Kako podijeliti narudžbe prema roku trajanja. Kako podijeliti naloge organizacije. Obračun naloga za osoblje


Nalozi se odnose na administrativne dokumente kompanije. Vrste naloga u organizaciji dijele se na samo dvije vrste - po osnovnoj djelatnosti i po osoblju. Uporedo sa promjenom radnog zakonodavstva promijenio se i odnos prema korištenju određenih oblika dokumenata, uključujući i naredbe. Dakle, da li je sada moguće ne koristiti prihvaćene obrasce T-1, T-2 itd? Sada ćemo shvatiti kako ih sistematizirati, pohraniti i promijeniti.

Malo istorije

Do kraja 2010. godine zakonodavci su savjesno prikupljali statističke podatke o svim vrstama aktivnosti, na osnovu kojih su izrađeni obrasci naloga. Osnovni dokumenti vezani za radne odnose indeksirani su slovom “T”.

Od početka 2013. godine uvedeni su jedinstveni obrasci dokumenata koje su svi službenici morali koristiti izgubili naslov obaveze . Ali oni nisu prestali biti relevantni, jer zašto izmišljati nove vrste ili oblike dokumenata ako već postoje prilagođeni za svaku vrstu aktivnosti? Možete koristiti već prihvaćene ili odobriti vlastite obrasce dokumenata.

To je sada možete bezbedno koristiti proizvoljne oblike naloga umesto prethodno odobrenih, ali moraju jasno odražavati suštinu.

Klasifikacija naloga po vrstama i rokovima skladištenja

U svim organizacijama narudžbe su podijeljene u dvije vrste:

  • po osnovnoj djelatnosti;
  • od strane osoblja (ili osoblja).

Svaki tip se može podijeliti u još nekoliko potkategorija, ali sve ovisi o smjeru kompanije.

Kako se ne biste preopteretili nepotrebnim stvarima, odobrite samo one obrasce koji su vam zaista potrebni, ništa suvišno.

Narudžbe za osnovne aktivnosti mogu se podijeliti na:

  • na opšte za organizaciju;
  • po odjelu;
  • za ekonomske ili administrativne aktivnosti.

A prema osoblju, narudžbe se mogu podijeliti u sljedeće vrste:

  • o prijemu;
  • prijevod;
  • otpuštanje;
  • po disciplini;
  • o odmorima.

I, da se ne bi izgubili u papirima, nalozi moraju biti indeksirani. Možete koristiti bilo koje indekse, ali najčešće se nalogu daje indeks na osnovu prvog slova njegovog objekta. Na primjer, nalozi za prijem su indeksirani slovom "P", za otpuštanje - "U" itd. Registracijski broj se stavlja iza indeksa.. Prvi radnik je primljen ove godine, njegov narudžbeni broj će biti 1-p; drugi ima 2-p. Dakle, oni će se nalaziti u datoteci (u fascikli sa nalozima) i odraziti se u evidenciji registracije.

Klasifikacija narudžbi prema roku trajanja zavisi od njihove vrste. Gotovo svi personalni nalozi moraju se čuvati 75 godina! Ovaj period je, prema zakonodavcima, neophodan za pojašnjenje radnog staža u svakom trenutku, a samim tim i ispravan obračun penzije. Na primjer, rokovi su:

  • nalozi za prijem, premeštaj, razrešenje - 75 godina;
  • za glavne djelatnosti – 1 godina;
  • o odmorima, službenim putovanjima – 5 godina;

U skladu s tim, dnevnici narudžbi se pohranjuju isto vrijeme. Lista dokumenata je velika, tako da neke od njih možete koristiti kao primjer.

Kako naručiti

Ako ne želite da koristite prihvaćene forme, već da razvijete svoje, ili da prilagodite jedinstveni za sebe, morate se pridržavati pravila. Prema Uputstvu FCS-a, nalozi moraju sadržavati:

  • Ime kompanije;
  • datum i broj naloga;
  • naslov (na primjer, “O odobrenju kadrovskog rasporeda”);
  • tekst;
  • potpis direktora;
  • oznake odobrenja ili upoznavanja;
  • bilješka o umjetniku (obično napisana sitnim slovima na dnu stranice).

U ovom slučaju morate imati na umu:

  • prvo se piše preambula (ovo je izjava o događajima u vezi sa kojima je naredba izdata. Možete početi riječima “u skladu” ili “u svrhu”. Ako je osnova naredbe neki drugi dokument, na primjer, ugovor o premještaju na drugo radno mjesto, zatim se navodi njegov naziv, broj i datum);
  • zatim dolazi riječ "ja zapovijedam";
  • administrativni dio je u pripremi (mora sadržavati zahtjev. Ako ih ima više, potrebno ih je podijeliti na stavove ili podstavke);
  • jedna od tačaka administrativnog dijela biće spisak izvršilaca naloga;
  • zadnja tačka je informacija o tome ko će kontrolisati izvršenje naloga;
  • ako dokument poništava dejstvo drugog dokumenta, onda treba uključiti klauzulu o tome. Na primjer, ovo: “Prepoznati kao nevažeći...”;
  • sva odobrenja i upoznavanja sastavljaju se na sljedeći način: potpis, položaj, prepis, datum;
  • Potpis direktora sastavlja se na sljedeći način: položaj, lični potpis, inicijali, prezime;
  • nacrti naloga moraju biti dogovoreni sa advokatom;
  • ako je pogođena finansijska komponenta, onda je potrebno i nalog dogovoriti sa glavnim računovođom.

Nakon što ste sastavili nacrt naloga prema gore navedenim pravilima, usaglasite ga i odobrite ga od strane direktora. Na osnovu ovog plana pripremit ćete preostale narudžbe.

Pažnja!

Bitan: u jedinstvenim kadrovskim naredbama nema ni preambule ni navodnog dijela. Stoga, ako odobrite svoj oblik takvih naloga, ne zaboravite na to.

Kako registrovati narudžbu


Prije nego što počnete s registracijom, provjerite da li uprava odobrava vaš obrazac. Jedinstveni obrazac ne mora biti odobren;

Za početak, u registar naloga stavljamo broj i datum, osnovu i naziv narudžbe. Ako je nalog za osoblje, onda pišemo i prezime i poziciju zaposlenog.

Samu narudžbu popunjavamo - unosimo sve podatke koje je potrebno unijeti. Uz narudžbu prilažemo razlog, na primjer, izjavu. Ako su vaše izjave pohranjene u drugom fajlu, onda uz nalog se mora dostaviti kopija zahtjeva. Iako, kako ne biste preopteretili stvari, ipak nemojte stvarati dodatne mape.

Nalog potpisuju direktor i lica navedena u njemu. Nakon toga dokument se stavlja u spis, a kopije se dijele svim zainteresovanima. Ako se dokument odnosi na osoblje, onda se njegova kopija šalje u lični dosije zaposlenika.

Izvod iz narudžbe

Ponekad GIT inspektori ili tužioci zahtijevaju da date neku vrstu naloga. Ako se dokument odnosi na više zaposlenih, a pitanje se razmatra samo u odnosu na jednog, onda se može napraviti izvod.

Izvod iz naredbe je, u stvari, izvod iz upravnog dijela naredbe, ali je za svoju svrhu poseban dokument. Evo kako se sastavlja izjava ():

  • zaglavlje i preambula naloga, njegov broj i datum su u potpunosti kopirani (samo se riječ „Nalog“ zamjenjuje sa „Izvod iz naloga“);
  • U administrativni dio se prenosi samo potrebni fragment;
  • naznačeni su položaj, inicijali i prezime osobe koja je potpisala nalog (bez ličnog potpisa!);
  • izvod je ovjeren (sa riječju „ispravno“, datumom, potpisom, položajem i pečatom).

Za tvoju informaciju

Pošto se vrste naloga u organizaciji razlikuju, razlikuju se i izjave. Nema potrebe otvarati posebnu datoteku za izvode;

Nalozi su administrativni dokumenti koje izdaje rukovodilac preduzeća u okviru svojih ovlašćenja i obavezni za izvršenje od strane podređenih. U akcionarskim društvima ovlašćeno lice za njihovo izdavanje je generalni direktor, u zdravstvenim ustanovama - glavni lekar, u preduzećima - direktor itd. pravnu snagu.

Najvažnije promjene ovog proljeća!


  • Došlo je do bitnih promjena u radu kadrovskih službenika o kojima se mora voditi računa u 2019. godini. Provjerite u formatu igre da li ste uzeli u obzir sve novine. Riješite sve probleme i primite koristan poklon od urednika časopisa “Kadrovski biznis”.

  • Pročitajte u članku: Zašto menadžer za ljudske resurse treba da provjerava računovodstvo, da li je potrebno podnijeti nove izvještaje u januaru i koji kod odobriti za obračun radnog vremena u 2019.

  • Urednici časopisa "Kadrovski biznis" saznali su koje navike kadrovskih službenika oduzimaju mnogo vremena, ali su gotovo beskorisne. A neki od njih mogu čak izazvati zbunjenost kod GIT inspektora.

  • Inspektori GIT-a i Roskomnadzora rekli su nam koja dokumenta sada ni pod kojim okolnostima ne bi trebalo tražiti od novopridošlica prilikom prijavljivanja za zapošljavanje. Sigurno imate neke papire sa ove liste. Sastavili smo kompletnu listu i odabrali sigurnu zamjenu za svaki zabranjeni dokument.

  • Ako platite regres za jedan dan zakašnjenja, kompanija će biti kažnjena sa 50.000 rubalja. Smanjite otkazni rok za otkaze za najmanje jedan dan - sud će vratiti zaposlenog na posao. Proučili smo sudsku praksu i za vas pripremili sigurne preporuke.

Nalog je najčešća vrsta administrativne dokumentacije. Redovno se objavljuju čak iu relativno maloj kompaniji, čije je osoblje ograničeno na nekoliko desetina zaposlenih; uz njihovu pomoć menadžment rješava tekuće ili strateški značajne probleme – proizvodne, administrativne, ekonomske ili kadrovske.

Čak i ako nalog nema propisan obrazac, u njemu navedite sve potrebne podatke. Može biti teško smisliti pravi naslov, odgovarajuću preambulu i druge elemente dokumenta. Urednici praktičnog časopisa “Kadrovski poslovi” prikupili su savjete koji će vam to omogućiti.

Vrste naloga

Svaka naredba izdata u organizaciji, sa stanovišta funkcije koju obavlja, može se svrstati u jednu od dvije široke kategorije – prema osoblju i prema glavnoj djelatnosti. objavljuju se radi dokumentovanja kadrovskih procesa - prijema, premještaja i otpuštanja, nagrađivanja zaposlenih i primjene disciplinskih sankcija prema njima, službenih putovanja i drugih postupaka bez kojih ne može postojati radni odnos.

Nalozi o osnovnim aktivnostima mogu se izdavati kako na inicijativu rukovodioca (zato se takvi dokumenti nazivaju inicijativnim dokumentima), tako i radi izvršavanja naloga dobijenih od viših organa upravljanja. Oni omogućavaju operativno upravljanje ključnim proizvodnim procesima, uz njihovu pomoć odobravanje rasporeda godišnjih odmora ili rasporeda osoblja, promjene u načinu rada preduzeća, izmjene lokalnih propisa, stvaranje različitih komisija i radnih grupa, certificiranje i obuku zaposlenih.

Nalozi za osoblje obično odmah počinju administrativnim dijelom (iako u nekim slučajevima mogu sadržavati i izjavu) i sastavljaju se u slobodnom obliku i korištenjem standardiziranih obrazaca Goskomstata ili njihovih analoga koje je izradio poslodavac - sve ovisi o vrsti, funkcionalnu namenu i druge karakteristike dokumenta. Na primjer, da bi se formaliziralo zapošljavanje ili slanje zaposlenika na službeni put, postoje jedinstveni obrasci koje je odobrio Državni komitet za statistiku, ali se nalozi o utvrđivanju bonusa, dužnosti ili uključivanja u prekovremeni rad sastavljaju u bilo kojem obliku.

Standardni uzorak naloga za glavnu djelatnost sastoji se od dva dijela – uvodnog, odnosno konstatacionog i administrativnog. Kao što se vidi iz naziva, u prvom dijelu je navedena svrha upravljačke odluke, a u drugom direktno naređenje menadžera. Stoga administrativni dio obično počinje riječju „naređujem“.

Jedinstveni obrasci u vođenju kadrovske evidencije

Jedinstveni obrasci „Goskomstata“ se široko koriste u vođenju kadrovskih evidencija. Donedavno nije bilo alternative za uobičajene objedinjene forme, ali nakon što je federalni zakon br. 402-FZ od 6. decembra 2011. stupio na snagu. (“O računovodstvu”), svaki poslodavac je dobio zakonsko pravo da razvija sopstvene formulare na osnovu postojećih standarda. Međutim, mnoge kompanije odlučile su da ne izmišljaju točak i nastavile su koristiti gotove obrasce za dovršavanje osnovnih kadrovskih procedura, uključujući:

  • i (o zapošljavanju);
  • i (o prelasku na drugi posao);
  • i (o odobravanju odsustva);
  • i (o otkazu ugovora o radu);
  • i (o slanju na službeno putovanje).

Ako je riječ o jednom zaposlenom, popunite obrazac T-1, T-5, T-6, T-8 ili T-9, a ako je dokument sastavljen za više zaposlenih (npr. kada je grupa stručnjaka se istovremeno šalje na službeni put), koristite obrazac označen sa "a".

Kako popuniti i odobriti narudžbu?

Cijeli proces rada sa administrativnom dokumentacijom svodi se na standardnu ​​shemu:

  • priprema nacrta (preliminarna, “nacrt” verzija dokumenta se sastavlja, raspravlja, dostavlja na odobrenje i, po potrebi, uređuje);
  • odobrenje konačne verzije;
  • registracija i replikacija;
  • prenos kopija zainteresovanim službenicima ili strukturnim jedinicama;
  • stavljanje kontrolne kopije u datoteku, a zatim prijenos na pohranu.

Pripremni rad se smatra jednom od najkritičnijih faza u ovom lancu sekvencijalnih postupaka. Često je odgovornost za izradu nacrta teksta na sekretaru, referentu, zaposleniku kadrovske službe (ako govorimo o formaliziranju odluke o osoblju) itd. Gotov dokument, provjeren na nedostatke i greške, predaje se menadžeru na odobrenje, a zatim na registraciju.

Neke vrste administrativnih dokumenata odobrava ne samo generalni direktor, već i drugi službenici. Nalozi u vezi sa upućivanjem zaposlenih ili pozivima sa godišnjeg odmora mogu se dostaviti na potpis glavnom knjigovođi, a oni koji se odnose na otpuštanje ili izricanje disciplinske sankcije - advokatu preduzeća. To se mora učiniti prije nego što se dokument pošalje direktoru na potpis. Ukupni period odobrenja ne bi trebao biti duži od pet radnih dana, osim ako izvođač nije odredio drugačiji period.

Struktura teksta može biti jednostavna (kada se radi o jednom pitanju ili osobi) ili složena, sa više različitih administrativnih tačaka.

Nalozi moraju biti sastavljeni u skladu sa normama radnog zakonodavstva Ruske Federacije:

  • prilikom otpuštanja zaposlenog, razlog za odluku poslodavca mora biti naveden sa pozivanjem na određeni član, stav ili podstav Zakona o radu;
  • ohrabrivanje ili izricanje disciplinskih mjera mora biti sažeto, ali jasno obrazloženo, sa naznakom razloga i specifične vrste primijenjenog uticaja (izdavanje bonusa, ukor, dodjela vrijednog poklona, ​​itd.);
  • kada dajete odsustvo, morate navesti njegovu vrstu, trajanje, kao i tačan datum početka i završetka;
  • njegov razlog i vrsta (privremeno ili stalno), puni naziv novog radnog mjesta zaposlenika i strukturnu jedinicu u koju je premješten, informacije o promjenama plaća;
  • prilikom popunjavanja prijave potrebno je navesti osnovne uslove zaposlenja (rok, dostupnost i trajanje testa, iznos naknade);
  • Prilikom slanja na službeno putovanje upisuje se njegova svrha, trajanje, odredište, datum početka i završetka.

Izvršenje dokumenta ne bi trebalo da bude u suprotnosti sa zahtevima GOST R6.30-2003 („Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtevi za izvršenje dokumenta“). Pobrinite se da svaki nalog izdat u organizaciji sadrži potrebne detalje:

  • naziv organizacije ili institucije;
  • naziv vrste dokumenta;
  • datum i mjesto objavljivanja;
  • naslov teksta;
  • matični broj;
  • potpis menadžera;
  • odobrenje vize.

Ako administrativni dio sadrži konkretan zadatak, morate navesti ime i poziciju osobe odgovorne za njegovu realizaciju, kao i rokove koje je odredio menadžment. Procedura za izvršavanje stalnog zadatka nije određena određenim rokovima, već određenom učestalošću realizacije aktivnosti: na primjer, možete obavezati zaposlenog da dostavi nedjeljni sažetak ili mjesečni izvještaj o završetku posla. Broj izvođača može biti bilo koji. Detalji narudžbe (dijagrami, grafikoni, upute, tabele) obično se sastavljaju u obliku dodatka. Nalozi stupaju na snagu od dana objavljivanja (osim dokumenata koji sadrže druga uputstva).

Procedura registracije

Svakom administrativnom dokumentu se obavezno dodjeljuje registarski indeks u skladu sa nomenklaturom odobrenom od strane poslodavca, u okviru kalendarske godine. U većini slučajeva takav indeks je serijski broj s kratkom slovnom oznakom (na primjer, "112-L", gdje je prvi dio serijski broj, a drugi označava da dokument pripada grupi naredbi za osoblje ). Prilikom registracije, detalji svakog dokumenta se prenose u poseban obrazac - karticu, knjigu, časopis, elektronsku bazu podataka.

Pitanje iz prakse

Kako izdati nalog za izricanje disciplinske sankcije

Odgovor je pripremljen zajedno sa uredništvom

Ivan Shklovets odgovara:
Zamjenik načelnika Federalne službe za rad i zapošljavanje

Kada se prikupe svi dokazi o krivici zaposlenog: , , izdati naredbu o izricanju disciplinske sankcije.

Ako je kazna opomena ili opomena, onda izdajte nalog .

A ako, kao kaznu, organizacija odluči otpustiti zaposlenika, onda izdati nalog za raskid ugovora o radu prema jedinstvenom , odobreno ili od strane . U ovom slučaju nije potrebno izdavati dodatni nalog za primjenu disciplinske sankcije u vidu otkaza. Istovremeno, izdavanje dva naloga ne smatra se kršenjem radnog zakonodavstva. Slična objašnjenja daju stručnjaci Rostruda u .

Postavite svoje pitanje stručnjacima

Podaci se u dnevnik unose hronološkim redom, tako da se od posljednjeg unosa odmah može utvrditi ukupan broj dokumenata određene vrste evidentiranih od strane poslodavca. Dodatna prednost ovog oblika registracije je nemogućnost brisanja podataka o registrovanoj narudžbi ili unosa „retroaktivno“. Sa ove tačke gledišta, čak i najsavremeniji elektronski sistemi za automatizovanu registraciju i skladištenje podataka smatraju se manje sigurnim, jer omogućavaju da se informacije o dokumentu izbrišu bez traga.

Ukoliko obim toka kadrovske dokumentacije stalno raste, postoji potreba za detaljnijom sistematizacijom podataka o registraciji. Za takve slučajeve preporučljivo je voditi nekoliko dodatnih dnevnika – na primjer, posebne dnevnike za evidentiranje naloga za odsustvo, prestanak radnog odnosa i sl. Na naslovnici svakog časopisa morate navesti datum od kojeg je vođen i naziv organizacije. Časopis se čuva dok se potpuno ne popuni, a kada u njemu više nema slobodnih rubrika, na naslovnicu se stavlja datum završetka i počinje novi primjerak. Ako su se podaci o kompaniji (na primjer, pravni oblik) promijenili tokom perioda registracije, uopće nije potrebno pokretati novi časopis: dovoljno je ažurirati podatke na koricama.

Dnevnik narudžbi. Naslovna strana

Dnevnik narudžbi.

Sistematizacija i čuvanje naloga za osoblje

Skladištenje kadrovske dokumentacije vrši se u skladu sa „Popisom standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom perioda skladištenja“ (odobreno odlukom Ministarstva kulture Ruske Federacije). Federacije 2010. godine).

Prema zahtjevima zakonodavca, nalozi koji formaliziraju radne odnose i odražavaju važne činjenice radne biografije zaposlenika moraju se čuvati 75 godina. Ali postoji još jedna grupa administrativnih dokumenata namijenjenih operativnom reguliranju obavljanja radne funkcije zaposlenika i koja podliježu čuvanju u znatno kraćem vremenskom periodu (5 godina). Stoga, prije slanja dokumenata u arhivu, oni moraju biti podijeljeni u dvije grupe - po .

Grupa za dugotrajno skladištenje uključuje narudžbe:

  • o zapošljavanju;
  • o prelasku na drugi posao;
  • o ohrabrenjima, poklonima i bonusima;
  • o otkazu ugovora o radu;
  • o obezbjeđivanju roditeljskog odsustva;
  • o utvrđivanju doplata i dodataka na službenu platu (za radni staž, nepuno radno vrijeme, posebne uslove rada ili prirodu posla), kao i svaku drugu promjenu visine plate kao jednog od bitnih uslova ugovor o radu;
  • o odobravanju odsustva bez plaće;
  • o upućivanju na službeno putovanje u inostranstvo ili duže (duže od mjesec dana) službeno putovanje unutar zemlje.

U budućnosti bi originali mogli biti potrebni da bi se zadovoljili društveni i pravni zahtjevi građana o radnom iskustvu, osvojenim nagradama, plaćama i drugim važnim aspektima radne aktivnosti. Stoga je potrebno striktno pridržavati se rokova i uslova njihovog skladištenja. Druga grupa uključuje narudžbe:

Dokumenti ove vrste se sastavljaju u spise sa rokom čuvanja od pet godina, nakon čega se uništavaju i sastavlja odgovarajući akt. Imajte na umu da su za organizacije koje se odnose na određena područja aktivnosti odobrene liste dokumenata odjela koji ukazuju na periode skladištenja. Prijave se čuvaju zajedno sa nalozima, za razliku od pratećih dokumenata (službene i dopise, izjave, kopije ličnih dokumenata zaposlenih u kompaniji) koje se posebno arhiviraju.

Često se prave greške prilikom naručivanja

Uprkos postojanju prilično jasnih standarda za pripremu administrativnih dokumenata, službenici često prave dosadne greške – proceduralne ili pravne. Proceduralne greške su uzrokovane namjernim ili slučajnim odstupanjima od opšteprihvaćenog obrasca rada i obično se svode na nepoštovanje zahtjeva koje postavlja zakonodavac i lokalne standarde same organizacije za sadržaj i formu naloga.

Najčešće postoje netačnosti u datim informacijama (podaci o pasošu, nazivi strukturnih odjela i pozicija, podaci o kompaniji), ne popunjavaju se obavezne stavke koje je dao programer obrasca („Datum sastavljanja“, „Broj osoblja“, “Mjesto sastavljanja”, “Broj dokumenta” i sl.) Takođe se smatra greškom odbijanje upotrebe formulara koji je odredio poslodavac ili korištenje nelogičnih, nejasnih formulacija. Tekst mora biti krajnje jasan i koncizan. Neprihvatljiva je upotreba fraza koje su karakteristične za narativni stil ili koje se mogu tumačiti na dva načina.

Potvrda od strane službenika koji nema odgovarajuća ovlaštenja, ili upućivanje na nepropisno izrađen prateći dokument su manje uobičajeni, ali ipak greške koje se prave u kadrovskoj praksi. Na primjer, u opštim slučajevima izdaje se nalog za prijem radnika u radni odnos sa pozivom na ugovor o radu. Ako se sporazum iz nekog razloga proglasi nevažećim, upravni dokument izdat na osnovu njega smatra se nevažećim, a upravljačka odluka sadržana u njemu nesprovodivom. Slično gube pravnu snagu i svi drugi nalozi, pri sastavljanju kojih se poslodavac poziva na sporazume, akte i druge dokumente koji su sastavljeni suprotno važećim zakonskim normama.

Naloge za raskid ugovora o radu karakteriše neslaganje između osnova za otpuštanje navedenih u njima i formulacije sadržane u Zakonu o radu Ruske Federacije, te odsustvo pozivanja na određene članove, stavove i podstavke. Kada zaposleniku daju odsustvo, poslodavci često zaborave da navedu njegovu vrstu (razlog) ili trajanje.

Praktična situacija

Kako izdati kadrovske naredbe u teškim situacijama

Odgovor je pripremljen zajedno sa uredništvom časopisa" »

Veronika ŠATROVA odgovara,
stručnjak za radno pravo, direktor i glavni urednik Sistemskog kadra

Zaposlenik je doživio moždani udar i paraliziran je. Rodbina je donela dokumente koji potvrđuju invalidnost. Prekidamo radni odnos zbog potpune nesposobnosti za rad. Ko ima pravo potpisati umjesto zaposlenog ako to ne može?

Aleksandar Vinogradov, šef odjela za ljudske resurse (Murmansk)

Polja za potpis radnika u nalogu i ličnoj kartici ostavite prazna. Označite „upoznavanje potpisa nije moguće iz zdravstvenih razloga“ i unesite podatke o invalidskom dokumentu. Obrazloženje ovjerite svojim potpisom uz transkript i navedite datum ( )…

Potpuni odgovor je dostupan nakon besplatnog

Otkazivanje i ispravka narudžbi

Što učiniti ako se situacija u proizvodnji promijenila, i odjednom postoji potreba za poništenjem ili izmjenom kadrovske odluke koja je već stupila na snagu? U tom slučaju će se morati izdati novi nalog, poništavajući prethodni nalog ili mijenjajući njegove pojedinačne točke. Mora naznačiti:

  • broj, datum i naziv dokumenta koji se poništava ili mijenja;
  • osnov za ukidanje (izmjenu) odluke sa kratkim navođenjem okolnosti koje su poslužile kao razlog za njegovu reviziju;
  • postupak postupanja izvođača u vezi sa novim okolnostima;
  • Puno ime i radno mjesto osobe ovlaštene za kontrolu izvršenja naloga.

Naslov može izgledati ovako: „O proglašenju naredbe o osoblju (glavne djelatnosti) nevažećom.” Čim nova direktiva stupi na snagu, prestaje važenje prethodnog dokumenta (ili njegovih pojedinačnih paragrafa, ako je riječ o djelimičnim izmjenama).

Testirajte se

1. Koje vrste naloga nije predviđeno važećim propisima:

  • a. po osoblju;
  • b. o privrednim i administrativnim aktivnostima;
  • c. po glavnoj delatnosti.

2. Koji od dokumenata je sastavljen u slobodnoj formi u nedostatku odobrenog jedinstvenog obrasca:

  • a. nalog za prekovremeni rad;
  • b. Redoslijed prijema na posao;
  • c. nalog za slanje službenika na službeni put.

3. Šta je neophodno pripisati svakom administrativnom dokumentu:

  • a. registarski indeks u skladu sa nomenklaturom odobrenom od strane poslodavca, u okviru kalendarske godine;
  • b. serijski broj u jedinstvenom dnevniku naloga u organizaciji;
  • c. registarski indeks u skladu sa zakonom odobrenim indeksnim registrom.

4. Koje naredbe se moraju držati 75 godina:

  • a. o odobravanju studijskog odsustva;
  • b. o primjeni disciplinskih sankcija;
  • c. o obezbjeđivanju roditeljskog odsustva.

5. Na koji nalog se mora obratiti pažnja zaposlenima, sa naznakom datuma upoznavanja:

  • a. o upućivanju na godišnji osnovni plaćeni odmor;
  • b. o obezbjeđivanju roditeljskog odsustva;
  • c. o primjeni disciplinskih sankcija.

Naredbe za osoblje - kakve su to naredbe? O tome ćete saznati iz našeg materijala, kao i uz odgovor na pitanje "Nalozi za osoblje - koja su to naređenja?" upoznati vrste ove kategorije dokumenata, njihovu numeraciju i postupak registracije.

Obrasci i vrste naloga za osoblje

Postoji mnogo vrsta naloga za osoblje. Nabrojimo njihove uvećane grupe:

  • Organizaciona: pri zapošljavanju, otpuštanju, preseljenju zaposlenih itd.
  • Disciplinski: o kazni ili nagradi.
  • Rutina: o slanju na poslovno putovanje, razni odmori.
  • Plata: o utvrđivanju plata, naknada i doplata.
  • Poticaj: o bonusima i drugim nagradama.
  • Tehničke prirode: poništavanje - po potrebi poništavanje ranije izdatog naloga ili njegovih pojedinačnih stavova, izmjena - uvođenje izmjena i dopuna postojećih naloga.

Sve ove grupe naredbi imaju zajedničku karakteristiku - koncept "osoblja". Ovo je ukupan broj zaposlenih u kompaniji. Kao rezultat izdavanja bilo kakvog naloga koji se odnosi na osoblje, bilo koji član radne snage ili svi zaposleni u kompaniji doživljavaju jedan ili drugi rezultat.

Narudžbe za osoblje dizajnirane su za rješavanje čitavog niza problema:

  • regulisanje radnih odnosa “zaposleni – poslodavac”;
  • formiranje optimalne strukture i broja osoblja;
  • rješavanje pitanja poštivanja garancija u odnosu na članove radnog kolektiva;
  • operativni uticaj na rešavanje pitanja tekuće ekonomske aktivnosti kroz optimalan raspored kadrova;
  • jačanje radne discipline u timu;
  • drugi zadaci.

Obrazac za narudžbu možete sami izraditi, navodeći sve potrebne detalje:

  • Ime kompanije;
  • broj narudžbe;
  • datum;
  • sadržaj;
  • baza (ako je potrebno);
  • potpisi direktora i zaposlenih.

Svaka vrsta kadrovskog naloga ima svoje organizacijske ili operativne ciljeve. Više o tome u sljedećim odjeljcima.

Grupa organizacionih naloga: gdje uzeti uzorak?

Ovaj set kadrovskih naloga prati svakog zaposlenog od trenutka prijema do odvajanja iz kompanije, uključujući sve nijanse internih kretanja.

Nalozi o zapošljavanju i otpuštanju su najčešći u ovoj grupi. Uobičajeno je da se oni sastavljaju pomoću jedinstvenih obrazaca, iako upotreba obrazaca za narudžbe koje je samostalno razvila kompanija nije zabranjena zakonom.

Proučite uzorke organizacijske grupe naloga za osoblje koristeći materijale na našoj web stranici:

  • “Jedinstveni obrazac br. T-1 - obrazac za preuzimanje i uzorak”;
  • "Jedinstveni obrazac br. T-8 - obrazac i popunjavanje uzoraka".

Nalozi o kretanju zaposlenih su skup različitih vrsta naloga šefa kompanije o raznim kadrovskim promjenama ili linearnim kretanjima članova radne snage.

Među njima su sljedeće vrste naloga:

  • o paralelnom kretanju zaposlenih, na primjer sa jedne pozicije na sličnu u drugom odjeljenju;
  • o dinamičnom usponu (“korak u karijeri”) ili degradaciji;
  • o privremenom preseljenju: na mjesto odsutnog radnika, zbog medicinskih indikacija na određeno vrijeme i sl.

Materijal „Jedinstveni obrazac br. T-5 - preuzmi obrazac i uzorak“ pomoći će vam da upoznate ovu podgrupu naloga za kretanje zaposlenih.

Disciplinske naredbe (primjer)

Grupa disciplinskih naredbi je takođe raznolika. To uključuje razne vrste naloga poslodavca za kažnjavanje članova radne snage zbog kršenja internih propisa, naredbi i uputstava, nedostataka u poštivanju radne i tehnološke discipline itd.

Nalozi iz ove grupe ne mogu se izdavati samo na osnovu želja administracije kompanije, te stoga zahtijevaju povećanu pažnju.

Na primjer, nalog za disciplinsko kažnjavanje je završna faza u sljedećem algoritmu postupanja poslodavca:

  • obrada prvobitno primljenih informacija o činjenici kršenja radne discipline;
  • dobijanje pismenih objašnjenja od zaposlenog;
  • proučavanje okolnosti i uslova povrede radne discipline;
  • objektivna procjena primljenih informacija;
  • donošenje obrazložene odluke o vrsti i obliku kazne zaposlenog.

Može izgledati ovako:

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Sfera"

ORDER

O disciplinskom postupku

Evseev Semjon Viktorovič, strugar 2. kategorije, bio je odsutan sa radnog mesta 11. januara 2019. godine bez opravdanog razloga od 13:00 do 17:00 časova, čime je prekršio čl. 21 Zakona o radu Ruske Federacije i internih propisa o radu kompanije.

Na osnovu navedenog i izvještaja šefa smjene P.N. Tarasova od 01.11.2019. godine, pismeno obrazloženje S.V.Evseeva, sastavljeno u prisustvu komisije o odsustvu sa posla navedenog radnika od 01.01. /2019, raspored radnog vremena za januar 2019

NARUČUJEM:

  1. Za grubu povredu radnih obaveza - odsustvovanje sa radnog mesta bez opravdanog razloga duže od četiri sata uzastopno u toku radnog dana (izostanak), Semjonu Viktoroviču Evsejevu (tab. br. 00365) izriče se opomena i bonus za januar 2019. smanjen je za 30%.
  2. Inspektor za ljudske resurse Deryabina S.A. šalje kopiju naloga OtiZ-u i upoznaje ga sa zaposlenikom uz potpis.

Direktor Sfera doo Sotnikov /Sotnikov N. E./

Narudžbu je pregledao: Evseev /Evseev S.V./ 14.01.2019.

Materijali na našoj web stranici pomoći će vam da shvatite nijanse disciplinske grupe naloga i popratnih dokumenata:

  • “Kako izdati nalog za ukor zaposlenika - uzorak?” ;
  • “Naredba o disciplinskom postupku – uzorak i obrazac” ;
  • „Kako pravilno prijaviti izostanak zaposlenika prema Zakonu o radu Ruske Federacije?“ .

Regulatorni nalozi

Ovaj skup naredbi pomaže poslodavcu da izvrši obavezne (regulatorne) funkcije u odnosu na osoblje kompanije, uključujući:

  • obezbijediti blagovremeno sve vrste odsustva zaposlenima: redovne, dodatne, edukativne i dr.;

Materijal „Jedinstveni obrazac br. T-6 - obrazac za preuzimanje i uzorak“ pomoći će vam da ispunite nalog za „odmor“.

  • ispunjavaju svoje obaveze u organizovanju službenih putovanja i nadoknadi troškova vezanih za službena putovanja zaposlenih u kompaniji.

Nalog za službeno putovanje jedan je od glavnih dokumenata koji se sastavlja prije početka postupka za upućivanje radnika na drugu lokaciju ili u kompaniju radi izvršavanja uputa poslodavca. Sadrži sljedeće potrebne informacije:

  • lični podaci upućenih radnika: puno ime, radno mjesto, broj osoblja;
  • svrha i trajanje putovanja;
  • stvarne koordinate lokacije preduzeća u koje se upućuju zaposleni po instrukcijama poslodavca;
  • ostale potrebne podatke.

Način izdavanja naloga za službeno putovanje je navedeno u materijalu „Jedinstveni obrazac br. T-10 – Obrazac i uzorak“.

Grupa platnih i stimulativnih naloga

Pojmovi „plate“ i „kadrovi“ su neodvojivi, pa je ova grupa naloga najobimnija po obimu i raznovrsnosti. Svaka promjena u vezi sa zaposlenima u kompaniji (njihov nivo vještina, stope, činovi, uslovi rada, itd.) neminovno povlači promjenu plata i izdavanje naloga.

Na primjer, zaposlenik je poboljšao svoje kvalifikacije i dobio viši profesionalni rang - ovaj događaj mu daje pravo na plaćanje po višim stopama, što je formalizirano odgovarajućim nalogom.

Raznolika je i grupa narudžbi osmišljenih da stimulišu radnike na produktivniji, efikasniji i kvalitetniji rad.

Poslodavac ima na raspolaganju mnoga sredstva da svojim zaposlenima izrazi zahvalnost za dobar rad i jaku radnu disciplinu, za visoke proizvodne rezultate, prekoračenje plana itd.

Među najčešćim narudžbama iz ove grupe su sljedeće:

  • dodjela počasne diplome;
  • objava zahvalnosti.

Materijal će vam reći o tipičnom predstavniku ove grupe narudžbi “Jedinstveni obrazac br. T-11 - preuzmi obrazac i uzorak” .

Numerisanje, registracija i čuvanje naloga za osoblje

Obično se nalozi numerišu u skladu sa sistemom koji je usvojila kompanija, sadržanim u internom lokalnom aktu (na primjer, u uredbi o kancelarijskom radu).

Za značajne količine dokumenata preporučljivo je izvršiti opštu numeraciju uz dodjelu specifičnog indeksa u zavisnosti od perioda skladištenja dokumenta.

Na primjer:

  • indeks “k” ili “l/s” - za narudžbe sa rokom skladištenja od 75 (50) godina;
  • još jedan indeks koji pruža kompanija - za narudžbe sa rokom skladištenja od 5 godina.

BITAN! Od marta 2016. godine, prema zakonu od 03.02.2016. br. 43-FZ, dokumenti o osoblju imaju skraćeni rok čuvanja od 50 godina, osim onih stvorenih prije 2003. (za njih period ostaje isti - 75 godina) .

Prilikom registracije naloga za osoblje, potrebno je imati na umu da se dokumenti s različitim rokovima čuvanja ne mogu grupirati u jedan fajl. Na primjer, nalozi organizacione grupe (o prijemu u radni odnos, otpuštanju i sl.) mogu se formirati u jednu datoteku, a brojevi se dodijeliti hronološkim redoslijedom uz dodavanje slovnog indeksa “l/s”. A grupu regulatornih naloga (na odmoru, službenim putovanjima, itd.), koji predviđaju privremeno skladištenje, treba grupirati u zasebnu datoteku pomoću indeksa "k".

Za registraciju naloga za osoblje trebat će vam odgovarajući dnevnik.

Rezultati

Odgovor na pitanje "Nalozi za osoblje - koja su to naređenja?" sadrži detaljne informacije o vrstama i oblicima ovih dokumenata, ciljevima i zadacima njihovog izvođenja, sastavu, sadržaju, kao i redosledu numerisanja, evidentiranja i čuvanja.

Za informacije o obaveznim kadrovskim dokumentima i kadrovskoj evidenciji pogledajte materijal


Savjeti stručnjaka - konsultant za posao i karijeru

Fotografije na temu


U svakoj organizaciji, čak i maloj, izdaje se i pohranjuje mnogo različitih naredbi i uputstava. Ako ih sve registrujete i arhivirate u jedan fajl, prije ili kasnije to će dovesti do zabune. I malo je vjerovatno da će predstavnici inspekcijskih organa odobriti takvu dokumentaciju. Samo slijedite ove jednostavne savjete korak po korak i bit ćete na pravom putu u svom poslu i karijeri.

Brzi vodič korak po korak

Dakle, prijeđimo na akciju, pripremajući se za pozitivan rezultat.

Korak - 1
Da biste pravilno podijelili narudžbe izdane u preduzeću, morate se voditi sljedećim dokumentima:

  • odobrio Rosarhiv „Lista standardnih dokumenata upravljanja generisanih u aktivnostima organizacije sa naznakom perioda skladištenja“;
  • uputstvo za kancelarijski rad (izrađuje organ upravljanja).
Na osnovu ovih dokumenata, svako preduzeće treba da izradi listu zadataka. Na osnovu toga se vrši podjela naredbi, uputstava i drugih dokumenata.

U zavisnosti od veličine preduzeća i njegove strukture, razvijena nomenklatura predmeta može se podeliti na odeljenja koja označavaju slovnu šifru, ili može biti opšta. U svakom slučaju, svi nalozi u preduzeću uslovno su podeljeni na naloge za glavne i ekonomske aktivnosti i narudžbine za osoblje.

Korak - 2
Naloge o glavnoj i poslovnoj delatnosti, po pravilu, vodi sekretar (ako posebnim nalogom nije drugačije određeno). On je također odgovoran za registraciju, čuvanje i arhiviranje ovih naloga. Dokumenti se razlikuju u pogledu perioda skladištenja. Nalozi o glavnim aktivnostima preduzeća (o organizacionoj strukturi, o odobravanju kadrovskog rasporeda, unošenju njegovih izmjena i sl.) imaju skladišne ​​linije - trajno. Na kraju kalendarske godine predaju se u arhivu preduzeća. Nalozi o ekonomskim i operativnim pitanjima čuvaju se 5 godina. Imaju kontinuiranu numeraciju bez slova. Ako je obim izdatih narudžbi u preduzeću velik, oni se dijele na količine tokom cijele godine. Nakon isteka roka skladištenja, uništavaju se izvršenjem odgovarajućeg akta.
Nakon što ste to učinili, prijeđite na sljedeće korake.

Korak - 3
Nalozi za osoblje se izdaju i čuvaju u odeljenju za upravljanje kadrovima preduzeća. Razlikuju se i po roku trajanja. Posebna stvar su nalozi za prijem, razrešenje i preseljenje sa rokom trajanja od 75 godina. Ovdje se evidentiraju i nalozi za promjenu prezimena, dugotrajna službena putovanja, dugotrajna privremena premeštanja radnika i sl. Ovi dokumenti se evidentiraju u dnevniku, imaju kontinuiranu numeraciju i slovo (najčešće “l-s”, “k”). ). Na kraju godine takvi nalozi se spajaju u jednu fasciklu zajedno sa evidencijom registracije i arhiviraju. Nakon što ste to učinili, prijeđite na sljedeće korake.

Korak - 4
Nalozi za godišnji odmor (redovni, neplaćeni i sl.), kratkoročna službena putovanja i transfere čuvaju se u posebnom dosijeu; Numeraciji naloga se dodaje slovo (na primjer, “o” ili šifra odjela). Nalozi za naplatu imaju isti period čuvanja. Ipak, preporučuje se da ih čuvate odvojeno, jer... uz njih su priloženi materijali za analizu (objašnjenja, protokoli, obavještenja i odluke sindikalnog odbora i dr.). Po isteku perioda skladištenja, ovi nalozi se uništavaju.
Nakon što ste to učinili, prijeđite na sljedeće korake.

Korak - 5
Takođe se preporučuje odvojeno skladištenje promotivnih naloga (period skladištenja je 75 godina). Nalozi za podsticanje i sopstvenog i nadređenog preduzetništva se zapisuju u poseban dosije. Predmet se arhivira u toku formiranja.
Nadamo se da je odgovor na pitanje - Kako podijeliti narudžbe - sadržavao korisne informacije za vas. Sretno vam u radu i karijeri! Da biste pronašli odgovor na Vaše pitanje, koristite obrazac -

U malim organizacijama, po pravilu, nalozi se dodjeljuju za osnovne djelatnosti i za osoblje, ponekad zaboravljajući na drugu grupu - naloge za administrativna i ekonomska pitanja. U velikim organizacijama ni ove tri varijante neće biti dovoljne. Osim toga, često različita odjeljenja pripremaju različite grupe naloga, a ponekad pojedini specijalisti imaju želju da dokažu da nalog o novonastalom pitanju uopće nije njegova glavobolja, već domena kolege iz drugog odjela. Da bismo sve pomirili, moramo uspostaviti red.

Zašto je sve ovo potrebno?

Praksa pokazuje da velike organizacije, bez obzira na oblast djelovanja i pravnu formu, izdaju prilično veliki broj administrativnih dokumenata, prvenstveno naredbi. Istovremeno, prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata ove vrste, javljaju se određene poteškoće zbog specifičnosti djelatnosti velike organizacije. Činjenica je da se mala organizacija može ograničiti na izdavanje naredbi dvije vrste: o glavnoj djelatnosti i o osoblju (dopunjeno izdavanjem naloga), čije je izvršenje u ovom slučaju povjereno jednoj osobi. Što je veći obim aktivnosti organizacije, što je veći broj zaposlenih i složenija upravljačka struktura, to je gore opisani algoritam za izdavanje upravnih akata manje pogodan za organizaciju.

Sta da radim? Odgovor na ovo pitanje pronađen je dosta davno: nalozi su podeljeni u posebne vrste, a njihovo izvršenje je povereno pojedinim zaposlenima ili različitim odeljenjima. Kao rezultat toga, nastaje situacija koja je standardna za savremeni kućni kancelarijski rad kada neke narudžbe obrađuje (odnosno, registruje i čuva prije prenošenja u arhivu) služba kancelarijskog rada, a neke kadrovska služba.

Istovremeno, ponekad zaposleni u pisarnici i kadrovskoj službi imaju poteškoća da odluče da li kakva naredba za formaliziranje određenih odluka - naredba o glavnoj djelatnosti ili naredba o osoblju.

Vrijedi ovome dodati da podjela naloga na dvije vrste - po osnovnoj djelatnosti i po osoblju - ne može zadovoljiti velike organizacije koje imaju značajan dijapazon pitanja za rješavanje. Zbog toga se povećava broj vrsta naloga (pojavljuju se nalozi o administrativno-ekonomskim pitanjima, o upućivanju zaposlenih na službena putovanja i sl.), a izrada naloga o pojedinim pitanjima može se povjeriti pojedinim zaposlenicima ili odjelima, bilo na jednokratno ili na stalnoj osnovi, što, naravno, dodaje složenost.

Važeći državni standardi sadrže opšta uputstva u vezi sa izvršenjem naloga i ne dozvoljavaju da se ova pitanja rešavaju. Ne daju jasnoću ni nedavno usvojena „Pravila za kancelarijski rad u saveznim izvršnim tijelima“1. Jedini izlaz ostaje detaljna studija klasifikacije naloga lokalnim aktom koji je izdala sama organizacija.

Prije svega, potrebno je odrediti broj vrsta naloga koji se mogu izdati. Vjerovatno bi bilo preporučljivo narudžbe za glavne aktivnosti i osoblje podijeliti u manje grupe kako bi se olakšao dalji referentni rad i osigurala mogućnost specijalizacije aktivnosti zaposlenih koji ih pripremaju. Odabrane grupe treba evidentirati u tabeli jedinstvenih obrazaca dokumenata. Međutim, čak i korištenje izvještajnog kartona objedinjenih obrazaca ne omogućava nam da u potpunosti organiziramo posao dodjele naloga određenoj vrsti, pa je potrebno ili pitanje razvrstavanja naloga predvidjeti u uputstvu za kancelarijski rad, ili izdati poseban klasifikator. U potonjem slučaju, klasifikator se može odobriti naredbom i koristiti kao aneks nomenklaturi predmeta. Ova opcija je zgodna ako trenutna uputstva za upravljanje uredima generalno zadovoljavaju savremene zahtjeve i nema hitne potrebe za njenom trenutnom revizijom.

Sadržaj klasifikatora će biti individualan za svaku organizaciju. Prilikom sastavljanja možete se rukovoditi odredbama Jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije2. Istovremeno, uzimajući u obzir činjenicu da iako je USORD među postojećim USRD, on se zapravo ne koristi u aktivnostima organizacija, od prve faze USORD-a, odobrenog od strane Glavnog arhiva SSSR-a davne 1979. , danas je u velikoj mjeri zastarjela, a druga faza USORD-a, koju je Rosarhiv odobrio 1993. godine, nije provedena u praksi. Odjeljak OKUD-a posvećen organizacionoj i administrativnoj dokumentaciji ne održava se od 1993. godine, stoga OKUD ne uključuje mnoge oblike dokumenata predviđenih zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije3. Mnogo korisniji bi bio „Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom rokova čuvanja“4, jer samo na osnovu njega se narudžbe mogu klasifikovati prema rokovima skladištenja (u daljem tekstu Lista).

Ispod je primjer klasifikatora naloga. U ovom primjeru, nalozi su podijeljeni u tri grupe (prema članu 19. Liste):

  • za glavnu djelatnost - rok trajanja je konstantan;
  • što se tiče osoblja - većina se skladišti 75 godina, ali određene vrste mogu da se skladište 5 godina;
  • za administrativno-ekonomska pitanja – 5 godina.

Grupisanje je izvršeno po sadržaju i roku trajanja u skladu sa članom 19. nove Liste.

Zatim svaku grupu dijelimo u posebne podgrupe, jer izvršenje različitih grupa (vrsta) naloga može biti dodijeljeno različitim odjeljenjima ili različitim zaposlenima u kadrovskoj službi. Ova podjela će olakšati referentni rad u budućnosti. Možete, na primjer, istaknuti narudžbe za ohrabrenje i novčanu pomoć, jer povezani su sa izdvajanjem i trošenjem dodatnih finansijskih sredstava i postoji potreba za posebnom upravljačkom kontrolom u ovoj oblasti rada. I, na kraju, logično je izdvojiti kao posebne vrste naloge o odmorima, dežurstvima, kaznama, kao i o slanju zaposlenih na službena putovanja, jer imaju rok trajanja od 5 godina.

Svakoj vrsti naloga se dodeljuje sopstveni indeks upravljanja evidencijom, svaka vrsta se evidentira i čuva zasebno u skladu sa utvrđenim rokovima skladištenja.

Predlažemo korištenje indeksiranja na osnovu dva slova koja mogu izazvati određene asocijacije, što zaposlenicima olakšava pamćenje i asimilaciju predložene grupe:

  • OD - O main D aktivnost,
  • PM - L lični WITH odlazi
  • MP - M aterijalni P pomozi / M materijal P ohrabrenje
  • uredu - O`K- sve je u redu, odmor,
  • KM - TO O M pečenje (obično),
  • KS- Službeno putovanje na sjever (ili TO poslovno putovanje WITH ozbiljno),
  • OH - A administrativni X ekonomska pitanja itd.

Klasifikator se može predstaviti u obliku tabele.

U njega možete dodati kolonu koja će naznačiti ko od rukovodilaca prvenstveno potpisuje nalog određene vrste (ako je takva raspodjela ovlaštenja predviđena odgovarajućim nalogom). U ovom slučaju, naravno, menadžer, koji je prva osoba u organizaciji, može potpisati bilo koji nalog.

Peta kolona sadrži standardne naslove koji se mogu koristiti prilikom naručivanja. To će smanjiti broj grešaka napravljenih prilikom naručivanja i značajno će olakšati unos informacija u sisteme za pronalaženje informacija (na kraju krajeva, većina njih vam omogućava da kreirate direktorij standardnih naslova, iz kojih korisnik može odabrati onaj koji mu je potreban) . Takav klasifikator će vam omogućiti da izbjegnete probleme prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata.

Primjer 1
Klasifikator naloga organizacije

1 Pravila za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti (odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477).
2 Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. 2nd ed. – M., 1981.
3 Izrada normativnih dokumenata za dokumentaciju organizacije – M., 2007, str. 44.
4 Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558).

Andrej Papkov, šef Odsjeka za nauku o dokumentima Belgorodskog državnog univerziteta