"غلفبوخ"، 2005، العدد 5

يقع عمل المحاسب ضمن فئة الورق. كيف يمكن أن يكون الأمر خلاف ذلك إذا كان قانون الضرائب في الاتحاد الروسي يتطلب توثيق جميع نفقات المؤسسة. يعد هذا أحد الشروط الرئيسية لمراعاة التكاليف عند حساب ضريبة الدخل.

وفي الوقت نفسه، غالبا ما تنشأ مشاكل مع تأكيد النفقات. والنقطة هنا ليست فقط أن قسم المحاسبة يستلم المستندات مع وجود أخطاء أو يتم تجميعها بشكل خاطئ. والأمر أسوأ بكثير عندما يتأخر المحاسب في استلام الأوراق أو لا تصل إليه على الإطلاق. كيف يتم تسجيل شراء المواد في المحاسبة إذا لم يقم المورد بتسليم المستندات ولم يكلف المورد نفسه عناء طلبها؟ أم أن الوقت قد حان لحساب الرواتب ولكن جميع البيانات الخاصة بشهر التقرير لم تصل بعد من ورش العمل؟

من أجل تجنب مثل هذه المواقف، يتعين على كبير المحاسبين تحسين تدفق المستندات بين قسم المحاسبة والأقسام الأخرى في المؤسسة.

دعنا نقول لا للأعمال الورقية

وبطبيعة الحال، لا يوجد مخطط واحد لتنظيم تدفق المستندات. سيتعين على كل شركة تطويره بشكل مستقل. وفي الوقت نفسه، يعتمد الكثير على حجم المؤسسة، أو بشكل أكثر دقة، على حجم المعاملات التجارية.

تدفق المستندات "بطريقة بسيطة"

حتى لو كان لديك شركة صغيرة، يجب ألا تقترب من تنظيم تدفق المستندات رسميًا. بعد كل شيء، تعتمد موثوقية تقارير المؤسسة ودقة عمل قسم المحاسبة في النهاية على كيفية التحكم في تنفيذ وحركة المستندات الأولية. بالإضافة إلى ذلك، عند إجراء التدقيق، فإن وجود نظام معين لتدفق المستندات هو دليل على كفاءة كبير المحاسبين وجودة النظام المحاسبي والرقابة الداخلية.

في الوقت نفسه، في المؤسسات ذات تدفق المستندات الصغيرة، يمكن تقليل كل شيء إلى وضع تعليمات منفصلة للموظفين (ما هي المستندات التي يجب إحضارها من رحلة عمل، والتي يجب أن تطلبها من الطرف المقابل عند شراء البضائع أو عند التسليم، وكيفية حسابها الأموال الصادرة، وما إلى ذلك). مبدأ تجميع مثل هذه المذكرة بسيط للغاية. يجب على الموظف أن يصف بالتفصيل المستندات التي يجب عليه تعبئتها حتى لا تكون هناك مطالبات ضده من قسم المحاسبة. على سبيل المثاليذهب الموظف لاستلام البضائع المدفوعة من المورد. ويجب أن تتضمن المذكرة المستندات التي يجب عليه إحضارها والمدة التي يجب تقديمها خلالها إلى قسم المحاسبة. سيكون من المفيد إرفاق عينات من الأوراق اللازمة بالمذكرة.

ملحوظة.يعلق ألكسندر إيلين، المدير التنفيذي لأكاديمية التدقيق AF (موسكو):

• في المؤسسات الصغيرة، يمكن تبسيط تبادل المستندات بين الموظفين والمحاسبة بشكل كبير بمساعدة المذكرات العادية. كقاعدة عامة، يتم تجميعها للسائقين ووكلاء الشحن، وكذلك العمال الذين يتلقون الأموال على الحساب أو يذهبون في رحلة عمل. بالإضافة إلى إدراج مجموعة المستندات التي يجب على الموظف إحضارها، يجب أن تحتوي المذكرة أيضًا على تعليمات حول كيفية إعداد هذه المستندات. بالإضافة إلى ذلك، سيكون من المفيد تمامًا تذكيرك بالتزام الموظف بالإبلاغ عن الأموال الصادرة خلال ثلاثة أيام بعد انتهاء الفترة التي صدرت لها، أو خلال نفس الفترة بعد العودة من رحلة عمل. كما تظهر ممارسة عمليات التدقيق لدينا، فإن وجود مثل هذه التذكيرات يوفر بشكل كبير وقت المحاسب، ونتيجة لذلك، هناك أخطاء أقل في إعداد التقارير.

تدفق المستندات "مثل البالغين"

في المؤسسات الكبيرة، يبدأ تحسين تدفق المستندات عادةً بوضع جدول زمني لتدفق المستندات. وينبغي أن يوضح من الذي يقدم وثائق معينة، وفي أي إطار زمني ولمن، ومن يوقعها. في الوقت نفسه، يتم تنظيم العمل على إعداد جدول تدفق المستندات من قبل كبير المحاسبين، ويتم الموافقة عليه بأمره من قبل رئيس المؤسسة.

الهيكل التقريبي لمثل هذا الجدول موجود في اللوائح القديمة إلى حد ما، ولكن لم يتم إلغاؤها بعد بشأن المستندات وتدفق المستندات في المحاسبة، والتي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105. تستخدم بعض الشركات هذه اللائحة عند إعداد الجدول الزمني، في حين يقوم معظمهم بتطوير هيكل الجدول الزمني الخاص بهم. على سبيل المثال، قد يبدو الأمر كما يلي:

الجدول الزمني لتقديم المستندات إلى قسم المحاسبة

يمكنك أيضًا إنشاء جدول تدفق مستند موحد للمؤسسة بأكملها.

ملحوظة.يعلق أناتولي أوبارين، كبير المحاسبين في مصنع OJSC Electrostal Metallurgical Plant (Elektrostal، منطقة موسكو):

• يوجد في المصنع الذي أعمل فيه جدول زمني لتقديم المستندات الأولية، والذي تتم الموافقة عليه سنويًا بأمر من المدير العام وهو جزء لا يتجزأ من السياسة المحاسبية للمؤسسة. تم بناؤه وفقًا للمبدأ التالي: اسم (نوع) المستند - من يقدم (الإجابات) - تاريخ الاستحقاق - مكان التقديم. على سبيل المثاليجب على الإدارة المالية تقديم فواتير المواد الخام واللوازم والخدمات المشتراة إلى قسم المحاسبة في غضون 5 أيام بعد شحن البضائع (الأعمال والخدمات) إلى عنواننا. ويجب الانتهاء من أعمال تصفية الأصول الثابتة من الورش بحلول اليوم الأول من الشهر التالي، الخ.

لمزيد من الكفاءة، يمكن ربط جدول تدفق المستندات بالأوصاف الوظيفية للموظفين، والتي يجب أن تصف بوضوح تسلسل الإجراءات في إعداد وتنفيذ ونقل المستندات المحاسبية الأولية إلى قسم المحاسبة. كما أخبرتنا إيلينا شيتكو، كبيرة المحاسبين في مصنع Oskol للمعادن الكهربائية OJSC (Stary Oskol-15، منطقة بيلغورود)، في المؤسسة التي تعمل فيها، تحدد الأوصاف الوظيفية المسؤولية المحددة للموظفين عن الامتثال لجدول تدفق المستندات. تمت الموافقة على هذا الجدول بأمر من المصنع ويحدد توقيت إعداد واستلام المستندات الخاصة بمحاسبة الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة والمواد والأجور ومبيعات المنتجات النهائية وما إلى ذلك. بالمناسبة، قام المصنع أيضًا بتطوير معيار منفصل "تدفق المستندات في محاسبة المعاملات التجارية"، والذي يحدد إجراءات إعداد المستندات المحاسبية الأولية، بالإضافة إلى السجلات المحاسبية. يوفر هذا المعيار إمكانية إنشاء هذه المستندات في شكل إلكتروني، كما يحدد الإجراء العام لتنظيم تدفق المستندات في المؤسسة.

يرجى ملاحظة أنه ليس من الضروري تعريف جميع الموظفين بالجدول الزمني العام لتدفق المستندات. لكل موظف، يمكنك إعداد مقتطف من الجدول الزمني الذي يهمه شخصيا. ويجب أن يدرج فيها المستندات المتعلقة بمجال نشاط المقاول ومواعيد تقديمها وأسماء الإدارات المطلوب نقل المستندات المحددة إليها.

يمكنك القيام بذلك بشكل مختلف - قم بتقسيم جدول تدفق المستندات العام إلى عدة جداول أضيق.

ملحوظة.تعلق ناديجدا بافلوفا، كبيرة المحاسبين في المؤسسة الحكومية الموحدة "مترو بطرسبرغ" (سانت بطرسبرغ):

• تعد متروبوليتان منظمة كبيرة إلى حد ما، لذلك لدينا العديد من القوانين المحلية التي تنظم الإجراءات والمواعيد النهائية لتقديم المستندات. أولا، هذا حكم عام بشأن تنظيم تدفق المستندات على المترو. ثانياً، أحكام تدفق المستندات للعمليات الفردية (محاسبة الأصول الثابتة، ومحاسبة المواد، وما إلى ذلك). وثالثًا، ضوابط تقديم المستندات الخاصة بالمعاملات الأخرى (بما في ذلك التقارير المسبقة). تمت الموافقة على جميع هذه الوثائق من قبل رئيس المترو. وفي الوقت نفسه، ومن أجل الكفاءة، نستخدم على نطاق واسع نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات في المترو. أولاً، يتم نقل المستندات إلكترونيًا إلى قسم المحاسبة المركزية من الإدارات الأخرى (أو العكس)، ويتم فحصها وإجراء التصحيحات عليها إذا لزم الأمر. يتم تقديم النسخة النهائية على الورق. بالطبع، هناك استثناءات. على سبيل المثاليتم تحويل المستندات التي تتلقاها المؤسسة من الخارج (الفواتير، الفواتير) فورًا إلى قسم المحاسبة ورقيًا.

ملحوظة.يعلق ليوبوف سيدوروفا، مدير قسم المحاسبة وإعداد التقارير في ZAO Apteki 36.6 (موسكو):

• إن تدفق المستندات في شركتنا كبير جدًا، لذا لتنظيمه نستخدم العديد من الأحكام المنفصلة، ​​على وجه الخصوص، اللوائح المتعلقة بتقديم المستندات إلى قسم المحاسبة، واللوائح المتعلقة بالموافقة على العقود وتوقيعها، واللوائح المتعلقة برحلات العمل، وإجراءات أداء وظائف المستودعات، الخ. يُطلب من الموظفين المسؤولين عن تنفيذ إجراءات معينة التعرف على هذه المستندات. وفي الوقت نفسه، يمكن لأي موظف في المؤسسة التعرف على جميع اللوائح المعمول بها في المؤسسة، إذا رغب في ذلك، من خلال النظر في محرك أقراص الشبكة الخاص بالمؤسسة.

كيفية فرض النظام

إن إنشاء جدول تدفق المستندات أو مجرد إعداد المذكرات للموظفين هو نصف المعركة فقط. من المهم التأكد من أن الموظفين يتبعون بدقة ما هو مكتوب فيهم. هناك خياران ممكنان هنا. أولاً، يمكنك التصرف عن طريق الإقناع: اطلب، اركض، اسأل. في المؤسسات ذات التدفق الصغير للمستندات، يكون هذا مبررًا تمامًا.

زملائي الأعزاء، ستدور القصة حول مشروع لتحسين تدفق المستندات لأحد عملاء شركة MayTek LLC، الذي يرغب في البقاء متخفيًا. للراحة، أقترح تعيين العميل على أنه "شركة" GC، حيث تمت جميع الاتصالات معه من خلال RPZ - مدير المشروع من العميل.

جي سي "الشركة ن" - مجموعة شركات الإنتاج والخدمات الروسية. الأنشطة الرئيسية هي إنتاج وتوريد "المنتجات" لأغراض مختلفة، والدعم الهندسي للعملاء بشأن استخدام "المنتجات" والخدمات.

في وقت الاتصال بـ MyTek، كانت GC "Company N" تعمل بالفعلمباشر5.2. ولكن على الرغم من وجود نظام لتسريع تدفق المستندات، كان هناك عدد من المشاكل. على سبيل المثال، كان متوسط ​​الوقت للموافقة على الطلب 15.3 يومًا مقابل 4 أيام مخصصة وفقًا للوائح .

لكننا واثقون من أن تدفق المستندات يمكن أن يكون بسيطًا ومفهومًا، والأهم من ذلك، فعالاً. وبعد دراسة جميع البيانات المدخلة بعناية، بدأنا في إيجاد حل للوضع الحالي.

العمليات التجارية "كما هي"

كان من المفترض أن تبدأ الدراسة بالعمليات التجارية نفسها، من خلال تصفية مجموعات من المستندات وفقًا لانتمائها إلى منطقة معينة من تدفق المستندات. وتم إعداد خطة عمل أولية وتقديمها إلى منطقة RPZ. لكن المفاوضات وصلت إلى طريق مسدود عندما أخبرنا ممثل العميل أن شركة GC حاولت القيام بعمل مماثل بنفسها وفشلت.

كان سبب الفشل عدة عوامل:

• توافر عدة أنظمة للعمل مع الوثائق
• تشابك المستندات في العمليات التجارية

ثم أصبح من الواضح أن المشكلة كانت أكثر خطورة مما قد تبدو للوهلة الأولى: فقد عانت عملية تدفق المستندات بأكملها في شركة GC من استخدام أنظمة مختلفة وعدم تحسين تدفق المستندات. سيكون من المستحيل النظر في العمليات التجارية بهذه الطريقة، لأنه سيستغرق فهم المخططات ووصفها من سنة ونصف إلى سنتين. وبطبيعة الحال، لم يكن لدينا متسع من الوقت، مما يعني أن هذا الخيار لم يكن مناسبا لنا.

لكن الفشل يقويك. بعد أن تخلصنا من فكرة العمليات التجارية، بدأنا مرة أخرى في البحث عن نقاط دخول لتحليلات تدفق المستندات في شركة GC Company N. لقد فكرنا لفترة طويلة، ونظرنا في كل خيار ممكن، لكن كل نهج جديد قادنا إلى طريق مسدود. حتى نقطة معينة. في إحدى مراحل المناقشات، عندما بدا بعد اجتماع متواصل لمدة 3 ساعات أنه لن يتم التوصل إلى حل، اقترح مدير قسم مشروع MyTek، سارفاروف أيدار، فكرة غير عادية: الانتقال ليس من العمليات التجارية، ولكن مباشرة من وثائق.

من العمليات إلى مصفوفة تدفق المستندات

ومن الجدير بالذكر أن هذه الفكرة في البداية بدت لنا مجردة للغاية، ولكن كلما واصلنا المناقشة، أصبحت الصورة أكثر وضوحا. سمح لنا هذا النهج بالنظر إلى المشكلة "في أجزاء"، وتحليل تدفق المستندات بالكامل للشركة إلى مكوناتها بالتفصيل:

• مخططات تدفق الوثيقة
• المؤشرات الكمية
• وقت المعالجة
• العمليات التجارية المتضررة

وبعد الاتفاق على خطة العمل مع RPZ، بدأنا في التنفيذ. كانت المرحلة الأولى هي تجميع مصفوفة تدفق المستندات المفصلة والواسعة لمجموعة الشركات "الشركة N"، حيث تم إدخال جميع البيانات المتعلقة بالمستندات الموجودة:

• اسم الوثيقة
• بأي شكل يتم إدخال الوثيقة إلى المنظمة؟
• في أي شكل تتم كل مرحلة من مراحل دورة الحياة؟
• كم عدد الوثائق التي يتم إنشاؤها سنويا؟
• الموظفون الذين يعملون مع مستند
• التخزين الإلزامي في شكل ورقي
• التفاعل مع الأطراف المقابلة
• في أي نظام يتم تنفيذ هذا العمل أو ذاك باستخدام المستند؟
• ما هو بمثابة الأساس لإنشاء مستند
• ما هي نتيجة الوثيقة المعنية؟
• وأكثر بكثير

جمع البيانات وهيكلة النتائج

وكانت القائمة رائعة للغاية، وبحلول الوقت الذي تم فيه جمع كافة المعلومات، تحولت مصفوفة تدفق المستندات إلى جدول تجاوز عدد صفوفه 1200 صف. ثم بدأت المرحلة الثانية من العمل - معرفة النسبة المئوية لكل نوع من المستند من تدفق المستندات بأكمله للشركة. وكانت النتائج مثيرة للاهتمام للغاية: فقد وجد ذلك 95,69% أي 233212 قطعة. من إجمالي تدفق المستندات، لم يكن هناك سوى 8 وثائق، وهي:

1. أعمال
2. حسابات
3. وثائق الرواتب
4. طلبات
5. المعاهدات
6. الرسائل (الواردة والصادرة)
7. تقارير النفقات
8. التقارير المحاسبية

ثم تقرر تركيز الجهود على دراسة كل وثيقة من الوثائق الثمانية التي شكلت 95% من تدفق الوثائق، على حدة. هذا سمح لنا بدراسة المشكلة بشكل أعمق والانغماس في الفروق الدقيقة في العمل معهم، وكذلك العثور على الهدف الرئيسي - الاختناقات في تحسين عملية العمل مع المستندات.

بدأت دراسة الوثائق بتحليلات تفصيلية للمؤشرات التالية:

• عدد الوثائق التي تم إنشاؤها سنويا
• عدد الموظفين الذين يعملون مع الوثيقة
• تمويل وقت الموظف الذي يقضيه في إكمال المهام للعمل مع مستند
• توثيق مراحل دورة الحياة
• EDMS والأنظمة الأخرى التي تظهر فيها الوثيقة
• نمط حركة المرور
• مجالات المشاكل عند العمل مع مستند
• تكلفة العمل مع الوثيقة

والعودة إلى العمليات

كانت هناك بيانات كافية لإعداد تقارير مفصلة لكل وثيقة. خلال الدراسة، وجد أن المشاكل لكل من الكائنات قيد النظر كانت في كثير من الأحيان متشابهة:

• تم إدخال المستندات إلى مجموعة الشركات "الشركة ن" بشكل منفصل
• حدثت دورة حياة المستند في عدة أنظمة في وقت واحد
• لم يتم تحسين عمليات الموافقة على المستندات من حيث التخلص من النسخ الورقية
• لم يتم تحسين عمليات الموافقة من حيث الموافقة على الأشخاص
• يتم إرجاع عدد كبير من المستندات للمراجعة نتيجة إكمال المهام بشكل غير صحيح (نقص المرفقات الضرورية؛ تسجيل غير صحيح للتفاصيل)
• لم يستخدم موظفو مجموعة الشركات "الشركة ن" وظيفة EDMSمباشربالمستوى المطلوب

وبناء على البيانات التي تم الحصول عليها، تم تطوير مجموعة من التدابير لتحسين جوانب معينة من العمل مع الوثائق. لذلك، على سبيل المثال، بالنسبة للمستندات التعاقدية، كانت التوصيات هي تجنب طباعة النسخ الورقية للتوقيع، وكذلك نقل عملية الموافقة بأكملها من عدة أنظمة إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)مباشر. بالإضافة إلى ذلك، تم اقتراح تحسين قوالب المستندات الحالية وتحديث النماذج والتفاصيل وإجراء تدريب لموظفي مجموعة الشركات "الشركة N" على العمل مع المستندات.

الحصول على بيانات من صندوق الرواتب لمجموعة الشركات "الشركة ن" عن الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع كل نوع من المستندات، وكذلك الحصول على معلومات حول معدلات كل متخصص، وتكلفة عملية الموافقة لكل مستند في تم حساب اللحظة الحالية والتكلفة بعد التحسين.

نتائج مرحلة التحليلات

وبالتالي، ونتيجة لدراسة تفصيلية للعمليات المرتبطة بـ 8 مستندات فقط في "شركة GK N"، تمكنا من الحصول على المؤشرات التالية:

• تقليل تكلفة خدمة العمليات التجارية بنسبة 18-20%
• مركزية وتنظيم تدفق المستندات غير الورقية في نظام إدارة إلكترونية واحد
• وتم استلام خريطة مفصلة لحركة الوثائق
• تقليل متوسط ​​فترة الموافقة بنسبة 50-70% حسب الوثيقة المعنية
• تقليل مرتجعات المستندات للمراجعة بسبب التنفيذ غير الصحيح و/أو عدم وجود المرفقات
• انخفاض تكاليف استخدام الورق بمقدار 18344 ورقة أو 37 رزمة، ونتيجة لذلك الحفاظ على الطبيعة

لقد اكتملت الآن مرحلة التحليل. استغرق الأمر من اثنين من محللي MyTek 6 أشهر لإكماله. لقد بدأت الآن مرحلة تنفيذ جميع تدابير التحسين المقترحة. تم تصميم جدول التطوير للسنتين القادمتين. من بين الأفكار الرئيسية للمشروع التخلي الكامل عن المستندات الورقية، بما في ذلك في عمليات شؤون الموظفين.

هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به، ولكننا على ثقة من أن الفهم الكامل للعمليات والشفافية والعملية المضبوطة جيدًا للعمل مع المستندات هي مفتاح النجاح. نظام إدارة إلكترونيةمباشر- أداة ممتازة لتحقيق تدفق المستندات عالي الكفاءة والجودة وسهولة.

تحتوي المقالة على إرشادات مفصلة لتحسين تدفق المستندات في المؤسسة. توصيات لتحسين كفاءة العمل مع الوثائق الداخلية والخارجية.

ما هو تدفق المستندات في شركة حديثة؟ بادئ ذي بدء، هذا نظام لحركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى إرسالها أو إكمال العمل بها داخل المنظمة.

بناءً على الغرض منه، يمكن أن يكون تدفق المستندات داخليًا، عندما يتم إنشاء المستندات داخل الشركة ولا تتجاوز حدودها (مثل اللوائح والأوامر والتعليمات وأوراق الموافقة، وما إلى ذلك) وخارجيًا، عندما تكون المستندات، بالإضافة إلى تستخدم المنظمة نفسها في التسويات مع الأطراف المقابلة لها (هذه العقود والفواتير والأفعال المختلفة وما إلى ذلك). وكما تظهر الممارسة، تواجه الشركات صعوبات في كلتا الحالتين.

ما هي المشاكل التي تواجهها الشركات مع تدفق المستندات؟

وفقا للإحصاءات، تواجه المنظمات الروسية المشاكل التالية في تدفق المستندات:

1. عدم وجود لوائح ووثائق تصف العمليات التجارية. الموظفون ببساطة لا يفهمون النطاق الكامل لمسؤولياتهم الوظيفية، مما يؤدي إلى التأخير، وتخريب الإنتاج، والأخطاء المتعمدة / غير المقصودة. على سبيل المثال، بسبب عدم وجود لوائح بشأن ، قد لا يعرف موظف المستودع ببساطة ضرورة تقديم مستند معين إلى قسم المحاسبة.

2. عدم وجود الوثائق التي من شأنها أن تساعد في تقليل المخاطر في النزاعات مع السلطات التنظيمية. وينبغي إعطاء بعض الأمثلة هنا. وبالتالي، في العديد من المنظمات، يتم دفع المكافآت بشكل دوري، والمستندات التي تبررها هي فقط أوامر للحصول على المكافآت و اللوائح المتعلقة بالأجور مع التصريحات العامة. ومع ذلك، لا توجد حسابات مفصلة لمؤشرات المكافأة. وقد أشارت السلطات التنظيمية مرارًا وتكرارًا إلى ضرورتها (خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية الروسية بتاريخ 1 أبريل 2011 رقم KE-4-3/5165، خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 22 سبتمبر 2010 رقم 03- 03-06/1/606 بتاريخ 26 فبراير 2010. رقم 03-03-06/1/92، الخ). قد يكون حجم المخاطر الضريبية المحتملة كبيرًا بالنسبة للمؤسسة.

وبالمثل، لم تقم العديد من شركات التصنيع بتطوير مستند يشير إلى إطلاق المنتجات النهائية من الإنتاج (غالبًا ما تكون هذه الوثيقة عن طريق الخطأ فاتورة في النموذج رقم MX-18، والتي تشير فقط إلى أنه تم نقل المنتجات إلى المستودع، وليس حقيقة خروجهم من الإنتاج). ونظرا لهذا الظرف، أثناء الشيكات برمتها تكليف الإنتاج .

3. مدة عملية الموافقة على الوثيقة لاتخاذ القرار الاستراتيجي. في كثير من الأحيان، من أجل التوقيع على اتفاقية/إرسال دفعة، يجب أن تتم الموافقة على هذا الإجراء من قبل الأقسام المختلفة في المنظمة (الإدارة القانونية، خدمة الأمن، المدير، وما إلى ذلك)، الأمر الذي قد يستغرق في ظروف العمل الحقيقية أكثر من شهر ولا يسبب إلا المشاعر السلبية والخلاف في الفريق.

4. التأخر في إعادة المستندات من الأطراف المقابلة. على سبيل المثال، في كثير من الأحيان لا يتم إرجاع مستندات بيع المنتجات (على وجه الخصوص، الفواتير في النموذج رقم Torg-12) من المشترين أو يتم إرجاعها في وقت متأخر جدًا. ولا تشكل هذه المشكلة أي مخاطر جدية عند التعامل مع السلطات التنظيمية، ولكن قد لا يتم التأكد من إيرادات الشركة.

هذه القائمة ليست شاملة ويمكن متابعتها بسهولة.

ما يجب القيام به لتحسين تدفق المستندات في المؤسسة

إذًا ما الذي يتعين على المدير فعله لتجنب كل هذه المشكلات وتحسين إمكانية إدارة الأعمال؟

1. إجراء تشخيص أولي كامل للعمليات التجارية للشركة من أجل تحديد مجالات المشاكل ونقاط الضعف.

2. تحديد استراتيجية تطوير تدفق المستندات في الشركة (إلكترونية أو مطبوعة أو مختلطة). وبغض النظر عن النموذج المختار، فمن الضروري وضع لوائح وأنظمة داخلية خاصة بعمل كل قسم مع إلزام الموظفين بالتعريف بوثيقة التوقيع. كما تظهر الممارسة، فإن طريقة التأثير هذه فعالة للغاية. ثم يجب عليك تقييم الإمكانية والحاجة تنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية . هذا النظام له إيجابيات وسلبيات، ولكن من الواضح أن المستقبل ينتمي إلى الوثائق الإلكترونية.

هنا نواجه مرة أخرى تقسيم تدفق المستندات إلى خارجي وداخلي.

زيادة كفاءة تدفق المستندات الداخلية

يُنصح بتحويل تدفق المستندات الداخلية إلى شكل إلكتروني فقط في الجزء التنسيقي والإداري (هذه هي الأوامر والتعليمات وأوراق الموافقة وما إلى ذلك). من الناحية العملية، يبدو الأمر كما يلي: عند توقيع اتفاقية: تحدد الإدارة المسؤولة عن إنشائها مهمة قبول المستند لجميع الأطراف المعنية وتحدد موعدًا نهائيًا لإكمال المهمة، ولا يمكن للمقبلين سوى وضع علامة اختيار إلكترونيًا ورقة الموافقة. بطريقة مماثلة، يمكنك تعيين المهام الداخلية (المهام، المهام، وما إلى ذلك)، وكذلك مراقبة تنفيذها. في هذه الحالة، يتم تعيين حقوق الوصول الفردية لكل موظف. تتيح لك منتجات البرامج الحديثة (نموذج واحد وما إلى ذلك) إجراء هذه العمليات بشكل كامل.

الوضع مع المستندات الداخلية الأخرى أكثر تعقيدًا. وبالتالي، لا يمنع قانونًا تحرير المستندات (مثل الطلبات والفواتير وغيرها) بشكل إلكتروني والتصديق عليها بالتوقيع الإلكتروني. ومع ذلك، لم يتم حاليًا تشكيل أي توضيح حول إمكانية استخدام هذا النهج، وكذلك موقف السلطات التنظيمية من قبول/عدم قبول هذه المستندات الرقمية الداخلية كدليل. لذلك، ننصحك بطباعة هذه المستندات ورقيًا وانتظار المزيد من التوضيح من السلطات التنظيمية.

كيفية تسريع تدفق المستندات الخارجية

أصبح منتشرًا بشكل متزايد عند إعداد مستندات مثل شهادة الإنجاز، والفاتورة، ومذكرة شحن في النموذج رقم Torg-12، ووثيقة نقل عالمية (بالمناسبة، طريقة أخرى للتحسين، لأنها تحل محل Torg-12). يجب توقيع جميع هذه المستندات بتوقيع إلكتروني (وفقًا للقانون الاتحادي بتاريخ 04/06/2011 رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني"). ومن الجدير بالذكر أن الفاتورة يجب أن تحتوي فقط على توقيع إلكتروني مؤهل.

لكن المفارقة الرئيسية هي أنه يمكن التصديق على المستند بتوقيع إلكتروني، ولكن على الأرجح سيظل من الضروري طباعته (على سبيل المثال، يتطلب نموذج بوليصة الشحن توقيع المرسل إليه، ولكن قد لا يكون لدى موظف الطرف المقابل توقيع إلكتروني). للتحقق، من الممكن أيضًا تقديم ليس جميع أشكال المستندات الإلكترونية إلى مكتب الضرائب، ولكن فقط تلك التي تتوافق مع تنسيقات دائرة الضرائب الفيدرالية (التي تمت الموافقة عليها بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 30 نوفمبر 2015 رقم 111). MMV-7-10/551@). ومع ذلك، فإن سهولة استخدام التوقيع الرقمي واضحة في المقام الأول بسبب التخفيض الكبير في الوقت اللازم لإعداد المستندات. في كثير من الأحيان، لا تسعى الشركات إلى التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية بسبب حقيقة أن نظرائهم يرفضون ببساطة قبول مثل هذه المستندات. إن الخروج من هذا الموقف أمر بسيط للغاية - من الضروري الاتفاق مع المنظمات على إمكانية التوقيع إلكترونيًا على مستند من جانب واحد وإضفاء الطابع الرسمي على هذه الحقيقة في علاقة تعاقدية.

3. يؤلف – وثيقة تصف تصميم جميع العمليات التجارية الحالية في المنظمة. تجدر الإشارة إلى أن إعداد هذا الجدول الزمني إلزامي لأي منظمة (البند 4 من PBU 1/2008). يجب أن توفر:

• نوع وقائمة المستندات المجمعة لكل عملية تجارية (المبيعات، الإنتاج، المستودعات، إلخ). إذا لزم الأمر، قم بتطوير واعتماد نماذج المستندات المفقودة؛
• المسؤولون عن الإنشاء والموافقة والتحويل والحركة وإدخال البيانات في الأنظمة المحاسبية للأشخاص؛
• المواعيد النهائية لتوفير وتخزين الوثائق.

4. ضمان التنفيذ والالتزام بالجدول الزمني من خلال أنشطة المراقبة الدورية. على سبيل المثال، قد تعتمد مكافأة مديري المبيعات بشكل مباشر على معدل إرجاع المستندات من العملاء.

لتلخيص ذلك، أود التأكيد على أن عملية إنشاء نظام إدارة المستندات في الشركة يجب أن تكون منهجية وليست ذات طبيعة لمرة واحدة، وأن تتطور جنبًا إلى جنب مع الأعمال والتكنولوجيا.

لمناقشة المقال قم بزيارة مجموعاتنا على الشبكات الاجتماعية

نمذجة وتنظيم العمليات التجارية

مشروع تحسين تدفق المستندات، أو كيف، باستخدام مثال 8 أنواع من المستندات، لجعل عمل الشركة أبسط وأسهل

رومان بوكيديوك
أبريل 24, 2018 12:59 مساءً

ستدور القصة حول مشروع لتحسين تدفق المستندات لأحد عملاء شركة MayTek LLC.

الشركة N هي مجموعة روسية من منظمات الإنتاج والخدمات. الأنشطة الرئيسية: إنتاج وتوريد المنتجات لأغراض مختلفة، الدعم الهندسي للعملاء والخدمات.

في وقت الاتصال بنا، كانت الشركة N تعمل بالفعل مع نظام ECM لعدة سنوات. على الرغم من أن عمليات الموافقة على المستندات تم تحويلها إلى نموذج إلكتروني، إلا أن متوسط ​​الوقت للموافقة على الطلب، على سبيل المثال، كان أكثر من 15 يومًا مقارنة بتلك المخصصة بموجب اللائحة 4.

وكما تبين، وجدت الشركة نفسها في هذا الوضع بسبب مجموعة من العوامل المختلفة. أهمها ما يلي:

● عدم وجود لوائح واضحة للموافقة على الوثائق. ونتيجة لذلك، فإن الوثيقة، التي تتطلب موافقة أربعة مديرين فقط، اكتسبت في الوقت نفسه عشرات الموافقين الآخرين؛

● وجود وحدات عمل تعمل "في الحقول" وعدم القدرة على استخدام أي نظام إلكتروني لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في الوقت الفعلي؛

● رفض بعض الإدارات التحول إلى الأنظمة الجديدة بحجة "كل شيء يعمل لصالحنا لن يؤدي إلا إلى تفاقم الأمر!"

لكن الجميع اعتقدوا أن تدفق المستندات يجب أن يكون بسيطًا ومفهومًا، والأهم من ذلك، فعالاً.

العمليات التجارية "كما هي"

كان من المفترض أن تبدأ الدراسة بالعمليات التجارية نفسها، من خلال تصفية مجموعات من المستندات وفقًا لانتمائها إلى منطقة معينة من تدفق المستندات. لقد قمنا بإعداد خطة عمل أولية، ولكن، كما اتضح، كان العميل قد قام بالفعل بعمل مماثل، ولم يؤدي إلى أي شيء.

كان سبب الفشل عدة عوامل:

· عدة أنظمة للعمل مع المستندات، وكذلك المراحل المتبقية من العمل مع نسخة ورقية من المستند (التوقيع، إدخال المسح الضوئي بالتوقيع في النظام، وما إلى ذلك)؛

· تشابك الوثائق ضمن العمليات التجارية.

كان من المستحيل النظر في العمليات التجارية بهذه الطريقة، لأنه سيستغرق الأمر من سنة ونصف إلى سنتين لفهم مخططات العملية ووصفها. وبطبيعة الحال، لم يكن لدينا متسع من الوقت، مما يعني أن هذا الخيار لم يكن مناسبا.

بعد طرح فكرة العمليات التجارية جانبًا، بدأ فريق المشروع في البحث عن نقاط دخول لتحليلات تدفق المستندات للشركة N. لقد فكروا لفترة طويلة: لقد فكروا في كل خيار ممكن، لكنهم وصلوا باستمرار إلى طريق مسدود نهاية... حتى نقطة معينة. وفي المناقشة التالية، بعد 3 ساعات من الاجتماع المتواصل، وعندما بدا أنه لا يوجد حل، تم اقتراح فكرة الانتقال ليس من العمليات التجارية، ولكن مباشرة من المستندات.

من العمليات إلى مصفوفة تدفق المستندات

هذا النهج سمح لنا انظر إلى المشكلة "قطعة قطعة"، وتحليل تفصيلي لتدفق المستندات بالكامل للشركة إلى مكوناتها. في المرحلة الأولى بالتفصيل مصفوفة تدفق الوثيقةالشركة N، حيث تم إدخال جميع البيانات الموجودة على المستندات الموجودة:

● عنوان الوثيقة؛

● في أي شكل يتم إدخال الوثيقة في المنظمة؛

● في أي شكل تحدث كل مرحلة من مراحل دورة الحياة؟

● كم عدد الوثائق التي يتم إنشاؤها سنويا؛

● الموظفين الذين يعملون مع الوثيقة؛

● التخزين الإلزامي في شكل ورقي؛

● التفاعل مع الأطراف المقابلة.

● في أي نظام يتم تنفيذ هذا العمل أو ذاك مع الوثيقة؛

● ما هو بمثابة الأساس لإنشاء الوثيقة؛

● ما هي النتيجة المترتبة على الوثيقة المعنية؟

● وأكثر.

كانت القائمة مثيرة للإعجاب للغاية، وبحلول الوقت الذي تم فيه جمع جميع المعلومات، تحولت مصفوفة تدفق المستندات إلى جدول يحتوي على 1200 صف.

جمع البيانات وهيكلة النتائج

تتمثل المرحلة الثانية من العمل في تحديد النسبة المئوية لكل نوع من المستندات من تدفق المستندات بالكامل للشركة. لقد وجد أن 95% أي 233212 وحدة بلغت إجمالي 8 أنواع من الوثائق: التصرفات، الفواتير، مستندات الرواتب، الأوامر، العقود، الخطابات (الواردة والصادرة)، التقارير المسبقة، المستندات المحاسبية.

ثم ألقينا كل طاقتنا في دراسة كل من هذه الوثائق الثمانية. سمح لنا ذلك بدراسة المشكلة بشكل أعمق والتعمق في الفروق الدقيقة في العمل معهم، وكذلك العثور على الهدف الرئيسي - الاختناقات في تحسين عملية العمل مع المستندات.

بدأت دراسة الوثائق بتحليل عدة مؤشرات:

● عدد الوثائق التي تم إنشاؤها سنويا.

● عدد الموظفين الذين يعملون مع الوثيقة؛

● الوقت المستغرق في إكمال المهام للعمل مع مستند؛

● مراحل دورة حياة الوثيقة.

● نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) والأنظمة الأخرى التي تظهر فيها الوثيقة؛

● نمط المرور.

● مجالات المشاكل في العمل مع الوثيقة؛

● تكلفة عملية العمل مع الوثيقة.

والعودة إلى العمليات

وكانت البيانات التي تم جمعها كافية لإعداد تقارير مفصلة عن كل وثيقة. ونتيجة لذلك، تبين أن المشاكل كلها متشابهة:

● تم إدخال الوثائق بشكل منفصل.

● حدثت دورة حياة الوثيقة في عدة أنظمة في وقت واحد؛

● لم يتم تحسين عمليات الموافقة للتخلص من النسخ الورقية؛

● لم يتم تحسين عمليات الموافقة أو حتى تنظيمها من حيث الموافقة على الأشخاص؛

● حدث عدد كبير من المستندات التي تم إرجاعها للمراجعة نتيجة لإنجاز المهام بشكل غير صحيح (نقص الاستثمارات اللازمة؛ التسجيل غير الصحيح للتفاصيل)؛

● لم يستخدم الموظفون وظائف نظام إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM) بالمستوى المطلوب.

نحن طورت مجموعة من التدابير لتحسين العمليات والجوانب المختلفة للعمل مع المستندات. على سبيل المثال، عند العمل مع وثائق العقد، تحتاج إلى إيقاف طباعة النسخ الورقية للتوقيع ونقل العملية برمتها إلى نظام واحد - ECM. بالإضافة إلى ذلك، يجب تحسين قوالب المستندات الحالية، ويجب تحديث النماذج والتفاصيل، ويجب تدريب الموظفين على العمل في نظام إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM).

نتائج مرحلة التحليلات

ونتيجة للدراسة التفصيلية للعمليات المرتبطة بـ 8 أنواع فقط من المستندات، كان من الممكن الوصول إلى النتيجة المرجوة. بعد الانتهاء من مشروع التحسين، ستحقق الشركة N المؤشرات التالية:

ماذا يمكن أن نستنتج من هذه القصة؟ يجب أن تتذكر دائمًا أن الهدف النهائي هو كفاءة المؤسسة، بمنطق واضح ومواعيد نهائية مقبولة لاستكمال العمليات الداخلية. ما هي المنهجيات التي سيتم استخدامها لحل مشاكل التحسين ليست مهمة جدًا؛ فالنتيجة مهمة للشركة.

نعم، أخبرتنا الاتجاهات الحديثة أننا بحاجة إلى الانتقال من العمليات. لكن العمليات مختلفة. بعضها مرتبط بالمستندات، والبعض الآخر يذهب بدونها. في هذه الحالة بالذات، تبين أن مخططات العملية عديمة الفائدة - فهي ثقيلة، وبمعزل عن المحتوى (المستندات)، لا يمكن أن تساعد بأي شكل من الأشكال. ولكن عندما ابتعدنا عن المستندات، تمكنا من العودة بسرعة إلى العمليات وتحسينها.

قام العميل بتنفيذ التنفيذ النهائي للعمليات في ECM، وليس في نظام BPM. قد يبدو هذا غريبا للبعض. لكن دعونا نؤكد مرة أخرى أن المحتوى والعمليات لا ينفصلان، لذلك، في السوق الحديثة، تحتوي العديد من أنظمة ECM على محركات سير عمل وتدعم إدارة العمليات، بينما تضيف أنظمة BMP العمل مع المحتوى (داخليًا أو من خلال التكامل مع وحدة التخزين الخارجية).

لا يهم النظام أو الطريقة، الشيء الرئيسي هو أن عمل المستخدم يصبح أبسط وأسهل.

(5.00 - تم تقييمه من قبل 9 أشخاص)

لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع زيادة جودة محتوى المعلومات. الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت. يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات الخمس التالية.

يتضمن تحسين تدفق المستندات مجالين رئيسيين:

1. زيادة جودة محتوى المعلومات (الارتباط بمراكز المسؤولية؛ المجموعة والمحتوى الأمثل للمؤشرات؛ الجودة العالية للقواعد والمعايير؛ توافر المعلومات حول الانحرافات)؛
2. زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين (القضاء على ازدواجية المعلومات، وتحسين طرق المرور، والجمع بين المحاسبة الأولية للمحاسبة والإدارة التشغيلية، وما إلى ذلك؛ وجعل عناوين المستندات متوافقة مع المحتوى).

ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع الاتجاه الأول، أي. لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. يمكن أن يؤدي فقدان بعض المعلومات إلى تأثير سلبي بشكل عام على المؤسسة.

دعونا نفكر في خيار تقليل تدفق المستندات مع الحفاظ على سعة المعلومات الخاصة بها.

لذا، فإن الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت.

يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات التالية:

• الخطوة 1. مسح ما قبل المشروع أو وصف المشروع.
• الخطوة 2. وصف تفصيلي لتدفق المستند الحالي.
• الخطوة 3. تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.
• الخطوة 4. تحسين تدفق المستندات.
• الخطوة 5. إنشاء المعايير (التعليمات).

مسح ما قبل المشروع

تتمثل مهام الخطوة الأولى - وصف المؤسسة - في تحديد احتياجات الإدارة وتحديد تأثير العوامل. يتم تحديد احتياجات الإدارة بناءً على دراسة الوظائف الواردة في التوصيف الوظيفي وتوصيف مجموعات القرارات الإدارية المتخذة على مستويات الإدارة المختلفة. يمكن استخدام التقارير الجارية الحالية للتحليل النقدي. نوصي بأن يتم تنفيذ العمل بالتوازي مع تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.

عند إنشاء تدفق المستندات، وكذلك عند إنشاء الهياكل التنظيمية للمحاسبة الإدارية، يبدأ العمل بدراسة تأثير عوامل مثل: ميزات التكنولوجيا، وتكوين المنتج، وتنظيم الإنتاج وإدارة المؤسسة وأقسامها الهيكلية، والعمليات التجارية، تدفقات المواد. يعتمد تنظيم تدفق المستندات إلى حد كبير على وجود مراكز المسؤولية في هياكل الإدارة التنظيمية؛ تطوير آلية ريادة الأعمال داخل الشركة؛ توافر إدارة الانحراف. الكفاءة الإدارية واستخدامها لأساليب صنع القرار التقدمية ؛ توافر أجهزة الكمبيوتر الشخصية وشبكات المعلومات وما إلى ذلك.

أثناء العمل قبل المشروع، على وجه الخصوص، هناك حاجة إلى مزيد من التفاصيل من حيث وصف مراكز إنشاء (تحويل، استخدام) المعلومات وعلاقاتها الشخصية (نقاط المحاسبة)؛ وصف المستندات وتدفقات المستندات الموجودة.

إن تطوير أنظمة إدارة المستندات لأغراض الإدارة وعلم نفس الإدارة، بالطبع، مع مراعاة السمات التكنولوجية والتنظيمية للمؤسسة، يجب أن يبدأ دون الرجوع إلى منتج برمجي معين. تحتاج أولاً إلى إنشاء أيديولوجية، وبعد ذلك فقط ابحث عن منتج برمجي لها.

استنادا إلى ممارسة تصميم أنظمة إدارة الوثائق، يمكننا اقتراح تسلسل العمل التالي:

1. بناء مخططات النقاط المحاسبية للإنتاج الرئيسي والإنتاج المساعد والخدمات الوظيفية ؛
2. وبناء الرسوم البيانية لعلاقاتهم؛
3. جمع نماذج المستندات والتقارير المكتملة حسب نقاط المحاسبة؛
4. تنظيمهم في الألبومات؛
5. وصف المواعيد النهائية للتقديم، واتجاه حركة المستندات ونماذج التقارير (في أي إطار زمني، ومن وإلى من يتم نقل الوثيقة)؛
6. إنشاء مخططات تدفق الوثائق الموضوعية والموجزة؛
7. إجراء التحليل المنطقي والمطلوب للوثائق؛
8. تحليل مسار الوثائق في عملية إنشائها والموافقة عليها والموافقة عليها؛
9. تطوير مقترحات لإجراء تغييرات على المخطط الحالي للوثائق وإعداد التقارير فيما يتعلق بمقترحات تغيير معايير المحاسبة الإدارية الأخرى (محاسبة الانحرافات ومراكز المسؤولية وما إلى ذلك)؛
10. وضع مقترحات للقضاء على ازدواجية المعلومات؛
11. تطوير مقترحات لتوحيد الوثائق؛
12. وضع مقترحات لتبسيط تدفق الوثائق والتقارير؛
13. تطوير مشروع لتدفق المستندات الموحدة الأمثل ونظام إعداد التقارير الداخلية؛
14. تطوير وتنفيذ معايير تدفق المستندات وإعداد التقارير الداخلية.

عند تنفيذ العمليات المذكورة أعلاه، يجب عليك مراعاة بعض النصائح.

نقاط المحاسبة أولا، أنت تحدد مواضيع العلاقاتأثناء تبادل المعلومات. يمكن أن يطلق عليها مراكز المنشأ واستهلاك ونقل المعلومات أو نقاط المحاسبة. لذلك، تم إصلاح النقاط المحاسبية، وتم وصف العلاقات المتبادلة بين الأقسام في المرحلة السابقة، والآن يمكنك، من خلال الجمع بين هذه المواد واستكمالها، إنشاء مخططات للعلاقات المتبادلة بين النقاط المحاسبية.

ستساعدك هذه المخططات ليس فقط على قطع الاتصالات غير المهمة في الخطوات الأولى للمشروع دون وضعها في شكل وثائقي، ولكنها ستوفر أيضًا الوقت والمال. ولا غنى عنها عند اختبار مقترحات التحسين لمعرفة ما إذا تم أخذ كل شيء في الاعتبار.

ألبومات وأوصاف الوثائق.إحدى الخطوات المهمة هي إنشاء ألبومات المستندات الموجودة في وقت المشروع ووصفها؛ هذه هي الوظيفة الأكثر استهلاكا للوقت، وغير مثيرة للاهتمام وغير ممتنة.

عند القيام بالعمل لتحسين تدفق المستندات استخدم النصائح التي تم الحصول عليها نتيجة لتحليل أخطاء الممارسة: وضع القيود في الوقت المناسب - "عدم احتضان الضخامة"؛ معرفة ما إذا كان المستند قد تم إعداده بواسطة نفس الموظف الذي وقع عليه، أو ما إذا كان هناك فنانون حقيقيون غير مرئيين؛ في المواقف التي يوقع فيها مدير ورشة العمل فاتورة لنقل منتج شبه نهائي إلى ورشة العمل التالية، حدد عدد المرات التي ستصف فيها حركة المستند: مرة واحدة من ورشة عمل إلى أخرى، أو تتبع المسار بأكمله. وفي هذه الحالة، يجب أن يكون هناك مبدأ مماثل للسجلات لجميع أقسام المنظمة.

عند القيام بالعمل، يجب استيفاء الشروط الإلزامية التالية: يجب تقديم أوصاف الوثائق بشكل موحد لجميع أقسام المنظمة.

مخططات تدفق المستندات المحلية والعامة.بعد وصف المستندات، يمكنك البدء في إنشاء المخططات. إنهم يساعدون في الإجابة، على سبيل المثال، على السؤال - ما مدى صعوبة مسار الوثيقة العاديةفي أربع نسخ، على عكس عملية الإنتاج نفسها. إن تحليل نمط تدفق المستندات يجعلك تفكر في جدوى المسارات النهائية. على سبيل المثال، لماذا نحتاج إلى المستندات الأولية المتعلقة بالانتقال الداخلي في قسم التخطيط؟

التحليل المواضيعي وتحسين تدفق المستندات

يمكن ملاحظة فوضى تدفق المستندات وعدم عقلانيتها من خلال تحليل الموضوعات. دعونا نحلل، على سبيل المثال، مدخلات ومخرجات تدفق المواد في القسم (حركة المنتجات شبه المصنعة، المنتجات النهائية). قد يتبين أن الحقيقة الجليلة المتمثلة في نقل حاوية تحتوي على مواد خام معالجة من ورشة إلى أخرى ستكون مصحوبة بألعاب نارية من الإدخالات في المستندات الأولية والمجلات والملخصات والتقارير. تحدث أيضًا ازدواجية كبيرة عند نقل المنتجات شبه المصنعة داخل نفس ورشة العمل.

يوصى باتخاذ قرار بشأن تقليل السجلات إجراء التحليل المطلوب في شكل جدول أو رسوم بيانية. ويظهر رسميا ازدواجية المؤشرات في الوثائق. سيساعد تحليل المخططات المحلية، المكمل بتوضيح الغرض المحدد للوثيقة أو الملخص أو الإدخال في السجل المحاسبي (قرار إداري، وما إلى ذلك) في تحديد ازدواجية المستندات أو التفاصيل في جوهرها. ونتيجة لذلك، يتم اتخاذ القرار بتقليل أو تحويل المستندات، مع مراعاة المعدات الفنية للورش وإمكانيات نظام التحكم الآلي. ويمكن أيضا أن تعطى أفضل الممارسات لدمج المجلات:

• عند تحسين تدفق المستندات، يجب عليك ذلك - إحضار أسماء المستندات بما يتناسب مع محتواها. للوهلة الأولى، فإن هذا الإجراء غير المهم يزيل العديد من المشاكل عند تغيير مديري الأقسام وتنظيم عمليات التدقيق الداخلي من الأقسام الخارجية للمحل محل التدقيق.
• توفر المخططات الوظيفية فكرة واضحة عن الوظائف غير الضرورية؛ كما أنها تساهم في التحولات.
• يكمل أعمال التصميم عن طريق الإنشاء معايير تدفق الوثائق وإعداد التقارير الداخلية. لكل موضوع (أو وثيقة)، يتم تطوير نماذج التقارير (الوثائق)؛ تعليمات لملء النموذج (الاستخدام المقصود مع الأخذ في الاعتبار مستوى الإدارة، وترتيب ملء التفاصيل و (أو) المؤشرات: في أي عمود و/أو سطر، ما هي قيمة المؤشر، وما إلى ذلك)؛ يتم تطوير اللوائح (من وأين ولمن وفي أي إطار زمني يقدم نموذج الإبلاغ (الوثيقة) ؛ يتم تحديد المسؤولية عن انتهاك اللوائح.
• عند تحسين تدفق المستندات، فمن الأفضل نهج معقدحيث أن التغييرات التي يتم إدخالها في أحد مجالات العمل قد تسبب صعوبات في مجال آخر؛ وفي بعض الأحيان قد يؤدي تبسيط العمل إلى إضعاف السيطرة؛ قد تؤدي إعادة توزيع وظائف الموظفين إلى تدهور جودة العمل وما إلى ذلك.

يتم تقييم جدوى ومنطق تنفيذ جميع أنواع العمل من وجهة نظر كيفية مساهمتها في تحسين دعم المعلومات لقرارات الإدارة وكفاءة ودقة تنفيذها.

أولغا دميترييفنا كافيرينا، مرشح العلوم الاقتصادية، أستاذ مشارك في قسم الإحصاء والمحاسبة والمراجعة، جامعة ولاية سانت بطرسبرغ