili, aké doklady by sa teraz od nováčikov pri uchádzaní sa o zamestnanie nemali za žiadnych okolností vyžadovať. Určite máte nejaké papiere z tohto zoznamu. Zostavili sme kompletný zoznam a vybrali bezpečnú náhradu pre každý zakázaný dokument.

  • Ak zaplatíte dovolenku o deň neskôr, spoločnosť dostane pokutu 50 000 rubľov. Skrátiť výpovednú lehotu pri prepúšťaní aspoň o deň – súd vráti zamestnanca do práce. Preštudovali sme súdnu prax a pripravili sme pre vás bezpečné odporúčania.

Objednávka je najbežnejším typom administratívnej dokumentácie. Pravidelne vychádzajú aj v relatívne malej firme, ktorej počet zamestnancov je obmedzený na niekoľko desiatok zamestnancov; s ich pomocou manažment rieši aktuálne alebo strategicky významné problémy – výrobné, administratívne, ekonomické či personálne.

Aj keď objednávka nemá predpísanú formu, uveďte v nej všetky požadované náležitosti. Môže byť ťažké nájsť správny názov, vhodnú preambulu a ďalšie prvky dokumentu. Redaktori praktického časopisu „Personálne záležitosti“ zozbierali tipy, ktoré vám to umožnia.

Typy objednávok

Akýkoľvek príkaz vydaný v organizácii z hľadiska vykonávanej funkcie možno zaradiť do jednej z dvoch širokých kategórií - podľa personálu a podľa hlavnej činnosti. sú zverejňované na dokumentáciu personálnych procesov - prijímanie, preraďovanie a prepúšťanie, odmeňovanie zamestnancov a uplatňovanie disciplinárnych sankcií voči nim, služobné cesty a iné postupy, bez ktorých pracovnoprávne vzťahy nemôžu existovať.

Príkazy na hlavné činnosti môžu byť vydané tak z iniciatívy manažéra (preto sa takéto dokumenty nazývajú iniciatívne dokumenty), ako aj za účelom vykonania príkazov prijatých od vyšších riadiacich orgánov. Umožňujú operatívne riadenie kľúčových výrobných procesov, s ich pomocou schvaľovanie harmonogramu dovoleniek alebo personálnej tabuľky, zmeny v prevádzkovom režime podniku, zmeny miestnych predpisov, vytváranie rôznych komisií a pracovných skupín, certifikácia a školenia. zamestnancov.

Objednávky pre zamestnancov zvyčajne okamžite začínajú administratívnou časťou (hoci v niektorých prípadoch môžu obsahovať aj vyhlásenie) a sú vypracované vo voľnej forme aj pomocou štandardizovaných formulárov Goskomstat alebo ich analógov vyvinutých zamestnávateľom - všetko závisí od typu, funkčný účel a ďalšie vlastnosti dokumentu. Napríklad na formalizáciu prijímania alebo vysielania zamestnanca na služobnú cestu existujú jednotné formuláre schválené Štátnym štatistickým výborom, ale príkazy na stanovenie prémií, povinnosti alebo účasti na práci nadčas sa vypracúvajú v akejkoľvek forme.

Štandardná vzorová objednávka na hlavnú činnosť pozostáva z dvoch častí - úvodnej, resp. oznamovacej a administratívnej. Ako je zrejmé z názvov, prvá časť uvádza účel rozhodnutia manažmentu a druhá stanovuje priamy príkaz manažéra. Administratívna časť sa preto zvyčajne začína slovom „objednávam“.

Zjednotené formuláre v správe personálnej evidencie

Zjednotené formuláre „Goskomstat“ sú široko používané v správe osobných záznamov. Až donedávna neexistovala žiadna alternatíva k obvyklým jednotným formulárom, ale potom, čo vstúpil do platnosti federálny zákon č. 402-FZ zo 6. decembra 2011. („O účtovníctve“), každý zamestnávateľ získal zákonné právo na vývoj vlastných formulárov na základe existujúcich noriem. Mnohé spoločnosti sa však rozhodli nevynájsť koleso a naďalej používali hotové formuláre na dokončenie základných personálnych postupov vrátane:

  • a (o nábore);
  • a (o preradení na inú prácu);
  • a (o udelení dovolenky);
  • a (pri ukončení pracovnej zmluvy);
  • a (o vyslaní na pracovnú cestu).

Ak hovoríme o jednom zamestnancovi, vyplňte formulár T-1, T-5, T-6, T-8 alebo T-9, ale ak je dokument vypracovaný pre viacerých zamestnancov (napríklad keď skupina odborníkov je súčasne vyslaný na pracovnú cestu), použite tlačivo označené „a“.

Ako vyplniť a schváliť objednávku?

Celý proces práce s administratívnou dokumentáciou vychádza zo štandardnej schémy:

  • príprava návrhu (zostaví sa predbežná, „návrh“ verzia dokumentu, prerokuje sa, predloží na schválenie a v prípade potreby sa upraví);
  • schválenie konečnej verzie;
  • registrácia a replikácia;
  • prenos kópií zainteresovaným úradníkom alebo štrukturálnym jednotkám;
  • umiestnenie kontrolnej kópie do súboru a jej prenos na uloženie.

Prípravné práce sa považujú za jednu z najkritickejších etáp v tomto reťazci sekvenčných postupov. Zodpovednosť za vypracovanie návrhu verzie textu často nesie sekretárka, referent, zamestnanec personálneho oddelenia (ak hovoríme o formalizácii rozhodnutia o personáli) atď. Hotový dokument, skontrolovaný na chyby a chyby, sa odovzdá manažérovi na schválenie a potom na registráciu.

Niektoré druhy administratívnych dokumentov schvaľuje nielen generálny riaditeľ, ale aj iní úradníci. Príkazy týkajúce sa vysielania zamestnancov alebo hovorov z dovolenky je možné predložiť na podpis hlavnému účtovníkovi a príkazy týkajúce sa prepustenia alebo uloženia disciplinárnej sankcie - právnikovi spoločnosti. Toto sa musí urobiť pred odoslaním dokumentu riaditeľovi na podpis. Celková doba schválenia by nemala presiahnuť päť pracovných dní, pokiaľ zhotoviteľ neurčí inú lehotu.

Štruktúra textu môže byť jednoduchá (keď sa týka jedného problému alebo osoby) alebo zložitá, obsahujúca niekoľko rôznych administratívnych bodov.

Objednávky musia byť vypracované v súlade s normami pracovného práva Ruskej federácie:

  • pri prepúšťaní zamestnanca musí byť uvedený dôvod rozhodnutia zamestnávateľa s odkazom na konkrétny článok, odsek alebo pododsek Zákonníka práce;
  • nabádanie alebo uloženie disciplinárneho konania musí byť stručne, ale jasne odôvodnené s uvedením dôvodu a konkrétneho druhu uplatneného dopadu (udelenie prémie, pokarhanie, udelenie hodnotného daru atď.);
  • pri poskytovaní dovolenky musíte uviesť jej typ, trvanie, ako aj presný dátum začiatku a konca;
  • jeho dôvod a typ (dočasný alebo trvalý), celý názov novej pozície zamestnanca a štrukturálna jednotka, do ktorej je presunutý, sú zohľadnené informácie o zmenách miezd;
  • pri vyplňovaní žiadosti musíte uviesť základné podmienky zamestnania (termín, dostupnosť a trvanie testu, výška odmeny);
  • Pri vyslaní na pracovnú cestu sa zapisuje jej účel, trvanie, miesto určenia, dátum začiatku a konca.

Vyhotovenie dokumentu by nemalo byť v rozpore s požiadavkami GOST R6.30-2003 („Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na vyhotovenie dokumentu“). Uistite sa, že každá objednávka vydaná v organizácii obsahuje požadované podrobnosti:

  • názov organizácie alebo inštitúcie;
  • názov typu dokumentu;
  • dátum a miesto uverejnenia;
  • názov textu;
  • evidenčné číslo;
  • podpis manažéra;
  • schválenie víz.

Ak administratívna časť obsahuje konkrétnu úlohu, musíte uviesť meno a funkciu osoby zodpovednej za jej realizáciu, ako aj termíny pridelené vedením. Postup pri vykonávaní trvalého pridelenia nie je určený konkrétnymi termínmi, ale určenou frekvenciou vykonávania činností: zamestnancovi môžete napríklad uložiť povinnosť poskytovať týždenný súhrn alebo mesačnú správu o ukončení práce. Počet účinkujúcich môže byť ľubovoľný. Detaily objednávky (schémy, grafy, návody, tabuľky) sa spravidla vypracúvajú vo forme prílohy. Objednávky nadobúdajú platnosť odo dňa zverejnenia (okrem dokumentov, ktoré obsahujú iné pokyny).

Postup registrácie

Každému administratívnemu dokumentu je nevyhnutne priradený registračný index v súlade s nomenklatúrou schválenou zamestnávateľom v kalendárnom roku. Vo väčšine prípadov je takýmto indexom sériové číslo s krátkym písmenovým označením (napríklad „112-L“, kde prvá časť je sériové číslo a druhá označuje, že dokument patrí do skupiny objednávok pre personál ). Pri registrácii sa údaje o každom dokumente prenesú do špeciálneho formulára - karta, kniha, časopis, elektronická databáza.

Otázka z praxe

Ako vydať príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie

Odpoveď bola pripravená v spolupráci s redakciou

Ivan Shklovets odpovedá:
Zástupca vedúceho Federálnej služby pre prácu a zamestnanosť

Keď sú zhromaždené všetky dôkazy o vine zamestnanca: , , vydať príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie.

Ak je trestom napomenutie alebo pokarhanie, vydajte príkaz v .

A ak sa organizácia ako pokutu rozhodne prepustiť zamestnanca, vydá príkaz na ukončenie pracovnej zmluvy podľa jednotnej , schválené alebo podľa . V tomto prípade nie je potrebné vydávať dodatočný príkaz na uplatnenie disciplinárneho postihu vo forme výpovede. Vydanie dvoch príkazov sa zároveň nepovažuje za porušenie pracovnoprávnych predpisov. Podobné vysvetlenia poskytujú špecialisti Rostrud v .

Položte svoju otázku odborníkom

Informácie sa do denníka zapisujú v chronologickom poradí, takže od posledného zápisu môžete okamžite určiť celkový počet dokladov určitého druhu evidovaných zamestnávateľom. Ďalšou výhodou tejto formy registrácie je nemožnosť odstrániť informácie o zaregistrovanej objednávke alebo ju zadať „spätne“. Z tohto hľadiska sa dokonca aj najmodernejšie elektronické systémy na automatizovanú registráciu a uchovávanie údajov považujú za menej bezpečné, pretože umožňujú vymazať informácie o dokumente bez stopy.

Ak objem toku personálnych dokladov neustále rastie, vzniká potreba detailnejšej systematizácie evidenčných údajov. Pre takéto prípady sa odporúča viesť si niekoľko ďalších denníkov – napríklad samostatné denníky na evidenciu objednávok na dovolenku, ukončenie pracovného pomeru a pod.. Na obale každého denníka je potrebné uviesť dátum, od ktorého bol vedený a názov organizácie. Časopis sa uchováva, kým sa úplne nenaplní, a keď v ňom nezostanú žiadne voľné stĺpce, na obálku sa umiestni dátum ukončenia a spustí sa nový výtlačok. Ak sa počas registračného obdobia zmenili údaje o spoločnosti (napríklad právna forma), nie je vôbec potrebné zakladať nový časopis: stačí aktualizovať údaje na obálke.

Denník objednávky. Titulná strana

Denník objednávky.

Systematizácia a uchovávanie objednávok pre personál

Uchovávanie personálnej dokumentácie sa vykonáva v súlade so „Zoznamom štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania“ (schváleného rozhodnutím Ministerstva kultúry Ruskej federácie). federácie v roku 2010).

Podľa požiadaviek zákonodarcu sa príkazy, ktoré formalizujú pracovné vzťahy a odrážajú dôležité skutočnosti z pracovnej biografie zamestnanca, musia uchovávať 75 rokov. Existuje však iná skupina administratívnych dokumentov, ktoré sú určené na prevádzkovú úpravu výkonu pracovnej funkcie zamestnanca a sú uchovávané na oveľa kratšiu dobu (5 rokov). Pred odoslaním dokumentov do archívu ich preto treba rozdeliť do dvoch skupín - podľa .

Skupina dlhodobého skladovania zahŕňa objednávky:

  • o nábore;
  • o preradení na inú prácu;
  • na povzbudenie, dary a prémie;
  • pri ukončení pracovnej zmluvy;
  • o poskytovaní rodičovskej dovolenky;
  • o zriadení príplatkov a príplatkov k služobnému platu (za dĺžku služby, prácu na kratší pracovný čas, osobitné pracovné podmienky alebo povahu práce), ako aj o inej zmene výšky platu ako jednej z podstatných podmienok pracovná zmluva;
  • o poskytovaní dovolenky bez náhrady mzdy;
  • o vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu alebo dlhú (viac ako mesačnú) pracovnú cestu v rámci tuzemska.

V budúcnosti môžu byť originály potrebné na uspokojenie sociálnych a právnych požiadaviek občanov na pracovné skúsenosti, získané ocenenia, mzdy a iné dôležité aspekty pracovnej činnosti. Preto je potrebné prísne dodržiavať podmienky ich skladovania. Do druhej skupiny patria objednávky:

Dokumenty tohto typu sa zostavujú do súborov s päťročnou dobou uchovávania, po ktorej sa zničia a vypracuje sa zodpovedajúci akt. Pamätajte, že pre organizácie súvisiace s určitými oblasťami činnosti boli schválené ministerské zoznamy dokumentov s uvedením doby uchovávania. Žiadosti sa ukladajú spolu s objednávkami, na rozdiel od podporných dokumentov (úradné a bločky, výpisy, kópie osobných dokladov zamestnancov spoločnosti), ktoré sú archivované oddelene.

Často dochádza k chybám pri zadávaní objednávok

Napriek existencii pomerne jasných noriem na prípravu administratívnych dokumentov sa úradníci často dopúšťajú nepríjemných chýb – procesných alebo právnych. Procedurálne chyby sú spôsobené úmyselnými alebo náhodnými odchýlkami od všeobecne akceptovaného pracovného modelu a zvyčajne majú za následok nedodržanie požiadaviek stanovených zákonodarcom a miestnymi normami samotnej organizácie na obsah a formu objednávky.

Najčastejšie sa vyskytujú nepresnosti v poskytnutých informáciách (pasové údaje, názvy štrukturálnych divízií a pozícií, podrobnosti o spoločnosti), povinné položky poskytnuté vývojárom formulára nie sú vyplnené („Dátum zostavenia“, „Osobné číslo“, „Miesto vyhotovenia“, „Číslo dokladu“ a pod.) Za chybu sa považuje aj odmietnutie použitia tlačiva stanoveného zamestnávateľom alebo použitie nelogickej, vágnej formulácie. Text musí byť maximálne jasný a stručný. Používanie fráz, ktoré sú charakteristické pre naratívny štýl alebo ktoré možno interpretovať dvoma spôsobmi, je neprijateľné.

Potvrdenie úradníkom, ktorý nemá príslušné oprávnenie, alebo odkaz na nesprávne vyhotovený podporný dokument sú menej časté, no v personálnej praxi sa stále vyskytujú chyby. Napríklad vo všeobecných prípadoch sa príkaz na zamestnanie zamestnanca vydáva s odkazom na pracovnú zmluvu. Ak je dohoda z nejakého dôvodu vyhlásená za neplatnú, správny dokument vydaný na jej základe sa považuje za neplatný a rozhodnutie o hospodárení v ňom obsiahnuté sa považuje za nevykonateľné. Akékoľvek ďalšie príkazy, pri ktorých sa zamestnávateľ odvoláva na dohody, akty a iné dokumenty vyhotovené v rozpore s platnými právnymi normami, podobne strácajú právnu silu.

Príkazy na ukončenie pracovnej zmluvy sa vyznačujú nesúladom medzi dôvodmi prepustenia uvedenými v nich a znením uvedeným v Zákonníku práce Ruskej federácie a absenciou odkazov na konkrétne články, odseky a pododseky. Zamestnávatelia často zabúdajú pri poskytovaní dovolenky zamestnancovi uviesť jej druh (dôvod) alebo trvanie.

Praktická situácia

Ako vydávať personálne rozkazy v zložitých situáciách

Odpoveď bola pripravená v spolupráci s redakciou časopisu “ »

Veronica SHATROVÁ odpovedá,
odborník na pracovné právo, riaditeľ a šéfredaktor System Personnel

Zamestnanec utrpel mozgovú príhodu a je paralyzovaný. Príbuzní priniesli doklady potvrdzujúce ich postihnutie. Ukončujeme pracovný pomer z dôvodu úplnej práceneschopnosti. Kto má právo podpisovať namiesto zamestnanca, ak tak nemôže urobiť?

Alexander Vinogradov, vedúci oddelenia ľudských zdrojov (Murmansk)

Polia pre podpis zamestnanca v objednávke a osobnej karte nechajte prázdne. Uveďte „zo zdravotných dôvodov nie je možné zoznámiť sa s podpisom“ a zadajte podrobnosti dokladu o invalidite. Osvedčte vysvetľujúcu poznámku svojim podpisom spolu s prepisom a uveďte dátum ( )…

Úplná odpoveď je k dispozícii po bezplatnej

Stornovanie a oprava objednávok

Čo robiť, ak sa zmenila výrobná situácia a zrazu je potrebné zrušiť alebo zmeniť personálne rozhodnutie, ktoré už nadobudlo právoplatnosť? V takom prípade bude potrebné vystaviť novú objednávku so zrušením predchádzajúcej objednávky alebo zmenou jej jednotlivých bodov. Musí uvádzať:

  • číslo, dátum a názov dokumentu, ktorý sa má zrušiť alebo zmeniť;
  • dôvody na zrušenie (zmenu) rozhodnutia so stručným uvedením okolností, ktoré boli dôvodom na jeho revíziu;
  • postup činností, ktoré majú výkonní umelci prijať v súvislosti s novými okolnosťami;
  • Celé meno a funkcia osoby oprávnenej kontrolovať realizáciu objednávky.

Názov môže vyzerať takto: „Pri vyhlásení príkazu na personál (hlavné činnosti) za neplatný. Len čo vstúpi do platnosti nová smernica, platnosť predchádzajúceho dokumentu (resp. jeho jednotlivých paragrafov, ak hovoríme o čiastkových zmenách) zaniká.

Otestujte sa

1. Aký typ objednávok neustanovujú súčasné predpisy:

  • a. personálom;
  • b. o hospodárskych a správnych činnostiach;
  • c. podľa hlavnej činnosti.

2. Ktorý z dokumentov je vyhotovený vo voľnej forme, ak neexistuje schválená jednotná forma:

  • a. nariadiť prácu nadčas;
  • b. Poradie prijatia do práce;
  • c. príkaz na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu.

3. Čo je nevyhnutne priradené ku každému administratívnemu dokumentu:

  • a. registračný index podľa nomenklatúry schválenej zamestnávateľom v kalendárnom roku;
  • b. sériové číslo v zjednotenom denníku objednávok v organizácii;
  • c. registračný index v súlade so zákonom schváleným indexovým registrom.

4. Aké objednávky sa musia uchovávať 75 rokov:

  • a. o poskytovaní študijného voľna;
  • b. o uplatňovaní disciplinárnych sankcií;
  • c. o poskytovaní rodičovskej dovolenky.

5. Na ktorú objednávku treba upozorniť zamestnancov s uvedením dátumu oboznámenia:

  • a. o vyslaní na ročnú základnú platenú dovolenku;
  • b. o poskytovaní rodičovskej dovolenky;
  • c. o uplatňovaní disciplinárnych sankcií.

Objednávky pre personál - aké sú to objednávky? Dozviete sa o tom z nášho materiálu, ako aj okrem odpovede na otázku „Príkazy pre personál - aké sú tieto príkazy? oboznámiť sa s typmi tejto kategórie dokumentov, ich číslovaním a postupom registrácie.

Formy a typy objednávok pre personál

Existuje mnoho typov objednávok pre personál. Uveďme ich rozšírené skupiny:

  • Organizačné: o prijímaní, prepúšťaní, sťahovaní zamestnancov atď.
  • Disciplinárne: o treste alebo odmene.
  • Rutina: o posielaní na služobnú cestu, rôzne dovolenky.
  • Plat: o stanovení platov, príspevkov a príplatkov.
  • Motivácia: o bonusoch a iných odmenách.
  • Technickej povahy: zrušenie - v prípade potreby zrušenie predtým vystavenej objednávky alebo jej jednotlivých odsekov, úprava - zavedenie dodatkov a úprav existujúcich objednávok.

Všetky tieto skupiny zákaziek majú spoločnú črtu – pojem „personál“. Ide o všetkých zamestnancov spoločnosti. V dôsledku vydania akéhokoľvek príkazu týkajúceho sa personálu má ktorýkoľvek zamestnanec alebo všetci zamestnanci spoločnosti jeden alebo iný výsledok.

Objednávky pre personál sú navrhnuté tak, aby riešili celý rad problémov:

  • úprava pracovnoprávnych vzťahov „zamestnanec – zamestnávateľ“;
  • vytvorenie optimálnej štruktúry a počtu personálu;
  • riešenie otázok dodržiavania záruk vo vzťahu k členom pracovného kolektívu;
  • operatívny vplyv na riešenie otázok súčasnej hospodárskej činnosti prostredníctvom optimálneho rozmiestnenia personálu;
  • posilnenie pracovnej disciplíny v tíme;
  • iné úlohy.

Objednávkový formulár si môžete vytvoriť sami a poskytnúť mu všetky potrebné podrobnosti:

  • Meno spoločnosti;
  • číslo objednávky;
  • dátum;
  • obsah;
  • základňa (ak je to potrebné);
  • podpisy konateľa a zamestnancov.

Každý typ personálneho poriadku sleduje svoje organizačné alebo prevádzkové ciele. Viac o tom v nasledujúcich častiach.

Skupina organizačných objednávok: kde získať vzorku?

Tento súbor personálnych príkazov sprevádza každého zamestnanca od momentu prijatia do zamestnania až po oddelenie od spoločnosti, vrátane všetkých nuancií vnútorných pohybov.

V tejto skupine sú najčastejšie príkazy na prijímanie a prepúšťanie. Je zvyčajné vypracovávať ich pomocou jednotných formulárov, aj keď používanie objednávkových formulárov nezávisle vyvinutých spoločnosťou nie je zákonom zakázané.

Preštudujte si ukážky organizačnej skupiny zákaziek pre personál pomocou materiálov na našej webovej stránke:

  • „Jednotný formulár č. T-1 – formulár na stiahnutie a vzor“;
  • "Jednotné tlačivo č. T-8 - vyplnenie tlačiva a vzoru".

Príkazy o pohybe zamestnancov sú súborom rôznych typov príkazov od šéfa spoločnosti o rôznych personálnych zmenách alebo lineárnych pohyboch príslušníkov pracovnej sily.

Medzi nimi sú nasledujúce typy objednávok:

  • o paralelnom pohybe zamestnancov, napríklad z jednej pozície na podobnú v inom oddelení;
  • o dynamickom vzostupe („kariérny krok“) alebo degradácii;
  • o dočasnom presťahovaní: do miesta neprítomného zamestnanca, zo zdravotných dôvodov na určitý čas a pod.

Zorientovať sa v tejto podskupine zákaziek na pohyb zamestnancov vám pomôže materiál „Jednotný formulár č. T-5 – stiahnuť formulár a vzor“.

Disciplinárne príkazy (príklad)

Pestrá je aj skupina disciplinárnych príkazov. Patria sem rôzne druhy príkazov zamestnávateľa na potrestanie zamestnancov za porušovanie vnútropodnikových predpisov, príkazov a pokynov, nedostatky v dodržiavaní pracovnej a technologickej disciplíny a pod.

Objednávky z tejto skupiny nie je možné vydávať len na základe želania vedenia spoločnosti, a preto si vyžadujú zvýšenú pozornosť.

Napríklad príkaz na disciplinárny trest je poslednou fázou v nasledujúcom algoritme činnosti zamestnávateľa:

  • spracovanie pôvodne prijatých informácií o skutočnosti, že došlo k porušeniu pracovnej disciplíny;
  • získanie písomných vysvetlení od zamestnanca;
  • štúdium okolností a podmienok porušenia pracovnej disciplíny;
  • objektívne hodnotenie prijatých informácií;
  • odôvodnené rozhodnutie o druhu a forme postihu zamestnanca.

Môže to vyzerať takto:

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Sfera"

OBJEDNAŤ

O disciplinárnom konaní

Evseev Semyon Viktorovich, sústružník 2. kategórie, chýbal na pracovisku dňa 11. januára 2019 bez vážneho dôvodu v čase od 13:00 do 17:00, čím porušil čl. 21 Zákonníka práce Ruskej federácie a interných pracovnoprávnych predpisov spoločnosti.

Na základe vyššie uvedeného a správy zmenového nadriadeného P.N. Tarasova zo dňa 1.11.2019, písomné vysvetlenie S.V. Evseeva, vyhotovené za prítomnosti poverenia potvrdenia o neprítomnosti v práci uvedeného zamestnanca zo dňa 1.11. /2019, rozvrh pracovného času na január 2019

OBJEDNÁVAM:

  1. Za hrubé porušenie pracovných povinností - neprítomnosť na pracovisku bez vážneho dôvodu viac ako štyri hodiny za sebou počas pracovného dňa (neprítomnosť) je Semjonovi Viktorovičovi Evseevovi (tab. č. 00365) udelené pokarhanie a prémia za január 2019 sa zníži o 30 %.
  2. Personálny inšpektor Deryabina S.A. zašle kópiu objednávky spoločnosti OtiZ a oboznámte sa s ňou so zamestnancom proti podpisu.

Riaditeľ spoločnosti Sfera LLC Sotnikov /Sotnikov N. E./

Objednávku posúdil: Evseev /Evseev S.V./ 14.01.2019

Materiály na našej webovej stránke vám pomôžu pochopiť nuansy disciplinárnej skupiny príkazov a sprievodných dokumentov:

  • "Ako vydať príkaz na pokarhanie zamestnanca - vzor?" ;
  • „Príkaz o disciplinárnom konaní – vzor a formulár“ ;
  • "Ako správne zaregistrovať neprítomnosť zamestnanca podľa Zákonníka práce Ruskej federácie?" .

Regulačné príkazy

Tento súbor príkazov pomáha zamestnávateľovi vykonávať povinné (regulačné) funkcie vo vzťahu k zamestnancom spoločnosti vrátane:

  • poskytovať včas všetky druhy dovoleniek z titulu zamestnancov: riadne, doplnkové, vzdelávacie atď.;

Materiál „Jednotný formulár č. T-6 – formulár na stiahnutie a vzor“ vám pomôže vyplniť „dovolenkovú“ objednávku.

  • plniť svoje povinnosti pri organizovaní pracovných ciest a náhradách výdavkov spojených s pracovnými cestami zamestnancov spoločnosti.

Príkaz na pracovnú cestu je jedným z hlavných dokumentov vypracovaných pred začatím konania o vyslaní zamestnancov na iné miesto alebo do inej spoločnosti na vykonanie pokynov zamestnávateľa. Zahŕňa nasledujúce požadované informácie:

  • osobné údaje vyslaných zamestnancov: celé meno, funkcia, personálne číslo;
  • účel a trvanie cesty;
  • skutočné súradnice miesta spoločnosti, kam sú zamestnanci vysielaní na základe pokynov zamestnávateľa;
  • ďalšie potrebné údaje.

Spôsob vystavenia príkazu na pracovnú cestu je uvedený v materiáli „Jednotné tlačivo č. T-10 - Tlačivo a vzor“.

Skupina mzdových a motivačných príkazov

Pojmy „plat“ a „personál“ sú neoddeliteľné, preto je táto skupina zákaziek rozsahom a rozmanitosťou najrozsiahlejšia. Akékoľvek zmeny týkajúce sa zamestnancov spoločnosti (ich úroveň zručností, sadzby, hodnosti, pracovné podmienky atď.) nevyhnutne znamenajú zmeny platov a vydávanie objednávok.

Napríklad zamestnanec si zlepšil svoju kvalifikáciu a získal vyššiu profesionálnu hodnosť - táto udalosť mu dáva právo na zaplatenie za vyššie sadzby, čo je formalizované zodpovedajúcim príkazom.

Pestrá je aj skupina zákaziek, ktoré majú stimulovať pracovníkov k produktívnejšej, efektívnejšej a kvalitnejšej práci.

Zamestnávateľ má k dispozícii množstvo prostriedkov, ktorými môže svojim zamestnancom vyjadriť vďaku za dobrú prácu a silnú pracovnú disciplínu, za vysoký výrobný výkon, prekročenie plánu a pod.

Medzi najčastejšie objednávky z tejto skupiny patria:

  • udelenie čestného certifikátu;
  • vyhlásenie vďačnosti.

Materiál vám povie o typickom predstaviteľovi tejto skupiny zákaziek „Jednotný formulár č. T-11 – formulár na stiahnutie a vzor“ .

Číslovanie, evidencia a uchovávanie objednávok pre personál

Objednávky sú zvyčajne očíslované v súlade so systémom prijatým spoločnosťou, ktorý je zakotvený v internom miestnom akte (napríklad v nariadení o kancelárskej práci).

Pri veľkých objemoch dokumentov sa odporúča vykonať všeobecné číslovanie s priradením špecifického indexu v závislosti od doby uloženia dokumentu.

Napríklad:

  • index „k“ alebo „l/s“ - pre objednávky s dobou skladovania 75 (50) rokov;
  • ďalší index poskytovaný spoločnosťou - pre objednávky s dobou skladovania 5 rokov.

DÔLEŽITÉ! Od marca 2016 sa podľa zákona zo dňa 3.2.2016 č.43-FZ pre personálne dokumenty uplatňujú skrátené doby uchovávania - 50 rokov, okrem tých, ktoré boli vytvorené pred rokom 2003 (pre ne zostáva lehota rovnaká - 75 rokov). ).

Pri evidencii objednávok pre personál je potrebné pamätať na to, že dokumenty s rôznou dobou uchovávania nemožno zoskupovať do jedného súboru. Napríklad príkazy organizačnej skupiny (o prijatí do zamestnania, prepustení atď.) môžu byť tvorené do jedného súboru a čísla priradené v chronologickom poradí s pridaním písmenového indexu „l/s“. A skupina regulačných príkazov (na dovolenke, služobné cesty atď.), ktoré zabezpečujú dočasné uloženie, by sa mala zoskupiť do samostatného súboru pomocou indexu „k“.

Na registráciu objednávok pre personál budete potrebovať príslušný denník.

Výsledky

Odpoveď na otázku „Príkazy pre personál - aké sú tieto príkazy? obsahuje podrobné informácie o druhoch a formách týchto dokumentov, o cieľoch a cieľoch ich vyhotovenia, skladbe, obsahu, ako aj o poradí číslovania, evidencie a uchovávania.

Informácie o povinných personálnych dokladoch a personálnej evidencii nájdete v materiáli


Poradenstvo od odborníka – poradcu pre prácu a kariéru

Fotografie k téme


V každej organizácii, dokonca aj v malej, sa vydáva a uchováva veľa rôznych príkazov a pokynov. Ak ich všetky zaregistrujete a založíte do jedného súboru, skôr či neskôr to povedie k zmätku. Je nepravdepodobné, že by zástupcovia kontrolných orgánov takúto dokumentáciu schválili. Postupujte podľa týchto jednoduchých tipov krok za krokom a budete na správnej ceste vo svojej práci a kariére.

Rýchly sprievodca krok za krokom

Pustime sa teda do akcie a pripravme sa na pozitívny výsledok.

krok - 1
Aby ste správne rozdelili objednávky vydané v podniku, musíte sa riadiť nasledujúcimi dokumentmi:

  • schválené Rosarkhivom „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených pri činnostiach organizácie s uvedením lehôt uchovávania“;
  • pokyny pre prácu v kancelárii (vypracúva ich riadiaci orgán).
Na základe týchto dokumentov by mal každý podnik vypracovať zoznam úloh. Na jej základe dochádza k deleniu príkazov, pokynov a iných dokumentov.

V závislosti od veľkosti podniku a jeho štruktúry môže byť rozvinutá nomenklatúra prípadov rozdelená na oddelenia označujúce písmenový kód alebo môže byť všeobecná. V každom prípade sú všetky zákazky v podniku podmienene rozdelené na zákazky pre hlavné a ekonomické činnosti a zákazky pre personál.

krok - 2
Objednávky na hlavnú a podnikateľskú činnosť vedie spravidla tajomník (ak nie je osobitným príkazom určené inak). Je tiež zodpovedný za evidenciu, uchovávanie a archiváciu týchto objednávok. Dokumenty sa líšia z hľadiska doby uchovávania. Objednávky o hlavných činnostiach podniku (o organizačnej štruktúre, o schválení personálneho obsadenia, jeho zmenách a pod.) majú skladové linky - trvalo. Na konci kalendárneho roka sa odovzdajú do archívu podniku. Objednávky na ekonomické a prevádzkové záležitosti sa uchovávajú 5 rokov. Majú priebežné číslovanie bez písmena. Ak je objem objednávok vydaných v podniku veľký, sú rozdelené na objemy počas roka. Po uplynutí úložnej doby sa zničia vykonaním príslušného úkonu.
Po vykonaní tohto postupu prejdite na ďalšie kroky.

krok - 3
Objednávky pre personál sa vydávajú a uchovávajú v oddelení personálneho manažmentu podniku. Líšia sa aj trvanlivosťou. Samostatnou záležitosťou sú príkazy na prijatie, prepustenie a premiestnenie s dobou použiteľnosti 75 rokov. Podávajú sa tu aj príkazy na zmenu priezvisk, dlhodobé pracovné cesty, dlhodobé dočasné presuny pracovníkov a pod. Tieto doklady sa evidujú vo vestníku, majú priebežné číslovanie a písmeno (najčastejšie „l-s“, „k“ ). Na konci roka sa takéto objednávky zlučujú do jedného priečinka spolu s registračným denníkom a archivujú. Po vykonaní tohto postupu prejdite na ďalšie kroky.

krok - 4
Objednávky dovoleniek (bežné, bez náhrady a pod.), krátkodobé pracovné cesty a prevody sa uchovávajú v samostatnom súbore, uchovávajú sa 5 rokov. K číslovaniu objednávky sa pridá písmeno (napríklad „o“ alebo kód oddelenia). Príkazy na inkaso majú rovnakú dobu uchovávania. Odporúča sa ich však skladovať oddelene, pretože... k nim sú priložené analytické materiály (vysvetlivky, protokoly, oznámenia a rozhodnutia odborového výboru a pod.). Po uplynutí doby skladovania sú tieto objednávky zničené.
Po vykonaní tohto postupu prejdite na ďalšie kroky.

krok - 5
Odporúča sa tiež ukladať objednávky na akcie oddelene (doba skladovania je 75 rokov). Príkazy na podporu vlastného podniku aj nadriadeného podniku sa podávajú v samostatnom spise. Prípad je archivovaný tak, ako sa formuje.
Dúfame, že odpoveď na otázku - Ako rozdeliť objednávky - obsahovala pre vás užitočné informácie. Veľa šťastia vo vašej práci a kariére! Ak chcete nájsť odpoveď na svoju otázku, použite formulár -

V malých organizáciách sa spravidla prideľujú zákazky na hlavné činnosti a personál, niekedy sa zabúda na inú skupinu - zákazky na administratívne a ekonomické otázky. Vo veľkých organizáciách nebudú stačiť ani tieto tri odrody. Okrem toho často rôzne oddelenia pripravujú rôzne skupiny zákaziek a niekedy majú jednotliví špecialisti chuť dokázať, že zákazka na novovzniknutú záležitosť vôbec nie je jeho bolehlav, ale doménou kolegu z iného oddelenia. Aby sme všetkých zmierili, musíme obnoviť poriadok.

Prečo je toto všetko potrebné?

Prax ukazuje, že veľké organizácie bez ohľadu na oblasť svojej činnosti a právnu formu vydávajú pomerne veľké množstvo administratívnych dokumentov, predovšetkým príkazov. Zároveň pri skúmaní hodnoty dokumentov tohto typu vznikajú určité ťažkosti v dôsledku špecifík činností veľkej organizácie. Faktom je, že malá organizácia sa môže obmedziť na vydávanie príkazov dvoch typov: na hlavnú činnosť a na personál (doplnený vydávaním príkazov), ktorých vykonávanie je v tomto prípade zverené jednej osobe. Čím väčší je rozsah činností organizácie, čím väčší je personál a čím zložitejšia je štruktúra riadenia, tým je pre organizáciu menej vhodný vyššie popísaný algoritmus na vydávanie administratívnych aktov.

Čo mám robiť? Odpoveď na túto otázku sa našla už veľmi dávno: zákazky sú rozdelené do samostatných typov a ich realizáciou sú poverení jednotliví zamestnanci alebo rôzne oddelenia. V dôsledku toho nastáva situácia, ktorá je pre modernú domácu kancelársku prácu štandardná, keď niektoré zákazky vybavuje (resp. eviduje a ukladá pred presunom do archívu) služba kancelárskych prác a časť personálna služba.

Zamestnanci duchovnej služby a personálnej služby sa zároveň niekedy stretávajú s ťažkosťami pri rozhodovaní, či aký druh príkazu na formalizáciu určitých rozhodnutí - príkaz na hlavnú činnosť alebo príkaz na personál.

K tomu, čo bolo povedané, treba dodať, že rozdelenie zákaziek na dva typy – podľa hlavnej činnosti a podľa personálu – nemôže uspokojiť veľké organizácie, ktoré majú veľký okruh problémov, ktoré treba riešiť. V dôsledku toho narastá počet typov zákaziek (objednávky sa objavujú o administratívnych a ekonomických otázkach, pri vysielaní zamestnancov na pracovné cesty a pod.) a prípravou zákaziek k niektorým otázkam môžu byť poverení jednotliví zamestnanci alebo oddelenia, či už na jednorazovo alebo priebežne, čo samozrejme zvyšuje komplexnosť.

Súčasné štátne normy obsahujú všeobecné pokyny týkajúce sa vykonávania príkazov a neumožňujú tieto otázky riešiť. Objasnenie nepridávajú ani nedávno schválené „Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“1. Jediným východiskom zostáva podrobné štúdium klasifikácie objednávok miestnym aktom vydaným samotnou organizáciou.

V prvom rade je potrebné určiť počet druhov príkazov, ktoré je možné vystaviť. Je pravdepodobné, že by bolo vhodné rozdeliť zákazky na hlavné činnosti a personál do menších skupín, aby sa uľahčila ďalšia referenčná práca a zabezpečila sa možnosť špecializácie činností pracovníkov, ktorí ich pripravujú. Vybrané skupiny by mali byť zaznamenané v tabuľke jednotných formulárov dokumentov. Ani používanie vysvedčenia jednotných tlačív nám však neumožňuje plnohodnotne organizovať prácu pri prideľovaní zákaziek konkrétnemu druhu, preto je potrebné buď ustanoviť problematiku zaraďovania zákaziek v pokynoch pre kancelársku prácu, resp. vydať samostatný klasifikátor. V druhom prípade môže byť klasifikátor schválený príkazom a použitý ako príloha k nomenklatúre prípadov. Táto možnosť je vhodná, ak súčasné pokyny na riadenie kancelárie vo všeobecnosti zodpovedajú moderným požiadavkám a nie je potrebná ich okamžitá revízia.

Obsah klasifikátora bude individuálny pre každú organizáciu. Pri jej zostavovaní sa môžete riadiť ustanoveniami Jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie2. Zároveň, berúc do úvahy skutočnosť, že hoci USORD patrí medzi existujúce USRD, v skutočnosti sa v činnosti organizácií nepoužíva, od prvej etapy USORD, schválenej Hlavným archívom ZSSR v roku 1979 , je v súčasnosti do značnej miery zastaraný a druhá etapa USORD , schválená Rosarkhivom v roku 1993, nebola uvedená do praxe. Sekcia OKUD venovaná organizačnej a administratívnej dokumentácii nie je vedená od roku 1993, preto OKUD neobsahuje veľa foriem dokumentov ustanovených legislatívnymi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie3. Oveľa užitočnejší by bol „Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov generovaných v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania“4, pretože až na jeho základe možno objednávky triediť podľa skladovacích lehôt (ďalej len Zoznam).

Nižšie je uvedený príklad klasifikátora objednávok. V tomto príklade sú objednávky rozdelené do troch skupín (podľa článku 19 zoznamu):

  • pre hlavnú činnosť - trvanlivosť je konštantná;
  • z hľadiska personálu - väčšina je skladovaná 75 rokov, ale niektoré typy môžu byť skladované 5 rokov;
  • o administratívnych a ekonomických otázkach – 5 rokov.

Zoskupenie bolo urobené podľa obsahu a doby použiteľnosti v súlade s článkom 19 nového zoznamu.

Ďalej každú skupinu rozdelíme na samostatné podskupiny, pretože vykonávanie rôznych skupín (variet) zákaziek môže byť pridelené rôznym oddeleniam alebo rôznym zamestnancom personálnej služby. Toto rozdelenie v budúcnosti uľahčí prácu s referenciami. Môžete napríklad zvýrazniť objednávky na povzbudenie a finančnú pomoc, pretože sú spojené s prideľovaním a vynakladaním dodatočných finančných zdrojov a v tejto oblasti práce je potrebná osobitná kontrola riadenia. A nakoniec, je logické rozlišovať ako samostatné typy príkazov na dovolenku, clo, penále, ako aj na vysielanie zamestnancov na pracovné cesty, pretože majú trvanlivosť 5 rokov.

Každý typ objednávky má priradený vlastný index správy záznamov, každý typ je evidovaný a uchovávaný samostatne v súlade so stanovenými lehotami uloženia.

Navrhujeme použiť indexovanie založené na dvoch písmenách, ktoré môžu vyvolať určité asociácie, čo zamestnancom uľahčuje zapamätanie a osvojenie si navrhovaného zoskupenia:

  • OD - O Hlavná Dčinnosť,
  • POPOLUDNIE - L osobné S opúšťať
  • MP - M aterický P Pomoc / M materiál P povzbudenie
  • OK - O'K- všetko je v poriadku, dovolenka,
  • KM - TO O M andering (pravidelný),
  • KS- služobná cesta na sever (príp TO pracovná cesta S vážne),
  • OH - A administratívne X ekonomické otázky atď.

Klasifikátor môže byť prezentovaný vo forme tabuľky.

Môžete v ňom pridať stĺpec, ktorý bude označovať, ktorý z konateľov primárne podpisuje príkaz určitého typu (ak takéto rozdelenie právomocí príslušný príkaz umožňuje). V tomto prípade môže samozrejme manažér, ktorý je prvou osobou v organizácii, podpísať akúkoľvek objednávku.

Piaty stĺpec obsahuje štandardné nadpisy, ktoré je možné použiť pri zadávaní objednávok. Tým sa zníži počet chýb pri zadávaní objednávok a výrazne sa uľahčí zadávanie informácií do informačných systémov (napokon väčšina z nich umožňuje vytvoriť si adresár štandardných nadpisov, z ktorých si potom používateľ vyberie tú, ktorú potrebuje) . Takýto klasifikátor vám umožní vyhnúť sa problémom pri kontrole hodnoty dokumentov.

Príklad 1
Klasifikátor organizačných príkazov

1 Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477).
2 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. 2. vyd. – M., 1981.
3 Vypracovanie normatívnych dokumentov pre dokumentačnú podporu organizácie – M., 2007, s. 44.
4 Zoznam štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uloženia (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 č. 558).

Andrey Papkov, vedúci Katedry dokumentárnej vedy na Belgorodskej štátnej univerzite