كيفية تقسيم الطلبات حسب مدة الصلاحية. كيفية تقسيم أوامر المنظمة. المحاسبة لأوامر الموظفين

تشير الأوامر إلى المستندات الإدارية للشركة. تنقسم أنواع الأوامر في المنظمة إلى نوعين فقط - حسب النشاط الرئيسي وحسب الموظفين. جنبا إلى جنب مع التغيير في تشريعات العمل، تغير الموقف تجاه استخدام أشكال معينة من الوثائق، بما في ذلك الأوامر. فهل من الممكن الآن عدم استخدام النماذج المقبولة T-1، T-2، وما إلى ذلك؟ سنكتشف الآن كيفية تنظيم شكلها وتخزينه وتغييره.

قليلا من التاريخ

حتى نهاية عام 2010، جمع المشرعون بدقة بيانات إحصائية عن جميع أنواع الأنشطة، وعلى أساسها تم تطوير أشكال الأوامر. الوثائق الأساسية المتعلقة بعلاقات العمل مفهرسة بالحرف "T".

منذ بداية عام 2013، تم توحيد نماذج المستندات التي يجب على جميع الكتبة استخدامها فقدت عنوان الالتزام . لكنها لم تتوقف عن كونها ذات صلة، فلماذا يخترع أنواع أو أشكال جديدة من الوثائق، إذا كان هناك بالفعل تلك التي تتكيف مع كل نوع من النشاط؟ يمكنك إما استخدام النماذج المقبولة بالفعل أو الموافقة على نماذج المستندات الخاصة بك.

إنه يمكنك الآن استخدام نماذج الأوامر التعسفية بأمان بدلاً من تلك التي تمت الموافقة عليها مسبقًا،ولكن يجب أن تعكس الجوهر بوضوح.

تصنيف الطلبات حسب الأنواع وفترات التخزين

في جميع المنظمات، تنقسم الأوامر إلى نوعين:

• حسب النشاط الرئيسي
• من قبل الموظفين (أو الموظفين).

يمكن تقسيم كل نوع إلى عدة فئات فرعية، ولكن كل هذا يتوقف على اتجاه الشركة.

من أجل عدم تحميل نفسك بأشياء غير ضرورية، وافق فقط على تلك النماذج التي تحتاجها حقا، لا شيء غير ضروري.

يمكن تقسيم أوامر الأنشطة الأساسية إلى:

• إلى تلك العامة للمنظمة؛
• من قبل وزارة؛
• للأنشطة الاقتصادية أو الإدارية.

وبحسب الموظفين يمكن تقسيم الطلبات إلى الأنواع التالية:

• عن القبول؛
• ترجمة؛
• الفصل؛
• بالانضباط؛
• عن الاجازات.

و، لكي لا تضيع في الأوراق، يجب فهرسة الأوامر. يمكنك استخدام أي فهارس، ولكن في أغلب الأحيان يتم إعطاء فهرس للطلب بناءً على الحرف الأول من كائنه. على سبيل المثال، تتم فهرسة أوامر القبول بالحرف "P"، وللفصل - "U"، وما إلى ذلك. ويوضع رقم التسجيل بعد الفهرس.. تم تعيين أول موظف هذا العام، وسيكون رقم طلبه 1-ع؛ والثاني لديه 2 ص. لذلك سيتم وضعها في الملف (في المجلد الذي يحتوي على الطلبات) وستنعكس في سجل التسجيل.

يعتمد تصنيف الطلبات حسب مدة الصلاحية على أنواعها. يجب الاحتفاظ بجميع أوامر الموظفين تقريبًا لمدة 75 عامًا!وهذه المدة، بحسب المشرع، ضرورية لتوضيح مدة الخدمة في أي وقت، وبالتالي حساب المعاش الصحيح. على سبيل المثال، المواعيد النهائية هي:

• أوامر القبول والنقل والفصل - 75 سنة؛
• للأنشطة الرئيسية – سنة واحدة؛
• حول الإجازات ورحلات العمل – 5 سنوات؛

وبناءً على ذلك، يتم تخزين سجلات الطلب لنفس المقدار من الوقت. قائمة المستندات كبيرة، لذا يمكنك استخدام بعضها كمثال.

كيفية وضع النظام

إذا كنت لا ترغب في استخدام النماذج المقبولة، ولكنك ترغب في تطوير النموذج الخاص بك، أو تعديل النموذج الموحد لنفسك، فأنت بحاجة إلى الالتزام بالقواعد. وفقًا لتعليمات FCS، يجب أن تحتوي الطلبات على:

• اسم الشركة؛
• التاريخ ورقم الطلب؛
• العنوان (على سبيل المثال، "عند الموافقة على جدول التوظيف")؛
• نص؛
• توقيع المدير؛
• علامات الموافقة أو التعريف؛
• ملاحظة عن الفنان (عادة ما تكون مكتوبة بخط صغير في أسفل الصفحة).

في هذه الحالة عليك أن تضع في اعتبارك:

• أولاً، يتم كتابة الديباجة (هذا بيان للأحداث التي صدر الأمر بشأنها. يمكنك البدء بعبارة "تنفيذًا" أو "للغرض". إذا كان أساس الأمر مستندًا آخر، على سبيل المثال، اتفاقية نقل إلى وظيفة أخرى، ثم يشار إلى اسمها ورقمها وتاريخها)؛
• ثم تأتي كلمة "آمر"؛
• يتم إعداد الجزء الإداري (يجب أن يحتوي على متطلب. إذا كان هناك أكثر من واحد، فأنت بحاجة إلى تقسيمها إلى بنود أو بنود فرعية)؛
• ستكون إحدى نقاط الجزء الإداري قائمة بمنفذي الأمر؛
• النقطة الأخيرة هي معلومات حول من سيتحكم في تنفيذ الأمر؛
• إذا ألغى مستند مستندًا آخر، فيجب تضمين بند حول هذا الأمر. على سبيل المثال، هذا: "التعرف على أنه غير صالح..."؛
• يتم إعداد جميع الموافقات والتعريفات على النحو التالي: التوقيع، والمنصب، والنسخة، والتاريخ؛
• يتم وضع توقيع المدير على النحو التالي: المنصب، التوقيع الشخصي، الأحرف الأولى، اللقب؛
• يجب الاتفاق على مشاريع الأوامر مع محامٍ؛
• إذا تأثر المكون المالي، فيجب أيضًا الاتفاق على الأمر مع كبير المحاسبين.

بعد أن تقوم بإعداد مسودة أمر وفقاً للقواعد المذكورة أعلاه، قم بالموافقة عليها واعتمادها من قبل المدير. وبناءً على هذه الخطة، ستقوم بتجهيز الطلبات المتبقية.

انتباه!

مهم: في أوامر الموظفين الموحدة لا يوجد ديباجة ولا جزء يذكر. لذلك، إذا وافقت على النموذج الخاص بك لهذه الأوامر، فلا تنس ذلك.

كيفية تسجيل النظام

قبل البدء بالتسجيل، تأكد من موافقة الإدارة على النموذج الخاص بك.لا يحتاج النموذج الموحد إلى الموافقة عليه؛ فقد تمت الموافقة عليه بالفعل من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.

في البداية، في سجل الطلب نضع رقم وتاريخ وأساس الطلب واسمه. إذا كان الأمر مخصصًا للموظفين، فإننا نكتب لقب الموظف ومنصبه.

نقوم بملء الطلب نفسه - أدخل جميع البيانات التي يجب إدخالها. نعلق سببا على الأمر، على سبيل المثال، بيان. إذا تم تخزين البيانات الخاصة بك في ملف آخر، ثم يجب تقديم نسخة من الطلب مع الأمر. على الرغم من أنه حتى لا تفرط في تحميل الأشياء، لا تقم بإنشاء مجلدات إضافية.

يتم توقيع الأمر من قبل المدير والأشخاص المشار إليهم فيه. بعد ذلك، يتم وضع الوثيقة في الملف، وتوزيع نسخ منها على جميع المهتمين. إذا كانت الوثيقة خاصة بالموظفين، يتم إرسال نسخة منها إلى الملف الشخصي للموظف.

مقتطف من الأمر

في بعض الأحيان يطلب منك مفتشو الجهاز الهضمي أو المدعون العامون تقديم نوع من الأمر. إذا كانت الوثيقة تتعلق بالعديد من الموظفين، ويتم النظر في السؤال فيما يتعلق بواحد فقط، فيمكن إجراء مقتطف.

إن المقتطف من الأمر هو في الواقع مقتطف من الجزء الإداري من الأمر، ولكنه وثيقة منفصلة للغرض المقصود منه. وإليك كيفية صياغة البيان ():

• يتم نسخ رأس الأمر وديباجته ورقمه وتاريخه بالكامل (يتم استبدال كلمة "الأمر" فقط بكلمة "مستخرج من الأمر")؛
• يتم نقل الجزء المطلوب فقط إلى الجزء الإداري؛
• تتم الإشارة إلى المنصب والأحرف الأولى واللقب للشخص الذي وقع الأمر (بدون توقيع شخصي!)
• يتم تصديق المستخرج (بكلمة "صحيح" والتاريخ والتوقيع والموضع والختم).

لمعلوماتك

وبما أن أنواع الأوامر في المنظمة تختلف، فإن البيانات ستختلف أيضا. ليست هناك حاجة لفتح ملف منفصل للمقتطفات؛ قم بتسجيلها في الوثائق الصادرة.

الأوامر هي وثائق إدارية يصدرها رئيس الشركة في إطار صلاحياته وتكون إلزامية التنفيذ من قبل مرؤوسيه. في الشركات المساهمة، المسؤول المخول بإصدارها هو المدير العام، في المؤسسات الطبية - كبير الأطباء، في المؤسسات - المدير، وما إلى ذلك. فقط الوثائق الإدارية المنفذة بشكل صحيح والتي تحتوي على جميع التفاصيل اللازمة ومصدقة بالطريقة الصحيحة هي التي يجوز لها قوة قانونية.

أهم التغييرات هذا الربيع!

• 
  لقد حدثت تغييرات مهمة في عمل مسؤولي الموارد البشرية يجب أخذها بعين الاعتبار في عام 2019. تحقق في تنسيق اللعبة مما إذا كنت قد أخذت في الاعتبار جميع الابتكارات. قم بحل جميع المشكلات واحصل على هدية مفيدة من محرري مجلة "Personnel Business".
• 
  اقرأ في المقال: لماذا يحتاج مدير الموارد البشرية إلى التحقق من المحاسبة، وما إذا كان يجب تقديم التقارير الجديدة في يناير وما هو الكود الذي يجب الموافقة عليه للجدول الزمني في عام 2019
• 
  اكتشف محررو مجلة "Personnel Business" عادات ضباط الأركان التي تستغرق الكثير من الوقت ولكنها تكاد تكون عديمة الفائدة. وبعضهم قد يسبب حيرة لمفتش الجهاز الهضمي.
• 
  أخبرنا مفتشون من GIT وRoskomnadzor بالوثائق التي لا يجب أن تكون مطلوبة الآن تحت أي ظرف من الظروف من القادمين الجدد عند التقدم للحصول على عمل. بالتأكيد لديك بعض الأوراق من هذه القائمة. لقد قمنا بتجميع قائمة كاملة واخترنا بديلاً آمنًا لكل مستند محظور.
• 
  إذا دفعت إجازة مدفوعة الأجر متأخرًا بيوم واحد، فسيتم تغريم الشركة بمبلغ 50000 روبل. قم بتقليل فترة الإشعار بتسريح العمال لمدة يوم واحد على الأقل - ستعيد المحكمة الموظف إلى عمله. لقد درسنا الممارسة القضائية وأعددنا لك توصيات آمنة.

الأمر هو النوع الأكثر شيوعًا من الوثائق الإدارية. يتم نشرها بانتظام حتى في شركة صغيرة نسبيًا، يقتصر عدد موظفيها على بضع عشرات من الموظفين؛ وبمساعدتهم، تحل الإدارة المشاكل الحالية أو ذات الأهمية الاستراتيجية - الإنتاجية أو الإدارية أو الاقتصادية أو شؤون الموظفين.

حتى لو لم يكن للطلب نموذج محدد، يرجى الإشارة فيه إلى جميع التفاصيل المطلوبة. قد يكون من الصعب التوصل إلى العنوان الصحيح والديباجة المناسبة والعناصر الأخرى للوثيقة. قام محررو المجلة العملية "شؤون الموظفين" بجمع النصائح التي ستسمح لك بذلك.

أنواع الطلبات

يمكن تصنيف أي أمر يصدر في منظمة ما، من وجهة نظر الوظيفة المنجزة، إلى واحدة من فئتين عريضتين - حسب الموظفين وحسب النشاط الرئيسي. يتم نشرها لتوثيق عمليات الموظفين - التوظيف والنقل والفصل، ومكافأة الموظفين وتطبيق العقوبات التأديبية عليهم، ورحلات العمل وغيرها من الإجراءات التي بدونها لا يمكن أن توجد علاقات العمل.

يمكن إصدار الأوامر المتعلقة بالأنشطة الأساسية بمبادرة من المدير (ولهذا السبب تسمى هذه المستندات وثائق المبادرة)، ولغرض تنفيذ الأوامر الواردة من هيئات الإدارة العليا. أنها تسمح بالإدارة التشغيلية لعمليات الإنتاج الرئيسية، بمساعدتها الموافقة على جدول الإجازات أو جدول التوظيف، والتغييرات في طريقة تشغيل المؤسسة، وتعديلات اللوائح المحلية، وإنشاء اللجان ومجموعات العمل المختلفة، وإصدار الشهادات والتدريب الموظفين.

تبدأ أوامر الموظفين عادةً على الفور بالجزء الإداري (على الرغم من أنها قد تحتوي أيضًا في بعض الحالات على بيان) ويتم وضعها في شكل حر وباستخدام نماذج Goskomstat الموحدة أو نظائرها التي طورها صاحب العمل - كل هذا يتوقف على النوع، الغرض الوظيفي والميزات الأخرى للوثيقة. على سبيل المثال، لإضفاء الطابع الرسمي على تعيين أو إرسال موظف في رحلة عمل، هناك نماذج موحدة معتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية، ولكن يتم وضع أوامر بشأن تحديد المكافآت أو الواجبات أو المشاركة في العمل الإضافي بأي شكل من الأشكال.

يتكون نموذج الطلب القياسي للنشاط الرئيسي من جزأين - تمهيدي أو توضيحي وإداري. وكما يتبين من الأسماء، فإن الجزء الأول يوضح الغرض من قرار الإدارة، والثاني يحدد الأمر المباشر للمدير. ولذلك فإن الجزء الإداري يبدأ عادة بكلمة "آمر".

النماذج الموحدة في إدارة سجلات الموظفين

تُستخدم نماذج "Goskomstat" الموحدة على نطاق واسع في إدارة سجلات الموظفين. حتى وقت قريب، لم يكن هناك بديل للأشكال الموحدة المعتادة، ولكن بعد دخول القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011 حيز التنفيذ. ("في المحاسبة")، حصل كل صاحب عمل على الحق القانوني في تطوير النماذج الخاصة به بناءً على المعايير الحالية. ومع ذلك، قررت العديد من الشركات عدم إعادة اختراع العجلة، واستمرت في استخدام النماذج الجاهزة لإكمال إجراءات شؤون الموظفين الأساسية، بما في ذلك:

• و (حول التوظيف)؛
• و (حول النقل إلى وظيفة أخرى)؛
• و(عند منح الإجازة)؛
• و (عند إنهاء عقد العمل)؛
• و (حول الإرسال في رحلة عمل).

إذا كنا نتحدث عن موظف واحد، فاملأ النموذج T-1 أو T-5 أو T-6 أو T-8 أو T-9، ولكن إذا تم إعداد المستند لعدة موظفين (على سبيل المثال، عند مجموعة من المتخصصين يتم إرساله في رحلة عمل في نفس الوقت)، استخدم النموذج المميز بـ "أ".

كيفية ملء الطلب والموافقة عليه؟

تعود عملية العمل مع الوثائق الإدارية بأكملها إلى مخطط قياسي:

• إعداد المسودة (يتم تجميع نسخة "مسودة" أولية من الوثيقة ومناقشتها وتقديمها للموافقة عليها وتحريرها إذا لزم الأمر)؛
• الموافقة على النسخة النهائية؛
• التسجيل والنسخ المتماثل؛
• نقل النسخ إلى المسؤولين المعنيين أو الوحدات الهيكلية؛
• وضع نسخة التحكم في الملف، ثم نقلها للتخزين.

تعتبر الأعمال التحضيرية واحدة من أهم المراحل في هذه السلسلة من الإجراءات المتسلسلة. في كثير من الأحيان، تقع مسؤولية إعداد مسودة النص على عاتق السكرتير، والكاتب، وموظف قسم الموارد البشرية (إذا كنا نتحدث عن إضفاء الطابع الرسمي على قرار بشأن الموظفين)، وما إلى ذلك. يتم تسليم الوثيقة النهائية، التي تم فحصها بحثًا عن العيوب والأخطاء إلى المدير للموافقة، ومن ثم التسجيل.

يتم اعتماد بعض أنواع الوثائق الإدارية ليس فقط من قبل المدير العام، ولكن أيضًا من قبل مسؤولين آخرين. يمكن تقديم الأوامر المتعلقة بإرسال الموظفين إلى الإجازة أو الاستدعاءات منها للتوقيع إلى كبير المحاسبين، وتلك المتعلقة بالفصل أو فرض عقوبة تأديبية - إلى محامي الشركة. يجب أن يتم ذلك قبل إرسال المستند إلى المدير للتوقيع. ويجب ألا تتجاوز المدة الإجمالية للموافقة خمسة أيام عمل، ما لم يتم تحديد مدة مختلفة من قبل المقاول.

يمكن أن تكون بنية النص بسيطة (عندما يتعلق الأمر بقضية أو شخص واحد) أو معقدة، وتحتوي على عدة نقاط إدارية مختلفة.

يجب إعداد الأوامر وفقًا لقواعد تشريعات العمل في الاتحاد الروسي:

• عند فصل الموظف، يجب الإشارة إلى سبب قرار صاحب العمل بالإشارة إلى مادة أو فقرة أو فقرة فرعية محددة من قانون العمل؛
• يجب أن يكون التشجيع أو فرض الإجراءات التأديبية مبررًا بشكل موجز ولكن واضح، مع الإشارة إلى السبب ونوع التأثير المحدد المطبق (إصدار مكافأة، أو توبيخ، أو منح هدية قيمة، وما إلى ذلك)؛
• عند تقديم الإجازة، يجب الإشارة إلى نوعها ومدتها وكذلك تاريخ البدء والانتهاء الدقيق؛
• سببها ونوعها (مؤقت أو دائم)، الاسم الكامل للوظيفة الجديدة للموظف والوحدة الهيكلية التي ينقل إليها، وتعكس المعلومات المتعلقة بالتغيرات في الأجور؛
• عند ملء الطلب، يجب عليك الإشارة إلى الشروط الأساسية للتوظيف (المدة، وتوافر ومدة الاختبار، ومبلغ الأجر)؛
• عند إرسال رحلة عمل، يتم تدوين الغرض منها ومدتها ووجهتها وتواريخ البدء والانتهاء.

يجب ألا يتعارض تنفيذ المستند مع متطلبات GOST R6.30-2003 ("أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ المستندات"). التأكد من أن كل أمر يصدر في المؤسسة يحتوي على التفاصيل المطلوبة:

• اسم المنظمة أو المؤسسة؛
• اسم نوع الوثيقة؛
• تاريخ ومكان النشر؛
• عنوان النص؛
• رقم التسجيل؛
• توقيع المدير؛
• الموافقة على التأشيرة.

إذا كان الجزء الإداري يحتوي على مهمة محددة، فيجب الإشارة إلى اسم ومنصب الشخص المسؤول عن تنفيذها، وكذلك المواعيد النهائية التي خصصتها الإدارة. لا يتم تحديد إجراء إكمال المهمة الدائمة من خلال مواعيد نهائية محددة، ولكن من خلال التكرار المحدد لتنفيذ الأنشطة: على سبيل المثال، يمكنك إلزام الموظف بتقديم ملخص أسبوعي أو تقرير شهري عن إنجاز العمل. يمكن أن يكون عدد فناني الأداء أي. عادة ما يتم وضع تفاصيل الترتيب (الرسوم البيانية والرسوم البيانية والتعليمات والجداول) في شكل ملحق. تدخل الأوامر حيز التنفيذ اعتبارًا من تاريخ النشر (باستثناء المستندات التي تحتوي على تعليمات أخرى).

إجراءات التسجيل

يتم بالضرورة تعيين فهرس تسجيل لكل وثيقة إدارية وفقًا للتسميات المعتمدة من قبل صاحب العمل، خلال السنة التقويمية. في معظم الحالات، يكون هذا الفهرس عبارة عن رقم تسلسلي مع تعيين حرف قصير (على سبيل المثال، "112-L"، حيث الجزء الأول هو الرقم التسلسلي، والثاني يشير إلى أن المستند ينتمي إلى مجموعة أوامر الموظفين ). أثناء التسجيل، يتم نقل تفاصيل كل وثيقة إلى نموذج خاص - بطاقة، كتاب، مجلة، قاعدة بيانات إلكترونية.

سؤال من الممارسة

كيفية إصدار الأمر بتوقيع الجزاء التأديبي

تم إعداد الإجابة بالاشتراك مع المحررين

يجيب إيفان شكلوفيتس:
نائب رئيس الخدمة الفيدرالية للعمل والتوظيف

عندما يتم جمع كافة الأدلة على ذنب الموظف: , ، إصدار أمر بتوقيع عقوبة تأديبية.

وإذا كانت العقوبة التوبيخ أو التوبيخ فاصدر الأمر .

وإذا قررت المنظمة، كعقوبة، فصل الموظف، فتصدر أمراً بإنهاء عقد العمل وفق النظام الموحد ، موافقة او بواسطة . ولا يلزم في هذه الحالة إصدار أمر إضافي لتطبيق عقوبة تأديبية بالفصل. وفي الوقت نفسه، لا يعتبر إصدار أمرين انتهاكا لتشريعات العمل. يتم تقديم تفسيرات مماثلة من قبل المتخصصين في Rostrud .

اطرح سؤالك على الخبراء

يتم إدخال المعلومات في المجلة بترتيب زمني، بحيث يمكنك من الإدخال الأخير تحديد العدد الإجمالي للمستندات من نوع معين المسجل من قبل صاحب العمل على الفور. هناك ميزة إضافية لهذا النموذج من التسجيل وهي عدم القدرة على إزالة المعلومات المتعلقة بالأمر المسجل أو إدخالها "بأثر رجعي". من وجهة النظر هذه، حتى أحدث الأنظمة الإلكترونية للتسجيل الآلي وتخزين البيانات تعتبر أقل أمانًا، لأنها تسمح بحذف المعلومات المتعلقة بالمستند دون أن يترك أثراً.

إذا كان حجم تدفق وثائق الموظفين يتزايد باستمرار، فهناك حاجة إلى تنظيم أكثر تفصيلاً لبيانات التسجيل. في مثل هذه الحالات، يوصى بالاحتفاظ بعدة دفاتر يومية إضافية - على سبيل المثال، دفاتر يومية منفصلة لتسجيل أوامر الإجازة، وإنهاء الخدمة، وما إلى ذلك. وعلى غلاف كل مجلة، يجب الإشارة إلى التاريخ الذي تم الاحتفاظ بها منه والاسم المنظمة. يتم الاحتفاظ بالمجلة حتى تمتلئ بالكامل، وعندما لا يتبقى فيها المزيد من الأعمدة الحرة، يتم وضع تاريخ الانتهاء على الغلاف والبدء في نسخة جديدة. إذا تغيرت تفاصيل الشركة (على سبيل المثال، شكلها القانوني) خلال فترة التسجيل، فليس من الضروري على الإطلاق بدء مجلة جديدة: يكفي تحديث البيانات الموجودة على الغلاف.

سجل الطلب. صفحة عنوان الكتاب

سجل الطلب.

تنظيم وتخزين أوامر الموظفين

يتم تخزين وثائق الموظفين وفقًا لـ "قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين" (تمت الموافقة عليها بقرار من وزارة الثقافة الروسية). الاتحاد عام 2010).

وفقًا لمتطلبات المشرع، يجب تخزين أوامر إضفاء الطابع الرسمي على علاقات العمل والتي تعكس حقائق مهمة عن سيرة عمل الموظف لمدة 75 عامًا. ولكن هناك مجموعة أخرى من الوثائق الإدارية المخصصة للتنظيم التشغيلي لأداء الموظف لوظيفة العمل وتخضع للتخزين لفترة زمنية أقصر بكثير (5 سنوات). لذلك، قبل إرسال المستندات إلى الأرشيف، يجب تقسيمها إلى مجموعتين - حسب .

تتضمن مجموعة التخزين طويل الأجل الطلبات:

• حول التوظيف؛
• حول النقل إلى وظيفة أخرى؛
• بشأن التشجيعات والهدايا والمكافآت؛
• عند إنهاء عقد العمل؛
• بشأن توفير الإجازة الوالدية؛
• بشأن تحديد دفعات وعلاوات إضافية للراتب الرسمي (عن مدة الخدمة أو العمل بدوام جزئي أو ظروف العمل الخاصة أو طبيعة العمل)، وكذلك أي تغيير آخر في مقدار الراتب كأحد الشروط الأساسية للراتب عقد العمل؛
• بشأن منح إجازة بدون أجر؛
• حول الإرسال في رحلة عمل أجنبية أو رحلة عمل طويلة (أكثر من شهر واحد) داخل الدولة.

في المستقبل، قد تكون هناك حاجة إلى النسخ الأصلية لتلبية الطلبات الاجتماعية والقانونية للمواطنين بشأن الخبرة في العمل، والجوائز التي تم الحصول عليها، والأجور وغيرها من الجوانب الهامة لنشاط العمل. ولذلك، فمن الضروري التقيد الصارم بشروط وأحكام تخزينها. المجموعة الثانية وتضم الطلبات:

يتم تجميع المستندات من هذا النوع في ملفات ذات فترة استبقاء مدتها خمس سنوات، وبعد ذلك يتم إتلافها ووضع القانون المقابل. تذكر أنه بالنسبة للمنظمات ذات الصلة بمجالات معينة من النشاط، فقد تمت الموافقة على قوائم الوثائق الإدارية التي تشير إلى فترات التخزين. يتم تخزين الطلبات مع الطلبات، على عكس المستندات الداعمة (الرسمية والمذكرات والبيانات ونسخ المستندات الشخصية لموظفي الشركة)، والتي يتم أرشفتها بشكل منفصل.

الأخطاء التي تحدث غالبًا عند تقديم الطلبات

على الرغم من وجود معايير واضحة إلى حد ما لإعداد الوثائق الإدارية، غالبا ما يرتكب الكتبة أخطاء مزعجة - إجرائية أو قانونية. تنتج الأخطاء الإجرائية عن انحرافات متعمدة أو عرضية عن نمط العمل المقبول عمومًا وعادة ما تؤدي إلى عدم الامتثال للمتطلبات التي حددها المشرع والمعايير المحلية للمنظمة نفسها فيما يتعلق بمحتوى وشكل الأمر.

في أغلب الأحيان، هناك عدم دقة في المعلومات المقدمة (بيانات جواز السفر، وأسماء الأقسام الهيكلية والمناصب، وتفاصيل الشركة)، ولا يتم ملء العناصر الإلزامية المقدمة من مطور النموذج ("تاريخ التجميع"، "رقم الموظف"، "مكان التجميع"، "رقم المستند" وما إلى ذلك) كما يعتبر من الخطأ رفض استخدام النموذج الذي وضعه صاحب العمل أو استخدام كلمات غامضة وغير منطقية. يجب أن يكون النص واضحًا وموجزًا ​​للغاية. إن استخدام العبارات التي تميز الأسلوب السردي أو التي يمكن تفسيرها بطريقتين أمر غير مقبول.

إن التصديق من قبل مسؤول لا يتمتع بالسلطة المناسبة، أو الإشارة إلى وثيقة داعمة تم تنفيذها بشكل غير صحيح هي أقل شيوعًا، ولكن لا تزال هناك أخطاء تُرتكب في ممارسات الموظفين. على سبيل المثال، في الحالات العامة، يتم إصدار أمر توظيف الموظف بالإشارة إلى عقد العمل. إذا تم الإعلان عن بطلان الاتفاقية لسبب ما، فإن الوثيقة الإدارية الصادرة على أساسها تعتبر باطلة، ويعتبر قرار الإدارة الوارد فيها غير قابل للتنفيذ. أي أوامر أخرى، عند وضعها، والتي يشير فيها صاحب العمل إلى الاتفاقيات والأفعال والوثائق الأخرى التي تم وضعها في انتهاك للمعايير القانونية الحالية، تفقد بالمثل القوة القانونية.

تتميز أوامر إنهاء عقد العمل بالتناقض بين أسباب الفصل المبينة فيها والصياغة الواردة في قانون العمل في الاتحاد الروسي، وغياب الإشارات إلى مواد وفقرات وفقرات فرعية محددة. عند منح إجازة للموظف، غالبًا ما ينسى أصحاب العمل الإشارة إلى نوعها (السبب) أو مدتها.

الوضع العملي

كيفية إصدار أوامر الموظفين في المواقف الصعبة

تم إعداد الإجابة بالاشتراك مع محرري المجلة " »

تجيب فيرونيكا شاتروفا،
خبير في قانون العمل، ومدير ورئيس تحرير مجلة System Personnel

أصيب الموظف بجلطة دماغية وأصيب بالشلل. أحضر الأقارب وثائق تؤكد إعاقتهم. نقوم بإنهاء علاقة العمل بسبب العجز التام عن العمل. من له حق التوقيع بدلاً من الموظف إذا لم يتمكن من ذلك؟

ألكسندر فينوغرادوف، رئيس قسم الموارد البشرية (مورمانسك)

اترك حقول توقيع الموظف في الطلب والبطاقة الشخصية فارغة. حدد "استحالة التعرف على التوقيع لأسباب طبية" وأدخل تفاصيل مستند الإعاقة. قم بتصديق المذكرة التوضيحية بتوقيعك مع المحضر ووضع التاريخ ( )…

الجواب الكامل متاح بعد مجانا

إلغاء الطلبات وتصحيحها

ماذا تفعل إذا تغير وضع الإنتاج، وفجأة ظهرت الحاجة إلى إلغاء أو تغيير قرار الموظفين الذي دخل حيز التنفيذ بالفعل؟ في هذه الحالة، يجب إصدار أمر جديد، إلغاء الأمر السابق أو تغيير نقاطه الفردية. يجب أن تشير إلى:

• رقم وتاريخ واسم المستند المراد إلغاؤه أو تعديله؛
• أسباب إلغاء (تغيير) القرار مع بيان موجز للظروف التي كانت بمثابة سبب مراجعته؛
• الإجراء الخاص بالإجراءات التي يتعين على فناني الأداء اتخاذها فيما يتعلق بالظروف الجديدة؛
• الاسم الكامل ومنصب الشخص المخول بالتحكم في تنفيذ الأمر.

قد يبدو العنوان كما يلي: "عند الإعلان عن بطلان الأمر الخاص بالموظفين (الأنشطة الرئيسية)." بمجرد دخول التوجيه الجديد حيز التنفيذ، ستتوقف صلاحية الوثيقة السابقة (أو فقراتها الفردية، إذا كنا نتحدث عن تغييرات جزئية).

اختبر نفسك

1. ما هو نوع الأوامر التي لا تنص عليها اللوائح الحالية:

• أ. من قبل الموظفين.
• ب. بشأن الأنشطة الاقتصادية والإدارية؛
• ج. حسب النشاط الرئيسي

2. أي من المستندات يتم تحريرها بشكل حر في حالة عدم وجود نموذج موحد معتمد:

• أ. من أجل الانخراط في العمل الإضافي؛
• ب. ترتيب القبول للعمل؛
• ج. أمر لإرسال موظف في رحلة عمل.

3. ما يخصص بالضرورة لكل وثيقة إدارية:

• أ. مؤشر التسجيل وفقا للتسمية المعتمدة من قبل صاحب العمل، خلال السنة التقويمية؛
• ب. الرقم التسلسلي في مجلة الأوامر الموحدة في المنظمة؛
• ج. تسجيل الفهرس وفقا لسجل الفهرس المعتمد قانونا.

4. ما هي الأوامر التي يجب الاحتفاظ بها لمدة 75 سنة:

• أ. بشأن منح الإجازة الدراسية؛
• ب. بشأن تطبيق العقوبات التأديبية؛
• ج. بشأن توفير الإجازة الوالدية.

5. ما هو الأمر الذي يجب لفت انتباه الموظفين إليه، مع الإشارة إلى تاريخ التعريف:

• أ. عند إرسال إجازة سنوية أساسية مدفوعة الأجر؛
• ب. بشأن توفير الإجازة الوالدية؛
• ج. بشأن تطبيق العقوبات التأديبية.

أوامر للموظفين - أي نوع من الأوامر هي؟ سوف تتعلم عن هذا من المواد لدينا، وكذلك بالإضافة إلى الإجابة على السؤال "أوامر للموظفين - ما هي هذه الأوامر؟" تعرف على أنواع هذه الفئة من المستندات وترقيمها وإجراءات تسجيلها.

نماذج وأنواع الأوامر للموظفين

هناك أنواع عديدة من الأوامر للموظفين. دعونا قائمة مجموعاتهم الموسعة:

• التنظيمية: بشأن التوظيف والفصل ونقل الموظفين، وما إلى ذلك.
• تأديبًا: حول العقاب أو المكافأة.
• الروتين: حول الإرسال في رحلة عمل وإجازات مختلفة.
• الراتب: بشأن تحديد الرواتب والعلاوات والمدفوعات الإضافية.
• الحوافز: حول المكافآت والمكافآت الأخرى.
• ذات طبيعة فنية: الإلغاء – إذا لزم الأمر، إلغاء أمر سبق إصداره أو فقراته الفردية، تعديل – إدخال تعديلات وتعديلات على الأوامر القائمة.

كل هذه المجموعات من الأوامر لها سمة مشتركة - مفهوم "الموظفين". هذا هو مجمل موظفي الشركة. نتيجة لصدور أي أمر يتعلق بالموظفين، يتعرض أي فرد من أفراد القوى العاملة أو جميع العاملين في الشركة لنتيجة أو أخرى.

تم تصميم أوامر الموظفين لحل مجموعة كاملة من المشاكل:

• تنظيم علاقات العمل "الموظف - صاحب العمل"؛
• تشكيل الهيكل الأمثل وعدد الموظفين؛
• حل قضايا الامتثال للضمانات فيما يتعلق بأعضاء العمل الجماعي؛
• التأثير التشغيلي على حل قضايا النشاط الاقتصادي الحالي من خلال النشر الأمثل للموظفين؛
• تعزيز انضباط العمل في الفريق.
• مهام اخرى.

يمكنك تطوير نموذج الطلب بنفسك، وتزويده بكافة التفاصيل اللازمة:

• اسم الشركة؛
• رقم الأمر؛
• تاريخ؛
• محتوى؛
• القاعدة (إذا لزم الأمر)؛
• توقيعات المدير والموظفين.

يسعى كل نوع من أوامر الموظفين إلى تحقيق أهدافه التنظيمية أو التشغيلية الخاصة. المزيد عن هذا في الأقسام التالية.

مجموعة الأوامر التنظيمية: أين يمكن الحصول على عينة؟

ترافق هذه المجموعة من أوامر الموظفين كل موظف من لحظة التوظيف حتى الانفصال عن الشركة، بما في ذلك جميع الفروق الدقيقة في الحركات الداخلية.

أوامر التوظيف والفصل هي الأكثر شيوعًا في هذه المجموعة. ومن المعتاد أن يتم وضعها وفقًا لنماذج موحدة، على الرغم من أن القانون لا يحظر استخدام نماذج الطلبات التي طورتها الشركة بشكل مستقل.

دراسة عينات من المجموعة التنظيمية لأوامر الموظفين الذين يستخدمون المواد الموجودة على موقعنا:

• "النموذج الموحد رقم T-1 - تنزيل النموذج والعينة"؛
• "النموذج الموحد رقم T-8 - تعبئة النموذج والعينة".

الأوامر المتعلقة بحركة الموظفين هي مجموعة من أنواع الأوامر المختلفة الصادرة عن رئيس الشركة بشأن التغييرات المختلفة للموظفين أو الحركات الخطية لأعضاء القوى العاملة.

من بينها أنواع الأوامر التالية:

• حول الحركة الموازية للموظفين، على سبيل المثال من وظيفة إلى وظيفة مماثلة في قسم آخر؛
• حول الارتفاع الديناميكي ("الخطوة المهنية") أو خفض الرتبة؛
• عند النقل المؤقت: إلى مكان الموظف الغائب، بسبب المؤشرات الطبية لفترة معينة، وما إلى ذلك.

ستساعدك مادة "النموذج الموحد رقم T-5 - تنزيل النموذج والعينة" على التعرف على هذه المجموعة الفرعية من الأوامر الخاصة بحركة الموظفين.

الأوامر التأديبية (مثال)

مجموعة الأوامر التأديبية متنوعة أيضًا. يتضمن ذلك أنواعًا مختلفة من الأوامر الصادرة عن صاحب العمل لمعاقبة أعضاء القوى العاملة بسبب انتهاكهم للوائح والأوامر والتعليمات الداخلية للشركة، والعيوب في مراقبة الانضباط العمالي والتكنولوجي، وما إلى ذلك.

لا يمكن إصدار الأوامر من هذه المجموعة فقط على أساس رغبات إدارة الشركة، وبالتالي تتطلب المزيد من الاهتمام.

على سبيل المثال، يعد أمر العقوبة التأديبية هو المرحلة النهائية في خوارزمية تصرفات صاحب العمل التالية:

• معالجة المعلومات الواردة في البداية حول حقيقة انتهاك انضباط العمل؛
• الحصول على تفسيرات مكتوبة من الموظف؛
• دراسة ظروف وشروط انتهاك انضباط العمل.
• التقييم الموضوعي للمعلومات الواردة؛
• اتخاذ قرار مسبب بشأن نوع وشكل عقوبة الموظف.

قد يبدو مثل هذا:

جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"سفيرا"‏

طلب

حول الإجراءات التأديبية

كان Evseev Semyon Viktorovich، تيرنر من الفئة الثانية، غائبًا عن مكان العمل في 11 يناير 2019، دون سبب وجيه من الساعة 13:00 إلى الساعة 17:00، وبالتالي انتهاك الفن. 21 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ولوائح العمل الداخلية للشركة.

بناءً على ما ورد أعلاه وتقرير مشرف المناوبة ب. ن. تاراسوف بتاريخ 11/01/2019، تم إعداد الشرح المكتوب لـ S.V Evseev بحضور لجنة شهادة الغياب عن العمل للموظف المحدد بتاريخ 11/01. /2019 جدول الدوام لشهر يناير 2019

انا اطلب:

1. بالنسبة للانتهاك الجسيم لواجبات العمل - الغياب عن مكان العمل دون سبب وجيه لأكثر من أربع ساعات متتالية خلال يوم العمل (التغيب)، يتم توبيخ سيميون فيكتوروفيتش إيفسيف (علامة التبويب رقم 00365) ومكافأة لشهر يناير 2019 يتم تخفيضها بنسبة 30٪.
2. تقوم مفتشة الموارد البشرية Deryabina S.A. بإرسال نسخة من الأمر إلى OtiZ وإطلاع الموظف عليها مقابل التوقيع.

مدير شركة Sfera LLC Sotnikov /Sotnikov N. E./

تمت مراجعة الطلب بواسطة: Evseev /Evseev S.V./ 14/01/2019

ستساعدك المواد الموجودة على موقعنا على فهم الفروق الدقيقة في المجموعة التأديبية للأوامر والمستندات المصاحبة:

• "كيفية إصدار أمر بتوبيخ الموظف - عينة؟" ;
• "الأمر بشأن الإجراءات التأديبية - العينة والشكل" ;
• "كيفية تسجيل التغيب عن العمل بشكل صحيح للموظف بموجب قانون العمل في الاتحاد الروسي؟" .

الأوامر التنظيمية

تساعد مجموعة الأوامر هذه صاحب العمل على أداء المهام الإلزامية (التنظيمية) فيما يتعلق بموظفي الشركة، بما في ذلك:

• توفير جميع أنواع الإجازات المستحقة للموظفين في الوقت المناسب: العادية والإضافية والتعليمية وما إلى ذلك؛

ستساعدك مادة "النموذج الموحد رقم T-6 - تنزيل النموذج والعينة" على ملء طلب "الإجازة".

• القيام بواجباتهم في تنظيم رحلات العمل وتعويض النفقات المرتبطة برحلات العمل لموظفي الشركة.

يعد أمر رحلة العمل أحد المستندات الرئيسية التي يتم إعدادها قبل بدء إجراءات إرسال الموظفين إلى موقع أو شركة أخرى لتنفيذ تعليمات صاحب العمل. ويتضمن المعلومات المطلوبة التالية:

• البيانات الشخصية للموظفين المعارين: الاسم الكامل، المنصب، رقم الموظف؛
• الغرض ومدة الرحلة؛
• الإحداثيات الفعلية لموقع الشركة التي يتم إرسال الموظفين إليها بناء على تعليمات من صاحب العمل؛
• البيانات الضرورية الأخرى.

كيفية إصدار طلب لرحلة عمل مذكورة في المادة "النموذج الموحد رقم T-10 - النموذج والعينة".

مجموعة أوامر الرواتب والحوافز

إن مفهومي "الراتب" و "الموظفين" لا ينفصلان، وبالتالي فإن مجموعة الأوامر هذه هي الأكثر شمولاً من حيث النطاق والتنوع. أي تغييرات تتعلق بموظفي الشركة (مستوى مهاراتهم، معدلاتهم، رتبهم، ظروف عملهم، إلخ) يترتب عليها حتماً تغيير الرواتب وإصدار الأوامر.

على سبيل المثال، قام الموظف بتحسين مؤهلاته وحصل على رتبة مهنية أعلى - يمنحه هذا الحدث الحق في الحصول على أجر بمعدلات أعلى، والذي يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه بأمر مناسب.

تتنوع أيضًا مجموعة الأوامر المصممة لتحفيز العمال على عمل أكثر إنتاجية وكفاءة وعالية الجودة.

يمتلك صاحب العمل العديد من الوسائل للتعبير عن امتنانه لموظفيه على العمل الجيد والانضباط القوي في العمل، وأداء الإنتاج العالي، وتجاوز الخطة، وما إلى ذلك.

ومن الأوامر الأكثر شيوعاً من هذه المجموعة ما يلي:

• منح شهادة شرف؛
• إعلان الامتنان.

ستخبرك المادة عن ممثل نموذجي لهذه المجموعة من الطلبات "" النموذج الموحد رقم T-11 - تحميل النموذج والعينة "" .

ترقيم وتسجيل وتخزين أوامر الموظفين

عادة، يتم ترقيم الطلبات وفقًا للنظام الذي تعتمده الشركة، والمنصوص عليه في قانون محلي داخلي (على سبيل المثال، في لائحة العمل المكتبي).

بالنسبة للكميات الكبيرة من المستندات، يُنصح بإجراء ترقيم عام مع تعيين فهرس محدد اعتمادًا على فترة تخزين المستند.

على سبيل المثال:

• الفهرس "k" أو "l/s" - للطلبات التي تبلغ فترة تخزينها 75 (50) عامًا؛
• فهرس آخر توفره الشركة - للطلبات ذات فترة تخزين 5 سنوات.

مهم! منذ مارس 2016، وفقًا للقانون المؤرخ 02/03/2016 رقم 43-FZ، تم تطبيق فترات تخزين مخفضة لوثائق الموظفين - 50 عامًا، باستثناء تلك التي تم إنشاؤها قبل عام 2003 (بالنسبة لهم تظل الفترة كما هي - 75 عامًا) ).

عند تسجيل أوامر الموظفين، من الضروري أن نتذكر أنه لا يمكن تجميع المستندات ذات فترات الاحتفاظ المختلفة في ملف واحد. على سبيل المثال، يمكن تشكيل أوامر مجموعة تنظيمية (في التعيين والفصل وما إلى ذلك) في ملف واحد، وتعيين الأرقام بالترتيب الزمني مع إضافة فهرس الحروف "l/s". ويجب تجميع مجموعة الأوامر التنظيمية (في الإجازة، ورحلات العمل، وما إلى ذلك)، التي تنص على التخزين المؤقت، في ملف منفصل باستخدام الفهرس "k".

لتسجيل أوامر الموظفين، سوف تحتاج إلى مجلة مناسبة.

نتائج

الجواب على سؤال "أوامر الموظفين - ما هي هذه الأوامر؟" يحتوي على معلومات مفصلة حول أنواع وأشكال هذه الوثائق، وأهداف وغايات تنفيذها، وتكوينها، ومحتواها، وكذلك ترتيب الترقيم والتسجيل والتخزين.

للحصول على معلومات حول وثائق الموظفين الإلزامية وسجلات الموظفين، راجع المادة

نصيحة من خبير - مستشار العمل والمهنة

صور حول الموضوع

في أي منظمة، حتى لو كانت صغيرة، يتم إصدار وتخزين العديد من الأوامر والتعليمات المختلفة. إذا قمت بتسجيلهم جميعًا وحفظهم في ملف واحد، فسيؤدي ذلك عاجلاً أم آجلاً إلى الارتباك. ومن غير المرجح أن يوافق ممثلو سلطات التفتيش على مثل هذه الوثائق. ما عليك سوى اتباع هذه النصائح البسيطة خطوة بخطوة وستكون على المسار الصحيح في عملك وحياتك المهنية.

دليل سريع خطوة بخطوة

لذلك، دعونا نبدأ العمل، ونهيئ أنفسنا لتحقيق نتيجة إيجابية.

خطوة - 1
من أجل تقسيم الأوامر الصادرة في المؤسسة بشكل صحيح، عليك أن تسترشد بالوثائق التالية:

• تمت الموافقة عليها من قبل Rosarkiv "قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة مع الإشارة إلى فترات التخزين" ؛
• تعليمات العمل المكتبي (التي تضعها الهيئة الإدارية).

وبناء على هذه الوثائق، يجب على كل مؤسسة وضع قائمة بالمهام. وعلى أساسه يتم تقسيم الأوامر والتعليمات والمستندات الأخرى.

اعتمادا على حجم المؤسسة وهيكلها، يمكن تقسيم التسميات المتقدمة للحالات إلى أقسام تشير إلى رمز الحرف، وقد تكون عامة. على أي حال، يتم تقسيم جميع الطلبات في المؤسسة بشكل مشروط إلى أوامر للأنشطة الرئيسية والاقتصادية وأوامر للموظفين.

خطوة - 2
عادةً ما يتم الاحتفاظ بالأوامر المتعلقة بالأنشطة الرئيسية والتجارية من قبل السكرتير (ما لم ينص على خلاف ذلك بأمر منفصل). كما أنه مسؤول عن تسجيل هذه الأوامر وتخزينها وأرشفتها. تختلف المستندات من حيث فترات التخزين. الأوامر المتعلقة بالأنشطة الرئيسية للمؤسسة (على الهيكل التنظيمي، عند الموافقة على جدول التوظيف، وإجراء تغييرات عليه، وما إلى ذلك) لها خطوط تخزين - بشكل دائم. وفي نهاية السنة التقويمية، يتم تسليمها إلى أرشيفات المؤسسة. يتم تخزين الطلبات المتعلقة بالقضايا الاقتصادية والتشغيلية لمدة 5 سنوات. لديهم ترقيم مستمر بدون حرف. إذا كان حجم الطلبات الصادرة في المؤسسة كبيرًا، فسيتم تقسيمها إلى مجلدات على مدار العام. وبعد انتهاء فترة التخزين، يتم تدميرها بتنفيذ الفعل المقابل.
وبعد القيام بذلك، انتقل إلى الخطوات التالية.

خطوة - 3
يتم إصدار أوامر الموظفين وتخزينها في قسم إدارة شؤون الموظفين بالمؤسسة. كما أنها تختلف في مدة الصلاحية. الأمر المنفصل هو أوامر القبول والفصل والنقل التي تبلغ مدة صلاحيتها 75 عامًا. يتم أيضًا تقديم أوامر تغيير الألقاب ورحلات العمل طويلة الأجل والنقل المؤقت طويل الأجل للعمال وما إلى ذلك هنا أيضًا. يتم تسجيل هذه المستندات في إحدى المجلات، ولها ترقيم مستمر وحرف (في أغلب الأحيان "l-s"، "k"). ). وفي نهاية العام، يتم تجميع هذه الطلبات في مجلد واحد مع سجل التسجيل وحفظها في الأرشيف. وبعد القيام بذلك، انتقل إلى الخطوات التالية.

خطوة - 4
يتم تقديم طلبات الإجازات (العادية، بدون أجر، وما إلى ذلك)، ورحلات العمل والتحويلات قصيرة المدى في ملف منفصل، ويتم تخزينها لمدة 5 سنوات. تتم إضافة حرف إلى ترقيم الطلب (على سبيل المثال، "o" أو رمز القسم). أوامر التحصيل لها نفس فترة الاحتفاظ. ومع ذلك، فمن المستحسن تخزينها بشكل منفصل، لأن... وتكون مصحوبة بمواد تحليلية (مذكرات توضيحية، بروتوكولات، إخطارات وقرارات اللجنة النقابية، إلخ). عند انتهاء فترة التخزين، يتم إتلاف هذه الطلبات.
وبعد القيام بذلك، انتقل إلى الخطوات التالية.

خطوة - 5
يوصى أيضًا بتخزين الطلبات الترويجية بشكل منفصل (مدة التخزين 75 عامًا). يتم تقديم أوامر تشجيع كل من المشروع الخاص والمشروع الأعلى في ملف منفصل. يتم أرشفة القضية أثناء تشكيلها.
نأمل أن تحتوي إجابة السؤال - كيفية تقسيم الطلبات - على معلومات مفيدة لك. حظا سعيدا لك في عملك ومسيرتك المهنية! للعثور على إجابة سؤالك، استخدم النموذج -

في المنظمات الصغيرة، كقاعدة عامة، يتم تخصيص الأوامر للأنشطة الأساسية وللأفراد، وننسى في بعض الأحيان مجموعة أخرى - أوامر للقضايا الإدارية والاقتصادية. في المنظمات الكبيرة، حتى هذه الأصناف الثلاثة لن تكون كافية. بالإضافة إلى ذلك، غالبا ما تقوم أقسام مختلفة بإعداد مجموعات مختلفة من الطلبات، وأحيانا يكون لدى المتخصصين الفرديين الرغبة في إثبات أن الأمر بشأن السؤال الذي نشأ حديثا ليس صداعه على الإطلاق، ولكن مجال زميل من قسم آخر. ومن أجل المصالحة بين الجميع، علينا استعادة النظام.

لماذا كل هذا مطلوب؟

تبين الممارسة أن المنظمات الكبيرة، بغض النظر عن مجال نشاطها وشكلها القانوني، تصدر عددًا كبيرًا إلى حد ما من الوثائق الإدارية، والأوامر في المقام الأول. في الوقت نفسه، عند إجراء فحص لقيمة المستندات من هذا النوع، تنشأ بعض الصعوبات بسبب تفاصيل أنشطة منظمة كبيرة. والحقيقة هي أن منظمة صغيرة يمكن أن تقتصر على إصدار أوامر من نوعين: بشأن النشاط الرئيسي والموظفين (يكملها إصدار الأوامر)، والتي يعهد بتنفيذها في هذه الحالة إلى شخص واحد. كلما زاد حجم أنشطة المنظمة، كلما زاد عدد الموظفين، وكلما زاد تعقيد هيكل الإدارة، كلما كانت الخوارزمية الموصوفة أعلاه مناسبة لإصدار الأفعال الإدارية للمنظمة.

ماذا علي أن أفعل؟ تم العثور على إجابة هذا السؤال منذ وقت طويل: يتم تقسيم الأوامر إلى أنواع منفصلة، ​​ويعهد بتنفيذها إلى موظفين فرديين أو أقسام مختلفة. ونتيجة لذلك، ينشأ موقف قياسي للعمل المكتبي المنزلي الحديث عندما تتم معالجة بعض الطلبات (تسجيلها وتخزينها على التوالي قبل نقلها إلى الأرشيف) بواسطة خدمة العمل المكتبي، وبعضها بواسطة خدمة شؤون الموظفين.

وفي الوقت نفسه، يواجه موظفو الخدمة الكتابية وخدمة شؤون الموظفين أحيانًا صعوبات في تحديد ما إذا كان الأمر كذلك أي نوع من الأمر لإضفاء الطابع الرسمي على قرارات معينة - أمر بشأن النشاط الرئيسي أو أمر بشأن الموظفين.

تجدر الإشارة إلى ما سبق أن تقسيم الأوامر إلى نوعين - حسب النشاط الرئيسي وحسب الموظفين - لا يمكن أن يرضي المنظمات الكبيرة التي لديها مجموعة كبيرة من القضايا التي يتعين حلها. ونتيجة لذلك، يزداد عدد أنواع الطلبات (تظهر الطلبات بشأن القضايا الإدارية والاقتصادية، عند إرسال الموظفين في رحلات عمل، وما إلى ذلك)، ويمكن أن يعهد بإعداد الطلبات بشأن قضايا معينة إلى الموظفين أو الإدارات الفردية، إما على لمرة واحدة أو بشكل مستمر، مما يزيد من التعقيد بطبيعة الحال.

تحتوي معايير الدولة الحالية على تعليمات عامة بشأن تنفيذ الأوامر ولا تسمح بحل هذه المشكلات. كما أن "قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" التي تمت الموافقة عليها مؤخرًا لا تضيف وضوحًا أيضًا. ويبقى المخرج الوحيد هو الدراسة التفصيلية لتصنيف الأوامر بموجب قانون محلي صادر عن المنظمة نفسها.

أولا وقبل كل شيء، من الضروري تحديد عدد أنواع الأوامر التي يمكن إصدارها. من المحتمل أنه سيكون من المستحسن تقسيم أوامر الأنشطة الرئيسية والموظفين إلى مجموعات أصغر لتسهيل المزيد من العمل المرجعي ولضمان إمكانية التخصص في أنشطة الموظفين الذين يقومون بإعدادهم. يجب تسجيل المجموعات المحددة في جدول نماذج المستندات الموحدة. ومع ذلك، حتى استخدام بطاقة تقرير النماذج الموحدة لا يسمح لنا بتنظيم عمل إسناد الأوامر إلى نوع معين بشكل كامل، لذلك من الضروري إما النص على مسألة تصنيف الأوامر في تعليمات العمل المكتبي، أو إصدار مصنف منفصل. وفي الحالة الأخيرة، يمكن الموافقة على المصنف بأمر واستخدامه كملحق لتسمية الحالات. يكون هذا الخيار مناسبًا إذا كانت تعليمات إدارة المكاتب الحالية تلبي المتطلبات الحديثة بشكل عام ولا توجد حاجة ملحة لمراجعتها فورًا.

سيكون محتوى المصنف فرديًا لكل منظمة. عند تجميعها، يمكنك الاسترشاد بأحكام النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري2. في الوقت نفسه، مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أنه على الرغم من أن USORD هو من بين USRD الحالي، إلا أنه لا يستخدم فعليًا في أنشطة المنظمات، منذ المرحلة الأولى من USORD، التي تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في عام 1979 ، أصبح الآن قديمًا إلى حد كبير، ولم يتم وضع المرحلة الثانية من USORD، التي وافق عليها روزارخيف في عام 1993، موضع التنفيذ. لم يتم الاحتفاظ بقسم OKUD المخصص للوثائق التنظيمية والإدارية منذ عام 1993، وبالتالي لا يتضمن OKUD العديد من أشكال الوثائق المنصوص عليها في القوانين التشريعية وغيرها من القوانين التنظيمية التنظيمية للاتحاد الروسي3. سيكون الأمر الأكثر فائدة هو "قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية، مع الإشارة إلى فترات التخزين"4، لأن وعلى أساسها فقط يمكن تصنيف الطلبات وفقًا لفترات التخزين (المشار إليها فيما بعد بالقائمة).

فيما يلي مثال لمصنف الطلب. وفي هذا المثال تنقسم الأوامر إلى ثلاث مجموعات (حسب المادة 19 من القائمة):

• للنشاط الرئيسي - مدة الصلاحية ثابتة؛
• من حيث الموظفين - يتم تخزين معظمها لمدة 75 عامًا، ولكن يمكن تخزين أنواع معينة لمدة 5 سنوات؛
• في القضايا الإدارية والاقتصادية – 5 سنوات.

تم التجميع حسب المحتوى ومدة الصلاحية وفقًا للمادة 19 من القائمة الجديدة.

بعد ذلك، نقوم بتقسيم كل مجموعة إلى مجموعات فرعية منفصلة، ​​لأن يمكن تعيين تنفيذ مجموعات (أصناف) مختلفة من الأوامر إلى أقسام مختلفة أو لموظفي خدمة شؤون الموظفين المختلفين. وهذا التقسيم سيجعل العمل المرجعي أسهل في المستقبل. يمكنك، على سبيل المثال، تسليط الضوء على أوامر التشجيع والمساعدة المالية، لأنه فهي مرتبطة بتخصيص وإنفاق موارد مالية إضافية وهناك حاجة إلى رقابة إدارية خاصة على مجال العمل هذا. وأخيرًا، من المنطقي التمييز بين أنواع منفصلة من الأوامر المتعلقة بالإجازات والواجبات والعقوبات، وكذلك عند إرسال الموظفين في رحلات عمل، لأن لديهم مدة صلاحية 5 سنوات.

يتم تعيين فهرس إدارة السجلات الخاص لكل نوع من الطلبات، ويتم حفظ كل نوع وتخزينه بشكل منفصل وفقًا لفترات التخزين المحددة.

نقترح استخدام الفهرسة بناءً على حرفين يمكن أن يثيرا ارتباطات معينة، مما يسهل على الموظفين تذكر واستيعاب المجموعة المقترحة:

• التطوير التنظيمي - عنرئيسي دنشاط،
• مساءً - لشخصي معمغادرة
• النائب - مأثيري صيساعد / ممادة صتشجيع
• نعم - حسنًا- كل شيء على ما يرام، إجازة،
• كم - ليا مأندرينج (العادية) ،
• كانساس- رحلة عمل إلى الشمال (أو لرحلة عمل معجاد)،
• أوه - أإداري Xالقضايا الاقتصادية ، الخ.

يمكن تقديم المصنف في شكل جدول.

يمكنك إضافة عمود فيه يشير إلى أي من المديرين يوقع بشكل أساسي على أمر من نوع معين (إذا كان هذا التوزيع للصلاحيات منصوص عليه في الأمر ذي الصلة). في هذه الحالة، بالطبع، يمكن للمدير، وهو الشخص الأول في المنظمة، التوقيع على أي أمر.

يحتوي العمود الخامس على عناوين قياسية يمكن استخدامها عند تقديم الطلبات. سيؤدي ذلك إلى تقليل عدد الأخطاء التي تحدث عند تقديم الطلبات وسيسهل بشكل كبير إدخال المعلومات في أنظمة استرجاع المعلومات (بعد كل شيء، يسمح لك معظمها بإنشاء دليل للعناوين القياسية، والتي يمكن للمستخدم بعد ذلك تحديد العنوان الذي يحتاجه) . سيسمح لك هذا المصنف بتجنب المشاكل عند إجراء فحص لقيمة المستندات.

مثال 1
مصنف أوامر التنظيم

1 قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477).
2 نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. الطبعة الثانية. – م، 1981.
3 تطوير الوثائق المعيارية لدعم التوثيق للمنظمة – م.، 2007، ص. 44.
4 قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558).

أندريه بابكوف، رئيس قسم علوم الوثائق، جامعة ولاية بيلغورود